2.1 .Đặc điểm tình hình chung về cơng ty
2.2.1 .Đặc điểm chung về hàng hố của cơng ty
3.1. Những nhận xét chung về cơng tác kếtốn hàng hố ở cơng ty cổ phần Gas-
3.1. Những nhận xét chung về cơng tác kế tốn hàng hố ở cơng ty cổ phần Gas- Petrolimex. Gas- Petrolimex.
Sau thời gian thực tập tại phịng kế tốn của cơng ty cổ phần Gas- Petrolimex, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế cơng tác quản lý nói chung, cơng tác kế tốn hàng hố nói riêng em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý.Với mong muốn hồn thiện hơn nữa cơng tác kế tốn hàng hố ở cơng ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức cơng tác kế tốn mua hàng ở cơng ty như sau:
3.1.1. Những ưu điểm.
Thứ nhất: Hình thức tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn của cơng ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở công ty. Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là một công ty thương mại lớn có qui mơ lớn với mạng lưới, chi nhánh, đại lý trực thuộc trải dài từ Bắc vào Nam. Vì vậy việc áp dụng kế tốn kế tốn tập trung phân tán là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phịng kế tốn . Các nhân viên kế tốn được phân cơng cơng việc khá khoa học, ln hồn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế tốn nhật ký chứng từ thuận tiện cho việc phân cơng lao động kế tốn. Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp KKTX là phù hợp với tình hình nhập xuất tồn diễn ra thường xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn hàng hố. Hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế tốn ghi chép, phản ánh đầu tư, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ hai: Việc bố trí các cán bộ kế tốn và phân định trong bộ máy kế tốn
của cơng ty tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được nhu cầu đề ra. Đội ngũ cán bộ kế tốn của cơng ty tuy tuổi đời cịn trẻ song lại rất năng động, nghiệp vụ chuyên môn vững vàng( về công tác hạch tốn kế tốn hàng hố nói riêngvà các phần hành kế tốn nói chung). Cơng ty ln tạo điều
kiện cho cán bộ bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác kế của cơng tác kế tốn.
Thứ ba: Trong điều kiện khoa học ngày càng phát triển, công ty đã rất
nhanh nhạy trong trong việc áp dụng phần mềm kế tốn máy. Với chương trình phần mềm Fast-Accouting cơng ty đã trang bị hệ thống máy tính từ văn phịng đến cơ sở, hoà mạng Internet để thu thập cũng như cung cấp thơng tin bên ngồi. Do vậy khối lương cơng việc kế tốn thủ công đã được giảm bớt rất nhiều đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời.
Thứ tư: Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý
của mình trong việc hạch toan các nghiệp vụ hàng hố, cơng ty đã chi tiết tài khoản ra cấp 2, 3...và mở thêm một số tài khoản chi tiết cho các tài khoản chi tiết đó, chính điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép kế toán được rõ ràng cũng như việc kiểm tra đối chiếu giữa các số liệu kế toán.
Thứ năm: Mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá phát sinh
nhiều, số liệu chứng từ lớn, song công tác về nghiệp vụ nhập xuất vẫn được tiến hành khá chi tiết và chặt chẽ theo từng lần xuất nhập, nhất là trong lĩnh vực thanh toán hàng nhập khẩu cũng như các giao dịch với ngân hàng để thực hiện nhiều thương vụ nhập khẩu.
Thứ sáu: Do đặc thù của công ty là kinh doanh trong lĩnh vực gas , khí đốt- là một mặt hàng địi hỏi các điều kiện kỹ thuật một cách chặt chẽ nên việc mua hang cung như các chi phí phát sinh trong q trình mua hàng phải trải qua rất nhiều công đoạn cồng kềnh, phức tạp nhưng cơng ty kiểm sốt chặt chẽ việc nhập hàng, tính giá thành mua và thanh tốn tiền hàng hố, dịch vụ. Do đó hạn chế tối đa đựoc sự thất thoát hàng hoá và kiểm soát được việc chi tiền. Ngồi ra cơng ty cịn sử dụng tối đa ngun tắc phân cơng trách nhiệm giữa các bộ phận trong việc nhập khẩu hàng và thanh tốn tiền hàng. Chính điều này góp phần giúp doanh nghiệp có thể xác định chính xác được trị giá thực tế của hàng nhập kho.
3.1.2. Những điểm cần hoàn thiện.
Bên cạnh những thành tích đạt đựoc, việc hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập xuất hàng hố nói riêng cũng như cơng tác kế tốn nói chung tại cơng ty vẫn cịn một số những hạn chế nhất định sau:
Thứ nhất: Về công tác tổ chức phân cấp hạch toán kế toán đến các đơn vị
trực thuộc và các chi nhánh nên độ chính xác, tính hợp lý, hợp lệ của các hoạt động có liên quan đến q trình nhập khẩu khơng đựoc đảm bảo. Việc cung cấp cho lãnh đạo công ty những thơng tin về tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu nhiều khi bị gián đoạn, làm hạn chế phần nào việc đề ra các biện pháp kịp thời cho q trình nhập khẩu hang khi có sự cố xảy ra.
Mặc dù với việc phân công rõ ràng trách nhiệm của của tưng bộ phận trong quá trinh nhập xuất hàng nhưng nhiều khi việc chuyển giao chứng từ từ phòng xuất nhập khẩu đến phịng kế tốn cịn chậm, gây khó khăn cho việc tập hợp chứng từ từ phịng kế tốn. Việc vận chuyển gas trên biển nhiều khi không nhập cảng đúng thời hạn do gián đoạn tàu gây lên tình trạng thiếu hàng hoá để bán. Mặt khác lại đồng thời phát sinh thêm nhiều chi phí kiểm định, chi phí bảo quản...gây tổn thất về mặt kinh tế đối với công ty.
Thứ hai: Cơng ty sử dụng giá hạch tốn đối với hàng nhập về kho cung
như đơi với hang xuât sau đó mới phân bổ cho trị giá hàng xuất. Với việc hạch tốn như trên cơng ty phải định giá hạch tốn thống nhất tồn cơng ty và phải mở thêm một tài khoản chi tiết đó là 156512( chênh lệch giá hạch toán và giá vốn của gas hoá lỏng), 156522( chênh lệch giá hạch tốn và gía vốn của bếp và phụ kiện), do đó việc ghi chép sẽ phức tạp hơn, phải mở thêm sổ để theo dõi các khoản chênh lệch. Điều này làm ảnh hưởng đến việc tính tốn, theo dõi trị giá hàng hố nhập cũng như hàng xuất.
Thứ ba: Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để phản các nghiệp vụ kinh tế
liên quan đến ngoại tệ.
Theo chuẩn mực số 10-ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái- ban hành và công bố theo quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính thì ngun tắc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại ngày lập bảng CĐKT ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá thực tế. Nhưng
cơng ty Gas- Petrolimex trong q trình kinh doanh phát sinh rất nhiều nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ, để giảm nhẹ việc ghi chép, kế toán kế tốn cơng ty đã sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các khoản nợ phải thu, công nợ phải trả và các khoản tiền. Việc sử dung tỷ giá hạch tốn nhìn chung có tác dụng rất lớn nhằm giảm tính phức tạp và cồng kềnh trong việc hạch toán kế toán, nhưng mặt khác lại trên thực tế tại công ty lại bộc lộ một số khuyết điểm sau:
Do không sử dụng tỷ giá thực tế nên VAT của phí bảo hiểm cơng ty đã hạch toán theo giá thực tế theo bút toán :
Nợ TK1388( MK:31000022): Phí bảo hiểm* TGHT Nợ TK133: Phí bảo hiểm* TGHT* Thuế xuất thuế GTGT
Có TK1388( Mk :11038000): Tổng số tiền phải trả cho công ty bảo hiểm PJICO
Điều này sai với chế độ kế toán quy định hiện hành phải sử dụng TGTT để tính các khoản phải nộp NSNN.
Khi trị giá thực tế của lơ hàng NK, kế tốn chỉ sử dụng một TGTT duy nhất đó TGTT1 ghi trên hố đơn của người bán( Invoive) mặc dù thời điểm nhận đựoc hoá đơn bán hàng, hố đơn thu phí bảo hiểm, hố đơn thu phí vận tải là khác nhau( do đó tỷ giá quy đổi là khác nhau). Lấy ví dụ về tính cước phí vận tải ta thấy:
Phản ánh cước phí vận tải vào trị giá vốn hàng nhập Nợ TK 15151: Phí vận tải* TGTT1
Nợ(Có) TK 413: chênh lệch TGHTvà TGTT1
Có TK 331131 (MK: 31000022) Phí vận tải *TGTT Phản ánh cước phí vận tải thực trả cho cơng ty vận chuyển thuỷ 1 Nợ TK 331131( MK:31000022) Phí vận tải * TGHT
Nợ (Có) TK413: chênh lệch TGHT và TGTT2 Có TK 331131( MK: 31000022): Phí vận tải*TGTT2
Như vậy việc hạch toán như trên đã tạo ra một tài khoản chênh lệch tỷ giá ảo, không đúng với bản chất của TK413. Vì vậy theo ý kiến của em cơng ty nên sử dụng TGTT để hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ
vừa khắc phục đựoc hạn chế nêu trên, lại vừa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Thứ ba: Phản ánh sai trị giá vốn của hàng nhập khẩu do việc hạch tốn chung chi phí thu mua hàng nhập khẩu với chi phí bán hàng cà chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện nay trong q trình hạch tốn kếtốn, các chi phí giao dịch ngân hàng để phục vụ cho việc nhập hàng hoá và thanh tốn tiền hàng(phí mở L/C, phí sửa L/C..); Các chi phí khác trực tiếp phát sinh liên quan đến trị giá của hàng nhập ( phí vận chuyển, lệ phí hải quan, phí lưu kho bãi...) thơng thường được hạch tốn vào tài khoản 1562-“chi phí thu mua hàng hố” và các chi phí quản lý doanh nghiệp treo trên TK 642 đều được kế toán phản ánh và tập hợp vào tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Chính điều này đã làm giá vốn hàng bán của cơng ty khơng được phản ánh đầy đủ chính xác. Giá vốn hàng bán sẽ bị đánh giá thấp xuống, CPBH lại tăng lên, dẫn đến kết quả kinh doanh của từng bộ phân sẽ bị đánh giá sai ; Điều này gây khó khăn cho việc đánh giá hiệu quả chi phí phát sinh và xây dưng phương án kinh doanh.
Tuy nhiên, việc hạch toán như trên của công ty lại xuất phát tù đặc thù kinh doanh của Tổng cơng ty xăng dầu Việt Nam nói chung và cơng ty cổ phần gas nói riêng. Theo chế độ hiên hành quy định các chi phí thu mua thực tế phát sinh trong q trình mua hàng như: chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê kho bãi...sẽ được hạch tốn riêng; đến cuối tháng mới tính tốn phân bổ cho hàng hố xuất kho để tính trị giá vốn thực tế của hàng hố xuất theo cơng thức:
Chi phí thu mua thực tế phân bổ cho hàng xuất
kho
=
Chi phí thu mua phân bổ
cho hàng đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ Trị giá mua thực tế của
hàng tồn đầu kỳ +
Trị giá mua thực tế của hàng xuất trong kỳ
Tuy nhiên ở cơng ty Gas Petrolimex, trong q trình mua hàng do chi phí thu mua phát sinh quá nhỏ so với trị giá các lô hàng nhập cũng như hàng xuất bán trong kỳ nên viẹc phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất kho là thực sự khơng cần thiết. Việc hạch tốn riêng chi phí mua hàng vào TK 1562- Chi phí thu mua và chi phí bán hàng vào TK 641- Chi phí bán hàng sẽ phản ánh
chính xác hơn giá trị thực tế của lô hàng xuất bán song hiệu quả lại khơng cao. Do đó, theo em việc xin phép Bộ Tài Chính cho hạch tốn chung như trên là một sự linh hoạt của cơng ty nhằm giảm nhẹ tính phức tạp và khối lượng cơng việc kế tốn. Một vấn đề nảy sinh bao giờ cũng có tính hai mặt nhưng xét về tính hiệu quả thì cơng ty vẫn có thể hạch tốn chung như trên. Tuy nhiên, kế tốn chi phí bán hàng trong cơng ty cần phân nhóm các khoản mục chi phí để việc quản lý các khoản mục chi phí trong q trình kinh doanh sẽ hiệu quả hơn. Thứ tư: Việc sử dụng hệ thống tài khoản.
Hiện tại cơng ty, để thực hiện việc thanh tốn nội bộ, thanh toán bù trừ giữa văn phịng cơng ty với các chi nhánh, các tổng đại lý- đại lý thành viên; công ty chỉ sử dụng duy nhấy một TK336-Phải trả nội bộ mà không sử dụng TK136-Phỉa thu nội bộ. Điều này dẫn đến việc theo dõi công nợ phải thu, phải trả nội bộ chi tiết cho từng chi nhánh và các đơn vị trực thuộc là khó khăn và vất vả hơn, rất dễ gây nhầm lẫn
Thứ năm: Về việc mở số sách
Việc thiêt kế mẫu bảng biểu ở cơng ty cịn có sự trùng lắp, mẫu nhật ký chứng từ và mẫu của các bảng kê là giông nhau. Việc thiết kế tiêu đề tiêu đề của các bảng kê chứng từ khó hiểu, dễ gây nhầm lẫn.