2.1. NHỮNG NÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Trong xu thế hội nhập ngày nay, các Doanh nghiệp thương mại đang phải hết sức nỗ lực nhằm có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Công ty TNHH ONC tuy có bề dày kinh nghiệm về nghiệp vụ với lượng bạn hàng đơng đảo, tin cậy nhưng cũng khơng vì thế mà khơng cố gắng tìm kiếm thêm thị trường, khách hàng trong nước từ đó gia tăng doanh số, lợi nhuận cho Cơng ty. Bằng nhiều biện pháp tích cực như: nghiên cứu, tiếp cận khách hàng; tạo mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với nhiệu Ngân hàng, bạn hàng mới cũng như giữ gìn các mối quan hệ tốt đẹp trước đây… Tất cả những việc làm đó đều nhằm hướng tới một mục tiêu rõ nét chính là Bán hàng.
Cơng tác bán hàng ở cơng ty ln lấy tiêu chí “ Uy tín, chất lượng, chun nghiệp”. Khơng những thế, cơng tác bán hàng còn được quan tâm quản lý chặt chẽ ở khâu hạch tốn, từ đó phân tích q trình tìm kiếm thêm nhiều phương pháp mới mẻ, hữu dụng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt động tiêu thụ.
ngày càng phát triển, kéo theo nguồn đóng góp cho Ngân sách Nhà nước được tăng cao, đáp ứng kịp thời một phần khơng nhỏ nhu cầu hàng hóa cho sản xuất và tiêu dùng trong Xã hội.
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh thì ngành nghề kinh doanh của cơng ty bao gồm:
Mua bán, trang trí nội, ngoại thất văn phịng, trường học và gia đình.
Mua bán gỗ và các sản phẩm từ gỗ.
Thi cơng, trang trí nội, ngoại thất.
Mua bán thảm trải bàn, giấy gián tường, sơn.
Thị trường tiêu thụ khơng những ở Hà Nội mà cịn phân bố rộng ở khắp các tỉnh miền Bắc : Bắc Ninh, Bắc Giang, Vĩnh Phúc, Hưng Yên, Nam Định, Hải Phòng,…
Bên cạnh đó, việc duy trị và phát triển mối quan hệ tín dụng với các Ngân hàng cũng được công ty vô cùng chú trọng. Hiện tại cơng ty có mối quan hệ tốt với các Ngân hàng như: Ngân hàng EXIMBANK, Ngân hàng NN và PTNT, Ngân hàng Vietcombank, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam, Ngân hàng EIB. Nhờ vậy, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng trở nên thuận lợi và phát triển vượt bậc
KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH SX VÀ TM ONC NĂM 2009 -2010 Đơn vị: đồng Năm Chỉ tiêu 2009 2010 Tỷ lệ % so với năm 2009 Doanh thu 98 196 758 416 101 103 278 009 102,95% Lợi nhuận chưa phân phối 2 897 003 536 3 156 418 083 108,95%
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Bộ máy quản lý có vai trị quan trọng trong q trình hoạt động kinh doanh của cơng ty. Với mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau, quy mô thị trường kinh doanh khác nhau thì cần xây dựng, tổ chức quản lý ở mỗi đơn vị, công ty khác nhau. Để thực hiện công tác quản lý thuận lợi, Công ty TNHH sản xuất & thương mại ONC tổ chức theo quy mô ngành dọc, thống nhất dưới sự quản lý của đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm
Tư tưởng hoạt động chung của các cán bộ, nhân viên Công ty TNHH sản xuất & thương mại ONC là luôn cần cù sáng tạo trong công việc và tận tụy với khách hàng.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Mỗi bộ phận, phịng ban trong cơng ty đều có những nhiệm vụ riêng biệt
nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành một khối thống nhất, góp phần cho bộ máy cơng ty được vận hành một cách liên tục và hiệu quả, từ đó làm tăng lợi ích của cơng ty cũng như của người lao động trong cơng ty.
Trong đó:
+ Giám đốc:
Là người có thẩm quyền cao nhất trong cơng ty, có trách nhiệm quản lý điều hành tồn bộ hoạt động kinh doanh của cơng ty, chịu trách nhiệm trước các cơ quan nhà nước về các hoạt động của công ty.
Nhận các báo cáo từ các bộ phận như: kế tốn, kinh doanh, vật tư…,từ đó có cách nhìn bao qt về tình hình tài chính và kinh doanh của cơng ty để có những sách lược, chiến lược phát triển công ty.
Giám đốc Phó giám đốc Phịng hành chính nhân sự Phòng kinh doanh Phịng tài chính kế tốn Phịng kho vận Phịng kỹ thuật triển khai và bảo hành
+ Phó giám đốc:
Giúp giám đốc điều hành công việc trong công ty theo sự ủy quyền của Giám đốc đồng thời trực tiếp giúp việc cho Giám đốc.
+ Phòng kinh doanh:
Có nhiệm vụ chính khai thác thị trường, trực tiếp giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp. Thơng qua đó sẽ đề xuất ý kiến lên giám đốc về các hoạt động kinh doanh có thể thực hiện được.
Chịu trách nhiệm quản lý các đơn đặt hàng đã ký, thực hiện các hợp đồng với đối tác.
Từ các yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh lên kế hoạch về mua hàng và bán hàng hóa, về trang thiết bị và vật tư cần thiết.
Thực hiện việc tìm kiếm thơng tin về nguồn, chất lượng và kỹ thuật của các thiết bị và vật tư, hàng hóa.
Đưa ra các hình thức khuyến mại, quảng cáo qua các bảng biểu, gửi bảng báo giá tới khách hàng.
+ Phịng hành chính nhân sự:
Thực hiện cơng tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.
Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
Tổ chức việc quản lý nhân sự tồn Cơng ty.
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban giám đốc .
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện.
Phục vụ các cơng tác hành chính để Ban giám đốc thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phịng chống cháy nổ trong Cơng ty.
Tham mưu đề xuất cho Ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức - Hành chính - Nhân sự.
Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban giám đốc và người lao động trong Công ty.
+ Phịng tài chính kế tốn:
Thực hiện những cơng việc về nghiệp vụ chun mơn tài chính kế tốn theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế tốn, ngun tắc kế tốn …
Cung cấp các thơng tin về lĩnh vực tài chính kế tốn cho Ban giám đốc và các phịng ban khi có u cầu và thuộc phạm vi lĩnh vực của phịng mình.
Tiếp nhận và lưu giữ tài liệu, hồ sơ có liên quan đến tình hình tài chính của Cơng ty.
Là phịng nghiệp vụ giúp Ban giám đốc quản lý mọi hoạt động thu chi, tài sản trong cơ quan.
Có trách nhiệm xem xét mọi chứng từ thanh quyết toán trước khi lãnh đạo ký duyệt.
Tham mưu cho Ban giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
+ Phòng kho vận:
Theo dõi nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa.
Tiếp nhận, quản lý vật tư, hàng hóa trong kho theo đúng quy định.
+ Phịng kỹ thuật triển khai và bảo hành:
Thực hiện theo dõi quy trình cơng nghệ, đảm bảo về mặt kỹ thuật cho quá trình kinh doanh.
Tư vấn theo nhiệm vụ và theo yêu cầu của công tác kỹ thuật
Triển khai chính sách bán hàng của cơng ty và các dịch vụ sau bán hàng.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH sản xuất vàthương mại ONC thương mại ONC
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý. Bộ máy kế tốn của công ty được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung, hầu hết mọi cơng việc kế tốn được thực hiện ở phịng kế tốn trung tâm, từ khâu thu thập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.
2.1.4.2. Cơ cấu tổ chức
Để đáp ứng một cách tốt nhất yêu cầu và khối lượng công việc của công ty, hiện nay phịng Tài chính kế tốn gồm 8 nhân viên được phân cơng theo từng phần hành công việc.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty có thể tóm tắt theo sơ đồ dưới đây:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Trong đó: + Kế tốn trưởng:
Là người đứng đầu bộ máy kế tốn trong cơng ty, có trình độ chun mơn cao, có đạo đức và năng lực tổ chức điều hành cơng tác kế tốn. Nhiệm vụ của kế tốn trưởng bao gồm:
Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát công việc hàng ngày của các kế toán viên.
Chỉ đạo xây dựng kế hoạch tài chính năm.
Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc về cơng tác Kế tốn tài chình của tồn công ty.
Cung cấp kịp thời thông tin cho Ban giám đốc, Ngân hàng, nhà cung cấp, … phục vụ cho việc nhanh chóng ra quyết định, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Cơng ty.
Kế tốn trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Kế toán mua hàng Kế toán Ngân hàng và thanh toán Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán cơng nợ
Đánh giá thành tích của nhân viên phịng kế tốn theo tiêu thức đánh giá của công ty đề ra.
+ Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp số liệu kế toán, thực hiện các quyết tốn cuối kỳ của cơng ty.
Kế tốn vốn kinh doanh, kế tốn tiền lương của tồn công ty.
Kế tốn TSCĐ, CCDC và các chi phí thuộc văn phịng cơng ty.
Kế tốn thuế GTGT, Lập báo cáo tài chính, kiểm tra kế tốn các đơn vị nội bộ.
+ Kế toán bán hàng:
Kế toán giá vốn hàng bán và xuất hóa đơn
Kiểm tra giá và quyết toán tiêu thụ + Kế toán mua hàng:
Kế toán hàng tồn kho.
Theo dõi quyết toán thuế nhập khẩu.
+ Kế tốn cơng nợ:
Theo dõi tình hình thanh tốn của cơng ty với nhà cung cấp.
Theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng với cơng ty.
Tổng hợp báo cáo công nợ các khoản nợ phải thu, nợ phải trả của công ty
+ Kế toán Ngân hàng và thanh toán:
Kế toán tiền gửi ngân hàng.
Kế toán thanh toán, kế toán tiền đang chuyển. + Kế toán tiền mặt:
Xuất phiếu thu, chi tiền mặt.
Theo dõi tiền mặt tồn quỹ.
Nắm giữ, quản lý tiền mặt trong công ty.
Thường xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ tại cơng ty.
Thanh toán chi trả cho các đối tượng theo chứng từ đã được duyệt.
2.1.4.3. Các chính sách kế tốn chủ yếu áp dụng
- Hình thức kế tốn: Công ty TNHH sản xuất và thương mại ONC kế tốn theo hình thức “ chứng từ ghi sổ” có áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting.
- Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty kế tốn theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTCdo Bộ Tài Chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm. - Đơn vị tiền tệ kế toán:
+ Sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép và hạch toán.
+ Khi quy đổi đồng tiền khác: Căn cứ vào tỷ giá thực tế của giao dịch hoặc tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Ngun tắc hạch tốn ngoại tệ: Cơng ty thực hiện kế tốn các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 10 – VAS được ban hành và công bố tại Quyết định sô 165/2002/QĐ-BTC và thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
- Phương pháp kế toán TSCĐ:
+ Nguyên tắc đánh giá: Theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế.
+ Phương pháp khấu hao: áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng theo Quyết định 206/2003/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 12/12/2006.
+ Phương pháp tính trị giá hàng hóa xuất kho: Bình qn gia quyền liên hồn.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế: Cơng ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Sổ kế tốn tại cơng ty: Công ty thực hiện việc in sổ sách báo cáo theo hình thức “ chứng từ ghi sổ”. Theo hình thức kế tốn này, các sổ kế tốn và các báo cáo tài chính theo quy định chung của Bộ Tài Chính; các sổ kế tốn chi tiết và các báo cáo quản trị khác theo yêu cầu quản lý của công ty.
2.1.4.4. Giới thiệu chung về phần mềm kế tốn áp dụng tại cơng ty
Nhằm đáp ứng yêu cầu và sự phát triển của Xã hội cũng như yêu cầu nhanh nhạy trong việc cung cấp thông tin, việc sử dụng phần mềm kế toán đang trở nên ngày càng phổ biến trong hầu hết các Doanh nghiệp trên cả nước. Khơng nằm ngồi xu thế đó, Cty TNHH sản xuất và thương mại ONC hiện nay cũng đang áp dụng hình thức kế tốn là hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ với phần mềm kế toán hỗ trợ Fast Accounting.
Cơng ty bắt đầu thực hiện kế tốn máy từ năm 2003, cho đến nay đã được 7 năm. Việc áp dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác kế tốn đã làm giảm đáng kể khối lượng công việc của nhân viên kế tốn trong phịng đồng thời làm tăng tính chính xác về số liệu của các sổ kế tốn, báo cáo kế toán cung cấp.
Với sự phong phú của thị trường phần mềm kế toán hiện nay, phần mềm kế tốn Fast Accounting cũng đã có nhiều sự cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả xử lý, đảm bảo cập nhật chế độ mới nhất của Bộ Tài Chính
Fast cho phép chạy nhiều chương trình trên cùng một máy tính cũng như cho phép chọn đơn vị thành viên làm việc ( nhập chứng từ phát sinh hoặc lên báo cáo của đơn vị thành viên đó). Điều này đặc biệt hỗ trợ cho cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp với đặc điểm có nhiều đơn vị thành viên phụ thuộc thực hiện các công việc độc lập khác nhau. Đối với cơng ty có nhiều đơn vị thành viên và số liệu của mỗi đơn vị thành viên được nhập riêng sau đó gửi về văn phịng cơng ty, chương trình cho phép quản lý riêng số liệu của từng đơn vị thành viên tại văn phịng cơng ty và số liệu tổng hợp tồn cơng ty của tất cả các đơn vị thành viên.
Việc tra cứu trên Fast vừa có thể theo mã lại vừa có thể theo tên, rất thuận tiện trong trường hợp mã khó nhớ thì ta có thể nhớ tên rồi tra cứu ra mã.
Chương trình cịn cho phép kiết xuất ra Excel có dịng tổng cộng vì thơng thường khi xuất ra Excel, ta phải dùng hàm để cộng số liệu do dịng tổng cộng khơng được hiển thị trên Excel.
Đối với các tài khoản giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng có thể mở các tiểu khoản để theo dõi loại hình kinh doanh hoặc các nhóm hàng kinh doanh