2.1 .Đặc điểm tình hình chung về cơng ty
2.1.5.1 .Hình thức và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
2.1.5.2. Tổ chức cơng tác kếtốn tại cơng ty
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm các loaị sổ kế toán cụ thể, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ các loại sổ với nhau, trình tự ghi sổ nhằm hệ thống hố tồn bộ thơng tin kế tốn từ các chứng từ kế tốn để lập được các báo cáo định kỳ.
Hiện nay quy mô nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì yêu cầu quản lý đối với nền sản xuất ngày càng cao, yêu cầu cung cấp thơng tin ngày càng nhanh và khi máy tính được sử dụng rộng rãi trong cơng tác kế tốn của doanh nghiệp địi hỏi cơng ty phải áp dụng hình thức kế tốn phù hợp. Chính vì vậy, cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký- chứng từ nhưng có nhiều cải biến linh hoạt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty và chương trình kế toán trên máy vi tính theo phần mềm Fast- Accouting.Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký của cơng ty được thể hiện qua sơ đồ sau (sơ đồ 05).
Sơ đồ 05 : Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau
CÁC CHỨNG TỪ GỐC Invoice. B/I
Giấy chứng nhận BH Biên lai thu thuế Phiếu nhập khẩu Các chứng từ khác có liên quan MÁY TÍNH Bảng kê số 1 (nợ 111) Bảng kê số 2 (nợ 112 Bảng kê chứng từ
Sổ chi tiết các tài khoản ( TK 151, 156, 331(1, 2 , 3).... Bảng kê Số 8 Nkct số 1 Nkct số 2 Nkct số 3 Nkct số 4 Nkct số 6 (tk 151) Nkct số 10 ( ghi có tk 144, 413, 333, 138 ...) Nkct số 5 Nkct số 6
( tk 156 ) Sổ cái tk 151, 156, 331 .... Bảng tổ hợp chi tiết
Các báo cáo kt Ghi chú: Ghi hàng ngày
Dựa trên hình thức kế tốn nhật ký- chứng từ và hệ thống máy vi tính trong cơng tác kế tốn, hiện nay cơng ty đang áp dụng phần mềm kế tốn Fast- Accouting và trình tự xử lý hệ thống kế tốn trên máy vi tính như sau (Sơ đồ 06) :
*Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01- Kết thúc:31/12. - Đơn vị tiền tệ để ghi chép:Đồng Việt Nam(VND)
ĐẦU VÀO CHỨNG TỪ GỐC Hoá đơn của người bán Phiếu thu (chi) Tiền mặt Gbn, gbc, hd tín dụng Tờ khai hq giấy thơng thuế Các chứng từ khác Xử lý các phầm mềm trên máy Chứng từ trên máy Các bảng kê chứng từ. Sổ chi tiết TK, bảng tổng hợp chi tiết TK Các bản kê Các NKCT Sổ cái Xử lý chương trình gốc Đầu ra chứng từ
- Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác:Theo tỷ giá hạch tốn tồn cơng ty quy định.
- Hình thức sổ kế tốn áp dụng:Nhật ký- chứng từ - Phương pháp kế toán TSCĐ:
+Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ: theo giá thực tế.
+Phương pháp khâú hao:Khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
+Nguyên tắc đánh giá:theo giá gốc.
- Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ: Giá hạch toán thống nhất tồn cơng ty.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:Kê khai thương xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
2.2. Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn hàng hố tại cơng ty cổ phần Gas- Petrolimex.
2.2.1.Đặc điểm chung về hàng hố của cơng ty.
Công ty cổ phần Gas- Petrolimex là công ty thương mại thuộc bộ thương mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu hàng hoá
Hàng hố chủ yếu của cơng ty là khí Gas hố lỏng (LPG), bếp gas và các phụ kiện khác như thiết bị bồn bể, van điều áp...Song mặt hàng chủ yếu vẫn chính là khí gas hố lỏng. Đây là một loại nhiên liệu sạch , khi cháy tạo nên khí than, khơng có khói và khí CO, rất ưu việt so với các loại nhiên liệu khác.
Tuy nhiên, đây là loại sản phẩm địi hỏi tính an tồn và kỹ thuật cao nên buộc cơng ty phải có sự đầu tư về cơng nghệ hiện đại, an tồn và có cơng trình quản lý kỹ thuật chặt chẽ. Đặc biệt là đối với người tiêu dùng phải hướng dẫn sử dụng thật cụ thể để tránh những tai nạn đáng tiêc do loại nhiên liệu này gây ra. Đây sẽ là một sản phẩm đầy tiềm năng do tích chất tiện lợi của nó cũng như xu hướng phát triển tất yếu của nước ta trong những năm tới
Hàng hố của cơng ty cung ứng từ 2 nguồn mua trong nước và nhập khẩu (trong đó nhập khẩu là chủ yếu). Hàng mua trong nước chủ yếu là bếp gas và phụ kiện, tuy nhiên lượng mua rất ít so với NK. Mặt hàng này chủ yếu do công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí tại 95B- Lê Lợi – Vũng Tàu
Mặt hàng NK chủ yếu và cũng là sản phẩm chủ đạo của cơng ty chính là khí đốt hố lỏng(LPG) được NK từ nhiều quốc gia trên thế giới như: Công ty KENYON-ENGIRING của Nhật: Công ty COMAP của Pháp; công ty SAMJIN của Hàn Quốc; Công ty CAVAGNA, FLPIJ, RITZCOSING của Singapo.
2.2.2. Đánh giá hàng hoá.
2.2.2.1. Đánh giá hàng hoá mua vào
Đánh giá hàng hoá là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Trong kế tốn nói chung và, kế tốn hàng hố nói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá vốn thực tế.
* Với nguồn mua trong nước: Hàng hoá chủ yếu là bếp gas và một số các phụ kiện khác. Căn cứ vào lượng hàng dự trữ trong kho, phịng kinh doanh của cơng ty lên kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Nhân viên phịng kinh doanh trực tiếp đến tận nơi mua hàng. Chứng từ trong trường hợp này là hoá đơn GTGT do bên bán lập( liên 2). Hàng hố được vận chuyển về kho của cơng ty( cơng ty tự vận chuyển hoặc th ngồi). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trước khi lập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho. Cơng ty có một bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả kiểm nhận qua phiếu nhập kho. THủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT. Sau đó phiếu nhập kho và hố đơn( GTGT) được chuyển lên phịng kế tốn . Kế toán lưu phiếu nhập kho( phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn( GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán .
Việc xác định trị giá vốn của hàng mua trong nước như sau:
Trị giá mua thực tế Giá mua ghi trên Các khoản giảm của hàng = hố đơn( khơng có thuế GTGT) - trừ (nếu có) nhập kho
Do trị giá hàng mua quá lớn so với chi phí mua nên chi phí liên quan đến q trình mua hàng như : Chi phí vận chuyển, bốc dỡ... cơng ty đều hạch tốn vào Chi Phí Bán Hàng (TK641), nên trị giá mua thực tế của lơ hàng chính là trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho.
Ví dụ: Theo phiếu nhập kho bếp gas ngày 02 tháng 3 (Hoá đơn GTGT số 008816- ngày 01 tháng 3) nhập kho 525.085MT Bupro của công ty chế biến và kinh doanh các sản phẩm khí số 95B Lê Lợi- Vũng Tàu theo chuyến hàng ngày 25/02/2005 LXH số 046/HH- 20/VPGas/2005(tàu- CIF)
Trị giá mua của 525.085MT Bupro là 3.557.945.809đ Vậy trị giá vốn thực tế của lô hàng nhập kho là: 3.557.945.809đ * Với hàng nhập khẩu:
- Giá cả hàng nhập khẩu: Giá cả hàng nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện về vị trí địa điểm giao hàng và phương thức vận chuyển hàng hoá từ người bán sang người mua, đặc điểm của loại hàng hố ...Mặt khác cơng ty lại giao dịch rất nhiều nước, trong quá trình thoả thuận ký hợp đồng nhập khẩu Công ty sử dụng nhiều loại giá khác nhau, cụ thể:
+ Đối với khí hố lỏng(LPG): Do đây là mặt hàng có giá trị lớn nên Cơng ty sử dụng giá FOB, CFR- là hai loại giá chưa có phí bảo hiểm. Công ty sẽ giành quyền tự mua bảo hiểm cho hàng hố của mình tại cơng ty bảo hiểm Gas- Petrolimex PJICO.
Giá FOB= Giá hàng hố + chi phí vận chuyển, bốc dỡ qua lan can tàu Giá CFR= Giá FOB + F ( cước phí vận chuyển).
+ Đối với bếp và các mặt hàng khác: Công ty sử dụng giá CIF là giá có phí bảo hiểm.
Giá CIF= Giá FOB + I ( cước phí bảo hiểm) + F( Cước vận chuyển ) Vì điều kiện nhập khẩu từ nước ngoài nên quá trình giao hàng và thanh tốn tiền phức tạp, nhiều khoản chi phí phát sinh nên khi tính trị giá mua hàng nhập khẩu thực tế, cơng ty thường tính như sau:
Trị giá mua Giá thực tế Thuế Bảo hiểm phụ Cước phí thực tế của = thanh toán với + nhập + thu (nếu có) + vận chuyển
hàng nhập khẩu người bán khẩu (nếu có). Giá thực tế Giá ghi trên HĐ thực Tỷ giá thực tế tại thanh toán với = tế phải thanh toán * thời điểm phat sinh người bán (FOB, CFR) nghiệp vụ kinh tế
Thuế nhập Số lượng hàng hoá Giá tính thuế Thuế khẩu phải nộp = ghi trên tờ khai * từng mặt hàng * suất
( Số lượng giám (Giá CIF) định trên tờ khai)
Thuế GTGT Trị giá tính Thuế * Thuế suất của hàng NK = thuế hàng NK + NK thuế GTGT Hàng hố sau khi đã hồn thành thủ tục hải quan sẽ được chuyển về kho bằng phương tiện chuyên dùng của chính cơng ty (Hệ thống xe chở Gas). Trước khi nhập kho hàng hoá sẽ được Vina Control kiểm tra , giám định về số lượng phẩm chất. Trên cơ sơ biên bản kiểm nhận , hoá đơn của người bán, biên lai nộp thuế phòng kinh doanh XNK tiến hành vào số liệu cho máy và in ra phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vật tư hàng hoá xác định giá trị thực tế nhập kho của lô hàng nhẩp khẩu như sau:
tế nhập kho = cho người XK + khẩu(theo + phụ thu + vận chuyển của hàng NK (Theo khối lượng khối lượng (nếu có) (nếu có) ghi trên B/L) giám định)
Về việc xác định và việc thanh toán các loại thuế liên quan đến quá trình nhập khẩu của cơng ty: Trong q trình nhập khẩu hàng hố thì có hai loại thuế ta cần phải tính, đó là thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu. Do trụ sở văn phịng cơng ty đặt tại Hà Nội nên việc kê khai nộp thuế là do 4 chi nhánh: Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần thơ, Sài Gòn thực hiện. Các chi nhánh trên mỗi lần nhập, xuất hàng đều phải dựa vào các hợp đồng xuất nhập khẩu được ký kết để kê khai đầy đủ, chính xác về số lượng nhập, đơn giá tính và thuế suất theo quy định của cơ quan hải quan. Do công ty thực hiện việc nhập khẩu là chủ yếu nên mỗi chi nhánh có trách nhiêm nộp thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu tại cảng nhập cho hải quan theo tờ khai và báo nợ về công ty gas. Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu thuộc trách nhiệm theo dõi và hạch toán tại văn phịng cơng ty Gas
Mọi chi phí phát sinh t rực tiếp liên quan đến hàng nhập khẩu đều được kế toán phản ánh và tập hợp vào tài khoản 641 (phí mở L/C, phí hải quan, phí giám định bất thường, phí vận chuyển về kho...)
Ví dụ: Để tiện theo dõi cho cả các quá trình sau của luận văn em xin nêu một ví dụ cụ thể về quy trình nhập khẩu trực tiếp tại công ty
Đây là hai ví dụ về chuyến hàng số 07 và số 08 thuộc hợp đồng số 02/PE/SK GAS- 01/04 ký ngày 30/12/2004 giữa công ty Gas- Petrolimex và công ty SK Gas Co LTd của Hàn Quốc. Một hợp đồng ngoại thương của công ty thường có giá trị rất lón và kéo dài. Nó có thể kéo dài trong suốt một năm và được chia thành nhiều chuyến. ở hợp đồng số 02 này chuyến hàng số 07 là theo giá FOB, chuyến hàng số 08 là theo giá CFR
Ví dụ 1:
ngày 30/12/2005 giữa cơng ty Gas Petrolimex và công ty SK Gas CO Ltd của Hàn Quốc. Lệ phí mở L/C là 300 USD, VAT=10%.(TGTT= 15.831) (VND/USD).
(2) Ngày 13/02/2005, được sự uỷ quyền của công ty Gas, chi nhánh gas Sài Gịn đã hồn tất thủ tục hải quan nhập hàng chuyến số 07 tại cảng Nhà Bè. Lệ phí hải quan phải nộp là 500.000 VND.
(3). Ngày 16/02/2005, phịng giám định Vina Control đã tiến hành giám định lơ hàng trên. Số lượng giám định theo Vina Control là: 727,999(MT)
Số lượng trên B/L là: 729,538(MT) Đơn giá FOB: 337(USD/MT) Tỷ giá nhận nợ: 15.821(VND/USD_
Trong q trình vân chuyển hàng đã phát sinh chi phí giám định tại Thái Lan với số tiền là 387.75USD. (Khoản chi phí này sẽ do cả bên bán và bên mua cùng chịu).
(4) Cùng ngày chi cục hải quan cửa khâủ cảng Sài Gịn khu vực III gửi giấy thơng báo thu thuế, chênh lệch giá đến đơn vị với số tiền thanh tốn là 770.951.926 VND trong đó thuế NK:316.829.559 VND; Thuế GTGT hàng nhập khẩu: 454.122.670 VND
(5). Ngày 17/02/2005, tồn bộ lơ hàng trên đã được vận chuyển về kho gas Nhà Bè phù hợp với hợp đồng và vận đơn. Chi phí vận chuyển bơm hút gas là 5000.000, VAT=10%
(6). Cùng ngày, công ty bảo hiểm PJICO đã gửi đơn bảo hiểm hàng hố đến cơng ty với u cầu thanh tốn chi phí bảo hiểm là: 193,96 USD; VAT=10%. (7). Ngày 23/02/2005, công ty vận tải xăng dầu đường thuỷ I gửi hoá đơn thu cước phí vận tải yêu cầu thanh toán với số tiền là 23.295,868 USD(TGTT=15.810)
(8). Ngày 26/02/2005, chi cục HQCK cảng Sài Gòn II ra quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá với tổng số tiền là: - 117.551.060 VND
trong đó thuế NK là: -106.055.086 VND, thuế GTGT là: - 11.495.974VND
Cuối tháng , phòng kinh doanh tại văn phịng cơng ty sẽ tập hợp tất cả chứng từ vào số liệu cho máy. Lúc này mới lập phiếu nhập kho, phịng kế tốn kiểm tra số liệu và tiến hành xử lý chênh lệch, chuyển mã khách hàng (9). Ngày 05/03/2004 công ty viết đơn xin mua ngoại tệ để thanh tốn tiền hàng cho cơng ty SK Gas. LTD gửi tới ngân hàng VietCom Bank. Ngày 12/03/2005 ngân hàng gửi giấy báo nợ tới công ty với số tiền là 245.854,31 USD. Tỷ giá thực tế ngày nhận nợ là 15.853VND/USD
(10). Ngày 01/04/2005, cơng ty thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng với số tiền là 193,875USD cho chi phí giám định cho lơ hàng này. Tỷ giá thực tế ngày thanh toán la 15.851 VND/USD
(11):Ngày 1/04/2005, công ty đã thanh toán bằng TGNH với số tiền là 193,875USD cho chi phí giám định lơ hàng. Tỷ giá ngân hàng ngày thanh toán là 15851VND/USD.
Tỷ giá hạch tốn cơng ty sử dụng năm 2005 là 16.000 VND/USD
Như vậy theo lơ hàng này giá NK tính theo giá FOB, khi phịng kinh doanh làm thủ tục nhập thì mã khách hàng là 31000022- Phải trả người bán Gas, phụ kiện, vận tải. Việc tính tốn lơ hàng trên do phịng kế tốn đảm nhận và được tính tốn như sau:
(1). Số tiền phải thanh toán với người xuất khẩu:
Quy đổi theo TGTT= 729,538*337* 15.821= 3.889.660.975(VND) (MT) (USD/MT)
Quy đổi theo TGHT= 729,538*337*16000= 3.933.668.896(VND) Chênh lệch giữa TGTT và TGHT = 44.007.921(VNĐ)
(2). PHí bảo hiểm phải trả:
Quy đổi theo TGTT= 193,96(USD)* 15.821= 3.068.641(VNĐ) Quy đổi theo TGHT= 193,96(USD)* 16.000= 3.103.360(VNĐ)
Chênh lệch giữa TGHT và TGTT = 34719 ( 3). Cước phí vận tải phải trả
Quy đổi theo TGTT= 23.295,968(USD)* 15.821 = 368.565.509(VNĐ)
Quy đổi theo TGHT= 23.295,968(USD)* 16000 = 372.735.488(VNĐ)
Chênh lệch giữa TGTTvà TGHT = 4.169.979(VNĐ) (4) Thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu
Nguyên nhân có quyết định về việc điều chỉnh thuế, thu chênh lệch giá là do khi hàng hoá về đến cảng nhưng chưa đủ các vận đơn, chứng từ ( Bảo hiểm , phí vận chuyển...); Hải quan sẽ tính thuế suất nhập khẩu ban đầu là 7,5%. Khi đã tập hợp được đầy đủ các vận đơn, chứng từ hải quan sẽ tính thuế NK ưu đãi là 5%. Do đó sẽ xó sự giảm thuế NK và VAT hàng NK.
Thuế NK phải nộp =(729,999*337+ 193,960 + 23.295,968) * 15.821 *5%= = 212.654.483( VNĐ)
Thuế GTGT hàng NK = (3.889.660.975+ 212.654.483)*10% = 410.231.546( VNĐ)
(5) Trị giá thực tế của lô hàng NK nhập kho