2.2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
2.2.2.1. Kế toán Doanh thu bán hàng
+ Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn GTGT ( GTGT mẫu 01- GTKT- 03LL)
- Phiếu thu hoặc giấy báo Có của Ngân hàng. + Tài khoản sử dụng:
- TK 5111: Doanh thu bán hàng.
Tài khoản này được mở chi tiết theo bộ phận kinh doanh TK 51111: DTBH của bộ phận kinh doanh 1
TK 51112 : DTBN của bộ phận kinh doanh 2 - TK 1311: Phải thu khách hàng trong nước Tài khoản này mở chi tiết theo từng khách hàng - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
TK 333111: Thuế GTGT đầu ra bộ phận kinh doanh 1. TK 333112: Thuế GTGT đầu ra bộ phận kinh doanh 2. + Sổ kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết và các sổ cái TK 511,131,333
- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
- Liên 1: Màu tím : Lưu tại gốc. - Liên 2: Màu đỏ: Giao khách hàng.
- Liên 3: Màu xanh : giao kế toán ghi sổ và làm chứng từ thanh tốn
Trình tự kế tốn diễn ra như sau:
Từ hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kế toán bán hàng tiến hành nhập liệu vào máy, số liệu sẽ tự động chuyển qua chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái liên quan. Liên quan đến Doanh thu bán hàng là sổ chi tiết và sổ cái TK 511.
Như đã nói ở phần cơ cấu tổ chức của công ty TNHH sản xuất và thương mại ONC, cơng ty có 5 phịng ban chính là: Phịng kinh doanh, Phịng hành chính nhân sự, Phịng Tài chính kế tốn, Phịng kỹ thuật triển khai và bảo hành, Phịng kho vận. Trong đó, phịng kinh doanh bao gồm 2 bộ phận kinh doanh: bộ phận kinh doanh 1 và bộ phận kinh doanh 2.Tại công ty TNHH sản xuất và thương mại ONC việc mở sổ chi tiết được chi tiết theo từng bộ phận kinh doanh. * Ví dụ 1:
Ngày 30/11/2010 cơng ty nhận được đề nghị mua ghế xoay của công ty TNHH tư vấn UNISTARS theo hợp đồng kinh tế số 09368- HDKT- KDVD với số lượng ghế xoay cụ thể.
Ngày 01/12/2010 bộ phận kinh doanh số 1 của cơng ty chuyển đến phịng Tài chính kế tốn của cơng ty giấy đề nghị xuất hóa đơn.
CTY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC 440 Trần Khát Chân – Hà Nội
ĐỀ NGHỊ XUẤT HÓA ĐƠN
Đề nghị phịng TCKT xuất hóa đơn theo các nội dung sau:
Tên hàng: Ghế xoay.
Tên khách hàng: Công ty TNHH tư vấn UNISTARS.
Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Thành Đơng, 132 Kim Mã - Ba Đình - Hà Nội. MST: 0104787543.
STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Ghế xoay GX204A-HK Cái 50 3 800 000 190 000 000
2 Ghế xoay GX201A-HK Cái 50 2 560 000 128 000 000
3 Ghế xoay GX202A-HK Cái 35 2 450 000 85 750 000
4 Ghế xoay GX204A-M Cái 50 3 700 000 185 000 000
5 Ghế xoay GX201A-M Cái 30 2 460 000 73 800 000
6 Ghế xoay GX 202A-M Cái 100 2 350 000 235 000 000
Tên hàng 897 550 000
Thuế GTGT 89 755 000
Tổng giá trị có thuế GTGT 987 305 000
Người làm đề nghị Trưởng phịng kinh doanh Kế tốn hàng hóa Kế tốn viết hóa đơn
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
-Tại phịng kế tốn, căn cứ vào giấy đề nghị xuất hóa đơn, Kế tốn theo dõi sổ chi tiết TK 131 của Cơng ty TNHH tư vấn UNISTARS hiện đang dư có và đây là khách hàng truyền thống của công ty nên không yêu cầu điều kiện bảo
GTGT.Nhập liệu số lượng vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho trong phần mềm kế tốn.
Trích mẫu hóa đơn GTGT của công ty TNHH sản xuất và thương mại ONC.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKl-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
MH/2010B
Liên 1: Lưu 0097359
Ngày 01 tháng 12 năm 2010
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC Địa chỉ: 440 Trần Khát Chân-HBT-HN
Số tài khoản:
Điện thoại: 04 62780795 MST: 0103992853 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH tư vấn UNISTARS
Địa chỉ: Tầng 3, tịa nhà Thành Đơng,132 Kim Mã - Ba Đình - Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn: CK MS:01047877543
STT Tên hàng hóa , dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Ghế xoay GX204A-HK Cái 50 3 800 000 190 000 000
2 Ghế xoay GX201A-HK Cái 50 2 560 000 128 000 000
3 Ghế xoay GX202A-HK Cái 35 2 450 000 85 750 000
4 Ghế xoay GX204A-M Cái 50 3 700 000 185 000 000
5 Ghế xoay GX201A-M Cái 30 2 460 000 73 800 000
6 Ghế xoay GX 202A-M Cái 100 2 350 000 235 000 000
Cộng tiền hàng: 897 550 000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 89 755 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 987 305 000 Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm tám mươi bấy triệu ba trăm linh lăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Sau khi nhập xong số liệu, nhấn nút “ Lưu’’, số liệu sẽ được lưu vào máy và tự động chuyển qua các sổ: Sổ chi tiết TK 632,511,131, 333, các Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các sổ cái tương ứng.
CTY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC 440 Trần Khát Chân – Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 51111- Doanh thu bán hàng bộ phận kinh doanh1
Từ ngày 01/12/2010 đến ngày 31/12/2010
Đơn vị tính:đồng
Dư đầu kỳ:
Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
A B D 1 2
………..
1/12 0097359
Bán hàng ghế xoay cho công ty tư vấn
UNISTARS 13111 897 550 000
…. … …. …. …
3/12 0097367
Bán hàng ghế xoay cho công ty TNHH Trường
Tiến 13111 90 500 000
.. … ……….. … …..
5/12 0097375
Bán hàng ghế xoay cho công ty TNHH sản xuất
và thương mại Thành Tuyết 13111 360 450 000
… ……. … …..
7/12 0097379
Bán hàng ghế xoay cho công ty TNHH
UNISTARS 13111 57 250 000
8/12 0097380
Bán hàng ghế xoay cho công ty cổ phần xây dựng
HUD 101 1111 97 000 000
Tổng phát sinh nợ:5 213 794 360 Tổng phát sinh có:5 213 704 360 Lũy kế từ đầu quý: 13 868 563 190 Dư cuối kỳ: -
Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đồng thời Doanh thu bán hàng còn được theo dõi trên Chứng từ ghi sổ số 032. Tại Công ty, Chứng từ ghi sổ được lập 3 ngày một lần.
CTY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC 440 Trần Khát Chân – Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 032 Ngày 03 tháng 12 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Ghi chú
Nợ Có
……… ….. …. ……
3. Bán hàng ghế xoay cho công ty TNHH
UNISTARS 13111 51111 897 550 000
…….. ….. … …
9. Bán hàng ghế xoay cho công ty TNHH
Trường Tiến 13111 51111 90 500 000
…. …. … …
Cộng 1 249 859 000
Kèm theo: 15 Chứng từ gốc
- Tại kho, khi nhân viên phòng kinh doanh cầm 2 liên của HĐ GTGT và phiếu xuất kho đưa cho thủ kho ghi vào thẻ kho. Đến cuối tháng, thủ kho có nhiệm vụ tính số tồn kho của từng loại hàng đối chiếu với phịng kế tốn. Sau đó,nhân viên phịng kho vận chuyển hàng đến cho khách hàng . Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi khách hàng nhận hàng và kí xác nhận trên HĐ.
* Ví dụ 2: Ngày 08/12/2010, Cơng ty nhận được đề nghị mua hàng của
công ty Cổ phần xây dựng HUD 101 mua ghế xoay với số lượng cụ thể, hình thức thanh tốn là tiền mặt. Chị Hoa nhân viên phịng KD gửi giấy đề nghị xuất hóa đơn xuống phịng kế tốn để KT bán hàng xuất hóa đơn cho khách hàng.
CTY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC 440 Trần Khát Chân – Hà Nội
ĐỀ NGHỊ XUẤT HÓA ĐƠN
Đề nghị phịng TCKT xuất hóa đơn theo các nội dung sau:
Tên hàng: Ghế xoay.
Tên khách hàng: Công ty cổ phần xây dựng HUD 101.
Địa chỉ: Số 11 Phương Liệt, Phường Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội. MST: 0102243403
Số TT Tên hàng Đơn vị
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 Ghế xoay GX203-A-HK Cái 10 2 560 000 25 600 000
2 Ghế xoay GX205-N Cái 25 2 630 000 65 750 000
3 Ghế xoay GX15A Cái 5 1 130 000 5 650 000
Tổng trị giá có thuế GTGT 106 700 000 Người làm đề nghị Trưởng phịng kinh doanh Kế tốn hàng hóa Kế tốn viết hóa đơn
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên)
-Tại phịng kế tốn, căn cứ vào giấy đề nghị xuất hóa đơn, kế tốn bán hàng viết phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT. Nhập liệu số lượng vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho trong phần mềm kế toán.
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKl-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
MH/2010B
Liên 1: Lưu 0097380
Ngày 08 tháng 12 năm 2010
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC Địa chỉ: 440 Trần Khát Chân
Số tài khoản
Điện thoại: 04 62780795 MST: 0103992853 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng HUD 101.
Địa chỉ: Số 11 Phương Liệt, phường Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội. Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn: TM MST: 0102243403
STT Tên hàng hóa , dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Ghế xoay GX203-A-HK Cái 10 2 560 000 25 600 000
3 Ghế xoay GX15A Cái 5 1 130 000 5 650 000
Cộng tiền hàng: 97 000 000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 9 700 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 106 700 000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu bẩy trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng
Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Từ đó số liệu sẽ tự động chuyển vào Chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết và sổ cái tương ứng:
440 Trần Khát Chân – Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:089 Ngày 09 tháng 12 năm 2010 Đơn vị tính: đồng Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Ghi chú
Nợ Có
……… ….. …. ……
7 Bán hàng ghế xoay cho công ty TNHH
Trường Tiến 13111 51111 57 250 000
8 Bán hàng ghế xoay cho công ty cổ phần
xây dựng HUD 101 1111 51111 97 000 000
9 Bán hàng điều hịa cho cơng ty TNHH
kim khí tổng hợp Hà Phú 13111 51111 20 150 000
…. …. … …
Cộng 912 305 000
Kèm theo: 16 Chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Từ các chứng từ ghi sổ, số liệu sẽ được đưa vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu dưới đây:
CTY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC 440 Trần Khát Chân – Hà Nội SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm: 2010 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng
A B 1 A B 1 …….. … ……. … …… ……… 032 3/12 1 749 859 000 3/12 033 450 786 400 … … ….. …. … … 089 9/12 912 305 000 9/12 090 190 688 500 Cộng tháng: 8 721 510 450 Cộng tháng 7 125 370 900 Cộng lũy kế từ đầu quý 21 516 614 750 Cộng lũy kế từ đầu quý 21 339 260 130
Ngày31 tháng 12 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Giám đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên,đóng dấu)
Sau đó, số liệu trên Chứng từ ghi sổ sẽ được sử dụng để lên Sổ cái TK 511
CTY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC 440 Trần Khát Chân – Hà Nội
SỔ CÁI
Năm 2010
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có
Số dư đầu năm Phát sinh trong tháng
…. ……..
032 3/12
DTBH ghế xoay cho công ty tư vấn
UNISTARS 13111 897 550 000
…. …
032 3/12
DTBH ghế xoay cho công ty TNHH
Trường Tiến 13111 90 500 000
… …. ……….. … …..
050 6/12
DTBH ghế xoay cho công ty TNHH sản
xuất và thương mại Thành Tuyết 13111 360 450 000
…. …….. ……. …… …..
089 9/12
DTBH ghế xoay cho công ty TNHH
UNISTARS 13111 57 250 000
089 9/12
DTBH ghế xoay cho công ty cổ phần
xây dựng HUD 101 1111 97 000 000
089 9/12
DTBH cho cơng ty TNHH kim khí tổng
hợp Hà Phú 13111 20 150 000 … … … …. … K/c DDT để xác định kết quả kinh doanh tháng 12/2010 10 894 580 670 Cộng số phát sinh tháng 10 894 580 670 10 894 580 670 Số dư cuối tháng
Cộng lũy kế từ đầu quý 30 485 889 230 30 489 889 230
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên,đóng dấu)
Song song với việc theo dõi doanh thu, kế tốn cịn thực hiện theo dõi các khoản sau:
Đối với tình hình thu chi tiền mặt.
Như ví dụ 2: Dựa vào HĐ GTGT kế toán tiền mặt viết phiếu thu, khi nhân viên phòng kinh doanh nhận đủ số tiền hàng theo hóa đơn nộp cho thủ quỹ thì thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu.
CTY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC MẪU SỐ: 01 - TT 440 Trần Khát Chân – Hà Nội Quyển số: 08
Số: 168 Nợ: 1111 Có: 51111 33311 PHIẾU THU Ngày 08 tháng 12 năm 2010 Người nộp: Chị Hoa
Địa chỉ: Nhân viên phòng kinh doanh
Về khoản : Thu tiền bán hàng ghế xoay
Số tiền: 106 700 000 VNĐ
Bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu bẩy trăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo: 01 chứng từ gốc Ngày 08 tháng 12 năm 2010 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): Một trăm linh sáu triệu bẩy trăm nghìn đồng chẵn + Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý ):
+ Số tiền quy đổi:
Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt, kế toán tiến hành nhập liệu: Chọn phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay. Chọn cập nhật số liệu và vào phiếu chi tiến mặt, sau đó tiến hành nhập thơng tin như trên phiếu chi:
CTY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC 440 Trần Khát Chân – Hà Nội
SỔ CÁI
Năm 2010
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Ngày Số Nợ Có
Số dư đầu năm 236 186 321
…
Phát sinh trong tháng
… … … … …
9/12 089
Thu tiền bán hàng ghế xoay của công ty
cổ phần HUD 101 51111 97 000 000
…. …
31/12 300
Chi mua máy tính
phịng kinh doanh 211 16 500 000
31/12 294 VAT của TSCĐ 1332 1 650 000
Cộng số phát sinh
tháng 9 578 467 921 9 412 435 867
Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Giám đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên,đóng dấu)
Đối với tình hình cơng nợ phải thu của khách hàng:
Để có kế hoạch thu nợ đúng hạn, giảm thiểu bị chiếm dụng vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để việc theo dõi được tiền hàng một cách khoa học và hiệu quả, kế toán mở sổ chi tiết theo từng khách hàng.
Cơng ty áp dụng hình thức bán chịu đối với các khách hàng truyền thống hoặc có sự bảo lãnh của ngân hàng hoặc dư có trên sổ chi tiết TK 131.
CTY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI ONC 440 Trần Khát Chân – Hà Nội
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản: 131 – Phải thu của khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH tư vấn UNISTARS
Từ ngày: 01/12/2010 đến ngày: 31/12/2010 Số dư có đầu: 652 853 930 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có A B D 1 2 ……….. 1/12 0097359 Bán hàng ghế xoay 5111 897 550 000 …. … …. …. …
5/12 GBC 976 Trả tiền mua hàng ghế xoay 11211 400 000 000
.. … ……….. … …..
7/12 00897379 Bán hàng ghế xoay 5111 57 250 000