Ở các doanh nghiệp, tổ chức hạch toán về lao động thường do bộ phận tổ chức lao động, nhân sự của doanh nghiệp. Các chứng từ ban đầu là cơ sở để tính lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Các chứng từ ban đầu bao gồm:
- Mẫu số 01a – LĐTL – Bảng chấm công: bảng chấm cơng do các tổ sản xuất hoặc các phịng ban lập nhằm cung cấp chi tiết số ngày công của từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần; bảng chấm công làm thêm giờ (Mẫu 01b - LĐTL)
- Bảng thanh toán lương (mẫu 02 - LĐTL)
- Mẫu số 05 – LĐTL – phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành - Mục đính lập chứng từ này nhằm xác nhận số sản phảm hoặc cơng việc hồn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động, phiếu này do người giao việc lập, phòng lao động tiền lương thu nhận và kí duyệt trước khi chuyển đến kế tốn làm chứng từ hợp pháp để trả lương
- Mẫu số 06 – LĐTL – Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 08 – LĐTL – hợp đồng giao khốn: phiếu này là bản kí kết giữa người giao khốn và người nhận khốn về khối lượng cơng việc thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện cơng việc đồng thời là cơ sở để thanh tốn tiền cơng lao động cho người nhận khốn.
- Bảng hanh tốn tiền th ngồi – Mẫu 07 – LĐTL
- Bảng thanh lý nghiệm thu hợn đồng giao khoán – Mẫu 09 – LĐTL - Bảng kê trích nộp các khoản theo lương – Mẫu 10 – LĐTL
1.2.3.2. Chứng từ tính lương và các khoản bảo hiểm.
Việc tính lương và các khoản trợ cấp, bảo hiểm xã hội, kế tốn phải tính riêng cho từng người lao động, tổng hợp lương theo từng tổ sản xuất từng phòng ban quản lý. Căn cứ và các chứng từ ban đầu có liên quan đến tiền lương và trợ cấp bảo hiểm xã hội được duyệt, kế toán lập các bảng thanh toán sau:
-Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02 LĐTL) -Danh người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội -Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 03 - LĐTL)
Để tiến hành kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương kế tốn sử dụng một số tài khoản sau:
-Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: tài khoản phản ánh tiền lương, các khoản thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền thưởng … và các khoản thanh tốn khác có liên quan đến thu nhập người lao động
Kết cấu tài khoản như sau: Bên nợ:
- Các khoản tiền lương và khoản khác đã trả người lao động - Các khoản khấu trừ vào tiền lương và thu nhập người lao động
- Các khoản tiền lương và thu nhập người lao động chưa lĩnh chuyển sang các khoản thanh tốn khác
Bên có: các khoản tiền lương, tiền cơng tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả, phải chi chi người lao động.
- TK 3341 - Phải trả công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, thường, các khoản bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác.
- TK3348 – Phải trả người lao động khác: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho người lao động khác ngồi cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng (Nếu có) có tính chất về tiền cơng và cá khoản khác thuộc về thu nhập người lao động
- TK338 – Phải trả phải nộp khác: tài khoản này phản ánh các khoản phải rả, phải nộp cho cơ quan pháp luật; cho các tổ chức đoàn thể xã hội; cho cấp trên về kinh phí cơng đồn ; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các khoản cho vay, cho mượng tạm thời giá trị tài sản thừa chờ xử lý…
Kết cấu tài khoản này Bên nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý
- Khoản bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động - Các khoản đã cho về kinh phí cơng đồn
- Xử lý giái trị tài sản thừa, các khoản đã trả, đã nộp khác Bên có :
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính và cho phí kinh doanh, khấu trừ vào lương công nhân viên.
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được cấp bù - Các khoản phải trả khác
TK338 có các tài khoản cấp 2:
TK3381 – tài sản thừa chờ giải quyết TK3382 – Kinh phí cơng đồn
TK3383, TK3384 – Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế TK3385 – Phải trả về cổ phần hóa
TK3387 – Doanh thu chưa thực hiện TK3388 – Phải trả phải nộp khác
1.2.4. Hệ thống sổ sách, báo cáo sử dụng liên quan đến kế tốn tiền lương
Cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu Bắc Giang áp dụng hình thức kế toán để hạch toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Một số sổ sách, báo cáo được sử dụng trong việc hạch toán kế toán tiền lương của đơn vị như sau:
Bảng thanh toán lương
Bảng thanh tốn lương ngồi giờ
Bảng tính Thuế TNCN và các khoản giảm trừ theo lương
Bảng tạm ứng kì 1 tổng hợp
Nhật kí tiền lương
Báo cáo thuế TNCN
Báo cáo Bảo hiểm
Báo cáo nộp KPCĐ
1.2.5. Hạch toán kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
1. Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 241 - Tiền lương trả cho bộ phận XDCB
Nợ TK 622 - Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp SX Nợ TK 623 - Tiền lương phải trả cho công nhân sử dụng máy
Nợ TK 627 - Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK 641 - Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 - Tiền lương phải trả cho NV các phòng ban quản lý DN Có TK 334 - Tổng số tiền lương phải trả trong tháng
Ghi chú : số tiền ghi Bên Nợ của các TK trên bao gồm : Tiền lương chính, tiền lương phụ, phụ cấp lương, tiền ăn giữa ca của công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phục vụ và quản lý phân xưởng, nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý DN.
2. Tiền thưởng phải trả cho người lao động: Nợ TK 431(4311) - Thưởng từ quỹ khen thưởng
Nợ TK 622, 627, 641, 642,…- Thưởng tính vào chi phí kinh doanh Có TK 334 - Tổng số tiền thưởng phải trả
3. Hàng tháng, căn cứ tổng tiền lương thực tế phải trả cho các đối tượng và tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định, kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ :
Nợ TK 622, 627, 641, 642 - Phần tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Nợ TK 334 - Phần tính vào thu nhập của người lao động
Có TK 338: Tổng mức trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. (Chi tiết: 3382, 3383, 3384)
+ Trường hợp DN được giữ lại một phần BHXH để trực tiếp chi tại DN. Thì số phải trả trực tiếp cho CNV kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 338 (3383) Có TK 334
+ Trường hợp DN phải nộp tồn bộ số trích BHXH cho cơ quan BHXH, DN có thể chi hộ (ứng hộ) cho cơ quan BHXH để trả cho CNV và thanh quyết tốn khi nộp các khoản kinh phí này đối với cơ quan BHXH. Kế toán ghi sổ:
Nợ TK 138 (1388) Có TK 334
5. Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên (như tiền tạm ứng chưa chi hết, tiền bồi thường, tiền phạt, nợ phải thu khác,):
Nợ TK 334
Có TK 141 - Tiền tạm ứng
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
Có TK 1388 - Tiền bồi thường và các khoản phải thu khác 6. Thanh toán tiền lương, BHXH cho CNV:
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
7. Trường hợp trả lương hoặc thưởng cho CNV bằng sản phẩm, hàng hố: + Giá vốn của sản phẩm, hàng hóa:
Nợ TK 632 – Giá vốn sản phẩm, hàng hóa Có TK 152, 153, 154, 155
+ Ghi nhận giá thanh tốn:
Nếu DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Nợ TK 334 - Tổng giá trị thanh toán
Có TK 512 - DTBH nội bộ (Giá bán chưa có thuế GTGT ) Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT phải nộp
Nợ TK 334 - Tổng giá trị thanh toán
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá thanh toán) 8. Chuyển tiền nộp BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ:
Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384) – Phải trả, phải nộp khác Có TK 111, 112
9. Chi tiêu kinh phí cơng đồn tại DN Nợ TK 338 (3382)
Có TK 111, 112
10. Đến hết kỳ trả lương cịn có CNV chưa lĩnh lương, kế toán chuyển lương chưa lĩnh thành các khoản phải trả, phải nộp khác, ghi:
Nợ TK 334
Có TK 338 (3388)
11. Trường hợp đã nộp KPCĐ, BHXH lớn hơn số phải trả thì được cấp bù và ghi: Nợ TK 111, 112
Có TK 338
12. Đối với những DN sản xuất, để đảm bảo sự ổn định của giá thành sản phẩm, DN có thể trích trước tiền lương nghỉ phép của cơng nhân trực tiếp sản xuất tính vào chi phí sản xuất sản phẩm, coi như một khoản chi phí phải trả. Mức trích được tính như sau:
Mức trích trước hàng tháng = Tiền lương chính thực tế phải × Tỷ lệ
theo kế hoạch trả cho CNSXTT trong tháng trích trước TL trích trc = ×100%
+ Khi trích trước tiền lương nghỉ phép, kế tốn ghi: Nợ TK 622 - Chi phí nhân cơng trực tiếp
Có TK 335 - Chi phí phải trả + Thực tế khi trả lương nghỉ phép kế toán ghi:
Nợ TK 335 Có TK 334
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG
2.1.1. Đôi nét giới thiệu về công ty
- Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Bắc Giang.
- Tên tiếng anh: BAC GIANG IMPORT – EXPORT JOIN STOCK COMPANY - Địa chỉ: Số 01 Nguyễn Văn Cừ - 02 Nguyễn Thị Lưu – Tp. Bắc Giang – Tỉnh
Bắc Giang.
- Điện thoại: (0240)3.854.386 – (0240)3.853.483 - Fax: 240014458
- Website: http://imexcobg.vn - Tổng giám đốc: Ngô Văn Khanh.
- Vốn Điều lệ: 40.999.000.000 đồng Việt Nam. - Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh:
Sản xuất chế biến hàng hóa xuất khẩu và tiêu dùng trong nước, sản xuất giấy in, giấy viết cao cấp, giấy tráng phấn và các loại giấy khác. Tấm lợp thép hình, khung nhà tiền chế, chất phụ gia cho sản xuất giấy, các hàng hóa khác.
Trực tiếp xuất khẩu mặt hàng nông - lâm - thủy- hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng thực phẩm, hàng công nghiệp. Trực tiếp nhập khẩu máy móc vật tư thiết bị phục vụ sản xuất công - nông - ngư nghiệp, hàng tiêu dùng, phương tiện vận tải và các mặt hàng khác trong danh mục Nhà nước cho phép.
Tổ chức sản xuất mua bán, trao đổi hàng hóa chế biến gia cơng liên doanh liên kết, hợp tác đầu tư sản xuất kinh doanh các mặt hàng được nhà nước cho phép.
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Bắc Giang là doanh nghiệp Nhà nước được chuyển đổi thành Công ty cổ phần theo Quyết định số 202/QĐ-CT ngày 22/02/2005 của Chủ tịch UBND Bắc Giang.
Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Bắc Giang chịu sự quản lý Nhà nước của Sở Thương mại và Du lịch tỉnh Bắc Giang trên cơ sở bàn giao một phần vốn, tài sản, con người của Công ty xuất nhập Hà Bắc cũ. Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và mở tài khoản tiền đồng Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng thương mại, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập. Hoạt động theo điều lệ của Công ty cổ phần, Luật doanh nghiệp và Pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức cơng ty
Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban:
Hội đồng Quản trị: Là cơ quan quản lý Cơng ty, nhân danh tồn quyền Công
ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty như chiến lược kinh doanh, phương án đầu tư, bổ nhiệm, miễn nhiệm,….
Tổng Giám đốc công ty: Do UBND tỉnh đề cử và Hội đồng quản trị bầu, có
nhiệm vụ quản lý và điều hành tồn bộ hoạt động của Cơng ty và tự chịu trách nhiệm về các quyết định trước Nhà nước và pháp luật.
Phịng Tổ chức hành chính: Là phịng chức năng chịu sự chỉ đạo trực tiếp
của lãnh đạo Công ty, thực hiện tham mưu giúp Tổng giám đốc về các lĩnh vực: + Quản lý công tác tổ chức cán bộ và lao động của Cơng ty, giải quyết các chế độ chính sách liên quan đến cán bộ công nhân viên Công ty.
+ Xây dựng và chỉ đạo thực hiên kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Phục vụ sinh hoạt hành chính đối ngoại, dịch vụ nội bộ của Cơng ty.
Phịng Kế toán tài vụ: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo của Công ty,
thực hiện tham mưu giúp Tổng giám đốc Công ty về lĩnh vực tài chinh, kế toán: + Lập kế hoạch và chỉ đạo cơng tác hạch tốn , tài vụ, thống kê cho tồn Cơng ty + Tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế.
+ Xây dựng và thực hiện các nguyên tắc quản lý vốn, tài sản, vật tư, hàng hóa, đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty có hiệu quả.
+ Thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định hiện hành.
+ Lập kế hoạch phân bổ lao động và định mức giao vốn để các đơn vị kinh doanh trực thuộc Công ty
Ban kiểm soát: Kiểm sốt chung tồn bộ hoạt động, kiểm sốt tài chính trong
Cơng ty.
Phịng Kinh doanh XNK: Thực hiện chức năng xuất nhập khẩu của Công ty,
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Cơng ty và có nhiệm vụ sau:
+ Được phép ký kết hợp đồng kinh tế dưới sự ủy quyền của Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc ký kết hợp đồng trước pháp luật và Công ty.
+ Trực tiếp tổ chức kinh doanh theo các hợp đồng do mình ký hoặc các hợp đồng do Cơng ty ký và giao dịch thực hiện.
Phịng kinh doanh thực hiện tất cả các bước của một thương vụ từ việc tìm khách, chào hàng, ký hợp đồng và thanh toán.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán
Cơng ty có phịng kế tốn tài chính chun biệt phụ trách cá vấn đề liên quan đến hoạt động kế tốn của cơng ty.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn.
Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty
Kế tốn trưởng: Điều hành chung cơng việc của cả phịng kế tốn, chịu
trách nhiệm trước các cơ quan quản lý tài chính và tổng giám đốc cơng ty về các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính và cơng tác của cơng ty.
Kế tốn tởng hợp: vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các khoản, lập bảng cân
Nhà nước. Đồng thời, cùng kế toán trưởng giải quyết công việc khi thực hiện quyết định thanh tra, kiểm tra cơng tác tài chính của cơng ty.
Kế tốn thanh tốn( Cơng nợ phải thu ): theo dõi các khoản công nợ phải
thu, phải trả trong công ty và giữa cơng ty với khách hàng, ghi sổ kế tốn chi tiết cho từng đối tượng.
Kế toán vốn bằng tiền: theo dõi tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền