- Đối với cơng trình, hạng mục cơng trình nhỏ, thời gian thi công ngắn
1.7 Kế tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong điều kiện ứng
dụng cơng nghệ thơng tin (kế tốn máy)
Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong điều kiện kế tốn trên máy có những đặc điểm nổi bật sau:
- Mã hoá đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khơng nhầm lẫn các đối tượng trong q trình xử lý thông tin tự động.
- Xây dựng một hệ thống danh mục tài khoản, kế toán chi tiết cho từng đối tượng để kế tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
- Xây dựng một hệ thống sổ, báo cáo có tính tự động và xây dựng các chỉ tiêu phân tích cơ bản thuận tiện cho việc bổ sung và phân tích.
36
- Việc tập hợp các chi phí sản xuất hoàn toàn do máy tự tổng hợp dữ liệu, từ các phần hành kế tốn có liên quan và từ chương trình có thể tập hợp tính tốn, phân bổ chi phí sản xuất trong kỳ theo từng khoản mục chi phí.
- Sau khi kế toán nhập dữ liệu về số lượng thành phẩm, giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ, chương trình có thể xác định chi phí phát sinh trong kỳ tính cho thành phẩm hồn thành.
Đối với các phần mềm kế tốn nói chung, để phục vụ cho việc quản lý chi phí sản xuất, tập hợp chi phí cho việc tính giá thành thì ngay ở khâu nhập dữ liệu người dùng cần chú ý: Các chi phí phát sinh phải chỉ ra khoản mục chi phí để tập hợp chi phí chi tiết theo khoản mục, bao gồm bốn khoản mục chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí sản xuất chung.
* Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với khoản mục chi phí này có thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí, vì vậy, khi phát sinh chi phí phải chỉ ra đối tượng chi phí.
Kế tốn chi phí ngun vật liệu thường phải sử dụng đến chứng từ xuất vật liệu. Khi nhập phiếu xuất kho, người sử dụng thường chỉ nhập số lượng xuất, còn trị giá xuất là do máy tự động tính theo cơng thức doanh nghiệp đã đặt ở biến hệ thống của chương trình.
Với khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp yêu cầu kết xuất thông tin trên các sổ sách, báo cáo như sau: Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ, Sổ chi tiết và sổ cái TK154, Sổ nhật ký chung, chứng từ ghi sổ….
* Chi phí nhân cơng trực tiếp
Căn cứ vào phương thức tính lương của doanh nghiệp mà khoản chi phí này có thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng, nếu khơng thực hiện được thì phải tiến hành phân bổ.
Với các phần mềm cho phép người dùng tự tạo ra bảng tính lương theo ý muốn và thực hiện việc tính lương, định khoản cho các bút tốn phản ánh chi phí nhân cơng một cách tự động thì xây dựng phương thức tính lương tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp và tiện ích của phần mềm.
- Nhập dữ liệu: Sau khi lập phương thức tính lương thì chỉ cần nhập một số mục như ngày công, giờ công, lương cơ bản, lập tức máy sẽ tự động tính tốn.
- Sổ sách, báo cáo: với khoản chi phí nhân cơng u cầu kết xuất thơng tin trên các sổ sách, báo cáo như sau: Bảng tính lương và các khoản trích theo
lương, Bảng phân bổ tiền lương, Sổ chi tiết và sổ cái TK 6154, Sổ nhật ký chung, chứng từ ghi sổ…
* Kế tốn chi phí sử dụng máy thi cơng.
Đối với khoản mục chi phí này có thể tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí, vì vậy, khi phát sinh chi phí phải chỉ ra đối tượng chi phí.
Kế tốn chi phí sử dụng máy thi cơng thường phải sử dụng đến chứng từ liên quan đến máy móc phục vụ cho việc thi cơng cơng trình. Trong trường hợp th ngồi thì sử dụng hợp đồng th TSCĐ ....
Với khoản chi phí sử dụng máy thi cơng u cầu kết xuất thông tin trên các sổ sách, báo cáo như sau: Bảng phân TSCĐ, Sổ chi tiết và sổ cái TK154, Sổ nhật ký chung, chứng từ ghi sổ….
* Kế tốn chi phí sản xuất chung
Các khoản mục chi phí thuộc về chi phí sản xuất chung có liên quan trực tiếp đến các phân hệ nghiệp vụ khác trong chương trình. Vì vậy, việc tập hợp chi phí sản xuất chung liên quan đến các phần hành kế tốn khác do chương trình sẽ tự động liên kết và tập hợp dữ liệu từ các phân hệ khác như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vật tư, tài sản cố định, tiền lương,…
Khi tập hợp được chi phí sản xuất chung theo địa điểm hoặc các đối tượng tính giá thành thì chương trình cho phép kết chuyển trực tiếp hoặc phân bổ gián tiếp cho các đối tượng chịu chi phí cụ thể. Với các chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều sản phẩm mà trong quá trình nhập liệu chưa chỉ ra trực tiếp cho đối tượng chi phí thì cần tiến hành phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí trước khi tính giá thành. Do đó, phải xây dựng và cài đặt tiêu thức phân bổ vào cuối tháng khi đã tập hợp được đầy đủ chi phí phát sinh.
Sau khi xử lý nghiệp vụ liên quan đến chi phí sản xuất chung, có thể xem in báo cáo: Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung, Sổ chi tiết và sổ cái TK 154, Bảng kê tập hợp chi phí sản xuất chung, Sổ nhật ký chung, chứng từ ghi sổ…
* Tập hợp chi phí sản xuất cuối kỳ
Sau khi nhập dữ liệu vào các loại chi phí thì sẽ tự động nhảy lên TK154.
* Tính giá thành sản phẩm
Thực hiện tính giá thành với phần mềm kế tốn như sau:
- Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ: chương trình tự động tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất cho các thành phẩm sản xuất hoàn thành.
38
- Cập nhật sản phẩm làm dở đầu kỳ (có thể máy động chuyển từ cuối kỳ trước).
- Nhập số lượng từng thứ thành phẩm (đối tượng tính giá thành có thể là các thành phẩm do doanh nghiệp sản xuất) hoàn thành trong kỳ.
- Nhập giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ. - Tổng hợp số liệu.
- In báo cáo.
Phần hành kế tốn chi phí sản xuất và giá thành khi kết thúc, có thể kiểm tra bằng các báo cáo sau:
-Bảng kê chi tiết theo khoản mục chi phí
-Báo cáo chi phí sản xuất phân xưởng
-Tổng hợp chi phí theo khoản mục và tài khoản
-Bảng tính giá thành đơn vị theo khoản mục
-Bảng tính giá thành các sản phẩm theo khoản mục