Để xác định kết quả kinh doanh của DN một cách chính xác, trước hết kế tốn cần phải xác định đúng đắn trị giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán bao gồm trị giá vốn hàng xuất bán, chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN).
1.2.3.1. Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất bán
Trị giá vốn của hàng xuất bán được tính qua ba bước:
TK 111,112,131 TK 511 TK 333 TK 641 TK 632 TK 156 (1a)Phản ánh các khoản CKTM GGHB,HBBTL ps trong kỳ (3) K/c các khoản CKTM GGHB,HBBTL để xác định DTT TK 521,531,532 (1b) Thuế GTGT (nếu có)
(2) Chi phí liên quan đến HBBTL
Đồng thời phản ánh Giá vốn HBBTL ( KKTX) Giá vốn HBBTL TK 911 (4)k/c DTT xác định KQBH
* Bước 1: Tính trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất bán.
Hàng hóa trong các DN có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.
+ Đánh giá theo trị giá vốn thực tế:
Theo cách đánh giá này, khi nhập kho hàng hóa, kế tốn ghi theo trị giá mua thực tế từng lần nhập hàng, số tiền chi phí cho q trình mua hàng được hạch toán riêng để cuối kỳ phân bổ cho hàng xuất kho nhằm xác định trị giá vốn hàng xuất kho. Do mỗi lần nhập hàng từ một nguồn khác nhau, có giá mua khác nhau nên khi xuất kho để bán, kế tốn phải tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho theo phương pháp đã đăng ký áp dụng. Phương pháp này được trình bày trên thuyết minh Báo cáo tài chính và được sử dụng trong nhiều kỳ kế toán.
Theo chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho, tính trị giá hàng hóa xuất kho được thực hiện theo một trong các phương pháp sau đây:
Phương pháp tính theo giá đích danh:
Theo phương pháp này, DN phải quản lý hàng hóa theo từng lơ hàng, khi xuất lơ hàng nào thì lấy giá thực tế của lơ hàng đó.
Phương pháp bình qn gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ: Theo phương pháp này, kế tốn phải tính đơn giá bình qn gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc ở thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng hàng hóa xuất kho nhân với đơn giá bình qn đã tính.
Phương pháp nhập trước xuất trước:
Theo phương pháp này, giả thiết số hàng hóa nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó làm giá của hàng hóa xuất kho.
Theo phương pháp này, giả thiết số hàng hóa nào sau trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó làm giá của hàng hóa xuất kho.
+ Đánh giá theo giá hạch tốn (hệ số):
Đối với các DN mua hàng hóa thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại thì có thể sử dụng giá hạch tốn để đánh giá hàng hóa. Giá hạch tốn là giá ổn định do DN tự xây dựng phục vụ cho cơng tác hạch tốn chi tiết hàng hóa. Giá này khơng có tác dụng giao dịch với bên ngồi. Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được sử dụng theo giá hạch tốn, cuối kỳ phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế tốn tổng hợp.
Để tính được giá thực tế, trước hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch tốn của hàng hóa ln chuyển trong kỳ (H) theo cơng thức sau:
Sau đó, tính trị giá của vật tư xuất trong kỳ theo công thức:
* Bước 2: Tính chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ:
Để tính được trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, kế toán cần phải phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng đã bán theo công thức:
H =
Trị giá thực tế của hàng hóa cịn tồn đầu kỳ +
Trị giá thực tế của hàng hóa nhập trong kỳ Trị giá hạch tốn của
hàng hóa cịn đầu kỳ +
Trị giá hạch tốn của hàng hóa nhập trong kỳ
Giá trị thực tế của hàng hóa xuất trong kỳ =
Trị giá hạch tốn của hàng hóa xuất trong kỳ
* Bước 3: Tính trị giá vốn hàng hóa xuất bán:
Trên cơ sở trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho và chi phí mua hàng xuất kho đã phân bổ, kế tốn tổng hợp lại để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo cơng thức sau:
1.2.3.2. Kế tốn giá vốn hàng bán
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, ngày nay các DNTM đang ra sức nỗ lực tìm kiếm các biện pháp khác nhau nhằm gia tăng doanh số, nâng cao lợi nhuận như: đa dạng hóa mặt hàng, mở rộng mạng lưới tiêu thụ, đổi mới các chính sách Marketing hay vận dụng linh hoạt nhiều phương thức bán hàng… Mặc dù có nhiều sự thay đổi mới về hoạt động tiêu thụ nhưng nhìn chung, tổ chức cơng tác kế tốn mà cụ thể là kế toán giá vốn hàng bán cơ bản vẫn khơng thay đổi, nó chỉ phụ thuộc vào sự lựa chọn phương pháp hạch toán hàng tồn kho của DN là Kê khai thường xuyên (KKTX) hay là Kiểm kê định kỳ (KKĐK).
Chi phí phân bổ cho hàng xuất
kho =
Chi phí mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ +
Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Trị giá mua của hàng
tồn đầu kỳ +
Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ x Trị giá mua của hàng xuât bán trong kỳ Trị giá vốn hàng hóa xuất bán =
Trị giá mua hàng hóa
xuất bán +
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa xuất bán
Đối với DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX:
Phương pháp KKTX là việc nhập xuất vật tư, hàng hóa được thực hiện thường xuyên, liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào tài khoản.
* Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 - VT )
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu số 02- BH)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nôi bộ (Mẫu số 02-BH)
* Tài khoản sử dụng: - TK 156 – Hàng hóa
- TK 157 – Hàng gửi đi bán - TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Các TK liên quan như TK 331, 111, 112…
Sơ đồ 1/05
Đối với DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK:
Phương pháp KKĐK không phản ánh thường xun, liên tục tình hình nhập, xuất hàng hóa ở tài khoản hàng hóa.Tài khoản này chỉ phản ánh trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Việc nhập, xuất hàng hóa hàng ngày được phản ánh ở TK 611 – Mua hàng. Cuối kỳ, kiểm kê hàng hóa, sủ dụng phương pháp cân đối để tính trị giá hàng hóa xuất kho theo cơng thức:
TK 156 TK 157 TK 632 TK 911
(1a) Giá vốn thực tế hàng xuất kho gửi bán
(2)Kết chuyểnGV thực tế hàng gửi bán (4) Kết chuyển GV hàng bán để xác định kết quả (1b) GV hàng mua về gửi bán thẳng (1c) Giá vốn thực tế hàng giao bán
(3) Trị giá vốn thực tế hàng trả lại nhập kho
* Tài khoản sử dụng: - TK 156 : Hàng hóa
- TK 157 : Hàng gửi đi bán - TK 611 : Mua hàng
- TK 632 : Giá vốn hàng bán
- Các TK liên quan khác như: TK 331,111,112… * Trình tự kế tốn các nghiệp vụ chủ yếu:
Trị giá hàng hóa
xuất kho = Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ +
Trị giá hàng hóa
Sơ đồ 1/06
1.2.4. Kế tốn chi phí bán hàng
1.2.4.1. Nội dung chi phí bán hàng
TK 156,151
TK 611 TK 632 TK 911
TK 331,111,112
TK 133 (1) Kết chuyển trị giá vốn
HH tồn kho, gửi bán đầu kỳ
(3) Trị giá vốn hàng
bán trong kỳ
(2) Trị GV hàng mua trong kỳ
Thuế GTGT đầu vào
được khấu trừ
(4) Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn cuối kỳ
Để thực hiện được quá trình bán hàng, DN phải bỏ ra nhiều khoản chi phí có liên quan như: Chi phí bốc xếp, vận chuyển, chi phí đóng gói, chi phí th nhân viên, cửa hàng… gọi chung là chi phí bán hàng (CPBH).
CPBH là tồn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến q trình bán hàng.
* Chi phí bán hàng trong kinh doanh nội thương gồm các khoản sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vận chuyển đi tiêu thụ và các khoản trích theo lương (khoản trích BHXH, BHYT,BHTN,KPCĐ)
- Chi phí vật liệu, bao bì dùng trong bán hàng: Là các khoản chi phí về vật liệu, bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hóa, vật liệu dùng sửa chữa TSCĐ dùng trong quá trình bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm, hàng hóa. - Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho bán hàng: Là chi phí về cơng cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính tốn, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Chi phí khấu hao TSCĐ: Để phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ. - Chi phí bảo hành sản phẩm: Là khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa trong thời gian bảo hành.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi phục vụ cho bán hàng: Là các khoản chi phí dịch vụ mua ngồi phục vụ cho q trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ như: CP thuê tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc dỡ vận chuyển, tiền hoa hồng đại lý…
- Chi phí bằng tiền khác phục vụ cho q trình bán hàng: Là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch
vụ nằm ngồi các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hàng hóa…
Ngồi ra, tùy hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành, từng đơn vị mà tài khoản 641- Chi phí bán hàng có thể có thêm một số nội dung chi phí.
* Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, chi phí bán hàng gồm:
- Chi phí bán hàng trong nước: Là những khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho việc bán hàng hóa ở trong nước và các khoản chi phí phục vụ trực tiếp cho nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa nhưng phát sinh ở trong nước cũng bao gồm các khoản mục chi phí giống kinh doanh nội thương.
- Chi phí bán hàng ngồi nước: Là những khoản chi phí phục vụ cho việc xuất khẩu hàng hóa nhưng phát sinh ngồi địa phận nước ta, bao gồm:
Chi phí vận chuyển: Là những chi phí phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa bán ở nước ngồi.
Chi phí bảo hiểm: Là chi phí về mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu.
1.2.4.2. Tài khoản sử dụng
Kế tốn sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng để tập hợp và kết chuyển CPBH thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
Kết cấu:
TK 641
- Các khoản ghi giảm CPBH phát sinh trong kỳ.
- Kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. - Tập hợp CPBH thực tế phát sinh
TK 641 khơng có số dư cuối kỳ TK 641 có 7 tài khoản cấp 2:
TK 6411: Chi phí nhân viên.
TK 6412: Chi phí vật liệu.
TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ.
TK 6415: Chi phí bảo hành.
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngồi.
TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.
1.2.4.3. Trình tự kế tốn
TK 334
Tiền lương của nhân viên bán hàng TK 338 Trích BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN Chi phí vật liệu, cơng cụ dụng cụ
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Phân bổ dần CP trả trước Trích trước CP SCLTSCĐ
Các khoản dự phòng trợ cấp mất việc làm, bảo hành
Chi phí dịch vụ mua ngồi CP bằng tiền khác khác
TK 133
Thuế GTGT
Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
TK 911
Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng xác định kết quả TK 214 TK 641 TK 111,152,1388 TK 352 Hoàn nhập dự phịng (nếu có) TK111,112,331… … TK 152,153(611) TK 142,242,335 TK 351,352
1.2.5. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
1.2.5.1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý DN (CPQLDN) là tồn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung tồn DN.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các yếu tố sau:
- Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phịng ban của doanh nghiệp và khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn.
- Chi phí vật liệu quản lý: trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa tài sản cố định…dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phịng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phịng dùng cho cơng tác quản lý chung của doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao của những tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn…
- Thuế, phí, lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế mơn bài…và các khoản phí, lệ phí giao thơng, cầu phà…
- Chi phí dự phịng: Khoản trích lập dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngồi phục vụ chung toàn doanh nghiệp như: tiền điện, nước, thuê sửa chữa tài sản cố định, tiền mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật…
- Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí khác bằng tiền ngồi các khoản đã kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi cơng tác phí, chi đào tạo cán bộ…
1.2.5.2. Tài khoản sử dụng
Kế tốn sử dụng tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác có liên quan đến hoạt động chung của tồn DN.
Kết cấu:
TK 642
TK 642 khơng có số dư cuối kỳ. TK 642 có 8 TK cấp 2:
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý.
TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý.
- Các khoản ghi giảm CPQLDN. - Hoàn nhập số chênh lệch dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả.
- Kết chuyển CPQLDN để xác định kết quả kinh doanh.
- Các khoản CPQLDN thực tế phát sinh trong kỳ.
- Trích lập và trích lập thêm khoản dự phịng phải thu khó địi, dự phòng phải trả.
TK 6424: Chi phí khâu hao TSCĐ.
TK 6425: Thuế, phí và lệ phí.
TK 6426: Chi phí dự phịng.
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngồi.
TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
1.2.5.3. Trình tự kế tốn
TK 334,338
Tiền lương và các khoản trích theo lương
TK 152,153
Chi phí vật liệu, CCDC
TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ
Phân bổ dần chi phí trả trước Trích trước CP SCL TSCĐ TK 352 Trích lập dự phịng phải trả TK 139 Trích lập dự phịng phải thu khó địi
Các khoản ghi giảm CPQLDN
TK 139
Hồn nhập số chênh lệch dự phịng nợ phải thu khó địi
TK 911 Cuối kỳ kết chuyển CPQLDN xác định kết quả bán hàng TK 641 TK 111,152,138 CP dịch vụ mua ngoài CP bằng tiền khác TK 133 Thuế GTGT TK 352 Hồn nhập dự phịng phải trả TK 142,242,335 TK 111,112,331…
Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần về bán