- Hệ thống thụng tin phải được phản ỏnh chõn thực nhất, liờn tục cập
3.2.3. Tăng cường quản lý và tiờu dựng vật liệu
Cơ sở giải phỏp
Quản lý và hạch toỏn tiờu dựng vật liệu ngày càng được quan tõm do vai trũ của vật liệu trong cấu thành thực thể sản phẩm. Mặt khỏc do sự phỏt triển khụng ngừng của cụng nghiệp, tầm quan trọng của cụng tỏc hạch toỏn vật liệu cũng được tăng lờn một cỏch vững chắc.
Cụng tỏc quản lý và tiờu dựng vật liệu của Cụng ty xõy dựng và lắp đặt viễn thụng trong thời gian qua cũn xảy ra nhiều hạn chế như:
- Đụi khi cụng tỏc tiếp nhận vật liệu của cụng ty diễn ra cũn sơ sài và mang tớnh chủ quan, bởi vật liệu dựng cho sản xuất tại cụng ty đều là những vật liệu cú khối lượng lớn.
- Cụng tỏc thu mua vật liệu cũng cũn hạn chế. Vật liệu thu mua đụi khi chưa đạt tiờu chuẩn chất lượng, chưa đủ số lượng và chưa đỳng tiến độ.
- Cụng tỏc quản lý kho, thanh quyết toỏn vật liệu cũng cũn nhiều bất cập, sổ sỏch đụi khi khụng rừ ràng, thanh quyết toỏn vật liệu chậm.
- Vấn đề an toàn trong cụng tỏc thu hồi phế liệu, phế phẩm chưa được quan tõm đỳng mức. Thờm vào đú, lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi cũn chưa được quản lý chặt chẽ và chưa cú kế hoạch sử dụng hợp lý nhất.
- Cụng tỏc bảo quản vật liệu cũn gặp khú khăn nhất là khi cụng ty nhập một lượng lớn vật liệu để đầu cơ tớch trữ. Điều này ảnh hưởng tới chất lượng của vật liệu khi đưa vào sử dụng.
Nội dung giải phỏp
Cụng tỏc tiếp nhận vật liệu
Tiếp nhận là bước chuyển giao trỏch nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý vật liệu trong nội bộ cụng ty. Việc vận chuyển vật liệu của phõn xưởng phải luụn được tiến hành kịp thời bằng đội xe của cụng ty cũng như xe của phớa đối tỏc mà doanh nghiệp đó ký hợp đồng.
Trong cụng tỏc tiếp nhận, thủ kho phải nhất nhất tuõn theo những quy định về xuất nhập kho của cụng ty và Nhà nước.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc yờu cầu xin cấp vật tư của cỏc đơn vị, thủ kho nhập kho vật liệu theo đỳng, đủ số lượng, chủng loại, chất lượng, phải cú húa đơn mua hàng theo đỳng quy định nhà nước.
Phụ tựng, thiết bị của cụng ty khi nhập phải được nghiệm thu, sau khi nhập thủ kho vào thẻ kho để theo dừi theo từng loại vật tư.
Cụng tỏc cấp phỏt vật liệu tại cụng ty được thực hiện theo phương thức hạn mức , theo tiến độ kế hoạch , hỡnh thức cấp phỏt này được đỏnh giỏ là phự hợp với sản xuất, đảm bảo tớnh chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như cấp phỏt. Do đú giữ nguyờn cụng tỏc cấp phỏt theo hạn mức vỡ nú cú nhiều ưu điểm như quản lý, hạch toỏn việc tiờu dựng vật liệu chặt chẽ, chớnh xỏc. Việc thanh quyết toỏn vật liệu được tiến hành giữa cỏc tổ, đội sản xuất, cỏn bộ quản lý kho và phũng kế toỏn. Quản lý kho theo hỡnh thức thế song song, trong quan hệ.đối chiếu cần giảm bớt thủ tục sao cho gọn nhẹ, nhanh chúng. Quản lý tổ, đội thi cụng cũng cần cú sổ sỏch theo dừi lượng vật liệu nhận về tổ, đội mỡnh, thụng qua đú cú thể rỳt ngắn thời gian đối chiếu giữa tổ, đội và thủ kho. Kiểm tra được lượng vật liệu tồn đọng trong phõn xưởng và lượng giao nộp cho thủ kho. Tiến hành đối chiếu cú thể tiến hành thỏng một lần, mục đớch của việc đối chiếu thường xuyờn giỳp cho việc theo dừi tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng vật liệu được chặt chẽ hơn.
Cỏn bộ quản lý phải ghi chộp, phải cú sổ sỏch đầy đủ để theo dừi tỡnh hỡnh vật liệu biến động, kiểm tra thường xuyờn việc sử dụng vật liệu.
Đối với cụng nhõn sử dụng vật liệu, quy định trỏch nhiệm lao động theo hướng người sử dụng phải tự đảm bảo tốt khối lượng, chất lượng từ khi vật liệu được nhận về phõn xưởng cho đến khi hết quy trỡnh sản xuất. Nếu người sử dụng tiết kiệm vật liệu thỡ họ sẽ được hưởng chế độ thường theo quy định của cụng ty. Người lao động khụng được đổi vật liệu cho người khỏc vỡ như vậy rất khú kiểm soỏt, ảnh hưởng tới tỡnh hỡnh quản lý vật liệu. Nếu vật liệu mất mỏt khụng rừ nguyờn nhõn thỡ người sử dụng phải bồi thường theo đỳng
Lợi ớch giải phỏp
Nõng cao tinh thần trỏch nhiệm cho mọi người cú liờn quan trong quỏ trỡnh quản lý và sử dụng vật liệu.
Đảm bảo việc hạch toỏn đầy đủ, chớnh xỏc vật liệu vào giỏ thành sản phẩm.
Kiểm soỏt được số lượng, chất lượng cũng như chủng loại vật liệu ở mọi thời điểm, đảm bảo việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu.
Điều kiện thực hiện giải phỏp
Phải xõy dựng được hệ thống nội quy và quy chế quản lý kho tàng rừ ràng như: nội quy ra vào, bảo quản, nội quy nhập xuất vật liệu, những nội quy về phũng chỏy chữa chỏy và kiểm tra định kỳ. Ngoài ra cũn cú quy định về kỹ thuật khen thưởng đối với cụng nhõn viờn.
Để thực hiện tốt điều này cỏn bộ quản lý kho phải cú hệ thống sổ sỏch rừ ràng, luụn theo dừi sỏt sao, nắm vững lượng nhập khấu của vật liệu. Kho phải cú sơ đồ sắp xếp hợp lý. Tổ chức vệ sinh kho theo chu kỳ nhất định.
Mọi vật liệu cấp phỏt phải cú giấy tờ hợp lệ, phải kiểm tra chu đỏo trước khi nhập hoặc xuất về số lượng, chủng loại, chất lượng để dễ dàng quản lý.