khõu mở đầu cho cụng việc quản trị vật liệu trực tiếp . Đõy là ranh giới giữa 2 bờn mua bỏn. Là cơ sở hạch toỏn chớnh xỏc cỏc chi phớ lưu thụng và giỏ cả vật liệu mỗi bờn. Bước tiếp nhận vật liệu của cụng ty diễn ra khỏ chặt chẽ. Trước tiờn vật liệu mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cỏch xem cú hợp tiờu chuẩn khụng. Ban kiểm nghiệm gồm cú một đại diện phũng vật tư, một đại diện ban đảm bảo chất lượng và một thủ kho. Đại diện ban đảm bảo chất lượng tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu. Trước sự chứng kiến của ban kiểm nghiệm lập hai biờn bản kiểm nghiệm, một giao cho phũng vật tư, một giao cho phũng kế toỏn. Trường hợp vật liệu khụng đỳng số lượng, quy cỏch, phẩm chất so với chứng từ húa đơn, thỡ lập thờm một liờn, kốm theo chứng từ liờn quan gửi cho đơn vị bỏn vật liệu để giải quyết. Đại diện phũng vật tư phải chịu trỏch nhiệm về việc này, phải trỡnh lờn ban giỏm đốc và chờ ý kiến giải quyết của lónh đạo. Cũn nếu như chất lượng, số lượng của vật liệu khụng cú gỡ sai sút thỡ thủ kho tiến hành nhập kho theo đỳng thủ tục.
Tại phũng kế toỏn: Kế toỏn vật tư tiến hành đầy đủ cỏc thủ tục định khoản, ghi chộp sổ sỏch cỏc nghiệp vụ phỏt sinh. Húa đơn mua hàng sau khi
đươc dựng làm căn cứ viết vào phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho kế toỏn thanh toỏn, phiếu nhập kho là căn cứ để kế toỏn vật tư vào sổ chi tiết vật liệu.
Cụng ty tiến hành thanh toỏn tiền cho đơn vị cung ứng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Tựy vào điều kiện cụ thể từng thời điểm mà cụng ty cú thể thanh toỏn theo cỏc hỡnh thức : thanh toỏn bằng tiền mặt , thanh toỏn bằng tiền gửi ngõn hàng, tiền tạm ứng , chưa thanh toỏn ngay. Vật liệu sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho bảo quản trỏnh xa tỡnh trạng hư hỏng mất mỏt.
Mẫu 1: Biờn bản kiểm nghiệm
ĐƠN VỊ : .......................... Mẫu số 03-VT
Bộ phận : ............................. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng húa
Ngày ...... thỏng ...... năm .......
Số : ............................ - Căn cứ..........................số...............ngày.........thỏng.........năm............của................................................................................................................ Ban kiểm nghiệm gồm :
+ ễng/Bà : . ................................................... Chức vụ : ................................... Đại diện : ...................................................................Trưởng Ban
+ ễng/Bà : . ................................................... Chức vụ : ................................... Đại diện : ...................................................................Ủy viờn + ễng/Bà : . ................................................... Chức vụ : ................................... Đại diện : ...................................................................Ủy viờn Đó kiểm nghiệm cỏc loại :
STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng húa Mó số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tớnh Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chỳ Số lượng đỳng quy cỏch, phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F
Cộng