Trình tự kế tốn doanh thu:
- Phịng kinh doanh sau khi thỏa thuận với khách hàng sẽ tiến hành
SV: Hồ Thị Kim Thoa
Lớp: CQ48/21.22
lập đơn đặt hàng. Tùy theo mức độ tin cậy và khối lượng đặt hàng, khách hàng sẽ phải đặt cọc tiền hàng theo các mức khác nhau (từ 10% đến 100% giá trị đơn hàng, tùy theo hợp đồng ký kết hay thỏa thuận lúc đặt hàng). Trong phân hệ nghiệp vụ “KT tiền mặt, tiền ngân hàng”, nếu khách hàng đặt cọc bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ nhận tiền và lập phiếu thu; nếu khách hàng chuyển tiền vào TK, thủ quỹ sẽ kiểm tra xem tiền đã “nổi” trên TK ngân hàng của cơng ty chưa để hạch tốn.
Sau khi đơn đặt hàng được kí duyệt, nhân viên kinh doanh xem xét hàng hóa trong kho, nếu thiếu thì liên hệ với nhà cung cấp, đặt mua khối lượng hàng hóa thích hợp. Sau khi hàng hóa được nhập kho, nhân viên kinh doanh lấy số liệu thực tế, thông báo cho khách hàng .
Căn cứ vào đơn đặt hàng và số lượng hàng sẽ chuyển đã xác nhận với bên mua, nhân viên kinh doanh viết phiếu đề nghị viết HĐ GTGT gửi lên phòng KT. KT căn cứ vào đó, tiến hàng viết HĐ GTGT gồm 3 liên như sau:
- Liên 1 (liên gốc): Lưu tại quyển HĐ gốc do phòng KT giữ để theo dõi. - Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ KT tại đơn vị mua.
- Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ KT.
Đồng thời, KT căn cứ vào HĐ, nhập dữ liệu vào phần mềm KT (phân hệ KT bán hàng), in phiếu xuất kho thành 3 liên:
- Liên 1: Giao cho kế toán kho (kế toán nội bộ) giữ. - Liên 2: Giao cho khách hàng hoặc người vận chuyển. - Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ KT.
Sau khi KT kí vào HĐ GTGT và phiếu xuất kho, nhân viên kinh doanh chuyển chứng từ trên xuống kho. Kế toán kho kiểm tra chứng từ kí nhận và làm thủ tục xuất kho. Sau đó, phịng KT và phòng kinh doanh tổ chức dùng xe to hoặc nhỏ để chuyển hàng từ kho đến cho khách hàng hoặc thông báo cho khách hàng đến kho để nhận hàng. Sau khi nhận hàng, khách
SV: Hồ Thị Kim Thoa
Lớp: CQ48/21.22
hàng kí nhận vào HĐ bán hàng và nhận liên 2 của HĐ.
Hình 2. 5: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng
SV: Hồ Thị Kim Thoa
Lớp: CQ48/21.22
SV: Hồ Thị Kim Thoa
Lớp: CQ48/21.22
Quy trình nhập hóa đơn GTGT vào máy thực hiện như sau:
Từ màn hình destop, click chuột vào biểu tượng phần mềm KT SAS. Sau khi đăng nhập, xuất hiện giao diện phần mềm KT SAS, KT vào phân hệ nghiệp vụ “Kế tốn bán hàng” sau đó vào mục “Cập nhật số liệu” sau đó sẽ xuất hiện màn hình “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” với các dữ liệu đã nhập trước đó, kế tốn chọn Mới để giao diện Hóa đơn bán hàng hiện lên để nhập liệu.
Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có các thơng tin sau:
Phần thơng tin chung về chứng từ:
- Mã khách: là mã của khách hàng, khi nhập mã khách thì tên khách hàng tự hiện lên.
- Địa chỉ và mã số thuế (MST): tự động hiện lên khi nhập mã khách Ví dụ: Nhập mã KH058, tên khách hàng hiện lên là CTY CP Dược phẩm n Thủy. Sau đó ấn Enter thì máy tự động cập nhật địa chỉ công ty là: Khu 11, Thị Trấn Hàng Trạm, huyện Yên Thủy, Tỉnh Hịa Bình và MST 5400223345.
-Diễn giải: thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ hoặc cho chứng từ. Ví dụ: Ở nghiệp vụ trên thì phần diễn giải là “xuất bán”
-Mã nx(tk Nợ): Nhập mã tài khoản nợ đối với nghiệp vụ bán hàng xảy ra. Nếu khách hàng thanh tốn bằng tiền mặt thì ghi TK 111; nếu khách hàng thanh tốn bằng séc thì ghi TK 112; nếu khách hàng mua chịu thì ghi TK 131.
Ví dụ: Do khách hàng mua chịu nên kế toán nhập TK 131
- Bộ phận kinh doanh: có thể nhập hoặc khơng khi nhập vào phần mềm. - Nhóm hàng: tên nhóm hàng sẽ được ghi trên bảng kê hóa đơn GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra (có thể nhập hoặc khơng).
- Số hóa đơn: kế tốn nhập số hóa đơn GTGT vào máy. Ví dụ: ở nghiệp vụ này là 000062
SV: Hồ Thị Kim Thoa
Lớp: CQ48/21.22
- Số seri: kế toán nhập vào
Ví dụ: ở nghiệp vụ này là MV/13P
- Ngày hạch tốn: kế tốn nhập ngày hạch tốn vào. Ví dụ: ngày 31/12/2013
- Tỷ giá: kế toán nhập tỷ giá vào nếu là nghiệp vụ bán hàng nội địa thì tỷ giá nhập là 1, máy sẽ hiện lên là 1.00
Phần chi tiết các mặt hàng:
- Mã hàng: kế tốn ghi vào ơ này mã hàng mà công ty nhập về.
- Tên hàng: Khi nhập mã hàng ấn Enter thì máy tự động cập nhật tên hàng. Ví dụ: Khi nhập mã hàng là T116 thì máy hiện lên ở ơ tên hàng là Injectam-s
- Đvt: khi tên hàng xuất hiện xong ấn Enter thì máy tự động cập nhật Đvt. Ví dụ: ở nghiệp vụ trên là ống
- Mã kho: kế toán nhập mã kho (nếu có).
- Số lượng: kế tốn nhập số lượng thuốc thực xuất ghi trên hóa đơn vào máy.
Ví dụ: ở nghiệp vụ này công ty xuất bán 6000 - Giá bán: kế tốn ghi vào.
Ví dụ: ở nghiệp vụ này giá là 12 179,04
- Thành tiền: ấn Enter thì con trỏ nhảy sang cột thành tiền, lúc này máy sẽ hiện lên số tiền, việc tính thành tiền máy sẽ tự động tính.
Ví dụ: cột thành tiền hiện lên là: 73 074 240
- Mục tài khoản doanh thu: kế toán sẽ ghi tên tài khoản sẽ ghi có theo định khoản.
Ví dụ: nhập 5111 máy sẽ hiểu là ghi có TK 5111
- Mục tài khoản hàng tồn kho: kế toán sẽ ghi tên tài khoản sẽ ghi có theo định khoản .
Ví dụ: nhập 156 máy sẽ tự hiểu là ghi có TK 156
SV: Hồ Thị Kim Thoa
Lớp: CQ48/21.22
- Mục tài khoản giá vốn: kế toán sẽ ghi tên tài khoản sẽ ghi nợ theo định khoản.
Ví dụ: nhập 632 máy sẽ tự hiểu là ghi nợ TK 632
- Tài khoản chiết khấu: nhập tên tài khoản (nếu có chiết khấu bán hàng)
Phần nhập thuế và tính tổng của hóa đơn
- Số lượng: máy tự cập nhật số lượng xuất bán đã nhập ở trên. Ví dụ: cập nhật là 6000
- Tiền vốn: số tiền tự động cập nhật nếu cài trước.
- Tiền hàng: máy tự động hiện tiền hàng như đã tính ở cột thành tiền. - Mã thuế suất GTGT: kế toán nhập mã thuế vào. Nếu mã thuế là 5 thì máy sẽ hiện lên bên cạnh là 5.00%
Ví dụ: thuế của thuốc xuất bán là 5%, kế tốn nhập 5 thì bên cạnh mục mã thuế hiện lên là 5.00%
- Tk thuế: kế toán thực hiện định khoản và nhập vào máy phần trước dấu “/” kế toán ghi tài khoản nợ 1331; phần sau dấu “/” kế toán ghi tài khoản có 33311
- Tiền thuế: sau khi nhập xong tên tài khoản thuế ấn Enter thì con trỏ nhảy sang mục tiền thuế. Máy tự động hiện số tiền thuế.
Ví dụ: Số tiền thuế hiện lên là 3 653 712 (73 074 240 ×5%)
- Tổng thanh tốn (Tổng TT): ấn phím Enter thì số tiền ở mục Tổng TT sẽ tự động hiện lên.
Ví dụ: Tổng TT trong trường hợp này hiện lên là: 76 727 952
Sau khi nhập dữ liệu như trên, ta được màn hình nhập liệu Hình 2.5: Màn hình nhập liệu “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”- bán hàng chưa thu tiền).
Sau đó chọn “Lưu”
SV: Hồ Thị Kim Thoa
Lớp: CQ48/21.22
Hình 2. 6: Màn hình nhập liệu “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”
Nếu muốn chỉnh sửa chọn “Sửa” Nếu muốn in thì chọn “In ctừ”