Mục tiêu:
Tính tốn và phân bổ hợp lí chính xác chi phí tiền lương, tiền cơng và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho các đối tượng sử dụng liên quan.
Định kì phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lí và chỉ tiêu quỹ tiền lương, cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Giúp người quản lý theo dõi được tình hình lao động và làm việc của cơng nhân viên trong cơng ty từ đó có chế độ lương thưởng hợp lý.
Lập đầy đủ các báo cáo liên quan đến tiền lương.
Tận dụng các tài nguyên như hệ thống máy tính và năng lực của con người nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý.
Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí do thất thốt, lãng phí, sai sót có thể xảy ra trong quản lý tiền lương.
Khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng.
Thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện. Có khả năng phát hiện lỗi tốt.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hướng dẫn chi tiết trong từng chức năng chương trình.
Yêu cầu:
Yêu cầu về nghiệp vụ:
- Khắc phục hạn chế của hệ thống cũ:
+ Giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày, khối lượng tính tốn, thống kế số liệu cuối kỳ.
+ Hỗ trợ mềm dẻo trong việc xác lập các cơng thức tính lương cho người lao động với nhiều cách tính lương khác nhau: lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán theo doanh thu, …
+ Hỗ trợ lập các báo cáo thống kê nhanh theo các yêu cầu của lãnh đạo.
- Đáp ứng các yêu cầu hiện tại và tương lai
+ Tự động hóa việc tính tốn tiền lương cho nhân viên, đồng thời tiến hành hạch toán các khoản thu chi ứng trước khi trả lương, bên cạnh đó có tính đến các khoản thuế thu nhập cá nhân và các khoản trích theo lương.
+ Lập ra các báo cáo tương ứng (thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế).
Yêu cầu về kỹ thuật:
- Tính linh hoạt
Đảm bảo khả năng thích ứng của hệ thống phần mềm ngay cả khi nhu cầu thay đổi về quy mô, về cách thức, về phạm vi áp dụng.
Đảm bảo một quá trình chuyển giao phần mềm nhanh hơn vì các thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp với các nhu cầu chi tiết trong thời gian chuyển giao được điều chỉnh cho phù hợp ngay trên chương trình và ngay tại hiện trường (trên các máy của hệ thống).
Đảm bảo tính chủ động, độc lập hơn của người quản trị hệ thống trong việc thay đổi hệ thống cho sát với những điều chỉnh, thay đổi chi tiết mà khơng cần đến nhà cung cấp phần mềm.
- Tính bảo mật
Hệ thống xây dựng phục vụ cho nhiều đối tượng sử dụng và chạy trên mạng nhiều người dùng cho nên việc bảo mật cho chương trình là hết sức cần thiết. Bảo mật trong chương trình tuân thủ theo một số nguyên tắc:
Chỉ có những User có Accout hợp lệ mới có thể truy nhập vào chương trình và có quyền truy xuất dữ liệu khác nhau
Lưu vết thông tin và nhật ký người sử dụng, Tính chuyên nghiệp:
Hệ thống mang đến cho người sử dụng không chỉ đơn thuần là một hệ phần mềm mà còn là một giải pháp trong quản lý tiền lương. Phần mềm sẽ giúp nhà quản lý quản lý lương của cơng ty một cách hiệu quả, tồn diện.
Yêu cầu người dùng
Trước tiên là nguời dùng phải có hiểu biết về hệ thống tài khoản quản lý và các nghiệp vụ quản lý.
Người dùng cần sử dụng thành thạo tin học văn phòng và thực hiện được các thao tác, nút lệnh đơn giản mà khơng địi hỏi phải mất nhiều thời gian học sử dụng chương trình.
Phạm vi triển khai
Phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho cơng tác quản lý tiền lương tại doanh nghiệp một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho quản lý tiền lương đưa ra được những báo cáo cần thiết cho lãnh đạo để có những biện pháp quản lý và xử lý kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai.
Nghiên cứu hệ thống quản lý tiêng lương tại doanh nghiệp, trên cơ sở đó sử dụng các ngơn ngữ lập trình để thiết kế được một chương trình quản lý tiền lương đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.
3.1.2. Mơ tả bài tốn
Trong tháng kế toán tiền lương thực hiện những nghiệp vụ liên quan phát sinh đến lương như tạm ứng, thưởng…..
Cuối tháng, bộ phận kế toán lương thực hiện việc cập nhật thơng tin liên quan đến cơng việc tính lương:
+ Cập nhật thơng tin nhân sự từ phịng tổ chức hành chính
+ Cập nhật thơng tin về bảng chấm cơng, bảng chấm cơng làm thêm giờ, bình xét xếp loại nhân viên, tăng giảm lương từ các phòng ban liên quan.
+ Cập nhật thông tin về tham số tính lương: Kế tốn trưởng cung cấp các thơng tin về tham số tính lương như ngày cơng chuẩn trong một tháng, số giờ chuẩn trong một ngày, tỷ lệ các khoản trích theo lương…
Ngày cơng chuẩn: 26 ngày/tháng Số giờ chuẩn trong một ngày: 8h/ngày
Mức lương cơ bản áp dụng chung: 1.150.000 VNĐ, trong trường hợp cán bộ nhân viên, công nhân làm đủ số ngày công trong tháng
Người lao động
1. Khoản được nhận Cán bộ nhân viên Công nhân
Lương cơ bản √ √
Lương làm thêm ngoài giờ √ √
Phụ cấp chức vụ √ √
Phụ cấp ăn trưa √ √
Phụ cấp khác √
Thưởng √ √
2. Khoản khấu trừ
Bảo hiểm xã hội √ √
Bảo hiểm y tế √ √
Bảo hiểm thất nghiệp √ √
Tạm ứng √ √
Thuế thu nhập cá nhân √ √
Phạt √ √
Giá trị các khoản phụ cấp, mức thưởng được xác định rõ trong bảng lương hàng tháng của công ty.
Cập nhật thông tin về danh sách nhân viên tạm ứng và tiếp nhân yêu cầu chi tiền (có kèm theo danh sách chi tiết)
Cơng việc tính lương mỗi cán bộ cơng nhân viên cuối tháng sẽ được tính theo cơng thức sau:
Tổng thu nhập = tổng các khoản được nhận
Nếu cán bộ công nhân viên làm thêm giờ:
Căn cứ vào:
Bảng chấm cơng làm thêm giờ
Giấy báo làm thêm giờ có xác nhận của lãnh đạo
Kế toán lương xác định:
Số giờ làm thêm của công nhân viên vào ngày thường
Số giờ làm thêm của công nhân viên vào ngày nghỉ hàng tuần và ngày lễ, tết.
Lương ngoài giờ = (Số ngày làm thêm ngày thường* Số giờ làm thêm một ngày thường*150% + Số ngày làm thêm ngày lễ, tết* Số giờ làm thêm một ngày lễ* 200%) *( Hệ số lương* Mức lương cơ bản / (Số ngày chuẩn trong tháng* Số giờ chuẩn trong tháng))
Lương ngồi giờ khơng phải tính bảo hiểm mà chỉ phải tính thuế thu nhập cá nhân. Cuối tháng bộ phận kê toán lương phải lập báo cáo thuế thu nhập cá nhân, báo cáo bảo hiểm, báo cáo tiền lương tổng hợp, báo cáo nhân sự gửi cho cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm, kế toán trưởng.
3.1.3. Phân tích yêu cầu
Quản lý hồ sơ đối tượng trả lương.
Quản lý các tham số lương.
Quản lý cách xác định thu nhập người lao động.
Quản lý các phương pháp tính thuế thu nhập cho người lao động.
Quản lý người dùng.
Quản lý các thông tin báo cáo:
Báo cáo thường xuyên:
Bảng lương tháng
Báo cáo lao động và thu nhập Báo cáo thuế
Báo cáo bảo hiểm Báo cáo cơng đồn
Báo cáo bất thường do Ban giám đốc yêu cầu Báo cáo không thường xuyên:
Báo cáo cải cách tiền lương Báo cáo theo yêu cầu của bộ
3.1.4. Dữ liệu vào ra của hệ thống
Dữ liệu vào của hệ thống: - Thông tin nhân viên - Thông tin chức vụ
- Bảng chấm công, bảng chấm cơng làm thêm giờ của các phịng ban - Bảng bình xét loại nhân viên
- Các tham số về thơng tin tính lương, thuế TNCN Dữ liệu ra của hệ thống:
- Bảng lương chi tiết tháng - Bảng lương thực lĩnh - Bảng lương chi tiết
- Báo cáo bảo hiểm và các khoản trích theo lương - Báo cáo về thuế thu nhập cá nhân.
- Báo cáo chi phí cơng đồn - Phiếu lương
3.2. MƠ HÌNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG
3.2.1. Sơ đồ ngữ cảnh
3.2.1.1. Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 3.2: Mơ tả chi tiết chức năng lá
(1.1)Cập nhật thông tin nhân viên: Khi công ty tuyển thêm nhân viên mới,
hoặc các cán bộ được điều chuyển sang đơn vị khác, hoặc nghỉ hưu, nghỉ việc, kế tốn lương sẽ cập nhật những thơng tin này vào hệ thống theo dõi nhân sự để kịp thời điều chỉnh lương.
(1.2) Cập nhật biểu thuế TNCN : Khi có thay đổi về bậc thuế và thuế suất thuế
(1.3) Cập nhật tham số lương: Khi có thay đổi về các tham số tính lương, kế
tốn tiền lương sẽ tiến hành cập nhật tham số lương để tính lương và các khoản trích theo lương để tiến hành tính lương cho nhân viên.
(2.1)Cập nhật bảng chấm công: Công việc này được thực hiện hàng tháng khi
các phòng ban gửi bảng chấm cơng, kế tốn tiền lương sẽ tiến hành cập nhật vào hệ thống.
(2.2)Cập nhật bảng chấm công làm thêm giờ: Công việc này được thực hiện
hàng tháng khi các phịng ban gửi bảng chấm cơng làm thêm giờ cập nhật vào hệ thống để tính lương.
(2.3) Cập nhật tăng giảm lương: Kế toán tiền lương tiến hành cập nhật các
khoản tăng giảm lương của nhân viên trong công ty như thưởng, phạt…
(2.4)Tính lương và các khoản trích theo lương: Khi các dữ liệu đã được cập
nhật xong, kế tốn tiền lương sẽ tiến hành tính lương cho các nhân sự trong công ty.
(2.5) Lập phiếu lương: Kế tốn tiến hành tính và lập phiếu lương.
(2.6)Tính thuế TNCN: Sau khi tính lương của nhân viên, kế tốn lương tính
được thu nhập của mỗi nhân viên, xác định những nhân viên nộp thuế và căn cứ vào biểu thuế TNCN, xác định được số thuế cần nộp của mỗi người và phát sinh bút tốn lương.
(3.1) Lập bảng lương tởng hợp: Cuối tháng, kế tốn lương sẽ tiến hành tính và
lập bảng lương tổng hợp để nộp cho kế toán trưởng.
(3.2) Lập bảng lương chi tiết: Cuối tháng, kế toán lương lập báo cáo lương chi
tiết để nộp cho từng phòng ban và kế toán trưởng.
(3.3) Lập báo cáo bảo hiểm: Hàng tháng, kế toán lương tiến hành lập báo cáo
BHXH, BHYT, BHTN nộp cho cơ quan bảo hiểm để xác định số tiền cần nộp.
(3.4) Lập báo cáo KPCĐ: Hàng tháng, kế toán tiền lương tiến hành lập báo
cáo thuế KPCĐ nộp cho cơ quan cơng đồn.
(3.5 )Báo cáo thuế TNCN: Hàng tháng, kế toán tiền lương tiến hành lập báo
3.2.2. Liệt kê hồ sơ dữ liệu sử dụng
a) Hồ sơ nhân viên b) Bảng chấm công
c) Bảng chấm công làm thêm giờ d) Bảng bình xét loại nhân viên e) Phiếu chi
f) Phiếu lương
g) Bảng lương tổng hợp
h) Bảng lương chi tiết (theo phòng ban) i) Báo cáo BHXH
j) Báo cáo BHYT k) Báo cáo BHTN l) Báo cáo KPCĐ m) Báo cáo thuế TNCN n) Biểu thuế
3.2.3. Ma trận thực thể chức năng
DANH SÁCH HỒ SƠ a. Hồ sơ nhân viên b. Bảng chấm cơng c. Bảng chấm cơng làm thêm giờ d. Bảng bình xét loại nhân viên e. Phiếu chi f. Phiếu lương g. Bảng lương tổng hợp h. Bảng lương chi tiết i. Báo cáo BHXH j. Báo cáo BHYT k. Báo cáo BHTN l. Báo cáo thuế TNCN m. Báo cáo KPCĐ n. Biểu thuế
CÁC CHỨNG NĂNG A B C D e f G h i j k l m n 1. Cập nhật thơng tin tiền
lương U U
2. Tính lương R U,R U,R U,R C,R C R 3. Lập báo cáo C C C C C C C
3.3. MƠ HÌNH KHÁI NIỆM LOGIC
3.3.1. Biểu đồ luồn dữ liệu mức 0
3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
3.3.2.1. Sơ đồ phân rã mức một của tiến trình 1 (cập nhật thơng tin)
3.3.2.2. Sơ đồ phân rã mức một của tiến trình 2 (tính lương)
3.3.2.3. Sơ đồ phân rã mức một của tiến trình 3 ( Lập báo cáo)
3.3.3. Thiết kế mơ hình dữ liệu quan hệ (E-R)
Đầu vào được sử dụng để thiết kế mơ hình E – R là các thơng tin để tính lương và thuế thu nhập cá nhân của cán bộ nhân viên. Thông tin này được tập hợp từ hồ sơ nhân viên, báo cáo lương và báo cáo thuế thu nhập cá nhân
3.3.3.1. Liệt kê, chính xác hóa và chọn lọc thơng tin:
Danh sách các hồ sơ Tên viết tắt
Đánh dấu loại thuộc tính TT tên gọi TT mơ tả TT của kiểu liên kết A. HỒ SƠ NHÂN VIÊN
- Mã nhân viên Manv √
- Họ và tên Hoten √
- Ngày tháng năm sinh Ngaysinh √
- Giới tính Gioitinh √
- Quê quán Quequan √
- Chức vụ Tencv √
- Phòng ban Tenpb √
- Mã số thuế Msthue √
- Hệ số lương Hsl √
- Số người phụ thuộc Songpt √ - Ngày vào làm Ngayvl √ - Trình độ chun mơn Trdo √ B. BẢNG CHẤM CƠNG
- Mã phịng ban Mapb √
- Phịng ban Tenpb √
- Tháng năm Thangcc √
- Chức vụ TenCV √ - Số ngày công trong tháng Ngcong √
- Số ngày nghỉ Ngnghi √
- Xếp loại Xloai √
- Người chấm công Nguoicc √ - Người duyệt Nguoiduyet √ - Phụ trách bộ phận Phutrachbp √ C. BẢNG CHẤM CƠNG LÀM THÊM GIỜ
- Mã phịng ban Mapb √
- Tên phòng ban Tenpb √
- Tháng năm Thangnam √
- Họ tên Ht √
- Chức vụ Cv √
- Số giờ làm thêm Soglt √ - Người chấm công Nguoicc √ - Người duyệt Nguoiduyet √ E. BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG
- Mã nhân viên Manv √
- Tên nhân viên Ht √
- Tháng năm Thangnam √
- Phòng ban Tenpb √
- Chức vụ Cv √
- Hệ số lương Hsl √
- Ngày công Ngcong √
- Ngày làm thêm Ngaylamth √ - Lương làm thêm Luonglamth √ - Lương ăn ca Luonganca √
- Khấu trừ Khautru √ - Bảo hiểm xã hội Bhxh √
- Bảo hiểm y tế Bhyt √
- Bảo hiểm thất nghiệp Bhtn √ - Kinh phí cơng đồn Kpcd √ - Tổng lương Tl √ - Thuế TNCN Thuetncn √ - Thực lĩnh Thuclinh √ - Tổng tiền bằng chữ Tongtienchu √ F. PHIẾU LƯƠNG
- Mã nhân viên Manv √
- Họ tên Hoten √ - Phòng ban Tenpb √ - Tổng lương Tongtien √ - Khấu trừ Luong √ - Thưởng Thuong √ - Thuế TNCN Thuetncn √ - Thực lĩnh Thuclinh √ - Tháng năm Thangnam √ G. PHIẾU CHI - Số phiếu Sp √
- Mã nhân viên Manv √ - Tên nhân viên Hoten √
- Phòng ban Tenpb √
- Tài khoản nợ Tkn √
- Tài khoản có Tkc √
- Số tiền chi tạm ứng Sotien √ - Lý do tạm ứng Diengiai √
3.3.3.2. Xác định các thuộc tính và các thực thể.
THỰC THỂ THUỘC TÍNH TÊN VIẾT TẮT
1.Nhân viên
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên - Chức vụ - Ngày sinh - Giới tính - Địa chỉ - Mã số thuế - Ngày vào làm - Số người phụ thuộc - Điện thoại - Trình độ - Hệ số lương - Manv - Tennv - Tencv - Ngaysinh - Gioitinh - Dc