Phúc
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Bộ máy kế tốn trong cơng ty tổ chức theo hình thức tập trung. Phịng kế tốn gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp và 5 kế tốn viên được phân cơng nhiệm vụ rõ ràng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn ở cơng ty như sau:
Sơ đồ 7 Mơ hình tổ chức kế tốn
➢Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận :
- Kế toán trưởng ông Bùi Anh Phương
Tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế tốn của cơng ty, làm tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh; tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ của cơng ty.
Chịu trách nhiệm trước kế tốn trưởng về các số liệu tổng hợp, sau 1 kì kế toán, thường là một quý, tập hợp các chứng từ ,sổ sách, lập báo cáo tài chính, phản ánh kết quả hoạt động của cơng ty.
- Kế tốn vật tư, TSCĐ ông Phan Bá Thắng:
Theo dõi tình hình tăng giảm vật tư, TSCĐ của đơn vị
- Kế toán thanh tốn và cơng nợ bà Hồng Xn Thanh
Theo dõi tình hình thanh tốn gửi và tình hình cơng nợ mua bán của đơn vị, có trách nhiệm báo cáo khoản nợ dây dưa, ứ đọng chờ xử lý.
- Kế toán tiền mặt, kho hàng Bà Bùi Thị Thủy:
Theo dõi các khoản thu chi thanh toán bằng tiền mặt, mở thẻ kho theo dõi tình hình nhập xuất hàng hố của đơn vị.
- Kế toán tiền lương và BHXH bà Nguyễn Thị An:
Theo dõi về tiền lương và chế độ bảo hiểm cho tồn bộ cơng nhân viên hàng tháng tính tốn lập bảng thanh tốn lương và BHXH cho CBCNV.
2.1.4.2 Các chính sách,chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty
➢Chế độ kế tốn áp dụng :
Cơng ty TNHH Dược Phẩm Đa Phúc thuộc loại hình doanh vừa và nhỏ, Chế độ kế toán đơn vị áp dụng là chế độ kế toán 48/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.Đồng thời áp dụng thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 theo hình thức tham khảo, linh động phù hợp với phần hành kế toán DN tiện cho việc hoạch toán và quản lý
➢Kỳ kế toán: năm (bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 2015 đến ngày 31 tháng 12 năm 2015
➢Các chính sách kế tốn áp dụng:
-Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình qn gia quyền. -Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. -Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao tuyến tính. -Phương pháp hạch tốn thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
➢Hình thức kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế tốn MISA SMS.NET
2.1.4.3 Đặc điểm hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
a) Hình thức ghi sổ
Trình tự ghi sổ tại cơng ty được thực hiện theo đúng quy định về hình thức nhật ký chung (sử dụng cho doanh nghiệp SX-TM-DV_XD vừa và nhỏ):
Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái các tài khoản và phản ánh vào các sổ chi tiết có liên quan. Hình thức nhật ký chung được sử dụng khá phổ biến, khá đơn giản, hệ thống sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc phân cơng lao động kế tốn.
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung,sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
-Cuối tháng,cuối quý,cuối năm cộng số liệu trên sổ cái,lập bảng cân đối số phát sinh .Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khợp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ thẻ kế toán chi tiết) dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
➢Sổ sách kế tốn : +) Sổ tổng hợp
- Nhật ký chung; - Sổ cái tài khoản;
+) Các sổ thẻ chi tiết: Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của cơng ty mà mở các sổ kế tốn chi tiết sau:
- Sổ chi tiết TSCĐ - Sổ chi tiết hàng hóa - Sổ chi tiêt doanh thu
Hiện nay tại công ty TNHH Dược Phẩm Đa Phúc đang đưa vào sử dụng “Phần mềm kế toán MISA” nhằm hỗ trợ và giúp cho cơng việc của các kế tốn viên được giảm bớt, nhẹ nhàng hơn.
b) Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Một số chứng từ Công ty TNHH Dược Phẩm Đa Phúc thường sử dụng:
- Chứng từ về tiền lương : Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn lương, bảng
thanh toán thưởng, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, phiếu báo làm thêm giờ...
- Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, bảng kê mua
hàng,...
- Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản kiểm
kê, hoá đơn mua TSCĐ, hợp đồng mua TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ, bảng tính khấu hao TSCĐ,biên bản thanh lí tài sản cố định...
-Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy
thanh toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị thanh tốn, uỷ nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ,...
-Chứng từ về bán hàng: Hợp đồng bán hàng, hoá đơn GTGT, biên bản bàn
c) Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay,để phù hợp với công tác quản lý và hoạch tốn, Cơng ty TNHH Dược phẩm Đa Phúc đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Để thuận lợi cho cơng tác kế tốn đơn vị còn mở thêm các TK cấp 2, cấp 3 để phù hợp với hoạt động kinh doanh tại đơn vị:
- Hệ thống Tài khoản cấp 1, cấp 2 trong Bảng cân đối kế tốn và ngồi bảng cân đối kế theo Danh mục hệ thống tài khoản theo quy định của quyết định 48: TK 511, TK 5111, TK 632, TK 642, TK 6421, TK 6422,…
- Cơng ty cịn mở thêm Tài khoản cấp 2, cấp 3 đối với Tài khoản khơng có quy định Tài khoản cấp 2, Tài khoản cấp 3 tại Danh mục hệ thống tài khoản theo quyết định 48, điều này được thể hiện rõ qua bảng dưới đây:
Bảng 2 Hệ thống TK sử dụng Tài
khoản
Tên tài khoản Bậc TK
Mẹ
111 Tiền mặt 1
1111 Tiền Việt Nam 2 111
1112 Ngoại tệ 2 111
112 Tiền gửi ngân hàng 1
11211 Ngân hàng Agribank chi nhánh Hà Nội 2 112 ...... ............ .......... ......... 141 Tạm ứng 1 153 Công cụ, dụng cụ 1 156 Hàng hóa 1
1561 Giá mua hàng hóa 2 156
1562 Chi phí thu mua hàng hóa 2 156
2111 TSCĐ hữu hình 2 211
21111 Nhà cửa 3 2111
21112 Máy móc thiết bị 3 2111
21113 Phương tiện vận tải 3 2111
........ .......... ........ .........
2113 TSCĐ Vơ hình 2 211
21131 Quyền sử dụng đất 3 2113
21132 Quyền phát hành 3 2113
............ ............ ......... ........
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp DV 1
5111 Doanh thu bán hàng hoá 2 511
5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 2 511
5118 Doanh thu khác 2 511
....... .............. ....... ...........
642 Chi phí quản lý kinh doanh 1
64211 Chi phí nhân viên 2 642
64212 Chi phí vật liệu 2 642
64213 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 2 642
64214 Chi phí xăng xe, sửa chữa xe 2 642
....... ......... ......... ........
64225 Thuế, phí, lãi vay ngân hàng 2 642
....... .......... ....... .......
Nguồn: Danh mục tài khoản của công ty
d) Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính
Hàng q, kế tốn viên phụ trách phần hành kế tốn tổng hợp của Cơng ty TNHH Dược Phẩm Đa Phúc phải tiến hành lập các Báo cáo tài chính theo đúng quy định mới nhất của Bộ Tài chính về chế độ lập và trình bày các Báo cáo tài chính bao gồm: Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và Thông tư 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014
➢Áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành tại Việt Nam, báo cáo tài chính của cơng ty Cơng ty TNHH Dược Phẩm Đa Phúc gồm:
- Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN
-Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN
➢Nơi gửi báo cáo tài chính: - Cơ quan Thuế;
- Cơ quan đăng ký kinh doanh
Ngoài ra, để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu quản lý tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của đơn vị, Cơng ty TNHH Dược Phẩm Đa Phúc còn sử dụng một số báo cáo khác để cung cấp đầy đủ và kịp thời các thơng tin cần thiết từ đó giúp q trình ra quyết định được chính xác và phù hợp.
2.1.4.4 Đặc điểm phần mềm kế toán MISA SMS.NET được sử dụng tại công ty
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Misa. Đây là phần mềm kế toán phổ
biến cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán như : mua hàng,bán hàng,thuế…
Đối với lĩnh vực Thương mại, dịch vụ: MISA SME.NET giúp doanh nghiệp theo dõi tốt các khoản doanh thu, chi phí, cơng nợ và tự động tính lợi nhuận theo từng phịng ban/ bộ phận, giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận
➢Màn hình giao diện chính của phần mềm :
Màn hình 1 Màn hình giao diện phần mềm MiSA
➢Quy trình xử lý nghiệp vụ:
Các phân hệ chính của phần mềm kế tốn máy bao gồm : - Kế toán quý - kế toán Ngân hàng - Kế toán bán hàng - Kế toán mua hàng - Kế toán kho - Kế toán tài sản cố định -Kế toán tiền lương - Kế tốn Thuế - Hợp đồng
➢ Trình tự kế tốn trên máy :
Trước khi áp dụng phần mềm kế tốn, kế tốn cơng ty tổ chức khai báo các tham số hệ thống phù hợp với tổ chức công tác kế tốn của cơng ty và tn thủ chế độ kế toán hiện hành, đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý một cách hợp lý, khoa học.
Cụ thể:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán.
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán sổ kế tốn được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
Việc kết hợp hình thức kế tốn Nhật ký chung và Hình thức kế tốn máy đã làm giảm khối lượng công việc kế tốn, giảm chi phí về cơng tác kế tốn kế tốn, cung cấp thơng tin kế toán kịp thời dưới dạng các sổ kế toán, báo cáo kế toán cho các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn.
Sơ đồ 9 Trình tự ghi sổ kế toán – Kế toán máy