* Chứng từ: các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lơng và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động và là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động vận dụng trong doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp phải vận dụng và cập nhật các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lợng, chất lợng lao động.
Các chứng từ ban đầu bao gồm:
Mẫu 01- LĐTL- Bảng chấm công. Chứng từ này do các tổ sản xuất hoặc các phòng ban lập nhằm cung cấp chi tiết số ngày công cho từng ngời lao động theo tháng hoặc tuần.
Mẫu 03 – NĐTL- Phiếu nghỉ hởng BHXH. Chứng từ này do các cơ sở y tế đợc phép lập riêng cho từng cá nhân ngời lao động nhằm cung cấp thời gian ngời lao động đợc nghỉ và hởng các khoản trợ cấp BHXH, BHYT.
Mẫu 06 – LĐTL – Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành với mục đích là xác nhận số sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành của đơn vị hoặc cá nhân ngời lao động làm cơ sở để lập bảng thanh tốn tiền lơng hoặc tiền cơng cho ngời lao động. Phiếu này do ngời giao việc lập, phòng lao động tiền lơng nhận và ký dyệt trớc khi chuyển đến kế toán làm chứng từ hợp pháp để trả lơng.
Mẫu số 07 – LĐTL – Phiếu báo làm đêm, làm thên giờ.
Mẫu số 08 – LĐTL – Hợp đồng giao khoán. Là bản ký kết giữa ng- ời giao khoán và ngời nhận giao khốn vwf khối lợng cơng việc, thời gian làm việc, trách nhiệm, quyền lợi mỗi bên khi thực hiện cơng việc đó, đồng thời là cơ sở để tính tốn tiền cơng cho ngời nhận khốn.
Mẫu số 09 – LĐTL - Biên bản điều tra tai nạn lao động. Nhằm xác định một cách chính xác và cụ thể tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ
kiểm tra cho ngời lao động một cách thoả đáng và có các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, nhăn ngừa các tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị.
Bộ phận lao động tiền lơng thu thập, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ ban đầu với chế độ của Nhà nớc, của doanh nghiệp và thoả thuận theo hợp đồng lao động, sau đó ký xác nhận chuyển cho kế toán tiền lơng làm căn cứ lập các bảng thanh toán tiền lơng, bảng thanh toán BHXH,…
* Sổ sách kế toán:
Sổ sách kế toán trong kế toán tiền lơng bao gồm các sổ sau:
Mẫu 02 – LĐTL – Bảng thanh toán lơng. Mỗi tổ sẩn xuất, mỗi phòng ban quản lý mở rộng một bảng thanh tốn lơng, trong đó kê và tính các khoản lơng từng đợc lĩnh trong đơn vị.
Mẫu 04 – LĐTL – Bảng thanh toán BHXH, mở và theo dõi cho cả doanh nghiệp về các chỉ tiêu: họ, tên và nội dung từng khoản BHXH ngời lao động đợc hởng trong tháng đó.
Bảng kê thanh toán tiền thởng lập cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban, bộ phận kinh doanh.