2.1 .Giới thiệu sơ lược về công ty cổ phần lâm sản xây dựng Thanh Sơn
2.2.3. Nội dung quản lý dự án của công ty
Lập kế hoạch dự án:
Công tác lập kế hoạch dự án do BCHCT thực hiện với sự phối hợp của các phòng chức năng khác như: phòng Kế hoạch- Kỹ thuật, phòng Kế tốn,…Sau khi lập sẽ trình lên Ban giám đốc xem xét và phê duyệt. Bao gồm:
- Kế hoạch tổng thể về dự án đầu tư xây dựng cơng trình cơng nghiệp: + Sự cần thiết phải đầu tư, mục tiêu của dự án.
điều kiện địa chất, thủy văn khu vực xây dựng,…
+ Nội dung đầu tư, hình thức đầu tư đối với dự án.
+ Các giải pháp quy hoạch- kiến trúc- kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất cơng trình.
+ Vốn đầu tư, dự tốn kinh phí dự án và kế hoạch thu hồi vốn và thanh toán vốn của dự án.
+ Tổng tiến độ thực hiện dự án. - Kế hoạch thời gian dự tính cụ thể:
+ Thời điểm bắt đầu, kết thúc dự án, độ dài thời gian thực hiện dự án. + Thời điểm bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực hiện các công việc. + Mối quan hệ trước sau của các công việc.
- Kế hoạch thời gian được lập bởi phịng Kế hoạch- Kỹ thuật:
Căn cứ vào quy mơ, yêu cầu kỹ thuât và các điều kiện cụ thể của dự án mà các phòng thực hiện việc lập kế hoạch thời gian, thể hiện chi tiết bằng bảng kế hoạch thời gian thực hiện các hạng mục cơng trình của dự án.
- Kế hoạch chi phí:
+ Dự tính tổng mức đầu tư của dự án.
+ Dự tính các chi phí theo từng khoản mục như chi phí xây dựng, chi phí quản lý rủi ro hay chi phí kiểm tốn…
Đồng thời phối hợp điều tra, tham khảo về chủng loại vật liệu, đơn giá nguyên vật liệu sẽ được sử dụng cho dự án, từ đó, tính tốn một cách cẩn thận, chi tiết về các loại chi phí thực hiện dự án. Việc lập kế hoạch chi phí được tiến hành cẩn thận, tuy nhiên do nhiều yếu tố bất định tác động, các kế hoạch chi phí ln có một sự sai lệch so với thực tế. Do đó, trong kế hoạch chi phí ln có một khoản mục dự phịng phí để đảm bảo dự án được tiến hành theo kế hoạch, đạt hiệu quả tốt.
+ Về nhân sự: dự tính nhu cầu sử dụng lao động, đánh giá mức độ thiếu hụt, lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo cho dự án, kế hoạch quy mô lao động, tiền lương, tất cả những cơng việc này được thực hiện bởi phịng Kế hoạch- Kỹ thuật và phòng Tổ chức lao động.
+ Về máy móc, thiết bị, cơng cụ dụng cụ thi cơng: phịng Kế hoạch- kỹ thuật dự tính nhu cầu sử dụng, đánh giá mức độ thiếu hụt, lên kế hoạch thuê, mua sắm máy móc thiết bị…
- Kế hoạch quản lý chất lượng dự án: đưa ra các chỉ tiêu chất lượng đối với tồn dự án, với từng hạng mục cơng trình, đề xuất các giải pháp về kiến trúc cơng trình, các giải pháp kỹ thuật và giải pháp thiết kế nội ngoại thất cơng trình để đảm bảo thực hiện tốt các chỉ tiêu đã đề ra.
Quản lý phạm vi:
- Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi dự án. Phạm vi dự án thể hiện mối quan hệ ràng buộc giữa 3 yếu tố: thời gian, chất lượng và nguồn lực.
- Quy trình quản lý phạm vi trong công ty bao gồm 4 bước cơ bản sau: Lập kế hoạch phạm vi, duyệt phạm vi, kiểm tra và giám sát, quản lý thay đổi phạm vi.
- Trước tiên, ban quản lý dự án tiến hành lập kế hoạch phạm vi, nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai. Mục tiêu cụ thể của các dự án thường bao gồm các mục tiêu về thiết kế và thông số kĩ thuật và công năng sử dụng. Xác định vị trí, địa điểm và ranh giới các lơ đất thực hiện dự án, đồng thời hiện trạng hạ tầng kĩ thuật của lô đất, từ đó xác định các cơng việc cần phải thực hiện.
- Dựa trên kế hoạch phạm vi đã lập, Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt phạm vi của dự án, của từng hạng mục cơng trình và kiểm tra phạm
vi để hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi đó.
- Giám sát và quản lý thay đổi của phạm vi: Công ty tiến hành giám sát để thực hiện đúng theo kế hoạch phạm vi, tuân thủ đúng các thiết kế đã phê duyệt, đảm bảo những thay đổi không được chấp thuận sẽ không được đưa vào dự án. Trong trường hợp có sự thay đổi, bổ sung thì đơn vị quản lý dự án phải có báo cáo trình Hội đồng quản trị xem xét, sau khi được phê duyệt mới được thực hiện. Khi xem xét để chấp nhận thay đổi, Hội đồng quản trị sẽ phải xem xét kĩ lưỡng ảnh hưởng của thay đổi tới phạm vi, thời gian và nguồn lực. Nếu một thay đổi tác động mạnh đến thời gian và nguồn lực sẽ xem xét phương án thay đổi phạm vi để hạn chế ảnh hưởng này.
Quản lý chi phí:
Quản lý chi phí là cơng việc phải làm thường xun trong suốt q trình thực hiện dự án, từ khâu chuẩn bị thực hiện dự án đến khi hồn thành bàn giao cơng trình đưa vào sử dụng. Việc quản lý chi phí được ban chỉ huy và cơng ty thực hiện theo các quy định, hướng dẫn quản lý chi phí của Nhà nước. Nguyên tắc quản lý chi phí dự án mà cơng ty đặt ra là phải đảm bảo mục tiêu, hiệu quả của dự án, đảm bảo giá trị quyết tốn khơng lớn hơn tổng mức đầu tư. Khi lập dự toán, ban chỉ huy sẽ chọn phương pháp lập là xác định tổng mức đầu tư theo thiết kế cơ sở của dự án. Sử dụng định mức kinh tế kỹ thuật trong thi công xây dựng, địn mức chi phí trong hoạt động xây dựng để lập, thẩm định và quản lý tổng mức đầu tư, tổng dự toán và thanh quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơng trình. Việc quản lý chi phí của cơng ty bao gồm:
- Quản lý tổng mức đầu tư: Công ty tiến hành lập tổng mức đầu tư, phân chia thành các loại chi phí cụ thể cho quá trình thực hiện các dự án như chi phí xây dựng lắp đặt, chi phí QLDA, chi phí tư vấn đầu tư,… Quản lý chặt chẽ tổng mức đầu tư đối với từng dự án, dự tính những tiềm ẩn về rủi ro và nhanh chóng khắc phục, đảm bảo dự án được thực hiện đúng kế hoạch.
- Quản lý dự tốn xây dựng cơng trình: Dự tốn xây dựng cơng trình được lập trên cơ sở thiết bản vẽ kỹ thuật thi công, được thẩm tra và chủ đầu tư phê duyệt. Đó là căn cứ chính xác để xác định giá trị gói thầu và giá thành cơng trình. Tuy vậy, trong q trình thực hiện vẫn sẽ có sự chênh lệch so với dự tốn đã được phê duyệt, trách nhiệm của công ty là hạn chế tối đa những rủi ro gây phát sinh chi phí, tránh tình trạng lãng phí vốn của chủ đầu tư.
- Quản lý giá xây dựng cơng trình: Đơn giá xây dựng được dùng để xác định giá trị dự tốn cơng trình xây dựng, làm căn cứ để lập kế hoạch và quản lý vốn đầu tư xây dựng, được sử dụng để đánh giá mặt kinh tế, tài chính của các hồ sơ dự thầu. Đồng thời đơn giá xây dựng cơng trình cơ bản cịn là chỉ tiêu để các tổ chức tư vấn thiết kế và các tổ chức thi công so sánh lựa chọn giải pháp thiết kế, tổ chức thi công hợp lý cho quá trình thiết kế, xây dựng cơng trình.
- Quản lý hợp đồng trong hoạt động xây dựng: hợp đồng xây dựng tại công ty chủ yếu bao gồm các hợp đồng tư vấn và hợp đồng thi công. Các hợp đồng này nhìn chung được thực hiện theo các quy định của pháp luật và được các bên thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ.
- Quản lý thanh quyết toán vốn đầu tư: việc thanh quyết toán vốn đầu tư sẽ tùy theo quy mơ của từng cơng trình, vị trí và quan hệ hợp đồng như là hợp đồng giao khoán nội bộ giữa công ty với đội xây dựng hay hợp đồng thầu chính với thầu phụ.
- Cơng tác quản lý dự án của công ty được thực hiện khá chặt chẽ, đảm bảo hoàn thành các mục tiêu cho từng dự án một cách tối đa và hiệu quả nhất.
Quản lý thời gian, tiến độ:
Công tác quản lý thời gian, tiến độ thực hiện dự án của công ty bao gồm những công việc sau:
tiên tiến hành xác định những công việc cần làm, ước lượng thời gian cần thiết để hồn tất từng cơng việc; sau đó sắp xếp cơng việc theo trình tự thực hiện. Các cơng việc được thể hiện chi tiết qua bảng kế hoạch thời gian thực hiện các hạng mục cơng trình của dự án. Việc ước lượng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc chủ yếu dựa trên kinh nghiệm thực tế được đúc rút từ các dự án tương tự. Tiến độ thi cơng xây dựng cơng trình sẽ do đơn vị thi cơng phối hợp với ban quản lý dự án lập nên.
- Phân phối thời gian: là việc sắp xếp, bố trí thời gian, nguồn lực thực tế cho các đơn vị thực hiện kế hoạch. Bao gồm việc phân phối thời gian cho các nhà thầu cung cấp hàng hóa dịch vụ, phân phối thời gian cho các đơn vị tư vấn thiết kế, đơn vị thi cơng đối với từng hàng mục cơng trình cụ thể,…
- Giám sát và quản lý thời gian và tiến độ dự án: trong quá trình thực hiện dự án, chủ đầu tư, đơn vị thi công xây dựng, đơn vị giám sát và các bên có liên quan đều có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ dự án, đặc biệt là tiến độ thi cơng xây dựng cơng trình. Để quản lý hiệu quả, cơng ty có ban hành chế độ khen thưởng các trường hợp đẩy nhanh tiến độ xây dựng trên cơ sở đảm bảo chất lượng cơng trình, đem lại hiệu quả cao hơn cho dự án, mặt khác, trường hợp kéo dài thời gian thực hiện các công việc, gây thiệt hại cho dự án thì bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại và bị phạt theo hợp đồng. Hàng tuần, công ty tổ chức cuộc họp giao ban giữa bên đơn vị thi công với BCHCT để báo cáo và điều hành thực hiện đúng tiến độ dự án.
Quản lý chất lượng:
- Xem xét yêu cầu của khách hàng: dựa trên nguyên tắc “ chất lượng hàng đầu”, cơng ty ln tìm kiếm biện pháp tiếp cận khách hàng để nắm bắt nhu cầu của họ, từ đó xem xét và chuyển đổi thành các yêu cầu cụ thể đối với sản phẩm của công ty nhằm giúp công ty cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm để thỏa mãn tối ưu nhu cầu của khách hàng.
- Lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu chất lượng: tiêu chuẩn chất lượng được xác định dựa trên chính sách chất lượng của cơng ty, dựa vào phạm vi của dự án, theo yêu cầu của khách hàng và sự cạnh tranh trên thị trường, theo sự phát triển kỹ thuật, theo tiêu chuẩn và các quy định trong lĩnh vực chuyên mơn có ảnh hưởng đến chất lượng dự án.
- Mua nguyên vật liệu: bao gồm 3 hoạt động chính là đánh giá nhà cung ứng, mua hàng và kiểm tra xác nhận sản phẩm mua. Đánh giá nhà cung ứng do phòng Kế hoạch- Kỹ thuật và ban quản lý dự án đảm nhiệm, chủ yếu dựa trên hai tiêu chí chính là giá cả và chất lượng nhằm lựa chọn ra các nhà cung ứng uy tín, chất lượng cao để cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho cơng ty. Việc mua hàng do phịng hành chính kế tốn tiếp nhận nhu cầu từ các bộ phận để lên kế hoạch mua hàng với các hàng hóa là vật tư, cơng cụ dụng cụ phục vụ thi cơng, cơng trình dự án thì trưởng các đơn vị trực thuộc, chủ nhiệm cơng trình có trách nhiệm lập kế hoạch mua hàng theo tiến độ thi công được duyệt. Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua được thực hiện đối với tất cả các hàng hóa ảnh hưởng đến chất lượng dự án khi nhập về.
- Thi công/ sản xuất: kiểm sốt sản phẩm (ngun vật liệu, máy móc thiết bị...) do khách hàng cung cấp, nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm, giám sát thi cơng, cơng tác an tồn lao động, kiểm sốt q trình. Q trình kiểm sốt chất lượng thi cơng bao gồm kiểm sốt chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và kiểm sốt chất lượng q trình cơng nghệ lắp đặt và thi cơng.
- Kiểm tra và nghiệm thu chất lượng: việc đánh giá chất lượng và trình tự nghiệm thu được tiến hành lần lượt theo cơng trình đơn vị, cơng trình phân bộ và cơng trình phân hạng.
- Kiểm soát sản phẩm khơng phù hợp: cơng ty thiết lập và duy trì thủ tục dạng văn bản để kiểm sốt các sản phẩm khơng phù hợp. Tất cả các sản phẩm không phù hợp đều được nhận biết bằng các biện pháp thích hợp tùy theo
từng công đoạn thi công và mức độ sai lỗi, đồng thời được xử lý tùy theo bản chất của sự không phù hợp và quy định chung của công ty.
- Bàn giao, thanh lý hợp đồng: cán bộ của ban quản lý dự án phụ trách cơng tác này. Nhiệm vụ chính là kiểm tra, soạn thảo hợp đồng mua bán với khách hàng, chuẩn bị các tài liệu cần thiết phục vụ công tác bàn giao thanh quyết toán với khách hàng trong suốt thời gian mua bán, trao đổi giữa khách hàng với công ty, thực hiện thủ tục bàn giao, chứng nhận tài sản cho khách hàng.
Quản lý nhân lực:
Con người là chủ thể sáng tạo ra chất lượng, là chủ thể trực tiếp tham dự, tổ chức, chỉ huy và thao tác thi cơng, do đó hoạt động đào tạo quản lý nhân sự là vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng dự án. Vai trò của tổ chức quản lý nguồn nhân lực xuất hiện ngay từ khi dự án bắt đầu hình thành trong ý tưởng của nhà đầu tư và xuyên suốt trong quá trình vận hành kết quả đầu tư. Việc thực hiện công tác quản lý nguồn nhân lực được công ty tiến hành bài bản, nhân lực tham gia các dự án của cơng ty đa phần đều có trình độ chun mơn cao, trình độ kỹ thuật nhất định, đáp ứng được u cầu cơng việc, có đạo đức nghề nghiệp và tinh thần trách nhiệm cao. Đối với từng dự án cụ thể, Công ty sẽ tiến hành lập kế hoạch về nhân sự, dựa vào quá trình nghiên cứu các mục tiêu của từng dự án, từ đó hình thành các BCHCT có trách nhiệm quản lý sát sao, đôn đốc nhân công trong q trình thi cơng cơng trình với mong muốn các dự án đều đạt hiệu quả cao. Định kỳ, các trưởng bộ phận trong công ty xác định nhu cầu về nguồn nhân lực của bộ phận mình phụ trách, Giám đốc sẽ quyết định về hành động đáp ứng nhu cầu nhân lực, có thể là đào tạo, tuyển dụng hay điều động nhân sự cho phù hợp với thực tế. Điều này nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, trách nhiệm và tính sáng tạo trong cơng việc của cán bộ công nhân viên đồng thời đào thải những nhân lực
không cịn phù hợp với Cơng ty hoặc luân chuyển công tác đến những vị trí phù hợp với khả năng của người lao động hơn.
Quản lý thông tin: