2.1 .Đặc điểm tình hình chung về cơng ty
2.2.1 .Đặc điểm chung về hàng hố của cơng ty
2.2.3.2. Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụng:
Công ty cổ phần Gas- Petrolimex chủ yếu nhập hàng hố về để xuất bán ra ngồi thị trường, hoặc xuất bán nội bộ. Đối với bất cứ hình thức nào phịng kinh doanh đều phải căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng, hay giao trực tiếp tại kho của cơng ty; phịng bán hàng dịch vụ sẽ viết “ hoá đơn GTGT” hay phiếu “ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn hoặc phiếu để tiến hành phiếu xuất kho. PXK được lập thành 3 liên:
Liên 1: Do phòng kinh doanh giữ
Liên 2: Do khách hàng mua hàng hoá giữ
Liên 3: Thủ kho sử dụng để hạch toán chi tiết, cuối tháng chuyển lên cho kế tốn hàng hố
Do đặc thù của cơng ty đã thiết kế mẫu hốđơn GTGT cho trường hợp xuất ngồi và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho trường hợp xuất bán nội bộ. Khi xuất hàng bán ra ngồi thị trường cơng ty chỉ giao cho khách hàng hố đơn GTGT, ở kho cũng được giữ một hoá đơn GTGT (liên 3). Hố đơn GTGT có dạng như sau:
Khi xuất bán nội bộ công ty sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ để theo dõi số lượng hàng xuất, tình hình thanh tốn, phần vận chuyển, phần kho.Phiếu có dạng như sau:
2.2.4. Tổ chức khai báo mã hố ban đầu2.2.5. Tổ chức hạch toán chi tiết tại kho 2.2.5. Tổ chức hạch toán chi tiết tại kho
Hiện nay phương pháp ghi sổ chi tiết hàng hoá đang được áp dụng tại công ty là phương pháp ghi thẻ song song. Phục vụ phương pháp này công ty các mẫu sổ chi tiết như :Thẻ kho, bảng kê nhập xuất tồn, sổ chi tiết các tài khoản
Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty (doanh nghiệp áp
Việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho ở kho và phịng kế tốn được tiến hành như sau:
- Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn hàng ngày của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng( thẻ kho được mở cho từng loại hàng). Hàng ngày , thủ kho thực hiện nhập, xuất, hàng hố, lập các chứng từ nhập, xuất, sau đó căn cứ vào những chứng từ đó để ghi vào thẻ kho, cuối cùng tính ra lượng tồn cuối ngày( ghi vào cột tồn của thẻ kho). Ngồi ra, thủ kho cịn có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại hợp lý chứng từ để giao cho kế toán.
- Ở phịng kế tốn: Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho để kiểm tra, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập, xuất. DO cơng ty tốn máy nên thủ kho chỉ việc gửi fax lên cho phịng kế tốn theo định kỳ. Tại phịng kế tốn , kế toán kiểm tra các chứng từ nhập, xuất căn cứ váo đó để ghi vào sổ chi tiết hàng hố, mỗi chứng từ ghi một dịng. Sổ chi tiết hàng hố theo dõi cả mặt hiện vật( số lượng) và mặt giá trị(số tiền) của hàng hoá cuối tháng kế toán cộng số liệu trên cơ sở sổ chi tiết hàng hoá và lập sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp
Tại kho sau khi thủ kho nhận được hoặc hoá đơn GTGT; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì thủ kho sẽ tiến hàng nhập hoặc xuất kho theo nội dung mà phòng kinh doanh đã ghi trên hố đơn, sau đó thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng nhập xuất tồn theo từng loại hàng, từng chuyến hàng đã được mã hoá. Định kỳ gửi lên cho phịng kế tốn, phịng kế tốn sẽ căn cứ vào đó đối chiếu , kiểm tra với bảng kê xuất hàng hố, báo cáo tiêu thụ do phịng kinh doanh theo dõi
Biểu mẫu mở thẻ kho cho LPG được sử dụng tại công ty như sau:
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/02/2005 Tờ số 1
Tên hàng: khí hố lỏng LPG Mã số: 120101
Đơn vị tính: kg chứng từ Diễn giải ngày
N-X Số lượng Chữ ký kế toán S N Nhập Xuất Tồn Tồn 01/02 100.000 17/02 Nhập chuyến 07-NB 729538 829538 23/02 Nhập chuyến 08-NB 1.824.756 2.654.294 Cộng phát sinh 2.554.294 Tồn cuối tháng 2.654.294 2.2.4. Kế toán tổng hợp hàng hoá 2.2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập hàng hoá.
Phịng kinh doanh của cơng ty có nhiệm vụ lập kế hoạch mua hàng và thực hiện kế hoạch đó. Q trình mua hàng của cơng ty hồn tất khi hàng mua vào đã kiểm nhận, nhập kho và tiền mua hàng đã được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Hiện nay cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp KKTX, công ty là một cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và thực hiện hạch tốn hàng hố theo hình thức Nhật ký- Chứng từ ( Sơ đồ số 05 )
Các tài khoản sử dụng
* TK 151: “ Hàng mua đang đi đường”: Đây là một tài khoản trung gian dùng để phản ánh trị giá thực tế của hàng nhập khẩu. Do lĩnh vực kinh doanh của cơng ty là chun sâu về khí gas hố lỏng và các loại bếp phụ kiện nên công ty chỉ sử dụng tài khoản mã cho mặt hàng này
- TK 151 có hai tài khoản cấp 2
+TK1515: Hàng mua đang đi đường- Gas, bếp gas và phụ kiện Trong đó : TK15151: Gas
TK15152: Bếp gas và phụ kiện
+ TK 1518: (hàng mua đang đi đường): Hàng hoá khác
*TK 156 “Hàng hoá” Tài khoản này cũng được mở chi tiết cho từng loại hàng như TK151. Song tại mỗi tài khoản cấp 2 ty lại mở chi tiết thành hai tài khoản : Một để phản ánh trị giá hạch toán của hàng nhập khẩu, một là để phản ánh chênh lệch giữa giá vốn ( giá thực tế) và giá hạch toán của hàng mua vào. Cụ thể như đối với tài khoản 1565 phản ánh hàng hố nhập khẩu chính của cơng ty là Gas- Bếp và phụ kiện thì nó sẽ được chi tiết thành các tài khoản sau:
- TK1565: Gas- bếp và phụ kiện
Trong đó: +TK15651: Gas hố lỏng tồn kho.
TK156511: Giá hạch toán gas hoá lỏng tồn kho TK156512: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn +TK15652: Bếp và phụ kiện
TK156521: Giá hạch toán bếp và phụ kiện Tk156522: Chênh lệch giá hạch toán và giá vốn
+TK15653: Gas hoá lỏng tồn kho dạng gửi( Gửi ở kho các công ty khác)
* TK331: “ Phải trả người bán, tại cơng ty gas kế tốn sử dụng hai tài khoản chi tiết cấp 2
+ TK33113- “Phải trả người bán Gas- phụ kiện” Trong đó : TK331131: Phải trả ngưòi bán Gas
Tài khoản phải trả người bán này sẽ được chi tiết cho từng đối tượng bằng cách mã hố. Sau đây là một số mã khách cơng nợ chủ yếu:
MK:31000022: Mã khách người bán- phụ kiện- vận tải. MK:31000008: Mã khách người bán Gas- phụ kiện MK: 11038000: Mã khách công ty bảo hiểm PJICO. MK:11019000: Mã khách công ty vận chuyển thuỷ I
Ngồi ra cơng ty còn một số tài khoản như:TK111, TK112, TK133, TK333...
* Hệ thống sổ kế toán bao gồm ;
Sổ chi tiết tài khoản 156511, TK156512, TK331131...các bảng kê số 8. nhật ký chừng từ số 6; Sổ cái các TK15151, TK156511, TK156512
Để hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ nhập mua hàng hố ta có thể khái qt theo sơ đồ sau: 1121 (6) 1122 (7) 331 (TGHT) (1) 151(TGTT) (8a) 156511(TGH T) (10) 632 413 1331 413 (8) (8b) 156512 (10) 138 (2) (5) 33331 (3a) 336 (4a) 33312 (3b) (4b) 641 (9b) (9a)
Diễn giải các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (1): Chấp nhận nợ tiền hàng
(2): Phí bảo hiểm của lơ hàng nhập khẩu (3a,3b): Thuế NK, thuế GTGT của hàng NK
(4a,4b): Thuế NK, thuế GTGT hàng NK các chi nhánh nộp hộ phải bù trừ
(5): Thanh toán tiền bảo hiểm
(6): Mua ngoại tệ để thanh toán tiền hàng
(7): Thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ đã mua (8): Nhập kho lô hàng đã mua
(8a): Nhập kho theo giá hạch toán hàng tồn kho (8b): chênh lệch giữa giá hạch tốn và giá vốn
(9a): Các chi phí phát sinh trong nước có liên quan đến lơ hàng nhập khẩu do cơng ty trực tiếp tiến hành thanh tốn(phí mở L/C. phí giám định...)
(9b): Các chi phí phát sinh trong nước có liên quan đến lơ hàng nhập khẩu
(10): Kết chuyển gía vốn sau khi xuất kho bán được hàng
Ví dụ: Theo ví dụ của lô hàng nhập khẩu số 07 ngày16/02/2005- cảng Nhà Bè giữa công ty và công ty SK GAS CO.LTD của Hàn Quốc
Sau khi tính tốn trị giá của lơ hàng nhập và các chi phí phát sinh liên quan đến lơ hàng đó( tính tốn trang 41,42 ), máy tính sẽ tự định khoản theo số lượng nhập ghi trên B/L
(1)Phản ánh số tiền thanh toán với người xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151: 3.889.660.975 Nợ TK 413: 44.007.921 Có TK331131( MK:31000022): 3.933.668.896 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 3.068.641 Nợ TK413: 34.719
Có TK138(MK:31000022): 3.103.360 (3). Phản ánh cước phí vận tải phải trả.
Nợ TK15151: 368.565.509 Nợ TK413: 4.169.979 Có TK331131(MK: 31000022): 372.375.488 (4). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK Nợ TK15151: 212.654.483 Có TK33331: 212.654.483 Nợ TK1331: 410.231.546 Có TK33312; 410.231.546 (5).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho
Nợ TK156511: 3.275.955.500 Nợ TK156512: 1.197.954.108
Có TK15151: 4.473.949.608
Sau khi đã có bút tốn trên , phịng kế tốn kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán như sau:
(1). Chuyển mã khách từ 31000022- Người bán, phụ kiện, vận tải sang mã khách 31000008- Người bán Gas, phụ kiện để xác định cơng nợ thực trả( Lúc này chi phí vận chuyển được bóc tách ra để sau đó hạch tốn vào cơng nợ đối với công ty vận tải đường thuỷ I).
Nợ TK331131(MK: 31000022): 3.933.668.896
Có TK331131(MK:31000008): 3.933.668.896 (2). Phản ánh cước phí vận chuyển thực trả cho công ty vận chuyển đường thuỷI
Cước phí vận chuyển cho cơng ty là= 23.296,968 * 15.810=368.309.254 Nợ TK331131(MK:31000022) : 372.751.488
Có TK 413 : 4.442.234 Có TK 331131(MK:31000008) : 368.309.254 (3) Chuyển mã khách cho công ty bảo hiểm PJICO
Nợ TK1388(MK:31000022) : 3.103.360 Có TK133 : 310.336
Có TK1388(MK11038000) : 3.413.696
* Ngồi ra kế tốn kế tốn phản ánh các loại chi phí phát sinh trong q trình nhập khẩu như sau:
(1). Trả phí mở L/C.
Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.831=4749.300(VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15831= 474.930 (VNĐ) Máy tính tự định khoản:
Nợ TK641: 4.749.300 Nợ TK133; 474.930
CóTK112211: 5.224.230 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas Si Gịn nộp hộ Nợ TK641: 500.000
Có TK336( CN Gas Sài Gịn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas
Nợ TK641: 5.000.000 Nợ TK133: 500.000 Có TK336 (CN Gas Sài Gịn): 5.500.000 (4). Phản ánh phí giám định: Nợ TK641: 3.073.112,625 Nợ TK413: 28.887,375 Có TK 33118(CT): 3.102.000 *Phản ánh tình hình thanh tốn của cơng ty
(1).Ngày 05/03/2005, cơng ty mua ngoại tệ để thanh tốn tiền hàng.
Lượng ngoại tệ mua được tại ngân hàng quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày mua là: = 245.854,31* 15.853= 3.897.528.376 a) Nợ TK 112211: 3.897.528.376 Có TK 11211: 3.897.528.376 b) Nợ TK331131:(MK:31000008): 3.933.668.896 Có TK 413: 36.160.520 Có TK112211: 3.897.528.376
(2). Bù trừ công nợ với chi nhánh Gas Sài Gòn về tiền thuế nộp hộ. a) Nợ TK33331: 210.774.473
Có TK336(CNSG): 210.774.473 b) Nợ TK33312: 442.626.393
Có TK336(CNSg): 442.626.393 (3) Thanh tốn tiền phí bảo hiểm và cước vận chuyển
a) Nợ TK331131(MK:11019000): 366.701.832
Có TK11211: 366.701.832 b) Nợ TK1388(MK:11038000): 3.413.696
Có TK11211: 3.413.696 *Đối với chuyến hàng số 08 ở ví dụ 2 được máy tính tự động định khoản như sau:
(1)Phản ánh số tiền thanh toán với người xuất khẩu: Máy tính định khoản: Nợ TK15151.: 10.478.007.410 Nợ TK 413: 178.497.630 Có TK331131( MK:31000022): 10.656.575.040 (2) Phản ánh phí bảo hiểm: Nợ TK15151: 7.549.629 Nợ TK413: 128.611 Có TK138(MK:31000022): 7.678.240 (3). Phản ánh thuế NK, Thuế GTGT hàng NK a) Nợ TK15151: 524.852.124 Có TK33331: 524.852.124 b) Nợ TK1331: 1.102.189.461 Có TK33312; 1.102.189.461 (4).Phản ánh trị giá thực tế của hàng NK nhập kho
Nợ TK156511: 8.220.348.000 Nợ TK156512: 2.790.131.163
Sau khi đã có bút tốn trên , phịng kế tốn kiểm tra số liệu và lập phiếu kế toán như quy trình với giá FOB. Nhưng ở đây trong giá CFR đã có ln phí vận tải nên phịng kế tốn chỉ phải xử lý VAT của phí bảo hiểm Nợ TK 1388(MK:31000008): 7.678.240
Nợ TK133 767.824
Có TK1388(MK:1103800):8.446.064
* Ngồi ra kế tốn kế tốn phản ánh các loại chi phí phát sinh trong q trình nhập khẩu như sau:
(1). Trả phí mở L/C.
Quy đổi theo TGTT= 300USD * 15.791=4.737.300 (VNĐ) VAT(10%)= 30USD *15971= 473.730 (VNĐ) Máy tính tự định khoản:
Nợ TK641: 4.737.300 Nợ TK133; 473.730
CóTK112211: 5.211.030 (2). Lệ phí hải quan chi nhánh Gas S Gòn nộp hộ Nợ TK641: 500.000
Có TK336( CN Gas Sài Gịn): 500.000 (3). Chi phí vận chuyển từ cảng về kho gas
Nợ TK641: 7.000.000 Nợ TK133: 700.000
Có TK336 (CN Gas Sài Gịn): 7.700.000 *Phản ánh tình hình thanh tốn của cơng ty
(1).Ngày 17/03/2005, cơng ty mua ngoại tệ để thanh tốn tiền hàng.
Lượng ngoại tệ mua được tại ngân hàng quy đổi theo tỷ giá thực tế ngày mua là: = 666.035,940*15839=10.549.343.254 a) Nợ TK 112211: 10.549.343.254 Có TK 11211: 10.549.343.254 b) Nợ TK331131:(MK:31000008): 10.656.575.040 Có TK 413: 107.231.786
Có TK112211: 10.549.343.254 (2). Bù trừ công nợ với chi nhánh Gas Sài Gòn về tiền thuế nộp hộ. a) Nợ TK33331: 524.852.124
Có TK336(CNSG): 524.852.124 b) Nợ TK33312: 1.102.189.461
Có TK336(CNSg): 1.102.189.461 (3) Thanh tốn tiền phí bảo hiểm
a) Nợ TK331131(MK:11019000): 8.446.064 Có TK11211: 8.446.064
Với số liệu trong ví dụ trên kế tốn cơng ty tiến hành mở các loại sổ cụ thể sau để ghi chép:
- Bảng kê chứng từ - Sổ chi tiết tài khoản - Các bảng kê
- Các Nhật ký chứng từ - Sổcái các TK
Vì nghiệp vụ nhập khẩu liên quan đến rất nhiều tài khoản mà số lượng trang có hạn nên em chỉ xin được trình bày sổ sách của một số tài chủ yếu
4.2.KẾ TOÁN TỔNG HỢP XÚÂT HÀNG HOÁ.
* Tài khoản sử dụng: TK 511, 512, 156, 157, 131, 642, 111, 112,... Hiện nay,ở cơng ty Gas Petrolimex có các phương thức tiêu thụ hàng chủ yếu sau:
- Xuất bán nội bộ
- Xuât bán ra bên ngoài:
+ Xuất bán theo phương thức bán buôn trực tiếp( Mã 50) + Xuất bán theo phương thức bán lẻ( Mã 54)
4.2.1 Xuất bán ra bên ngồi:
VD: này 24/03/2005 Cơng ty lập hoá đơn xuất bán Gas cho khách hàng là cơng ty Thương Mại Minh Hồ với số lượng 500MT(1MT=1000 kg),đơn giá bán 6400đ/kg( lượng hàng xuất cho cơng ty TM Minh Hồ được xuất từ chuyến hàng nhập số 08.Đây là chuyến hàng cuối cùng tính đến thời điểm xuất bán cho cơng ty TM Minh Hoà)
Giá hạch tốn mà cơng ty đang áp dụng là: 4500đ/kg Trị giá thực tế nhập khẩu Trị Giá thực tế của hàng nhập khẩu, nhập kho = 11.010.474.163 = 6034 (đ/kg) Số lượng trên B/L 824.756
DTBH = số lượng bán * đơn giá bán =500.000 * 6400
=3.200.000.000 - Trị giá vốn hàng bán = 500.000 * 4500
= 2.250.000.000
- Chênh lệch giữa giá vốn và giá hạch toán = số lượng hàng xuất bán trong kỳ * lượng chênh lệch của lượng hàng xuất bán trong kỳ
= 500.000(6034- 4500) = 767.000.000
Căn cứ vào kế hoạch giao hàng theo hợp đồng hay giao trực tiếp tại kho của cơng ty, phịng bán hàng dịch vụ sẽ viết “hoá đơn GTGT” hay” Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn hoặc phiếu để tiến hành xuất kho. phịng bán hàng sẽ nhập số liệu trên hố đơn(phiếu) vào máy vi tính theo mẫu” hố đơn bán hàng” đã có sẵn trên máy.Các thơng tin này sẽ được tự động nhập vào các báo cáo bán hàng,các bảng kê,sổ chi tiết công nợ của TK13131 theo từng tên của khách hàng đã được mã hố.
Máy tính sẽ tự định khoản như sau:
a) Nợ TK 13113(MK41000019) 3.520.000.000
Có TK 33311 320.000.000 b) Nợ TK 6321151 2.250.000.000
Có TK 156511 2.250.000.000
Cuối kỳ kế tốn xử lý chênh lệch giữa giá vốn hàng bán với giá hạch toán để kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ
Nợ TK 6321151 767.000.000
Có TK156512 767.000.000 *Bán hàng nội bộ
- Chứng từ: - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê hàng hoá xuất nội bộ
Khi các chi nhánh,xí nghiệp thành viên của cơng ty có nhu cầu về Gas và các trang thiêt bị,công ty tiến hành điều đông gas giữa các chi nhánh,xí nghiệp,phịng bán hàng dịch vụ sẽ viêt hố đơn giao liên 02 cho người nhận hàng.Thủ kho sẽ giữ lại 2 liên để lập bảng kê xuất hàng và gửi lên cho phòng