2.2.1.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
a) Đặc điểm hàng hóa
Hàng hóa bán ra của công ty chủ yếu phục vụ con người nên chất lượng của hàng hóa có ảnh hưởng đến sức khỏe con người, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và trách nhiệm của cơng ty;
Hàng hóa của cơng ty ln đa dạng hóa với số lượng cao có nhiều sản phẩm và có chia ra thành các nhóm sản phẩm cụ thể
+ ) Nhóm sản phẩm chức năng : Đây là loại hàng hóa chủ yếu của doanh nghiệp như thực phẩm chức năng Đại Trà ATK, Viên Khớp ATK, thực phẩm chức năng Phúc Vị Đan, thực phẩm chức năng An Mạch Kiệt Tâm….
+) Nhóm sản phẩm là thuốc chữa bệnh ,nhóm này chia thành các nhóm nhỏ khác như : thuốc kháng sinh, thuốc ho, thuốc thần kinh- giảm đau tiêu hóa….
+) Nhóm sản phẩm là dụng cụ y tế : khẩu trang,kim tiêm,gang tay,bang bông khử trùng…
….
b) Quy trình bán hàng của cơng ty.
Dựa vào mơ hình kế tốn cũng như đặc điểm đặc trưng, Cơng ty TNHH Dược Phẩm Đa Phúc có 2 phương thức bán hàng cơ bản:
➢ Phương thức bán hàng trực tiếp: Giao hàng trực tiếp cho người mua
➢ Phương thức bán bn qua kho: Khi có khách hàng mua hàng hóa qua
kho thì trưởng phịng kinh doanh ký hợp đồng và lập giấy xuất hàng, sau đó kế tốn sẽ lập hóa đơn bán hàng và phiếu kho.Sau khi xác nhận khách hàng đã thực hiện các thủ tục thanh toán hợp pháp, nhân viên kho tiến hành giao hàng cho khách hàng kèm theo hóa đơn bán hàng ( hóa đơn GTGT) kèm với phiếu xuất kho.
c) Các phương thức thanh toán của công ty
Hiện nay công ty TNHH Dược Phẩm Đa Phúc chấp nhận cả 2 phương thức thanh toán là
➢ Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Khách hàng trước khi nhận
hàng tại kho của công ty tiến hành giao tiền hàng tại phịng kế tốn để thủ quỹ nhập quỹ tiền mặt.
+) Khách hàng có thể tiến hành chuyển khoản tiền hàng vào tài khoản ngân
hàng của công ty, sau khi có giấy báo của ngân hàng,kế tốn ghi sổ và báo cho thủ quỹ.
+) Khách hàng cịn có thể lựa chọn phương thức thanh toán chậm trả: tức
là đối tác đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán tiền cho cơng ty.Việc thanh tốn chậm trả có thể được thực hiện theo điều kiện tín dụng ưu đãi theo thỏa thuận.
d) Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ trong kế toán doanh thu bán hàng.
➢ Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho. - phiếu xuất kho.
-Biên bản kiểm kê hàng hóa.
-Hóa đơn GTGT, hóa đơn thơng thường.
➢ Quy trình ln chuyển chứng từ:
(1) Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng tại công ty sẽ gửi yêu cầu báo giá đến bộ phận kinh doanh của công ty (nếu là khách hàng mới), hai bên thỏa thuận đồng ý mua hàng.Khách hàng gửi đơn hàng mua đến phòng kinh doanh của công ty.
(2) P.Kinh doanh căn cứ trên đơn hàng mua lập đơn hàng bán, sau đó gửi về P.Kế toán và BP.Kho.
(3) BP.Kho căn cứ vào đơn hàng bán, tiến hành kiểm tra ( về chất lượng và cả số lượng hàng hóa trên đơn), sắp xếp hàng xuất, sau đó lập Phiếu xuất
(4) Sau khi xác nhận đã đủ chứng từ chứng nhận hàng đã được giao,đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.Kế toán bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng.
e) Tài khoản sử dụng và hoạch toán
➢ Tài khoản sử dụng : TK 511 ( ghi doanh thu hàng hóa)
➢ Bút tốn ghi sổ kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng
Nợ TK 111(thanh toán bằng tiền mặt) 112(thanh toán chuyển khoản) 131(Khách hàng nợ)…
Có TK 511 Có TK 3331
Ví dụ minh họa:
Ngày 12/3/2016, Công ty xuất bán cho Công ty cổ phần Dược Thiết bị y tế Hà Giang 1 lô hàng (chi tiết theo mục lục số 1).Giá trị toàn bộ lơ hàng là 15.324.541đ (chưa bao gồm thuế VAT).Thuế GTGT tính trên tồn bộ lơ hàng là 10%.Công ty CP Dược Y tế Hà Giang đã thanh toán chuyển khoản qua TK ngân hàng của cơng ty tại Ngân hàng Agribank.
Bút tốn ghi nhận doanh thu theo hóa đơn 01GTKT3/002 ngày 12 tháng 3 năm 2016.
Bút toán định khoản Nợ TK 112 16.865.995đ Có TK 511 15.324.541đ Có TK 3331 1.532.454đ
f) Sổ kế tốn và trình bày thơng tin trên báo cáo tài chính
➢ Sổ kế tốn
Kế tốn tiền hành ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa theo hình thức Nhật ký chung.Sổ toán sử dụng bao gồm : Sổ chi tiết doanh thu bán hàng,Nhật ký chung,Sổ cái TK 511
● Sổ cái TK 511
Hàng ngày căn cứ vào nghiệp vụ bán hàng để ghi vào sổ cái TK 511
➢Trình bày thơng tin trên Báo cáo tài chính
Doanh thu bán hàng được trình bày vào chỉ tiêu “Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ” trên B02 – Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Cuối năm,căn cứ vào lũy kế số phát sinh bên Có của TK 511 trên sổ cái tài khoản 511 để lập chỉ tiêu “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
2.2.1.1.2 Kế toán doanh thu bán hàng trong điều kiện kế toán máy
➢Quy trình ghi sổ Doanh thu bán hàng:
Sơ đồ 10 Quy trình ghi nhận doanh thu bán hàng
Diễn giải: Từ chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT, chứng từ thanh tốn (Phiếu
thu, Giấy báo có, sao kê ngân hàng,…) kế tốn xác định định khoản Nợ, Có. Sau đó, kế tốn nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Misa SMS 2012. Sau khi dữ liệu được nhập vào phần mềm kế toán, dữ liệu sẽ được phản ánh tự động và các sổ kế toán: Sổ nhật ký chung, sổ Cái tài khoản 511 và các sổ cái liên quan: Sổ cái TK 111, TK 112, TK131, và các sổ chi tiết TK 5111, sổ chi tiết liên quan khác.
➢Trình tự thực hiện:
(1) Từ màn hình hệ thống của Phần mềm chọn phân hệ bán hàng/ bán hàng/ thêm.
(2) Điền các thơng tin chung: Ngày hóa đơn, số hóa đơn, loại thanh toán, người thanh toán, khánh hàng, mã ngoại tệ, tỷ giá, vụ việc (nếu có), diễn giải.
(3) Trên thẻ “cập nhật chi tiết”: Điền mã kho, tên kho, Mã nguồn lực, tên nguồn lực, đơn vị, số lượng, giá và tiền.
(4) Cập nhật thuế GTGT: Điền thuế suất Thuế GTGT. Sau khi điền thuế suất Thuế GTGT, máy tính tự động tính tiền thuế GTGT.
(5) Trường hợp có chiết khấu thương mại kế tốn chọn thẻ cập nhật chiết khấu điền các thơng tin: tỷ lệ chiết khấu,...
(6) Nếu thu tiền ngay thì tích chọn ơ “Thu tiền ngay”
Theo ví dụ minh họa (mục 2.2.1.1.1): Ngày 12/3/2016, Công ty xuất bán
cho Công ty cổ phần Dược Thiết bị y tế Hà Giang 1 lô hàng (chi tiết theo mục lục số 1).Giá trị tồn bộ lơ hàng là 15.324.541đ (chưa bao gồm thuế VAT).Thuế GTGT tính trên tồn bộ lơ hàng là 10%.Cơng ty CP Dược Y tế Hà Giang đã thanh toán chuyển khoản qua TK ngân hàng của công ty tại Ngân hàng Agribank.
Trong điều kiện kế toán máy, Kế toán bán hàng căn cứ vào Giấy báo Có, Hóa đơn GTGT ghi tay nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Misa
Chọn mục “Bán hàng”
Chọn tiếp mục “Bán hàng thu tiền ngay” Chọn “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất” Nhập dữ liệu vào các ơ cịn trống:
Màn hình 3 Giao diện phần mềm kế toán misa mục bán hàng thu tiền ngay.
Tại màn hình nhập liệu, tiến hành:
- Nhập đối tượng.: Công ty cổ phần Dược Thiết bị y tế Hà Giang -Địa chỉ : 344 Nguyễn Trãi, Hà Giang, Việt Nam
-Nhập ngày tháng xuất hóa đơn trên ô ngày tháng : 12/3/2015 -Nhập mẫu số hóa đơn ký hiệu hóa đơn số hóa đơn
- Nhập mã nhân viên bán hàng Ông Bùi Xuân An - Nhập số lượng hàng xuất bán vào ô số lượng -Click sang mục giá vốn thuế để kiểm tra lại 10%
Lưu ý :
● Trên thẻ “ Thuế GTGT”
Điền thuế suất của mặt hàng tiêu thụ. Phần mềm sẽ tự động tính số tiền thuế GTGT.
● Trên thẻ “Cập nhật giá vốn”
Do cơng ty TNHH Dược Phẩm Đa Phúc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền từng lần nhập. Sau khi mỗi lần xuất có thể tính được giá vốn hàng bán sau mỗi lần xuất.
-Khi nhập liệu xong kiểm tra lại thông tin đã đúng, tiến hành lưu chứng từ.Click vào “cất” lúc này ta đã nhập liệu xong.
Màn hình 4 Màn hình nhập liệu kế tốn ghi nhận doanh thu
Chương trình sẽ tự động định khoản bút tốn : Nợ TK 112 16.865.995đ
Có TK 511 15.324.541đ Có TK 3331 1.532.454đ
Dữ liệu nhập vào máy sẽ được chuyển vào các sổ sách liên quan: Nhật ký chung, Sổ cái TK 511 (công ty không chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng bán được).
Xem in các sổ cái tài khoản liên quan đến doanh thu bán hàng: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 511, sổ chi tiết tài khoản 5111
➢ Xem sổ nhật ký chung:
Để xem sổ nhật ký chung ta thực hiện:
➢ Để xem sổ cái tài khoản
Từ màn hình chính của phần mềm chọn “Báo cáo/Sổ kế tốn/ sổ cái(dùng cho hình thức nhật ký chung).
Điền các thơng tin cần tìm như tên tài khoản, thời gian từ ngày, đến ngày. Chọn dạng thông tin cần xem.
➢ Để xem sổ chi tiết tài khoản
Ta làm như sau: Từ hệ thống/ báo cáo/ sổ kế tốn/ sổ chi tiết các tài khoản. Điền các thơng tinh cần thiết về tài khoản cần xem sổ sách, từ ngày… đến ngày. Để xem sổ chi tiết tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng, ta điền các thông tin.