- Hệ thống thụng tin phải được phản ỏnh chõn thực nhất, liờn tục cập
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống định mức tiờu dựng vật liệu
Cơ sở giải phỏp:
Do cụng ty sản xuất theo gúi thầu mà cụng ty nhận được nờn lập kế hoạch cung ứng, mua sắm vật liệu là cụng việc thường xuyờn, liờn tục. Cụng
tỏc này đũi hỏi thời gian thực hiện càng nhanh càng tốt và yờu cầu sỏt với thực tế cao nờn đũi hỏi luụn phải tỡm ra biện phỏp hữu hiệu để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn.
Mặc dự cụng tỏc định mức tiờu dựng luụn được cụng ty đầu tư, chỳ trọng, song nhỡn chung việc thực hiện định mức tiờu dựng vật liệu chưa đạt yờu cầu. Qua việc thanh toỏn quyết toỏn vật liệu cho thấy hầu hết cỏc loại vật liệu tiờu dựng đều cú khối lượng nhỏ hơn định mức vẫn chưa bỏm sỏt vào tỡnh trạng thực tế.
Nội dung giải phỏp
Để hoàn thiện lại hệ thống định mức tiờu dựng vật liệu trước hết cần phải duy trỡ và cải tiến cụng tỏc định mức tiờu hao vật liệu cho từng mẫu sản phẩm. Định mức tiờu hao càng sỏt thực tế thỡ càng tiết kiệm vật liệu, tạo điều kiện nõng cao chất lượng đầu vào, trỏnh ứ đọng hay thiếu hụt làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Do vậy, nhõn viờn định mức cần nắm rừ quy trỡnh cụng nghệ để biết được khả năng tiờu hao thực tế, hao phớ và mức độ hao phớ thực tế ở từng cụng đoạn.
Việc tiến hành xõy dựng và quản lý định mức tiờu dựng vật liệu của cụng ty Xõy dựng và lắp đặt viễn thụng được tiến hành chủ yếu dựa vào cỏc bản vẽ thiết kế. Bộ phận kỹ thuật dựa vào cỏc bản vẽ đú xõy dựng hệ thống định mức vật liệu sao cho lượng vật liệu là tớch kiệm nhất. Tuy nhiờn, việc xõy dựng định mức tiờu dựng chỉ dựa vào cỏc bản vẽ, cỏc cụng thức chung được nhà nước quy định thỡ khụng thể hiệu quả cao vỡ với mỗi địa phương, với mỗi
cụng trỡnh và trỡnh độ lao động, quản lý vật tư tại cụng trỡnh ở những thời điểm khỏc nhau thỡ sẽ cú cỏch thức sử dụng vật liệu khỏc nhau.
Do vậy, cụng ty khi xõy dựng hệ thống định mức vật liệu phải kết hợp cả ba phương phỏp sau để đưa ra kết quả tối ưu nhất:
-Thứ nhất: Định mức theo phương phỏp phõn tớch.
Theo phương phỏp này, cụng ty kết hợp tớnh toỏn về kinh tế kỹ thuật với việc phõn tớch cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến tiờu hao vật liệu theo 3 bước:
Bước 1: Thu thập và nghiờn cứu cỏc tài liệu định mức, đặc biệt là cỏc tài liệu về cỏc thiết kế sản phẩm, đặc tớnh của vật liệu, chất lượng mỏy múc thiết bị, trỡnh độ tay nghề cụng nhõn.
Bước 2: Phõn tớch từng thành phần trong cơ cấu định mức và cỏc nhõn tố ảnh hưởng để tỡm giải phỏp xúa bỏ mọi lóng phớ, tiết kiệm mức tiờu dựng vật liệu.
Bước 3: Tổng hợp cỏc thành phần trong cơ cấu định mức, tớnh số sử dụng và đề ra biện phỏp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch.
Phương phỏp định mức này sẽ giỳp cụng ty định mức được vật liệu với tớnh khoa học và tớnh chớnh xỏc cao, đưa ra một mức tiờu dựng hợp lý nhất. Hơn nữa, khi sử dụng phương phỏp này thỡ định mức tiờu dựng của cụng ty luụn nằm trong trạng thỏi được cải tiến.
Vỡ vậy, để định mức được hiệu quả nhất, định mức đũi hỏi một lượng thụng tin tương đối lớn, toàn diện và chớnh xỏc.
Theo phương phỏp này, căn cứ vào số liệu thống kờ về mức tiờu dựng vật liệu của cỏc kỳ bỏo cỏo, căn cứ vào kinh nghiệm của những cụng nhõn tiờn tiến, rồi dựng phương phỏp bỡnh quõn gia quyền để xỏc định, định mức.
-Thứ ba: Định mức tiờu dựng vật liệu của cụng ty dựa vào kết quả của
phũng thớ nghiệm kết hợp với điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi và kết quả đó tớnh toỏn hoặc tiến hành sản xuất thử nhằm xỏc định, định mức cho kế hoạch.
Phương phỏp này giỳp cụng ty tớnh đoỏn định mức được chớnh xỏc và khoa học.
Để thực hiện tốt cỏc phương phỏp trờn thỡ cụng ty cũng cần xõy dựng cho mỡnh một hệ thống thụng tin trong doanh nghiệp phải được tổ chức tốt và đội ngũ định mức vật liệu cú trỡnh độ và năng lực cao.
Với hệ thống thụng tin về vật liệu trong cụng ty:
- Hệ thống thụng tin này do hai bộ phận đảm nhiệm chớnh là phũng kế toỏn và phũng vật tư. Bộ phận kế toỏn cú nhiệm vụ sao lưu và cất giữ tất cả những tài liệu gốc chớnh xỏc về tỡnh hỡnh sử dụng vật liệu của cụng ty qua từng thời kỳ, từng dự ỏn mà cụng ty đảm nhiệm, sẵn sàng sử dụng và bảo mật thụng tin. Bộ phận phũng vật tư cú nhiệm vụ thường xuyờn cập nhật, thu thập số liệu về cỏc thụng tin liờn quan đến vật liệu trờn thị trường một cỏch nhanh nhất. Dựa vào cỏc thụng tin điều tra và thụng tin lưu trữ về vật liệu cỏc kỳ trước do phũng kế toỏn cung cấp mà từ đú đưa ra định mức sử dụng phự hợp nhất cho mỗi dự ỏn.
- Để hệ thống thụng tin về vật liệu được chớnh xỏc, đầy đủ, cụng ty cần đưa ra những chớnh sỏch với thụng tin tổ chức:
+ Chất lượng thụng tin vật liệu của cụng ty phải được duy trỡ và cỏc thụng tin được sử dụng trong cụng tỏc định mức phải được chớnh xỏc, tin cậy, luụn được cập nhật và nhất quỏn.
+ Cỏc yờu cầu về luật phỏp cũng như cỏc yờu cầu về tớnh bảo mật tớnh riờng tư, bớ mật, xỏc thực và vẹn toàn của thụng tin phải được thực thi.
+Thụng tin từ bộ phận tài chớnh kế toỏn đưa tới bộ phận kế hoạch kỹ thuật phải được nhanh chúng, kịp thời.
+ Cỏc bản ghi và cỏc phần thụng tin cần thiết phải được lưu trữ tốt.
Với đội ngũ cỏn bộ xõy dựng định mức tiờu dựng vật liệu trong cụng ty:
Đõy là đội ngũ bắt buộc cú trỡnh độ chuyờn mụn cao ( trỡnh độ Đại học ), cú kiến thức, kỹ thuật tốt về khả năng xử lý thụng tin chớnh xỏc nhất. Ngoài ra, đội ngũ này cần phải cú kinh nghiệm lõu năm trong ngành xõy dựng để việc kết hợp giữa thực tế sử dụng và lý thuyết định mức nhà nước ban hành đưa ra kết quả tối ưu nhất.
Những chớnh sỏch cụng ty nờn ỏp dụng với đội ngũ cỏn bộ xõy dựng định mức tiờu dựng vật liệu:
- Chiờu mộ, cú những chớnh sỏch ưu đói, khuyến khớch với những cỏn bộ cú kinh nghiệm làm việc gắn bú lõu năm với cụng ty qua những chế độ đói ngộ: lương, thưởng cỏn bộ định mức khi định mức và thực tế cú kết quả gần
nhất. Xử phạt rừ ràng khi làm việc khụng hiệu quả để nõng cao tinh thần, trỏch nhiệm đối với cụng việc.
- Cho cỏn bộ định mức tham gia cỏc lớp đào tạo về những hệ thống định mức được lập trỡnh sẵn do nhà nước ban hành để việc tớnh toỏn đưa ra kết quả cuối cựng được dễ dàng, chớnh xỏc hơn.
- Kết hợp với học hỏi cỏc chuyờn gia kỹ thuật để nghiờn cứu thời gian thực hiện cụng việc định mức nhằm mục đớch xỏc định lượng vật liệu để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về cụng nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhõn lực hiện cú tại cụng ty.
Lợi ớch giải phỏp
Với việc sử dụng định mức như trờn, cụng ty cú thể thu được những lợi ớch sau:
- Cụng ty cú thể tớnh toỏn số lượng thực tế của vật liệu cho từng quỏ trỡnh khi sản xuất sản phẩm và vận hành sản xuất từ từng quỏ trỡnh.
- Cú thể xem số lượng vật liệu cần thiết trong một định dạng đó được thiết lập trước.
- Quản lý hàng tồn kho dễ dàng dựa trờn định mức vật liệu hiện hành. - Cú thể tớnh toỏn số lượng hàng húa cần thiết sau này để xỏc định lịch mua hàng.
- Đỏnh giỏ số lượng hàng húa lóng phớ bằng cỏch so sỏnh số lượng theo tiờu chuẩn với thực tế tiờu thụ dựa trờn số lượng định mức vật liệu.
- Việc đăng kớ định mức vật liệu cú liờn quan đến những chức năng khỏc và sẽ trở thành cơ sở cho một kế hoạch mua hàng, việc quản lý quỏ trỡnh sản xuất, quản lý số lượng hàng tồn kho của nguyờn liệu, và quản lý chi phớ.
Điều kiện để thực hiện giải phỏp
Để biện phỏp trờn được thực hiện cú hiệu quả thỡ cần cú cỏc điều kiện sau:
- Cần cú ngõn sỏch cho việc tổ chức hoàn thiện để được chuẩn bị phương tiện, dụng cụ và cỏc chi phớ khỏc. Nguồn tài chớnh này cú thể trớch từ quỹ đầu tư phỏt triển sản xuất hay quỹ dự phũng.
- Cụng ty phải cú đội ngũ cỏn bộ xõy dựng định mức cú năng lực với trỡnh độ chuyờn mụn cao, cỏn bộ kiểm tra cú kỹ năng, kinh nghiệm hiểu biết sõu về lĩnh vực mỡnh phụ trỏch, đú là những hiểu biết về sắt, thộp, vật liệu,…
- Cụng tỏc này cú thể thành cụng nếu được sự quan tõm sõu sắc của ban lónh đạo và giỏm đốc cụng ty.
- Cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty phải cú thỏi độ tớch cực trong việc ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật mới, trong cụng tỏc thực hiện định mức, cú tõm huyết, trỏch nhiệm với cụng ty.