Chương I : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2 Sơ đồ tổ chức, chức năng và nhiệm vụ các phịng ban
2.2.1 Sơ đồ tổ chức của cơng ty
GIÁM ĐỐC NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG NGHIÊN CỨU CƠNG NGHỆ KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KỸ THUẬT DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỒN BỘ PHẬN KHO ĐIỀU VẬN BẢO HÀNH, BẢO TRÌ PHĨ GIÁM ĐỐC KHO TÀI CHÍNH GIAO HÀNG Hình 2.1: sơ đồ tổ chức cơng ty
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các phịng ban trong cơng ty Trần Duy
Giám đốc và phĩ giám đốc
- Giám đốc là người quản lý, điều hành xây dựng chiến lược kinh doanh, định hướng phát triển thực hiện các mối liên hệ với đối tác, giao nhiệm vụ cho các bộ phận theo chức năng, kiểm tra phối hợp thống nhất sự hoạt động của các bộ phân trong Cơng ty.
- Phĩ giám đốc tham gia cùng giám đốc trong việc quản lý điều hành, giải quyết các vấn đề mà giám đốc giao phĩ, đồng thời cũng cĩ quyền chỉ đạo, phân cơng nhiệm vụ cho các phịng ban, theo chức năng và nhiệm vụ mà giám đốc giao.
- Các phịng ban tùy theo chức năng và nhiệm vụ của mình giải quyết cơng việc một các cĩ hiệu quả nhất theo sự chỉ đạo của giám đốc và phĩ giám đốc. Để đảm bảo nâng cao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, các phịng ban cần phải tiến hành phối hợp một cách chặt chẽ, tương trợ nhau trong quá trình làm việc.
Phịng kinh doanh
Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đĩng vai trị chủ chốt trong Cơng ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Cơng ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng.
Cung cấp thơng tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đơn đốc tiến độ thực hiện của các phịng ban, phân xưởng đảm bảo cung cấp sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.
Bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường cĩ nhiệm vụ điều tra nghiên cứu thị hiếu khách hàng, tìm kiếm thị trường tìm năng cho doanh nghiệp. Nghiên cứu tác động của sản phẩm mới đối với khách hàng hiện tại, phản ứng của khách hàng ở thị trường tìm năng khi biết đến sản phẩm của cơng ty.
Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Cơng ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Cơng ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Marketing trong từng thời điểm.
Bộ phận dịch vụ khách hàng cĩ nhiệm vụ trực điện thoại, làm hợp đồng,báo giá sản phẩm, thiết bị khi khách hàng yêu cầu, nhận đơn hàng từ khách hàng và giao lại cho bộ phận kho điều vận.
Phịng kế tốn – Tài chính
Chịu trách nhiệm tồn bộ thu chi tài chính của Cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy mĩc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Cơng ty.
Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện cĩ, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Cơng ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập báo cáo kế tốn hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc.
- Bộ phận tài chính cĩ trách nhiệm quản lý tài chính của cơng ty, báo cáo tài chính thường kỳ cho cơng ty. Chi lương, thưởng theo yêu cầu của cấp trên. - Bộ phận kế tốn được chia làm kế tốn tổng hợp và kế tốn cơng nợ
+ Kế tốn tổng hợp: tổng hợp các khoản nợ cĩ của cơng ty, xuất hĩa đơn, báo cáo thuế, doanh thu, lợi nhuận hàng quý cho cơng ty, cơ quan thuế.
+ Kế tốn cơng nợ: quản lý cơng nợ của các cơng ty khách hàng, cơng nợ của cơng ty với các cơng ty bạn hàng. Lập phiếu thu, chi trong quá trình bán hàng.
Phịng kỹ thuật
- Bộ phận bảo hành bảo trì: bảo hành, bảo trì, sữa chửa máy mĩc, thiết bị, sản phẩm của cơng ty theo yêu cầu của khách hàng và của cơng ty.
- Bộ phận nghiên cứu cơng nghệ: nghiên cứu chức năng, tính ưu việt của sản phẩm mơi, cải tiến chất lượng sản phẩm cũ. Kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi nhập về và trước khi giao hàng cho khách hàng.
Bộ phận kho điều vận
- Bộ phận kho: quản lý xuất, nhập tồn, kiểm tra số lượng hàng hĩa trong kho.
- Bộ phận giao hàng: giao hàng cho khách, vận chuyển hàng hĩa theo yêu cầu của cơng ty.