1.3.3 .2Tổ chức tài khoản kế toỏn
1.3.3.3 Tổng hợp phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Hàng thỏng, kế toỏn tiền lương phải tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng và tớnh BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ hàng thỏng tớnh vào chi phớ kinh doanh theo mức lương quy định của chế độ, tổng hợp cỏc số liệu này, kế toỏn lập “Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội”.
Trờn Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội ngồi tiền lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cũn phản ỏnh khoản trớch trước tiền lương nghỉ phộp của cụng nhõn sản xuất (nếu cú); bảng này được lập hàng thỏng trờn cơ sở cỏc bảng thanh toỏn lương đó lập theo cỏc tổ, đội sản xuất, cỏc phũng ban quản lý, cỏc bộ phận kinh doanh và cỏc chế độ trớch lập BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, mức trớch trước tiền lương nghỉ phộp,…
Căn cứ vào bảng thanh toỏn lương; kế toỏn tổng hợp và phõn loại tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, theo nội dung: tiền lương phải trả trực tiếp cho sản xuất hay phục vụ quản lý ở cỏc bộ phận liờn quan; đồng thời cú sự phõn biệt tiền lương chớnh, tiền lương phụ; cỏc khoản phụ cấp… để tổng hợp số liệu ghi vào cột ghi Cú TK 334 “Phải trả người lao động” vào cỏc dũng phự hợp.
Căn cứ tiền lương cấp bậc, tiền lương thực tế phải trả và cỏc tỷ lệ trớch BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, trớch trước tiền lương nghỉ phộp,… kế toỏn tớnh và ghi số liệu vào cỏc cột liờn quan trong biểu.
Số liệu ở bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội do kế toỏn lương lập, được chuyển cho cỏc bộ phận kế toỏn liờn quan làm căn cứ ghi sổ và đối chiếu.
1.3.3.3.1 Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn để ghi nhận
Theo Thụng tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được tự xõy dựng biểu mẫu sổ kế toỏn cho riờng mỡnh nhưng phải đảm bảo cung cấp thụng tin về giao dịch kinh tế một cỏch minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soỏt và dễ đối chiếu. Trường hợp khụng tự xõy dựng biểu mẫu sổ kế toỏn, doanh nghiệp cú thể ỏp dụng biểu mẫu sổ kế toỏn theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 Thụng tư này nếu phự hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mỡnh.
Tựy theo đặc điểm hoạt động và yờu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xõy dựng hỡnh thức ghi sổ kế toỏn cho riờng mỡnh trờn cơ sở đảm bảo thụng tin về cỏc giao dịch phải được phản ỏnh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soỏt và đối chiếu. Trường hợp khụng tự xõy dựng hỡnh thức ghi sổ kế toỏn cho riờng mỡnh, doanh nghiệp cú thể ỏp dụng cỏc hỡnh thức sổ kế toỏn được hướng dẫn trong phụ lục số 4 Thụng tư này để lập Bỏo cỏo tài chớnh nếu phự hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mỡnh.
Cỏc hỡnh thức sổ kế toỏn theo hướng dẫn của Thụng tư 200/2014/TT – BTC: - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung
- Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ Cỏi - Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Chứng từ - Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Trong mỗi hỡnh thức sổ kế toỏn cú những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trỡnh tự, phương phỏp ghi chộp và mối quan hệ giữa cỏc sổ kế toỏn.
1.3.3.3.2 Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung
Nguyờn tắc, đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung: ất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tõm là sổ Nhật Ký Chung theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và định khoản kế toỏn của nghiệp vụ đú, sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cỏi theo từng
nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung gồm cỏc loại sổ chủ yếu: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cỏi, cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Sơ đồ 1.1: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo Hỡnh thức Nhật ký chung
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 1.3.3.3.3 Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ Cỏi
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ Cỏi: Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được kết hợp ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo nội dung kinh tế trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cỏi. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cỏi là cỏc chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc. Hỡnh thức Nhật ký – Sổ Cỏi sử dụng cỏc loại sổ kế toỏn: Sổ Nhật ký – Sổ Cỏi; cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Sơ đồ 1.2: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký – Sổ cỏi
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3.3.4 Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm: ghi theo trỡnh tự thời gian trờn Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; ghi theo nội dung kinh tế trờn Sổ Cỏi.
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ kế toỏn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đỏnh số liờn tục trong từng thàng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng
Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ gồm cỏc loại sổ kế toỏn: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ Cỏi; cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Sơ đồ 1.3: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3.3.5 Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Chứng từ
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Chứng từ sử dụng cỏc loại sổ kế toỏn: Nhật ký – chứng từ; Bảng kờ; Sổ Cỏi; cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
1.3.3.3.6 Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh: Cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo 1 trong 4 hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị được đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Sơ đồ 1.5: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra