Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Bắc Giang là doanh nghiệp Nhà nước được chuyển đổi thành Công ty cổ phần theo Quyết định số 202/QĐ-CT ngày 22/02/2005 của Chủ tịch UBND Bắc Giang.
Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Bắc Giang chịu sự quản lý Nhà nước của Sở Thương mại và Du lịch tỉnh Bắc Giang trên cơ sở bàn giao một phần vốn, tài sản, con người của Công ty xuất nhập Hà Bắc cũ. Cơng ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và mở tài khoản tiền đồng Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng thương mại, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập. Hoạt động theo điều lệ của Công ty cổ phần, Luật doanh nghiệp và Pháp luật Việt Nam kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức cơng ty
Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban:
Hội đồng Quản trị: Là cơ quan quản lý Cơng ty, nhân danh tồn quyền Công
ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty như chiến lược kinh doanh, phương án đầu tư, bổ nhiệm, miễn nhiệm,….
Tổng Giám đốc công ty: Do UBND tỉnh đề cử và Hội đồng quản trị bầu, có
nhiệm vụ quản lý và điều hành tồn bộ hoạt động của Công ty và tự chịu trách nhiệm về các quyết định trước Nhà nước và pháp luật.
Phòng Tổ chức hành chính: Là phịng chức năng chịu sự chỉ đạo trực tiếp
của lãnh đạo Công ty, thực hiện tham mưu giúp Tổng giám đốc về các lĩnh vực: + Quản lý công tác tổ chức cán bộ và lao động của Cơng ty, giải quyết các chế độ chính sách liên quan đến cán bộ công nhân viên Công ty.
+ Xây dựng và chỉ đạo thực hiên kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Phục vụ sinh hoạt hành chính đối ngoại, dịch vụ nội bộ của Cơng ty.
Phịng Kế toán tài vụ: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo của Công ty,
thực hiện tham mưu giúp Tổng giám đốc Công ty về lĩnh vực tài chinh, kế toán: + Lập kế hoạch và chỉ đạo cơng tác hạch tốn , tài vụ, thống kê cho tồn Cơng ty + Tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế.
+ Xây dựng và thực hiện các nguyên tắc quản lý vốn, tài sản, vật tư, hàng hóa, đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty có hiệu quả.
+ Thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định hiện hành.
+ Lập kế hoạch phân bổ lao động và định mức giao vốn để các đơn vị kinh doanh trực thuộc Cơng ty
Ban kiểm sốt: Kiểm sốt chung tồn bộ hoạt động, kiểm sốt tài chính trong
Cơng ty.
Phòng Kinh doanh XNK: Thực hiện chức năng xuất nhập khẩu của Công ty,
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Cơng ty và có nhiệm vụ sau:
+ Được phép ký kết hợp đồng kinh tế dưới sự ủy quyền của Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc ký kết hợp đồng trước pháp luật và Công ty.
+ Trực tiếp tổ chức kinh doanh theo các hợp đồng do mình ký hoặc các hợp đồng do Cơng ty ký và giao dịch thực hiện.
Phòng kinh doanh thực hiện tất cả các bước của một thương vụ từ việc tìm khách, chào hàng, ký hợp đồng và thanh tốn.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty có phịng kế tốn tài chính chuyên biệt phụ trách cá vấn đề liên quan đến hoạt động kế tốn của cơng ty.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn.
Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty
Kế toán trưởng: Điều hành chung công việc của cả phịng kế tốn, chịu
trách nhiệm trước các cơ quan quản lý tài chính và tổng giám đốc cơng ty về các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính và cơng tác của cơng ty.
Kế tốn tởng hợp: vào sổ tổng hợp cân đối theo dõi các khoản, lập bảng cân
Nhà nước. Đồng thời, cùng kế tốn trưởng giải quyết cơng việc khi thực hiện quyết định thanh tra, kiểm tra cơng tác tài chính của cơng ty.
Kế tốn thanh tốn( Cơng nợ phải thu ): theo dõi các khoản công nợ phải
thu, phải trả trong công ty và giữa công ty với khách hàng, ghi sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng.
Kế tốn vốn bằng tiền: theo dõi tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng của công ty. Mở sổ quỹ theo dõi thu chi tiền mặt hang ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở Ngân hang với sổ Ngân hàng.
Kế toán nguyên vật liệu: theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình xuất, nhập, tồn
kho của từng loại vật tư.
Kế toán tiền lương: lập các bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho các
nhà máy, các phòng ban chức năng, lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, thuế TNCN.
Kế tốn quỹ: cấp phát tiền và cân đỗi quỹ tiền mặt của cơng ty, theo dõi
tình hình sử dụng quỹ tiền mặt thơng qua phiếu thu, chi.
Kế toán TSCĐ: tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu về số lượng, hiện trạng
và giá trị TSCĐ, tình hình mua bán và thanh lý TSCĐ.
Kế tốn chi phí giá thành: căn cứ vào tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật
liệu về số lượng và giá trị, tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ sản xuất, phân bổ và tính giá thành sản phẩm hoàn thành.
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TIỀNLƯƠNG TẠI CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG LƯƠNG TẠI CƠNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU BẮC GIANG
2.2.1. Hình thức kế tốn sử dụng
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành tại Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006. Cơng ty áp dụng sổ kế tốn theo hình thức Sổ Nhật ký chung.
Niên độ kế tốn: Cơng ty áp dụng niên độ kế toán theo năm dương lịch ( Từ 01/01 đến 31/12).
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam.
+ Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác về đồng Việt Nam theo tỷ giá thanh toán ngân hàng tại thời điểm phát sinh.
- Cơng ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
TRÌNH TỰ KHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨCNHẬT KÝ CHUNG
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc được dùng làm căn cứ chứng từ ghi sổ để vào các sổ nhật ký chung. Đồng thời căn cứ vào chứng từ gốc, vào sổ kế toán chi tiết và sổ nhật ký đặc biệt liên quan.
*Căn cứ số liệu ghi trên sổ nhật ký chung và sổ nhật ký đặc biệt liên quan để ghi vào các tài khoản kế toán phù hợp trên sổ cái.
*Cuối tháng (quý, năm), căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết.
*Căn cứ số liệu ghi trên sổ cái lên bảng cân đối số phát sinh.
*Cuối tháng kiểm tra đối chiếu giữa sổ cái với bảng tổng hợp chi tiết.
*Cuối kỳ hạch toán, căn cứ số liệu ở bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lập báo cáo tài chính.
Hình thức sổ Nhật ký chung đơn giản trong việc ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận lợi cho việc phân công cơng tác và thực hiện kế tốn bằng máy, nên nó rất phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của công ty.
2.2.2. Các tài khoản kế toán sử dụng
Để tiến hành kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương kế tốn sử dụng một số tài khoản sau:
- TK 334 – Phải trả người lao động. Có 2 tài khoản cấp 2 là :
TK 3341–Phải trả công nhân viên
TK3348 – Phải trả người lao động khác
- TK338 – Phải trả phải nộp khác.Có các tài khoản cấp 2:
TK3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết
TK3382 – Kinh phí cơng đồn
TK3384 – Bảo hiểm y tế
TK3385 – Phải trả về cổ phần hóa
TK3387 – Doanh thu chưa thực hiện
TK3388 – Phải trả phải nộp khác
2.2.3. Các chứng từ kế toán sử dụng
Các chứng từ kế tốn:
Bảng chấm cơng, bình xét loại A1, A, B, C,
Bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng thanh toán tiền lương, thưởng,...
Bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm....
2.2.4.Sổ và báo cáo kế toán sử dụng
Báo cáo sử dụng:
Bảng thanh toán lương (mẫu số 02 - LĐTL)
Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Bảng thanh toán tiền thưởng
Báo cáo BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, KPCĐ...
Sổkế toán sử dụng:
Sổ nhật ký chung
Sổ cái tài khoản phải trả người lao động
Sổ cái tài khoản phải trả phải nộp khác
Sổ cái tài khoản chi phí nhân cơng trực tiếp
Sổ cái tài khoản chi phí sản xuất chung
Sổ cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.5. Quy trình hạch tốn kế tốn tiền lương
Hình 2.3: Sơ đồ kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
241, 622, 623,627, 641 TK 338 TK 334 TK 1388 TK 622, 627, 641 TK 111, 112 TK 141, 138 TK 335 7), 8), 9) Chuyển tiền hoặc chi tiêu
1) Tính tiền lương phải trả
2) Tiền thưởng phải trả 3) Trích BHYT, BHXH, KPCĐ 4a) DN đc p/cấp QL BHXH 4b) DN ko đc p/cấp TK 338 TK 622 10) Chuyển lương chưa lĩnh
11) KPCĐ vượt chi cấp bù 6) TT lương 5) Các khoản k/trừ vào TN CNV 12b)thực tế trả lương nghỉ phép 12a) Trích trước tiền lươngnghỉ phép TK 431, 622, 627, 641, 642 TK111,112
2.2.6. Cách tính lương tại cơng ty
Là một đơn vị cổ phần nên mọi quyền lợi của người lao động cũng chính là quyền lợi của các cổ đông trong công ty. Do vậy công ty luôn chú trọng chăm lo tới đời sống của cán bộ CNV bằng những chính sách cụ thể về tiền lương và chế độ bảo hiểm cho người lao động giúp người lao động an tâm sản xuất góp phần tăng cao năng suất lao động, cải thiện hơn nữa đời sống cán bộ CNV.
Cơng thức tính lương:
Lương cấp bậc: Hệ số lương*Mức lương cơ bản
Phụ cấp chức vụ: Hệ số phụ cấp chức vụ* Mức lương cơ bản
Phụ cấp ăn trưa: Hệ số phụ cấp ăn trưa* Số ngày làm việc
Phụ cấp khác: Hệ số phụ cấp khác* Mức lương cơ bản
Tiền BHXH cá nhân nộp: (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ )* 8%
Tiền BHYT cá nhân nộp: (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ )* 1,5%
Tiền BHTN cá nhân nộp: (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ )* 1%
BHXH công ty trả: (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ )* 18%
BHYT công ty trả: (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ )* 3,%
BHTN công ty trả: (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ )* 1%
KPCĐ công ty trả: (Lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ )* 2%
Tiền lương ngoài giờ: (Số ngày làm thêm ngày thường* Số giờ làm thêm một ngày thường* 150% + Số ngày làm thêm ngày lễ, tết* Số giờ làm thêm một ngày lễ* 200% )* (Hệ số lương* Mức lương cơ bản/ (Số ngày chuẩn trong tháng* Số giờ chuẩn))
Giảm trừ thu nhập cho cá nhân nộp thuế:
Mức giảm trừ bản thân
Giảm trừ thu nhập người phụ thuộc: Mức giảm trừ Phụ thuộc* Số người Phụ thuộc
Thu nhập chịu thuế TNCN: Bao gồm tiền lương chính, các khoản phụ cấp, lương ngồi giờ, thưởng và các khoản thu nhập khác.
Thu nhập tính thuế: Bao gồm thu nhập chịu thuế - giảm trừ thu nhập cho cá nhân nộp thuế.
Thuế TNCN = Thu nhập tính thuế * Mức thuế suất tương ứng
Thuế thu nhập cá nhân = thuế suất * (Tổng thu nhập – các khoản giảm trừ thuế)
Mức quy định về giảm trừ thuế thu nhập cá nhân
Đơn vị: đồng Đối tượng giảm trừ Số tiền giảm trừ
Đối với người phụ thuộc 3.600.000 Đối với người nộp thuế 9.000.000 Quy trình tính lương của cơng ty
Mỗi bộ phận trong cơng ty đều có bảng chấm cơng, cuối tháng các bộ phận gửi bảng chấm cơng lên phịng tổ chức hành chính để kiểm tra rồi lập bảng tổng hợp công và sổ theo dõi chi tiết tiền lương, sau đó gửi lên phịng kế tốn để lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương, lập sổ cái các TK 334, 338. Đồng thời đối chiếu giữa sổ sách kế tốn tại phịng kế tốn với sổ theo dõi chi tiết tiền lương tại phịng tổ chức hành chính
2.2.7. Mơ tả hoạt động tính lương tại cơng ty
Khi cơng ty có thêm nhân viên vào làm việc thì các bộ phận khác sẽ cung cấp các số liệu cụ thể về nhân viên để lưu vào hồ sơ nhân viên đồng thời phịng Tổ chức
Bảng chấm cơng Bảng chấm làm thêm giờ, tăngca
Phịng tổ chức hành chính
Sổ theo dõi chi tiết tiền lương, bảng
tổng hợp công
Phịng kế tốn – tài vụ
Bảng tính lương và các khoản trích theo lương Sổ cái TK 334, 338….
hành chính cũng cung cấp các số liệu cụ thể để tính lương cho cán bộ cơng nhân viên, đưa ra số liệu của cán bộ công nhân viên đã làm việc từ trước của cán bộ công nhân viên. Đến cuối tháng kế toán căn cứ vào những số liệu cụ thể đó để tính lương cho cán bộ cơng nhân viên. Đồng thời dựa vào tổng thu nhập mà cán bộ công nhân viên được hưởng và khung thuế suất thuế thu nhập cá nhân do bộ tài chính quy định để tính thuế thu nhập cá nhân để nộp cho cơ quan thuế.
Sau khi tính lương và các khoản trích theo lương, kế tốn tiền lương sẽ nộp bảng lương và các khoản trích theo lương cho kế tốn trưởng để kế tốn trưởng nộp cho Giám đốc kí duyệt. Nếu được kí duyệt thì mới tiến hành trả lương cho nhân viên.
2.2.8. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế toán tiền lương
Đối với mỗi doanh nghiệp, một trong số các cơng việc chiếm vị trí quan trọng đó là việc hỗ trợ quản lý tiền lương hay cụ thể hơn là thực hiện cơng tác kế tốn tiền lương bằng các ứng dụng tin học. Lí do đó là các nhà quản trị rất cần một hệ thống thơng tin có khả năng cung cấp những thơng tin chính xác, kịp thời và phù hợp nhằm hỗ trợ cho họ hoàn thành cơng việc và chức năng của mình. Thơng qua dữ liệu của hệ thống thơng tin quản lí tiền lương, các nhà quản trị có thể nắm rõ tình hình thực hiện công việc, sử dụng làm thông tin lên các báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của Chính phủ. Hệ thống thơng tin quản lí tiền lương, thưởng, trợ cấp hỗ trợ quyết định quản trị nhân lực sách lược khác nhau, đặc biệt khi thông tin tiền lương, thưởng và trợ cấp có liên quan đến các nguồn thơng tin bên ngồi và các hệ thống thơng tin khác trong doanh nghiệp. Các kế hoạch về tiền lương thưởng và trợ cấp có vai trị rất quan trọng trong việc tăng năng suất, hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.
Hiện nay, kế tốn của cơng ty chủ yếu sử dụng bộ phần mềm Microsoft office 2007. Đặc biệt trong hoạt động kế tốn tiền lương và các khoản trích nộp theo lượng được tính và sử dụng chủ yếu bằng ứng dụng office. Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều, đồng thời hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối và doanh nghiệp khơng phải tốn nhiều chi phí để mua bản quyền cho phần mềm.Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế tốn và các báo cáo tài chính theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh