Bảng 1.1 Thủ tục kiểm toán đối với các nghiệp vụ tiền lương
1.2.3. Thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn này, các KTV được giao phụ trách các phần hành tiến hành thực hiện các khảo sát kiểm soát và khảo sát cơ bản nhằm thu thập bằng chứng kiểm tốn
đầy đủ và thích hợp phục vụ cho việc xét đoán và đánh giá các cơ sở dẫn liệu của các phần hành được giao. Trong quá trình thực hiện, các KTV thực hiện kiểm tốn các phần hành có liên quan với nhau phải thường xuyên trao đổi thông tin, tránh chồng chéo công việc giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả cho cuộc kiểm toán.
1.2.3.1. Khảo sát KSNB đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương
Tại ASCO cơng việc thực hiện khảo sát kiểm sốt nội bộ đối với chu trình lương dựa trên mẫu (C410) của chương trình kiểm tốn mẫu. Kiểm tốn viên thiết kế bảng câu hỏi, sau đó tiến hành phỏng vấn kế toán trưởng và kế toán phụ trách tiền lương đồng thời thu thập các tài liệu, bằng chứng khác làm căn cứ để đưa ra kết luận về HTKSNB của khách hàng đối với chu trình này.
Bảng câu hỏi về HTKSNB đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương Cơng ty TNHH kiểm tốn ASCO Tên khách hàng: Cơng ty cổ phần ABC Ngày khóa sổ: 31/12/2013 Nội dung: : KIỂM SOÁT
NỘI BỘ E440 Tên Ngày Người thực hiện NHN 27/03/2014 Người soát xét 1 Người soát xét 2
I. Các quy định về kiểm soát nội bộ
1. Khách hàng có theo dõi riêng biệt các khoản tiền lương và các khoản phải nộp theo lương khơng?
Có
2. Việc xác định quỹ lương có theo đúng qui định khơng? Có
3. Các khoản chi lương có chữ ký của người nhận tiền khơng?
Có
4. Hàng quý, khách hàng có tiến hành quyết toán bảo hiểm xã hội khơng?
Cơng ty thực hiện đóng BHXH dựa trên thơng báo BH của cơ quan BH Văn Chấn
5. Việc hạch toán tiền lương và các khoản phải nộp theo lương có dựa trên căn cứ chứng từ khơng?
Có
6. Việc hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đúng kỳ khơng? Có
7. Cơng ty có văn bản quy định về trách nhiệm của từng bộ phận/ nhân sự chủ chốt không gắn liền với tiền lương khơng?
Có
8. Cơng ty có ký thoả ước lao động, có quy chế về lao động, tiền lương khơng?
Có
9. Cơng ty có một bộ phận chuyên trách về quản lý nhân sự không? Không
10. Kế hoạch tuyển dụng có được lập dựa trên kế hoạch phát triển mở rộng quy mô kinh doanh của Cơng ty và được phê duyệt trước hàng năm khơng? Có
11. Cơng ty có thực hiện ký hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật với tất cả những người lao động đang làm việc cho Cơng ty khơng?
Có
12. Các khoản chi tiêu, phụ cấp cho nhân viên có được quy định rõ ràng bằng văn bản và thơng báo cho tất cả người lao động biết khơng?
Có
trình cho Ban lãnh đạo phê duyệt khơng? Có
14. Cơng ty có sử dụng các thiết bị điện tử hỗ trợ cho việc chấm công không?
Không
II. Đánh giá của KTV về KSNB
Hệ thống KSNB đối với khoản mục tiền lương là đạt mục tiêu.
1.2.3.2. Khảo sát cơ bản đối với tiền lương và các khoản trích theo lương
1. Thực hiện các thủ tục phân tích đánh giá tổng quát
Phân tích xu hướng
KTV thực hiện thủ tục phân tích sự biến động về tổng chi phí tiền lương phát sinh trong năm nay so với năm trước, chi phí tiền lương qua các tháng để đảm bảo sự biến động của chi phí tiền lương phù hợp với sự biến động về nhân sự và chính sách tiền lương của doanh nghiệp. Các biến động lớn, biến động bất thường sẽ là trọng tâm cần điều tra làm rõ.
Công ty TNHH kiểm tốn ASCO
Tên khách hàng: Cơng ty cổ phần ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2013
Nội dung: Phân tích Biến động
Lương E446.3 Tên Ngày Người thực hiện NHN 27/03/2014 Người soát xét 1 Người soát xét 2
Mục tiêu: Đảm bảo biến động chi phí tiền lương các tháng trong năm phù hợp
với biến động về nhân sự và biến động về chính sách lương.
Nguồn số liệu: Từ sổ cái TK 334. Cơng việc thực hiện:
Phân tích sự biến động của tổng chi phí tiền lương phát sinh trong năm 2013
với tổng chi phí tiền lương phát sinh trong năm 2012.
Tổng hợp chi phí tiền lương các tháng trong năm, phân tích biến động. Năm 2013 Năm 2012 Biến động
ST %
Tổng chi phí tiền lương phát sinh
8.120.531.508 7.415.326.097 705.205.411 9,51% Phân tích nguyên nhân biến động:
Tổng chi phí tiền lương năm 2013 tăng lên so với năm 2012 chủ yếu là do số lượng công nhân viên tăng lên để phục vụ cho việc xây dựng nhà máy thủy điện mới của cơng ty.
Chi phí tiền lương các tháng trong năm 2013
Diễn giải Chi phí lương Biến động (%) Ghi chú
Số dư tại 01/01/2013 Số phát sinh Tháng 1 738.127.516 9,09% Tháng 2 808.830.400 9,96% Tháng 3 674.087.630 8,30% Tháng 4 72.225.215 0,89% Tháng 5 1.159.782.611 14,28% Tháng 6 588.738.468 7,25% Tháng 7 293.289.797 3,61% Tháng 8 934.528.398 11,51% Tháng 9 856.582.771 10,55% Tháng 10 459.752.131 5,66% Tháng 11 474.257.536 5,84% Tháng 12 1,060.329.035 13,06%
Tổng cộng số
phát sinh 8.120.531.508 100% Số dư tại
31/12/2013 - Nhận xét:
Lương trong tháng 4 và tháng 5 có biến động lớn là do các khoản lương chi trả cho nhân viên trong tháng 4 được đơn vị thanh toán vào đầu tháng 5.
Lương trong tháng 7 và tháng 8 có biến động lớn là do các khoản lương chi trả cho nhân viên trong tháng 7 được đơn vị thanh toán vào đầu tháng 8
Kết luận:
Biến động về chi phí tiền lương các tháng trong năm phù hợp với biến động về nhân sự và biến động về chính sách lương. Đạt được mục tiêu kiểm toán
Ghi chú:
Số liệu được lấy từ sổ cái TK …334…..., đối chiếu khớp với sổ chi tiết TK … 334
Số liệu được cộng dồn theo hàng dọc
Phân tích tỷ suất:
Dựa trên mối quan hệ giữa các chỉ tiêu tài chính, KTV thiết lập các tỷ suất tài chính để xem xét, đánh giá sự biến động của các tỷ suất, các dấu hiệu biến động bất thường là mối quan tâm của KTV.
Đối với khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương, KTV cũng tiến hành tính tốn một số các tỷ suất phản ánh mối quan hệ giữa tiền lương và các chỉ tiêu có liên quan như: Phải trả người lao động/Tổng Nợ phải trả; Chi phí lương/Doanh thu.
Qua kiểm tra, KTV thấy khơng có dấu hiệu nào bất thường trong mối quan hệ giữa chi phí tiền lương với các chỉ tiêu có liên quan.
2. Thực hiện kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và số dư tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương.
KTV đã thực hiện các công việc sau:
Thứ nhất, Kiểm tra chi tiết lương từng nhân viên Thứ hai, Khảo sát nhân viên khống
Thứ ba, Kiểm tra việc phân bổ lương cho các đối tượng chịu chi phí Thứ tư, Kiểm tra số dư TK334
Thứ năm, Kiểm tra việc thanh toán lương sau niên độ
Thứ sáu, Kiểm tra sự chính xác của việc kết chuyển số dư đầu kỳ của các khoản trích theo lương từ năm trước sang đầu năm nay.
Thứ bảy, Kiểm tra sự hợp lý của các khoản trích theo lương đơn vị trích vào chi phí và trích vào lương
Thứ tám, Tổng hợp BHXH của cơng ty trong kỳ
Thứ chín, Kiểm tra chi tiết việc trích thuế TNCN của một số đối tượng Cụ thể như sau:
Thứ nhất, Kiểm tra chi tiết lương từng nhân viên:
Chọn mẫu gồm 20 nhân viên ở các phòng ban khác nhau gồm 4 nhân viên mới ký hợp đồng và 3 nhân viên mới chấm dứt hợp đồng lao động năm 2013, 13 nhân viên còn lại là chọn ngẫu nhiên trong số những người lao động cịn đang làm việc tại Cơng ty cổ phần ABC. KTV kiểm tra từ bảng lương đến bảng chấm công, hợp đồng lao động để xem xét:
- Kiểm tra dấu hiệu phê chuẩn trên bảng lương, bảng chấm cơng…có đầy đủ, đúng với thẩm quyền, trách nhiệm của từng người phụ trách không.
- Đảm bảo tiền lương cơ bản của từng nhân viên khớp với hợp đồng lao động và nếu có tăng thì phải kiểm tra tới chính sách tăng lương có chữ ký phê duyệt của tổng giám đốc hay không.
- Bảng chấm công, bảng theo dõi khối lượng sản phẩm hồn thành, phiếu nhập kho sản phẩm nếu có và giấy đề nghị làm thêm giờ từng nhân viên có khớp với số liệu trên bảng lương hay khơng.
Trích giấy tờ làm việc E443 do trợ lý kiểm toán Nguyễn Hà Nam lập. Mục đích của cơng việc này nhằm đảm bảo tiền lương của người lao động trên bảng thanh
tốn lương là được tính cho số lượng, khối lượng sản phẩm hồn thành đã được nghiệm thu hay thời gian mà người lao động làm việc thực tế tại công ty, tiền lương của từng người lao động được tính phù hợp với hợp đồng lao động đã ký kết, các quyết định tăng lương đã được phê duyệt, đúng thẩm quyền.
Bảng 1.2.1: Kiểm tra chi tiết lương từng nhân viên Công ty TNHH
kiểm tốn ASCO
Tên khách hàng: Cơng ty cổ phần ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2013 Nội dung: Kiểm tra chi tiết lương E443 Tên Ngày Người thực hiện NHN 27/03/2014 Người soát xét 1 Người soát xét 2
Mục tiêu: Đảm bảo các số liệu trên bảng lương là khớp đúng với các chứng từ khác có liên quan, phát sinh có căn cứ hợp lý.
Cơng việc thực hiện:
Họ tên Bộ phận/ Chức vụ Tiền lương (Trích từ bảng lương tháng 3/2013) Ghi chú <1> <2> <3> 1 NGB Chủ tịch HĐQT 27.500.000 v v v 2 NGH Thành viên BKS 15.000.000 v v v 3 LVL Phịng kỹ thuật- phó phịng 7.000.000 v v v … …. 18 NTK Phịng tổ chức hành chính- Lái xe 6.400.000 v v v 19 TVM Phòng tổ chức kế 8.000.000 v v v SV: Đồn Thị Lý Lớp:CQ48/22.03
tốn- Kế tốn trưởng 20 HTM Phịng tổ chức hành chính- Bảo vệ 9.500.000 v v v Nhận xét:
v: Thỏa mãn điều kiện kiểm tra, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận liên quan x: Khơng thỏa mãn hoặc khơng có chữ ký phê chuẩn đúng quy định
<1>: Hợp đồng và quyết định tăng lương
<2>: Bảng chấm cơng, bảng theo dõi sản phẩm hồn thành <3>: Bảng lương.
Kết luận: Qua kiểm tra cho thấy, tiền lương của các nhân viên trên bảng lương tháng 3 của các bộ phận khác nhau đều khớp đúng với các quy định trên hợp đồng, các quyết định tăng lương, có đầy đủ chữ ký và phê duyệt đúng thẩm quyền. Đạt được mục tiêu kiểm toán.
Thứ hai, Khảo sát nhân viên khống
Để khảo sát số nhân viên khống, KTV chọn mẫu ngẫu nhiên nhân viên trên bảng thanh toán lương của cơng ty. Sau đó đối chiếu với hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động được lưu tại phòng nhân sự, đồng thời kiểm tra chữ ký trên bảng chấm cơng, bảng thanh tốn lương với chữ ký trên hợp đồng lao động.
Trích GTLV- E444 do trợ lý kiểm toán Nguyễn Hà Nam thực hiện nhằm đảm bảo tiền lương trên bảng thanh tốn lương của cơng ty là được tính cho người lao động làm việc thực tế tại cơng ty.
Bảng 1.2.2: Kiểm tra nhân viên khống Cơng ty TNHH
kiểm tốn ASCO
Tên khách hàng: Cơng ty cổ phần ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2013 Nội dung: Kiểm tra nhân viên khống E444 Tên Ngày Người thực hiện NHN 27/03/2014 Người soát xét 1 Người soát xét 2
Mục tiêu: Đảm bảo tiền lương trên bảng thanh tốn lương là được tính cho người lao động làm việc thực tế tại công ty.
Công việc thực hiện:
STT Họ tên Bộ phận/ chức vụ Tiền lương (Trích bảng lương tháng 12) Ghi chú <1> <2> 1 BKS Ban giám đốc- GĐ 18.000.000 v v 2 DCN Phòng kỹ thuật- TP 9.000.000 v v 3 DTT Phịng tổ chức kế tốn- NVKT 6.000.000 v x … …. 10 NKH Phịng tổ chức hành chính- NV Bảo vệ 7.500.000 v v SV: Đồn Thị Lý Lớp:CQ48/22.03
Nhận xét: v: Có đối chiếu
x: Khơng có đối chiếu <1>: Hồ sơ lao động <2>: Ký nhận lương.
Kết luận: Qua kiểm tra, KTV thấy cịn một số trường hợp cơng nhân chưa ký nhận đầy đủ và có hiện tượng ký hộ. Tuy nhiên khi đi sâu vào kiểm tra thì thấy đây khơng phải là hiện tượng nhân viên khống mà là do đôi khi người đến lĩnh lương q đơng nên có trường hợp qn khơng ký nhận hoặc ký nhận hộ. KTV sẽ đưa vấn đề này lên bản nhận xét để đơn vị rút kinh nghiệm.
Thứ ba, Phân bổ lương cho các đối tượng chịu chi phí.
Để đảm bảo chi phí tiền lương được tính và phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí một cách đúng đắn, hợp lý và nhất quán, KTV tiến hành phỏng vấn kế toán tiền lương về cơ sở để phân bổ chi phí tiền lương cho các đối tượng chịu chi phí. Đồng thời KTV kiểm tra việc hạch toán các nghiệp vụ tiền lương trên các sổ kế tốn xem có phù hợp với quy định hiện hành và chính sách kế tốn của cơng ty hay khơng.
Trích GTLV- E441 do trợ lý kiểm tốn Nguyễn Hà Nam thực hiện. Cơng ty TNHH
kiểm tốn ASCO
Tên khách hàng: Cơng ty cổ phần ABC
Ngày khóa sổ: 31/12/2013 Nội dung: : Tổng hợp
lương theo đối tượng, bộ phận. E441 Tên Ngày Người thực hiện NHN 27/03/2 014 Người soát xét 1 Người soát xét 2
TT Nội dung Số dư đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ PS Tăng PS Giảm
1 Lương cho nhân viên quản lý - 8.120.531.508 8.120.531.508 - Tổng cộng - 8.120.531.508 8.120.531.508 - Kết luận: Qua kiểm tra, tìm hiểu KTV nhận thấy chi phí lương của đơn vị đã được hạch tốn, phân bổ chính xác, phù hợp với thực tế phát sinh và tuân thủ các quy định hiện hành. Đạt được mục tiêu kiểm tốn.
Thứ tư, Kiểm tra số dư TK334
Cơng việc đối chiếu số dư trên TK334 được thể hiện:
- Với số dư đầu năm: KTV so sánh số dư trên BCTC của cơng ty năm 2013 với báo cáo tài chính đã được kiểm tốn năm 2012
- Với số phát sinh Nợ: KTV kiểm tra chi tiết số phát sinh trên sổ chi tiết với các phiếu chi của công ty. Sau đó kiểm tra việc cộng dồn của kế tốn vào cuối năm.
- Với số phát sinh Có: KTV kiểm tra trên sổ cái TK chi phí có liên quan. - Với số dư cuối năm:
Số cuối năm= Số đầu năm+ Phát sinh Có- Phát sinh Nợ
Đồng thời KTV đối chiếu với Bảng cân đối kế toán (chưa được kiểm toán) và bảng cân đối số phát sinh.
Trích giấy tờ làm việc E410.1 do trợ lý kiểm toán Nguyễn Hà Nam thực hiện. Mục đích là đối chiếu số liệu trên TK334 với các tài liệu có liên quan.
Bảng 1.2.3: Bảng tổng hợp số dư TK334 Cơng ty TNHH kiểm tốn ASCO Tên khách hàng: Cơng ty cổ phần ABC Ngày khóa sổ: 31/12/2013 Khoản mục: TK334
Nội dung: Tổng hợp số dư tài khoản E410.1 Tên Ngày Người thực hiện NHN 27/03/2014 Người soát xét 1 Người soát xét 2
Mục tiêu: Tổng hợp, đối chiếu số liệu. Công việc thực hiện:
Nợ T/C Có T/C
Số dư đầu kỳ - (PY)
Số phát sinh trong kỳ 8.120.531.508 (1) 8.120.531.508 (2) Số dư cuối kỳ - (BS); (c/c) Trong đó:
(PY): Đã đối chiếu khớp số liệu trên BCTC đã kiểm toán năm trước của đơn vị (BS): Đã đối chiếu khớp số liệu trình bày trên BCĐKT trước kiểm tốn năm nay (1): Đã kiểm tra chi lương
(2): Đã kiểm tra số liệu trên sổ cái các tài khoản chi phí có liên quan. (c/c): Đã cộng dọc
Chi tiết số dư lương
TK334 Lương cho nhân viên quản lý
8.120.531.508 Tổng cộng 8.120.531.508 Kết luận: Số liệu tổng hợp đã được đối chiếu phù hợp với chi tiết liên quan.