1.2.8. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện áp
1.2.8.2. Khái qt quy trình thực hiện cơng việc
* Các thao tác hàng ngày
- Khởi động chương trình: - Nhập các dữ liệu phát sinh:
+ Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ: thực hiện nhập dữ liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng.
+ In các phiếu kế toán Nhập, Xuất, Thu, Chi nếu cần. + Tìm kiếm dữ liệu, kiểm tra, điều chỉnh, sửa, huỷ dữ liệu.
* Các thao tác cuối kì (xử lí tự động)
- Tính khấu hao và trích khấu hao TSCĐ phục vụ cho bộ phận bán hàng. - Xử lí lương và các khoản trích theo lương của cơng nhân, nhân viên. - Tính lại giá vốn hàng xuất bán (nếu cần).
- Tự động kết chuyển các bút toán tự động đã đặt sẵn như kết chuyển doanh thu thuần, kết chuyển giá vốn, chi phí… sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
- Kết xuất và lưu trữ dữ liệu:
+ Lập và in các sổ sách, báo cáo để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu. + Khoá sổ, chuyển kỳ kế toán.
+ Sao, lưu dữ liệu phòng sự cố phần cứng: trực tiếp trên các file dữ liệu hoặc ra các file khác lưu trên PC hoặc copy ra đĩa mềm...các dữ liệu kế toán.
* Hệ thống sổ sách kế tốn. - Hình thức kế tốn Nhật ký chung. - Hình thức kế tốn Nhật ký sổ cái. - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ. * Hệ thống báo cáo.
- Báo cáo tài chính
+ Bảng cân đối kế toán.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp. + Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính. - Báo cáo quản trị:
Các phần mềm kế toán cung cấp khá chi tiết và đầy đủ các báo cáo quản
+ Tình hình thực hiện kế hoạch.
+ Các báo cáo thuộc các phần hành như báo cáo tiền mặt, tiền gửi, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo TSCĐ, báo cáo bán hàng …
- Báo cáo thuế:
+ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (bán ra). + Tờ khai thuế GTGT.
+ Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
Để phần mềm cung cấp một cách chính xác các báo cáo trên địi hỏi kế toán phải tuân thủ việc nhập liệu theo đúng thiết kế của phần mềm.
1.2.8.3. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện áp dụng kế toán máy
*Kế toán Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
+ Xử lý nghiệp vụ:
- Phân loại chứng từ: Hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho…
- Định khoản: Kế toán Doanh thu thường liên quan đến nhiều tài khoản, do đó, xử lý nghiệp vụ trên máy cũng rất phức tạp như: Định khoản 1 nợ, 1 có; Định khoản 1 nợ, nhiều có; Định khoản 1 có, nhiều nợ; Định khoản nhiều có, nhiều nợ. Tùy mỗi phần mềm riêng biệt mà cách thức thực hiện các định khoản cũng khác nhau:
+. Ngầm định theo nguyên tắc đặt sẵn.
Việc nhập các nghiệp vụ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại… thì cần chọn chứng từ nhập liệu phù hợp, việc nhập liệu cũng tương tự và tuân theo một quy trình nhất định.
* Kế tốn CPBH và CPQLDN
+ Xử lý nghiệp vụ: Kế tốn thực hiện trình tự kế tốn như đối với các chi phí
khác, phân loại chứng từ, định khoản, xử lý các bút toán trùng lặp, sử dụng phương pháp mã số CPBH, CPQLDN trùng với các mã của danh mục chứng từ, hàng hóa, danh mục TSCĐ…
+ Nhập liệu: Việc khai báo và nhập dữ liệu một lần thường liên quan đến nhiều danh mục, đối tượng chi phí, danh sách kho, danh sách bộ phận…
Màn hình nhập liệu: Đối với CPBH và CPQLDN thì liên quan đến rất nhiều màn hình nhập liệu với các nội dung tương ứng, mỗi màn hình phản ánh hững nghiệp vụ kinh tế khác nhau liên quan đên CPBH, CPQLDN. Do vậy, người sử dụng phải lựa chọn màn hình nhập liệu cho phù hợp.
+ Xử lý dữ liệu, xem, in sổ, sách báo cáo: Các sổ, sách báo cáo có liên quan như sổ chi tiết chi phí, sổ tập hợp chi phí bán hàng, CPQLDN, bảng phân bổ TSCĐ, sổ cái TK, sổ tổng hợp khác…
* Kế toán kết quả kinh doanh và phân phối kết quả kinh doanh
Cuối kỳ, trước khi vào sổ sách báo cáo kế toán cần phải thực hiện kết chuyển các tài khoản chi phí, doanh thu… Ở một số phần mềm, người sử dụng khơng phải làm các bút tốn bằng tay mà việc kết chuyển được thực hiện tự động qua bảng kết chuyển
Từ TK Sang TK Lần 511 911 2 Kết chuyển 511-911 531 511 1 Kết chuyển 531-511 632 911 1 Kết chuyển 632-911 641 911 1 Kết chuyển 641-911 711 911 1 Kết chuyển 711-911 811 911 1 Kết chuyển 811-911 821 911 1 Kết chuyển 821-911 911 421 3 Kết chuyển 911-421
Việc xác định kết quả cũng sẽ được cài đặt ngầm định để tính các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh theo đúng chế độ quy định.
Trình tự hạch tốn
Vốn bằng tiền:
Phiếu thu,phiếu chi, GB Nợ, GB có Phải thu: HĐBH, chứng từ, Phiếu thu Phải trả: Chứng từ, phải trả khác Hàng nhập kho: PN,PX Nghiệp vụ khác: Bảng kê, bảng phân bổ TSCĐ Sổ quỹ tiền mặt, TGNH Báo cáo bán hàng, SCT công nợ
Báo cáo mua hàng,SCT công nợ Thẻ kho NXT KHO DỮ LIỆU TỔNG HỢP Sổ chi tiết, sổ cái TK, nhật ký,
Báo cáo tài chính, báo cáo thuế
Báo cáo chi phí
Báo cáo quản trị khác
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ
THƯƠNG MẠI ONC
2.1. NHỮNG NÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀTHƯƠNG MẠI ONC THƯƠNG MẠI ONC
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Trong những năm gần đây, nước ta ngày càng phát triển, đời sống của người dân ngày càng được cải thiện, do vậy nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao. Nắm bắt được thời cơ đó, bà Ngơ Kim Oanh đã cùng 2 thành viên khác quyết định thành lập công ty TNHH sản xuất và thương mại ONC.
Công ty TNHH sản xuất và thương mại ONC được thành lập vào ngày 25/6/2000. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp.
Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất và thương mại ONC. Tên giao dịch: ONC Trading and Production Company Limited. Tên viết tắt là: ONC CO.LTD.
Địa chỉ trụ sở chính: 440 Trần Khát Trân-Đống Đa-Hà Nội. Điện thoại: 04.62780795.
Email: Info@ONC.vn
Website: http://www.onc.vn Mã số thuế: 0103992853
Vốn điều lệ: 10 000 000 000 VNĐ.
Sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển, công ty TNHH sản xuất và thương mại ONC đã khẳng định được vị trí là một nhà cung cấp có uy tín và tạo được chỗ đứng vững trãi trên thị trường. Cơng ty có mối quan hệ sâu rộng với nhiều hãng trên đất nước cũng như thế giới, đảm bảo cung cấp hàng trực tiếp, chất lượng, giá hợp lý và sự hỗ trợ kỹ thuật cần thiết cho khách hàng.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Trong xu thế hội nhập ngày nay, các Doanh nghiệp thương mại đang phải hết sức nỗ lực nhằm có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Cơng ty TNHH ONC tuy có bề dày kinh nghiệm về nghiệp vụ với lượng bạn hàng đông đảo, tin cậy nhưng cũng khơng vì thế mà khơng cố gắng tìm kiếm thêm thị trường, khách hàng trong nước từ đó gia tăng doanh số, lợi nhuận cho Công ty. Bằng nhiều biện pháp tích cực như: nghiên cứu, tiếp cận khách hàng; tạo mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với nhiệu Ngân hàng, bạn hàng mới cũng như giữ gìn các mối quan hệ tốt đẹp trước đây… Tất cả những việc làm đó đều nhằm hướng tới một mục tiêu rõ nét chính là Bán hàng.
Cơng tác bán hàng ở cơng ty ln lấy tiêu chí “ Uy tín, chất lượng, chun nghiệp”. Khơng những thế, cơng tác bán hàng cịn được quan tâm quản lý chặt chẽ ở khâu hạch tốn, từ đó phân tích q trình tìm kiếm thêm nhiều phương pháp mới mẻ, hữu dụng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt động tiêu thụ.
ngày càng phát triển, kéo theo nguồn đóng góp cho Ngân sách Nhà nước được tăng cao, đáp ứng kịp thời một phần khơng nhỏ nhu cầu hàng hóa cho sản xuất và tiêu dùng trong Xã hội.
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh thì ngành nghề kinh doanh của cơng ty bao gồm:
Mua bán, trang trí nội, ngoại thất văn phịng, trường học và gia đình.
Mua bán gỗ và các sản phẩm từ gỗ.
Thi cơng, trang trí nội, ngoại thất.
Mua bán thảm trải bàn, giấy gián tường, sơn.
Thị trường tiêu thụ khơng những ở Hà Nội mà cịn phân bố rộng ở khắp các tỉnh miền Bắc : Bắc Ninh, Bắc Giang, Vĩnh Phúc, Hưng Yên, Nam Định, Hải Phòng,…
Bên cạnh đó, việc duy trị và phát triển mối quan hệ tín dụng với các Ngân hàng cũng được cơng ty vơ cùng chú trọng. Hiện tại cơng ty có mối quan hệ tốt với các Ngân hàng như: Ngân hàng EXIMBANK, Ngân hàng NN và PTNT, Ngân hàng Vietcombank, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam, Ngân hàng EIB. Nhờ vậy, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng trở nên thuận lợi và phát triển vượt bậc
KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH SX VÀ TM ONC NĂM 2009 -2010 Đơn vị: đồng Năm Chỉ tiêu 2009 2010 Tỷ lệ % so với năm 2009 Doanh thu 98 196 758 416 101 103 278 009 102,95% Lợi nhuận chưa phân phối 2 897 003 536 3 156 418 083 108,95%
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty:
Bộ máy quản lý có vai trị quan trọng trong q trình hoạt động kinh doanh của công ty. Với mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau, quy mơ thị trường kinh doanh khác nhau thì cần xây dựng, tổ chức quản lý ở mỗi đơn vị, công ty khác nhau. Để thực hiện công tác quản lý thuận lợi, Công ty TNHH sản xuất & thương mại ONC tổ chức theo quy mô ngành dọc, thống nhất dưới sự quản lý của đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm
Tư tưởng hoạt động chung của các cán bộ, nhân viên Công ty TNHH sản xuất & thương mại ONC là luôn cần cù sáng tạo trong công việc và tận tụy với khách hàng.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Mỗi bộ phận, phịng ban trong cơng ty đều có những nhiệm vụ riêng biệt
nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành một khối thống nhất, góp phần cho bộ máy công ty được vận hành một cách liên tục và hiệu quả, từ đó làm tăng lợi ích của cơng ty cũng như của người lao động trong công ty.
Trong đó:
+ Giám đốc:
Là người có thẩm quyền cao nhất trong cơng ty, có trách nhiệm quản lý điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước các cơ quan nhà nước về các hoạt động của công ty.
Nhận các báo cáo từ các bộ phận như: kế toán, kinh doanh, vật tư…,từ đó có cách nhìn bao qt về tình hình tài chính và kinh doanh của cơng ty để có những sách lược, chiến lược phát triển cơng ty.
Giám đốc Phó giám đốc Phịng hành chính nhân sự Phịng kinh doanh Phịng tài chính kế tốn Phòng kho vận Phòng kỹ thuật triển khai và bảo hành
+ Phó giám đốc:
Giúp giám đốc điều hành công việc trong công ty theo sự ủy quyền của Giám đốc đồng thời trực tiếp giúp việc cho Giám đốc.
+ Phịng kinh doanh:
Có nhiệm vụ chính khai thác thị trường, trực tiếp giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp. Thơng qua đó sẽ đề xuất ý kiến lên giám đốc về các hoạt động kinh doanh có thể thực hiện được.
Chịu trách nhiệm quản lý các đơn đặt hàng đã ký, thực hiện các hợp đồng với đối tác.
Từ các yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh lên kế hoạch về mua hàng và bán hàng hóa, về trang thiết bị và vật tư cần thiết.
Thực hiện việc tìm kiếm thơng tin về nguồn, chất lượng và kỹ thuật của các thiết bị và vật tư, hàng hóa.
Đưa ra các hình thức khuyến mại, quảng cáo qua các bảng biểu, gửi bảng báo giá tới khách hàng.
+ Phịng hành chính nhân sự:
Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
Tổ chức việc quản lý nhân sự tồn Cơng ty.
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban giám đốc .
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện.
Phục vụ các công tác hành chính để Ban giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an tồn lao động, vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổ trong Công ty.
Tham mưu đề xuất cho Ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức - Hành chính - Nhân sự.
Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban giám đốc và người lao động trong Cơng ty.
+ Phịng tài chính kế tốn:
Thực hiện những cơng việc về nghiệp vụ chun mơn tài chính kế tốn theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán …
Cung cấp các thông tin về lĩnh vực tài chính kế tốn cho Ban giám đốc và các phịng ban khi có u cầu và thuộc phạm vi lĩnh vực của phịng mình.
Tiếp nhận và lưu giữ tài liệu, hồ sơ có liên quan đến tình hình tài chính của Cơng ty.
Là phòng nghiệp vụ giúp Ban giám đốc quản lý mọi hoạt động thu chi, tài sản trong cơ quan.
Có trách nhiệm xem xét mọi chứng từ thanh quyết toán trước khi lãnh đạo ký duyệt.
Tham mưu cho Ban giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
+ Phòng kho vận:
Theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa.
Tiếp nhận, quản lý vật tư, hàng hóa trong kho theo đúng quy định.
+ Phòng kỹ thuật triển khai và bảo hành:
Thực hiện theo dõi quy trình cơng nghệ, đảm bảo về mặt kỹ thuật cho quá trình kinh doanh.
Tư vấn theo nhiệm vụ và theo yêu cầu của công tác kỹ thuật
Triển khai chính sách bán hàng của công ty và các dịch vụ sau bán hàng.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH sản xuất vàthương mại ONC thương mại ONC
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý. Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung, hầu hết mọi cơng việc kế tốn được thực hiện ở phịng kế tốn trung tâm, từ khâu thu thập kiểm tra chứng