khẩu: Với đối tượng khách hàng này, cán bộ khai thác của PVI Hà Nội thường phải đến tận nơi để trao đổi, giải thích cho khách hàng biết về vai trị, tác dụng của bảo hiểm hàng hố xuất nhập khẩu, khơi gợi nhu cầu của họ. Đồng thời giới thiệu cho họ thấy những lợi ích khi họ tham gia tại PVI Hà Nội cũng như uy tín của cơng ty trên thị trường. Khi khách hàng hiểu và tin tưởng vào lợi ích của bảo hiểm, tin tưởng PVI Hà Nội thì chắc chắn họ sẽ tham gia bảo hiểm.
2.3.2.3. Phân tích thơng tin, đánh giá rủi ro
Thơng qua các số liệu thống kê và thực tiễn hoạt động của khách hàng, cán bộ khai thác tham mưu cho lãnh đạo về chính sách khách hàng, về cơng tác quản lý rủi ro và khả năng triển khai dịch vụ, đề xuất ý kiến điều chỉnh tỷ lệ phí và các điều kiện, điều khoản bảo hiểm cho phù hợp.
Căn cứ vào các thông tin được cung cấp, cán bộ khai thác tự đánh giá rủi ro hoặc tư vấn kịp thời về quản lý rủi ro cho khách hàng. Điền vào bản câu hỏi đánh giá rủi ro theo mẫu của Bảo hiểm Dầu khí, nêu rõ kết luận của cán bộ đánh giá rủi ro. Phải điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu, mục nào không biết phải ghi rõ là: “không biết” hoặc “sẽ thông báo sau”.
Cán bộ khai thác hoặc giám định viên đánh giá rủi ro trên cơ sở tiếp xúc hoặc xác minh đối tượng bảo hiểm (hàng hố) và các thơng tin được cung cấp. Những trường hợp đặc biệt (yêu cầu kỹ thuật chuyên môn cao, khả năng rủi ro cao, giá trị bảo hiểm lớn) cần có Giám định viên đánh giá rủi ro của các cơ quan chuyên môn khác hoặc của Tổ chức giám định nước ngoài.
Khi đánh giá rủi ro, cán bộ khai thác của PVI Hà Nội sẽ xem xét các thông tin liên quan đến tàu chở hàng, lơ hàng vận chuyển, khả năng tài chính của khách hàng.
Đối với tàu chở hàng các cán bộ khai thác phải quan tâm đến các yếu tố: - Thứ nhất là quốc tịch tàu và chủ tàu: Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến độ an tồn của hành trình.
- Thứ hai là tuổi tàu: Đối với tàu già khả năng xảy ra tổn thất tăng lên, thậm chí khơng đủ khả năng đi biển. Trong trường hợp này phải thu thêm phụ phí tàu già.
- Thứ ba là kiểm tra xem tàu có tham gia bảo hiểm thân tàu tại công ty hay khơng, tổng giá trị của tàu và hàng có vượt quá phân cấp quy định hay không? Trường hợp vượt q phải thơng báo cho phịng tái để thu xếp nhượng tái.
- Thứ tư là khả năng tài chính của chủ tàu, nếu chủ tàu có khả năng tài chính tốt thì ít xảy ra tranh chấp.
Đối với hàng hóa cán bộ khai thác xem xét các vấn đề sau: - Loại hàng bao gồm chủng loại, tính chất nội tỳ của hàng hố; - Phương thức đóng gói, bao bì, chất xép;
- Phương thức vận chuyển;
- Kỹ mã hiệu, đặc tính thương phẩm của hàng hố.
Đối với hành trình cảng đi, cảng đến: Đây cũng là yếu tố ảnh hưởng
đến nguy cơ xảy ra tổn thất cho hàng hố vì nó chứa đựng rất nhiều các yếu tố liên quan như người bán hàng, người nhận hàng, tình trạng bốc xếp, tập quán của cảng. Qua việc nghiên cứu cảng đi cảng đến, cán bộ bảo hiểm biết được những rủi ro hàng hoá nào có thể gặp đối với hành trình, biết được lơ hàng có phải chuyển tải hay khơng và chuyển tải ở cảng nào. Từ đó cơng ty sẽ có biện pháp cần thiết cũng như khuyến cáo với khách hàng nhằm ngăn ngừa và hạn chế tổn thất.
Khả năng tài chính của khách hàng: Cán bộ khai thác phải ln theo sát qua trình thanh tốn phí của khách hàng để có thể phân loại được khách hàng theo tiêu chuẩn thanh tốn tốt hay xấu từ đó có biện pháp xử lý kịp thời tránh tình trạng dây dưa nợ đọng phí.
2.3.2.4. Xem xét đề nghị bảo hiểm của khách hàng và chấp nhận chào phí Khi có được thơng tin của khách hàng, cán bộ khai thác của PVI Hà Nội tiến hành xem xét kiểm tra, đánh giá lại các thông tin mà khách hàng vừa cung cấp, xem đã đầy đủ và chính xác chưa. Cơng ty PVI Hà Nội quy định trong trường hợp khi viết giấy yêu cầu bảo hiểm mà người tham gia bảo hiểm chưa có đầy đủ thơng tin về chuyến hàng, số biên lai, kỹ mã hiệu của hàng, trọng lượng, số kiện thì vẫn chấp nhận bảo hiểm nhưng yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay khi nhận được thông báo. Nếu khai thiếu một trong các yếu tố cơ bản như: Tên hàng, số tiền hiểm, số hợp đồng hoặc số L/C, điều kiện bảo hiểm … thì phỉ yêu cầu khách hàng điền đầy đủ mới chấp nhận bảo hiểm.
Trong trường hợp tàu vận chuyển nguyên chuyến, công ty sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp tên tàu, quốc tịch tàu, năm đóng để biết tuổi tàu, nếu tàu già thì phải thu thêm phụ phí như đã quy định. Trường hợp dịch vụ khai thác lớn, tính kỹ thuật phức tạp hoặc trên phân cấp thì cán bộ khai thác thơng báo với lãnh đạo phịng, công ty xin ý kiến.
Bên cạnh việc xem xét giấy yêu cầu bảo hiểm, cán bộ khai thác còn phải xem xét đến các chứng từ khác có liên quan như: Vận tải đơn, hố đơn thương mại, thư tín dụng, số hợp đồng vận chuyển…
Đối với khách hàng của các doanh nghiệp khác mà cán bộ khai thác của PVI Hà Nội khai thác được thì cần phải kiểm tra thêm thơng tin khác ngồi giấy u
cấu đó là các thơng tin về tình hình tài chính, khả năng tổn thất có thể xảy ra với khách hàng, khả năng nợ đọng quá lâu.
Sau bước kiểm tra, nếu thấy giấy yêu cầu bảo hiểm và các chứng từ khác khơng hợp lệ, khơng có căn cứ để cấp đơn thì cơng ty sẽ từ chốí ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi fax hoặc qua đường bưu điện và có lời giải thích đầy đủ. 2.3.2.5. Đàm phán và gửi bản chào phí tới khách hàng.
Trên cơ sơ các thơng tin khách hàng cung cấp, kết hợp với báo cáo đánh giá rủi ro và chính sách khách hàng, cán bộ khai thác xem xét đề nghị bảo hiểm. Từ đó cán bộ khai thác sẽ đưa ra tỷ lệ phí bảo hiểm dự kiến với đối tượng bảo hiểm này và lập một bản chào phí tới khách hàng. Đây là giai đoạn quan trọng, nó quyết định xem khách hàng có tham gia bảo hiểm hay khơng? Do vậy, bản chào phí phải rõ ràng, đầy đủ các chi tiết mà khách hàng muốn biết: Tỷ lệ phí, tương ứng với mức phí đó thì quyền lợi bảo hiểm như thế nào, kéo theo là điều kiện bảo hiểm gì…Bảo hiểm cũng như các hàng hố khác, khách hàng hay chú ý đến giá cả và thường so sánh giá cả giữa các doanh nghiệp với nhau. Vì vậy cán bộ khai thác của PVI Hà Nội ln để khách hàng tự thấy mức phí mà cơng ty đưa ra khơng cao hơn mức phí trên thị trường, trong nhiều trường hợp có thể linh hoạt. Qua đó khách hàng sẽ thấy lợi ích của họ được đảm bảo khi tham gia bảo hiểm tại PVI Hà Nội.
Nếu trong trường hợp bản chào phí gửi tới khách hàng, mức phí đưa ra chào mà khách hàng chưa chấp nhận thì cán bộ khai thác có thể xin ý kiến của lãnh đạo điều chỉnh lại tỷ lệ phí rồi thơng báo lại cho khách hàng. Đặc biệt đối với những trường hợp đối tượng bảo hiểm có giá trị lớn, khách hàng tiềm năng, tính kỹ thuật phức tạp thì cán bộ khai thác phải đề xuất với lãnh đạo phòng hoặc lãnh đạo cơng ty phương án đàm phán phí. Trong q trình đàm phán, các yếu tố liên quan như:
Quy tắc bảo hiểm, điều kiện, điều khoản, phí bảo hiểm, hồ sơ số liệu về khách hàng, chính sách khách hàng và phí của các nhà tái bảo hiểm hàng đầu sẽ được lãnh đạo cơng ty xem xét để quyết định mức phí phù hợp, đáp ứng được nhu cầu bảo hiểm của khách hàng và chính sách phát triển kinh doanh của cơng ty.
Đối với các dịch vụ trên phân cấp thì cán bộ trong cơng ty cần chú ý:
Bản chào phí của phịng kinh doanh tại cơng ty cần có ký tắt hoặc ý kiến (nếu có) của các phịng KTKH (với hàng hóa bảo hiểm có giá trị > 5tr USD), tái bảo hiểm về hiệu quả của dịch vụ, phương án tái bảo hiểm, điều kiện, điều khoản.
Các chi nhánh phải gửi công văn do lãnh đạo chi nhánh ký về Văn phịng cơng ty xin ý kiến chỉ đạo. Nội dung của công văn do lãnh đạo chi nhánh ký gồm những điểm chính về: Số liệu khách hàng, ý kiến phân tích, đề xuất hướng giải quyết nhằm đáp ứng không chỉ nhu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả của cơng ty. Các phịng tái bảo hiểm, KTKH kiểm tra điều kiện, điều khoản, phương án tái bảo hiểm, tính tốn hiệu quả của dịch vụ. Đối với các dịch vụ bảo hiểm trong ngành hoặc đối với các trường hợp đặc biệt khác theo chỉ đạo của ban giám đốc, phòng kinh doanh gốc sẽ tham gia chỉ đạo nghiệp vụ. Mỗi phịng chịu trách nhiệm trước giám đốc cơng ty về lĩnh vực được giao.
Trường hợp dịch vụ có tái bảo hiểm chỉ định lớn hơn 40%, mơi giới phí lớn hơn 15%, hoa hồng tái bảo hiểm chỉ định nhỏ hơn 20%, phải có xác nhận của nhà tái bảo hiểm trước khi cấp đơn.
2.3.2.6. Chấp nhận bảo hiểm
Sau khi khách hàng đã chấp nhận bản chào phí mà cán bộ khai thác của PVI Hà Nội đã cung cấp thì lúc đó các cán bộ khai thác của công ty phải đề nghị khách hàng gửi giấy yêu cầu bảo hiểm hồn chỉnh và chính thức bằng văn bản cho công ty. Cán bộ khai thác phải kiểm tra lần nữa và khi các bên đã thống nhất
với nhau về tất cả các điều khoản, cơng ty đã có những thơng tin cần thiết cơ bản thì cán bộ khai thác của công ty tiến hành cấp đơn cho khách hàng.
Các cán bộ khai thác của công ty phải luôn nhớ việc đề nghị khách hàng kê khai rõ ràng tất cả các mục trong giấy yêu cầu bảo hiểm theo mẫu của công ty đã in sẵn và hướng dẫn khách hàng kê khai một cách chính xác nhất để việc cấp đơn được nhanh chóng hơn cũng như tránh được các tranh chấp sau này.
Cán bộ khai thác chỉ cấp đơn khi khách hàng đã cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản như: Tên hàng, số tiền bảo hiểm, số hợp đồng (hoăc L/C).
2.3.2.7. Chuẩn bị hợp đồng và cấp đơn bảo hiểm
Sau khi nhận được thông báo đồng ý tham gia bảo hiểm của khách hàng, cán bộ khai thác chuẩn bị hợp đồng bảo hiểm.
Trước khi cấp đơn bảo hiểm, phải tiến hành lấy số hợp đồng bảo hiểm theo quy định lập mã số chứng từ bảo hiểm. Số hợp đồng bảo hiểm phải được ghi vào sổ cập nhật chi tiết bảo hiểm của Văn phịng kinh doanh và của cơng ty.
Khi đã chấp nhận bảo hiểm thì quy trình cấp đơn bảo hiểm ở PVI Hà Nội sẽ diễn ra như sau:
Kiểm tra chứng từ
Cán bộ khai thác sẽ kiểm tra lại lần nữa tất cả các giấy tờ có liên quan đến giấy yêu cầu bảo hiểm như: hoá đơn, B/L, L/C, hợp đồng vận chuyển… để xem các nội dung đã phù hợp với nhau chưa.
Vào sổ cấp đơn và lấy số đơn
Trước khi cấp đơn bảo hiểm, cán bộ khai thác của công ty phải tiến hành lấy số hợp đồng bảo hiểm theo quy định lập mã số chứng từ bảo hiểm. Số đơn bảo hiểm lấy theo số thứ tự tăng dần trong sổ cập nhật chi tiết bảo hiểm của
phịng và từng loại hàng hố xuất hay nhập khẩu. Số hợp đồng phải được ghi vào sổ cập nhật chi tiết bảo hiểm của Văn phịng khu vực và của cơng ty.
Tính phí bảo hiểm
Phí bảo hiểm được tính trên cơ sỏ số tiền bảo hiểm và tỷ lệ phí bảo hiểm. Vì vậy, trước khi tính phí bảo hiểm phải xác định số tiền bảo hiểm. Số tiền bảo hiểm đựoc xác định theo công thức:
CIF = Trong đó: C: giá trị hàng F: cước phí vận tải
R: tổng tỷ lệ phí áp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm bao gồm tỷ lệ bảo hiểm chính, phí bảo hiểm phụ, tỷ lệ phí tàu già.Từ đó phí bảo hiểm sẽ là: I = CIF x R
Trường hợp khách hàng đề nghị chuyển giá trị bảo hiểm như: điều chỉnh tỷ giá FOB, cước phí vận tải và điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng một giấy sửa đỏi bổ sung. Theo đó: