1.2.5.1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý DN (CPQLDN) là tồn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung tồn DN.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các yếu tố sau:
- Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phịng ban của doanh nghiệp và khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn.
- Chi phí vật liệu quản lý: trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lý của ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa tài sản cố định…dùng chung của doanh nghiệp. - Chi phí đồ dùng văn phịng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phịng dùng cho cơng tác quản lý chung của doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Khấu hao của những tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn…
- Thuế, phí, lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài…và các khoản phí, lệ phí giao thơng, cầu phà…
- Chi phí dự phịng: Khoản trích lập dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngồi phục vụ chung tồn doanh nghiệp như: tiền điện, nước, thuê sửa chữa tài sản cố định, tiền mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật…
- Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí khác bằng tiền ngồi các khoản đã kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi cơng tác phí, chi đào tạo cán bộ…
1.2.5.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác có liên quan đến hoạt động chung của toàn DN.
Kết cấu:
TK 642
TK 642 khơng có số dư cuối kỳ. TK 642 có 8 TK cấp 2:
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý.
TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý.
- Các khoản ghi giảm CPQLDN. - Hoàn nhập số chênh lệch dự phịng phải thu khó địi, dự phịng phải trả.
- Kết chuyển CPQLDN để xác định kết quả kinh doanh.
- Các khoản CPQLDN thực tế phát sinh trong kỳ.
- Trích lập và trích lập thêm khoản dự phòng phải thu khó địi, dự phịng phải trả.
TK 6424: Chi phí khâu hao TSCĐ.
TK 6425: Thuế, phí và lệ phí.
TK 6426: Chi phí dự phịng.
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngồi.
TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
1.2.5.3. Trình tự kế tốn
TK 334,338
Tiền lương và các khoản trích theo lương
TK 152,153
Chi phí vật liệu, CCDC
TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ
Phân bổ dần chi phí trả trước Trích trước CP SCL TSCĐ TK 352 Trích lập dự phịng phải trả TK 139 Trích lập dự phịng phải thu khó địi
Các khoản ghi giảm CPQLDN
TK 139
Hoàn nhập số chênh lệch dự phịng nợ phải thu khó địi
TK 911 Cuối kỳ kết chuyển CPQLDN xác định kết quả bán hàng TK 641 TK 111,152,138 CP dịch vụ mua ngoài CP bằng tiền khác TK 133 Thuế GTGT TK 352 Hồn nhập dự phịng phải trả TK 142,242,335 TK 111,112,331…
Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần về bán hàng _ Trị giá vốn hàng xuất bán _ CPBH và CPQLDN _ Chi phí thuế TNDN ( tính cho hoạt động bán hàng) 1.2.6. Kế tốn xác định kết quả bán hàng
1.2.6.1. Nội dung và sự cần thiết của xác định kết quả bán hàng
Mục tiêu chung của hầu hết các DN là tối đa hóa lợi nhuận, muốn vậy, việc theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh là vấn đề cần thiết và tất yếu của các nhà quản trị. Kết quả hoạt động kinh doanh là chỉ tiêu quan trọng phản ánh hiệu quả hoạt động của DN, hiệu quả quản lý của các nhà quản trị. Nó là nền tảng để từ đó DN đưa ra những quyết định về gia tăng hay thu hẹp quy mô, đổi mới hay giữ nguyên kết cấu sản phẩm, có nên đa dạng hóa phương thức thanh tốn và quảng bá DN hay không…
Kết quả hoạt động kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Đối với DNTM thì kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu là kết quả bán hàng – đây là kết quả cuối cùng sau một quá trình hoạt động của DN, được xác định như sau:
Kết quả bán hàng của DN có thể được biểu hiện qua hai chỉ tiêu:
Lợi nhuận gộp về bán hàng =
Doanh thu thuần về bán hàng bán hàng
_ Trị giá vốn hàng xuất bán Lợi nhuận thuần
về bán hàng = Lợi nhuận gộp về bán hàng _ Chi phí BH và chi phí QLDN _ Chi phí thuế TNDN (tính cho hoạt động bán hàng)
Việc xác định kết quả bán hàng một cách hợp lý và đúng đắn là hết sức
quan trọng trong công tác lập kế hoạch tiêu thụ cho các kỳ tiếp theo, từ đó nâng cao doanh số, gia tăng lợi nhuận, giúp DN phát triển ngày một bền vững và lớn mạnh trên thương trường.
1.2.6.2. Phương pháp kế toán kết quả bán hàng
* Chứng từ sử dụng:
-Hóa đơn GTGT. - Hóa đơn bán hàng.
- Phiếu thu, phiếu chi. - Giấy báo nợ, báo có của Ngân Hàng. - Biên lai thu thuế…
*Tài khoản sử dụng:
-TK 911: Xác định kết quả kinh doanh.
Nội dung: TK này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong các DN.
Kết cấu:
TK 911
TK 911 khơng có số dư cuối kỳ
- DTT về bán hàng.
- Kết chuyển số lỗ từ hoạt động kinh doanh trong kỳ.
- Trị giá vốn của hàng đã bán trong kỳ.
- Chi phí thuế TNDN.
- CPBH,CPQLDN tính cho hàng tiêu thụ trong kỳ.
- Kết chuyển số lãi từ hoạt động kinh doanh trong kỳ.
-TK 821: Chi phí thuế TNDN: TK này dùng để phản ánh chi phí thuế TNDN của DN bao gồm chi phí thuế TNDN hiện hành và chi phí thuế TNDN hỗn lại làm căn cứ để xác định kết quả bán hàng trong năm tài chính hiện hành.
TK 821 có 2 TK cấp 2:
TK 8211: Chi phí thuế TNDN hiện hành.
TK 8212: Chi phí thuế TNDN hỗn lại.
-TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối: TK này dùng để phản ánh kết quả bán
hàng, tình hình phân phối, xử lý kết quả bán hàng của DNTM. TK 421 có 2 TK cấp 2:
TK 4211: Lợi nhuận chưa phân phối năm trước.
TK 4212: Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
* Trình tự kế tốn
1.2.7. Hệ thống sổ kế toán sử dụng
Tùy thuộc vào hình thức kế tốn doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được phản ánh trên các sổ kế toán khác nhau.
+ Nếu DN áp dụng hình thức “ Nhật ký chứng từ’’: Bao gồm các sổ:
- Sổ nhật ký chứng từ số 8: Dùng để tập hợp số phát sinh bên Có của các TK 511, 531, 532, 521,632,131 .Sổ này ghi chép vào cuối tháng, căn cứ vào bảng kê số 1,2,8,10,11 để ghi sổ. TK 641 TK 642 TK 911 TK 511,512 TK 821 TK 421 TK 421 Cuối kỳ kết chuyển GVHB Cuối kỳ kết chuyển CPBH Cuối kỳ kết chuyển CPQLDN
Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ Cuối kỳ kết chuyển DTT
Cuối kỳ kết chuyển CPTTNDN hiện hành
- Bảng kê số 1(phản ánh TK 111) ,bảng kê số 2 (phản ánh TK 112), bảng kê số 10 (phản ánh TK 157) , bảng kê số 11 (phản ánh TK 131)…
- Sổ cái, sổ chi tiết các TK: 511,632,156,…
+Nếu DN áp dụng hình thức kế tốn “ Nhật ký chung’’: Bao gồm các
sổ:
- Sổ nhật ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền.
- Sổ Nhât ký thu tiền: Dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở DN bao gồm tiền mặt và tiền gửi NH.
- Sổ chi tiết, sổ cái các TK : 511,512,521,531,532,632,156,…
- Sổ chi tiết thanh toán người mua: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình cơng nợ và thanh tốn cơng nợ phải thu ở người mua.
+ Nếu DN áp dụng hình thức “Nhật ký sổ cái”: Bao gồm các sổ:
- Sổ Nhật ký sổ cái
- Sổ chi tiết, sổ cái các TK 156,131,511,641,642…
+ Nếu DN áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ”: Bao gồm các sổ:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ chi tiết, sổ cái các TK 156,131,511,641,642…
Những vấn đề trình bày trên đây chỉ là lý luận chung theo quy định. Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp cần phải xem xét điều kiện cụ thể của mình mà lựa chọn các hình thức, phương pháp kế tốn thích hợp để đảm bảo phản ánh tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở DN mình một cách trung thực và hiệu quả nhất, từ đó phát huy được vai trị của hạch tốn kế tốn trong quá trình kinh doanh ở DN.
1.2.8. Kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ápdụng kế tốn máy dụng kế tốn máy
Ngày nay, khoa học cơng nghệ đã phát triển vượt lên tầm nhìn của thế kỷ, thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - văn hóa – xã hội của quốc gia. Với cơng nghệ tự động hóa trong xử lý dữ liệu đã hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý kinh tế của doanh nghiệp. Đó là tiền đề cho phép ứng dụng phần mềm kế toán vào cơng tác tổ chức kế tốn của doanh nghiệp.
Xuất phát từ thực tế đó, việc nghiên cứu cách thức tổ chức cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng kế toán máy là rất cần thiết để có thể kiểm tra, giám sát và cung cấp thơng tin kinh tế tài chính cho việc ra quyết định kinh doanh tối ưu của các doanh nghiệp.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào trước khi đưa một phần mềm vào sử dụng trước hết doanh nghiệp đó phải tiến hành tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy, tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn, lựa chọn và vận dụng hình thức kế tốn…
1.2.8.1. Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Đây là công việc được thực hiện khi bắt đầu đưa phần mềm kế toán vào sử dụng và có thể sửa đổi bổ sung trong suốt q trình làm việc.
Mã hoá là cách thức thể hiện việc phân loại gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Mã hoá các đối tượng quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm nhanh chóng khơng nhầm lẫn các đối tượng trong q trình xử lý thơng tin tự
động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần phải tổ chức mã hóa các đối tượng sau:
* Danh mục tài khoản. * Danh mục chứng từ.
* Danh mục sản phẩm, hàng hoá. * Danh mục kho.
* Danh mục khách hàng. * …………….
1.2.8.2. Khái qt quy trình thực hiện cơng việc.
* Các thao tác hàng ngày
- Khởi động chương trình: - Nhập các dữ liệu phát sinh:
+ Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ: thực hiện nhập dữ liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng.
+ In các phiếu kế toán Nhập, Xuất, Thu, Chi nếu cần. + Tìm kiếm dữ liệu, kiểm tra, điều chỉnh, sửa, huỷ dữ liệu.
* Các thao tác cuối kì (xử lí tự động)
- Tính khấu hao và trích khấu hao TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng. - Xử lí lương và các khoản trích theo lương của cơng nhân, nhân viên. - Tính lại giá vốn hàng xuất bán (nếu cần).
- Tự động kết chuyển các bút toán tự động đã đặt sẵn như kết chuyển doanh thu thuần, kết chuyển giá vốn, chi phí… sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
- Kết xuất và lưu trữ dữ liệu:
+ Lập và in các sổ sách, báo cáo để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu. + Khoá sổ, chuyển kỳ kế tốn.
+ Sao, lưu dữ liệu phịng sự cố phần cứng: trực tiếp trên các file dữ liệu hoặc ra các file khác lưu trên PC hoặc copy ra đĩa mềm...các dữ liệu kế toán.
* Hệ thống sổ sách kế tốn. - Hình thức kế tốn Nhật ký chung. - Hình thức kế tốn Nhật ký sổ cái. - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ. * Hệ thống báo cáo.
- Báo cáo tài chính
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp. + Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính. - Báo cáo quản trị:
Các phần mềm kế toán cung cấp khá chi tiết và đầy đủ các báo cáo quản
+ Tình hình thực hiện kế hoạch.
+ Các báo cáo thuộc các phần hành như báo cáo tiền mặt, tiền gửi, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo TSCĐ, báo cáo bán hàng …
- Báo cáo thuế:
+ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (bán ra). + Tờ khai thuế GTGT.
+ Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
Để phần mềm cung cấp một cách chính xác các báo cáo trên địi hỏi kế toán phải tuân thủ việc nhập liệu theo đúng thiết kế của phần mềm.
1.2.8.3. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện áp dụng kế toán máy
*Kế toán Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
+ Xử lý nghiệp vụ:
- Phân loại chứng từ: Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho…
- Định khoản: Kế toán Doanh thu thường liên quan đến nhiều tài khoản, do đó, xử lý nghiệp vụ trên máy cũng rất phức tạp như: Định khoản 1 nợ, 1 có; Định khoản 1 nợ, nhiều có; Định khoản 1 có, nhiều nợ; Định khoản nhiều có, nhiều nợ. Tùy mỗi phần mềm riêng biệt mà cách thức thực hiện các định khoản cũng khác nhau:
+. Ngầm định theo nguyên tắc đặt sẵn.
Việc nhập các nghiệp vụ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại… thì cần chọn chứng từ nhập liệu phù hợp, việc nhập liệu cũng tương tự và tuân theo một quy trình nhất định.
* Kế tốn CPBH và CPQLDN
+ Xử lý nghiệp vụ: Kế tốn thực hiện trình tự kế tốn như đối với các chi phí
khác, phân loại chứng từ, định khoản, xử lý các bút toán trùng lặp, sử dụng phương pháp mã số CPBH, CPQLDN trùng với các mã của danh mục chứng từ, hàng hóa, danh mục TSCĐ…
+ Nhập liệu: Việc khai báo và nhập dữ liệu một lần thường liên quan đến nhiều danh mục, đối tượng chi phí, danh sách kho, danh sách bộ phận…
Màn hình nhập liệu: Đối với CPBH và CPQLDN thì liên quan đến rất nhiều màn hình nhập liệu với các nội dung tương ứng, mỗi màn hình phản ánh hững nghiệp vụ kinh tế khác nhau liên quan đên CPBH, CPQLDN. Do vậy, người sử dụng phải lựa chọn màn hình nhập liệu cho phù hợp.
+ Xử lý dữ liệu, xem, in sổ, sách báo cáo: Các sổ, sách báo cáo có liên quan như sổ chi tiết chi phí, sổ tập hợp chi phí bán hàng, CPQLDN, bảng phân bổ