Đơn vị tính: Người 2010 2011 2012 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 41 2.71 47 2.99 53 3.41 Từ 40 đến <50 170 11.27 201 12.77 221 14.24 Từ 30 đến <40 512 33.93 510 32.40 511 32.93 <30 786 52.08 816 51.84 767 49.42 Tổng 1509 100 1574 100 1552 100
(Nguồn: Bộ phận tuyển dụng - Phịng Nhân sự)
Qua bảng 2.6 ta thấy, trong cơ cấu lao động thì lực lượng lao động dưới 30 tuổi chiếm tỉ lệ cao (khoảng 50%) và cĩ xu hướng giảm qua các năm, năm 2010 là 52.08%, năm 2011 giảm cịn 51.84% và 2012 giảm xuống cịn 49.42% điều này chứng tỏ rằng Thái Tuấn sở hữu một lực lượng lao động trẻ.
Đây vừa là điều kiện thuận lợi vừa là thách thức cho cơng ty. Với lực lượng lao động trẻ chính là nguồn lao động đầy nhiệt huyết và cĩ khả năng học hỏi nhanh, cĩ thể giúp Cơng ty phát triển những lĩnh vực mới. Tuy nhiên, tâm lý những người trẻ thường thích nhảy việc, khơng ổn định nên cũng gây khĩ khăn cho Cơng ty nhất là phịng nhân sự trong việc tuyển dụng người thay thế và ổn định phát triển nguồn nhân lực. Đối với độ tuổi lớn hơn 30, thì chủ yếu là cán bộ quản lý cấp trung và cấp cao – những vị trí này thường địi hỏi những người giàu kinh nghiệm.
3.1.3. Các nguồn tuyển dụng Nguồn lực nội bộ Nguồn lực nội bộ
Tìm kiếm những ứng viên từ nguồn thơng tin nội bộ trong Cơng ty: Nhân viên trong cơng ty tự ứng tuyển vào vị trí đăng tuyển hay nguồn ứng viên được giới thiệu vào cơng ty từ các cán bộ cơng nhân viên đang làm việc tại cơng ty. Trong những năm qua, Thái Tuấn đã và đang thực hiện các chính sách thưởng tiền mặt trực tiếp cho cán bộ cơng nhân viên làm việc tại cơng ty theo từng thời điểm, vị trí và nhu cầu mỗi cơng việc.
Thơng báo dán trong cơng ty tại các bảng tuyển dụng: căn tin, các bảng thơng tin chung của hệ thống Showroom, nhà máy, đơn vị.
Thuận lợi: Ứng viên đã quen với văn hĩa Cơng ty, nhanh chĩng thích nghi với điều kiện làm việc mới. Ứng viên được thử thách về lịng trung thành, kỹ năng và tính cách. Kích thích động lực làm việc trong Cơng ty. Khơng tốn phí tuyển dụng.
Khĩ khăn: Thiếu tính sáng tạo do quá quen với phương thức hiện nay. Bất hợp tác với những người vốn là đồng nghiệp cũ. Tạo mội trường làm việc tiêu cực nếu quy trình và tiêu chí tuyển chọn khơng hợp lý.
Nguồn lực từ bên ngồi
Tìm kiếm hồ sơ ứng viên và đăng thơng tin tuyển dụng: đăng tin tức thơng báo trên các website như: vietnamworks.com, vieclam.24h.com,…và đăng trên báo như: Báo Thanh niên, mua bán,…
Đặt hàng tuyển dụng với các trung tâm tư vấn nguồn nhân lực hoặc Trung tâm giới thiệu việc làm. Với phong cách làm việc cĩ uy tín và chuyên nghiệp, Thái Tuấn đã xây dựng được mối quan hệ với các Trung tâm giới thiêu việc làm trên tồn quốc nên tạo được nguồn ứng viên cho Cơng ty khá đa dạng và phong phú hơn.
Các nguồn thơng tin tuyển dụng khác: Gửi thơng tin tuyển dụng đến bộ phận hỗ trợ sinh viên. Ngồi ra, Thái Tuấn cịn liên kết với các trường nghề
để đào tạo các học viên nhằm chuẩn bị đội ngũ đầu vào chất lượng, chuyên mơn cao đáp ứng yêu cầu của các phịng ban trong Cơng ty một cách kịp thời và phù hợp.
Thuận lợi:Ứng viên mang phương thức, quan điểm mới để thúc đẩy tính sáng tạo. Làm việc khách quan để tạo sự thay đổi.Tạo điều kiện học tập cái mới và chuyển biến tổ chức.
Thách thức:Khĩ khăn trong việc thu hút ứng viên. Hịa hợp với đội ngũ theo chiều hường tích cực. Đánh giá ý chí, trung thực, tinh thần và trách nhiệm. Giữ chân, ý chí phần đấu của ứng viên, kiểm sốt chi phí tuyển dụng.
3.1.4. Quy trình tuyển dụng 3.1.4.1. Lưu đồ tuyển dụng 3.1.4.1. Lưu đồ tuyển dụng
Hình 3.2: Quy trình tuyển dụng của Tập đồn Thái Tuấn
(Nguồn: Phịng Nhân sự - Cơng ty Cổ phần Tập Đồn Thái Tuấn)
Kế hoạch tuyển dụng(1)
Nhu cầu tuyển dụng (2)
Kiểm tra định biên/ Nhu cầu (3)
Xét duyệt (4)
Thực hiện tuyển dụng (5)
Tiếp nhận thử việc/ học việc (6)
Ký kết hợp đồng lao động (8)
Lưu hồ sơ (9)
Khơng đạt
3.1.4.2. Quy trình tuyển dụng (1) Lập kế hoạch tuyển dụng (1) Lập kế hoạch tuyển dụng
Để lập kế hoạch tuyển dụng số lượng người chính xác là cả một q trình phân tích những biến động nhân sự qua một năm hay một quý. Sự biến động nhân sự của quý trước là nên tảng để bộ phận tuyển dụng làm cơ sở dự báo những lượng lao động cụ thể đáp ứng đúng lúc và kịp thời nhu cầu của từng đơn vị quý sau. Quá trình lập kế hoạch là bước khởi đầu quan trọng trong tồn bộ quy trình tìm kiếm nguồn lực đầu vào, cũng như hiệu quả cơng việc của cả một đơn vị.
Lập kế hoạch 1 quý/ lần theo từng nhĩm chức danh tương đồng nhau (Ví dụ: Cơng nhân gác bơng, mắc hồ ghép, in biên, … được gom thành chức danh Nam cơng nhân phục vụ sản xuất; Cơng nhân cone-se suốt, Cơng nhân may mộc, … gom thành chức danh Nữ cơng nhân phục vụ sản xuất)
Kế hoạch tuyển dụng được lập từ ngày 15 đến 25 của tháng cuối quý trước . Cơ sở lập kế hoạch theo quý dựa trên những thơng tin sau:
Tỉ lệ biến động nhân sự trong cùng kỳ năm trước. Dự báo biến động trong năm hiện hành. Nhu cầu tăng thêm nhân sự của các đơn vị trong quý tới.
Trách nhiệm thực hiện: Chuyên viên/ nhân viên nhân sự lập phiếu Kế hoạch tuyển dụng BM01/QI03/04 (Xem Phụ lục 1)
Xét duyệt kế hoạch tuyển dụng: kế hoạch này được xem xét bởi Giám Đốc Nhân Sự.
(2) Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trách nhiệm xác định nhu cầu nhân sự
Ban Tổng Giám Đốc đưa ra nhu cầu tuyển dụng cấp Giám đốc, Trợ lý, Chuyên viên trực thuộc Ban Tổng Giám Đốc theo kế hoạch phát triển của Cơng ty.
Giám Đốc các đơn vị căn cứ vào sự thiếu hụt lao động tại đơn vị theo định biên nhân sự đã được duyệt hoặc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, đề
xuất bổ sung nhân sự để: thay thế nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển cơng tác khác, bù đắp vào sự thiếu hụt lao động do nhu cầu sản xuất kinh doanh và bổ sung nhân sự mới đảm trách việc chuyên mơn.
Trình tự lập yêu cầu tuyển dụng nhân sự
Đối với nhu cầu tuyển dụng cơng nhân viên cấp đơn vị: do Giám Đốc đơn vị lập Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM02/QI03/04 (xem Phụ lục 2) gửi về Phịng Nhân sự. Đối với nhu cầu tuyển dụng Cán bộ quản lý cấp đơn vị, Trợ lý, Chuyên viên trực thuộc Ban Tổng Giám Đốc: do Phịng Nhân sự thiết lập phiếu yêu cầu.
(3) Kiểm tra định biên / nhu cầu nhân sự
Bộ phận tuyển dụng kiểm tra Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM02/QI03/04 (xem phụ lục 2) của các đơn vị:
Nếu xác định nhu cầu nhân sự là khơng hợp lý: Giám Đốc Nhân sự ghi ý kiến trực tiếp vào phiếu yêu cầu nhân sự của đơn vị và trình Ban Tổng Giám Đốc thơng qua.
Nếu xác định nhu cầu nhân sự là hợp lý: Phịng Nhân sự sẽ tiến hành rà sốt nguồn lực nội bộ, chọn giải pháp tối ưu nhất để trình Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt theo 1 trong 3 hướng: bố trí kiêm việc, điều động nội bộ hoặc tuyển dụng bổ sung.
(4) Xét duyệt nhu cầu tuyển dụng
Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM02/QI03/04 (Xem Phụ lục 2) sẽ được Ban Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt trên cơ sở xem xét tính hợp lý và đề xuất của Phịng Nhân sự.
Nếu phiếu đạt thì Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành tuyển dụng theo yêu cầu của đơn vị.
Nếu khơng đạt thì Ban Tổng Giám đốc cĩ thơng tin phản hồi về đơn vị yêu cầu được biết về việc dừng yêu cầu hoặc lập Phiếu yêu cầu mới.
(5) Thực hiện tuyển dụng Thơng báo tuyển dụng
Tùy theo chức danh cần tuyển mà Bộ phận tuyển dụng sẽ chọn những kênh tuyển dụng khác nhau như sau:
Đăng báo tuyển dụng, thơng tin nội bộ, đặt hàng tuyển dụng với Trung tâm tư vấn nguồn nhân lực hoặc Trung tâm giới thiệu việc làm và các nguồn thơng tin tuyển dụng khác.
Tiếp nhận hồ sơ ứng viên
Tiếp nhận hồ sơ ứng viên: bao gồm các hồ sơ mới nộp và xem xét từ các hồsơ dựtrữ trước đây.Nhân viên nhân sự cho mã số từng bộ hồ sơ cá nhân: xxxx - yyyy (xxxx: số thứ tự hồ sơ nộp trong năm, yyyy: năm nhận hồ sơ).Lập danh sách ứng viên dự tuyển theo biểu mẫu BM04/QI03/04 (xem Phụ lục 4) để dễ dàng theo dõi ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng.
Sơ tuyển các hồ sơ triển vọng
Căn cứ hồ sơ ứng viên mới nộp và hồ sơ dự trữ , chuyên viên / NV nhân sự xem xét lựa chọn bước đầu các ứng viên phù hợp với điều kiện tuyển dụng của Cơng ty để mời phỏng vấn. Những hồ sơ đạt được ghi mã ký hiệu “Đ” hoặc những hồ sơ khơng đạt ghi mã ký hiệu “KĐ” lên trang đầu hồ sơ.
Đối với những hồ sơ khơng đạt: gởi thư cảm ơn BM06/QI03/04 (xem Phụ lục 6); hồ sơ đạt: sắp xếp phỏng vấn.
Phỏng vấn / Thi tuyển
Cấp độ phỏng vấn: được phân cấp tuỳ theo vị trí tuyển dụng như sau: Cán bộ quản lý cấp Đơn vị, Trợ lý, Chuyên viên trực thuộc Ban Tổng Giám Đốc do Hội Đồng Tuyển dụng Cơng ty ( Ban Tổng Giám Đốc, Trợ lý Ban Tổng Giám Đốc, Giám Đốc Nhân sự và Cán bộ phỏng vấn chuyên mơn được chỉ định (nếu cĩ)) phỏng vấn trực tiếp.
Các đối tượng khác : do Phịng Nhân sự, Đơn vị cĩ nhu cầu và Cán bộ phỏng vấn chuyên mơn khác được chỉ định (nếu cĩ) trực tiếp phỏng vấn.
Nội dung phỏng vấn / thi tuyển, thang điểm: người chịu trách nhiệm phỏng vấn ở từng cấp độ soạn thảo trước nội dung và hình thức phỏng vấn/ thi tuyển, đăng ký về Phịng Nhân sự trình Ban Tổng Giám Đốc thơng qua trước khi xúc tiến tuyển dụng.
Tiến hành phỏng vấn sẽ được ghi vào Phiếu phỏng vấn tuyển dụng theo biểu mẫu BM05/QI03/04 (xem Phụ lục 5). Sau đĩ đơn vị tuyển sẽ chuyển hồ sơ ứng viên trúng tuyển và kết quả phỏng vấn tuyển dụng cho cấp trên cĩ thẩm quyền phê duyệt. Nếu ứng viên đĩ được phê duyệt thì Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành xác minh lý lịch nhân viên (khi cần thiết); yêu cầu bổ túc hồ sơ đầy đủ theo quy định và trao đổi với ứng viên ngày chính thức nhận việc.
Xử lý các hồ sơ
Nhân viên phụ trách tuyển dụng xử lý hồ sơ. Đối với các hồ sơ khơng đạt thì chuyên viên/nhân viên phụ trách sẽ gửi thư cảm ơn qua email hoặc bưu điện hoặc điện thoại và trả hồ sơ nếu ứng viên đến nhận lại. Cịn đối với các hồ sơ dự phịng (nếu cĩ) thì chuyên viên/nhân viên tuyển dụng sẽ thơng tin đến ứng viên và lưu hồ sơ dự phịng.
(6) Tiếp nhận thử việc / học việc Hồn tất hồ sơ, thủ tục
Chuyên viên/nhân viên tuyển dụng sẽ lập hợp đồng học việc hoặc hợp đồng thử việc theo quy định của cơng ty cho ứng viên trúng tuyển.
Hợp đồng học việc sẽ được ký kết theo từng chu kỳ, tối đa là 03 tháng và cĩ thể được gia hạn.
Hợp đồng thử việc thì được thực hiện đúng quy định của pháp luật lao động, cụ thể như sau: thử việc khơng quá 30 ngày đối với cơng việc cĩ trình độ từ trung cấp trở xuống và khơng quá 60 ngày đối với cơng việc cĩ trình độ từ cao đẳng trở lên.
Khi ứng viên đến nhận việc, Bộ phận tuyển dụng cĩ trách nhiệm trao đổi với ứng viên và thực hiện một số vấn đề sau đây:
Mức lương và các điều kiện làm việc sẽ theo quy định của cơng ty, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt thì các điều kiện này sẽ do Ban Tổng Giám đốc quyết định.
Chuyển mơ tả cơng việc, thẻ cơng nhân viên theo biểu mẫu BM07/QI03/04 (xem Phụ lục 7) và nội quy cơng ty đến cho nhân viên thử việc/học việc.
Chuyển giao nhân sự cho đơn vị.
Giới thiệu thành viên mới qua mail (ngoại trừ cơng nhân trực tiếp sản xuất) theo biểu mẫu BM08/QI03/04 (xem Phụ lục 8).
Theo dõi, nhận xét, đánh giá sau học việc hoặc thử việc.
Trước khi hết hạn thử việc hoặc học việc 5 ngày, phịng Nhân sự sẽ chuyển Phiếu đánh giá sau học việc theo biểu mẫuBM10/QI03/04 (xem Phụ lục 10) hoặc Phiếu nhận xét thử việc theo biểu mẫu BM09/QI03/04 (xem Phụ lục 9) về đơn vị để tiến hành thực hiện đánh giá, ghi nhận kết quả và đề xuất các nội dung cĩ liên quan. Trường hợp đặc biệt, nếu xét thấy ứng viên đĩ cĩ khả năng đáp ứng đầy đủ được cơng việc theo yêu cầu, đơn vị sẽ chủ động tiến hành đánh giá sau học việc hoặc nhận xét thử việc trước thời hạn.
(7) Đánh giá sau thử việc / học việc
Căn cứ vào phiếu nhận xét đánh giá sau học việc hoặc phiếu nhận xét thử việc của các đơn vị, Cơng ty sẽ quyết định theo các hướng sau:
Nếu ứng viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơng việc thì Bộ phận tuyển dụng sẽ trình lãnh đạo để duyệt tuyển dụng chính thức.
Ngược lại, Bộ phận tuyển dụng sẽ căn cứ theo Phiếu đánh giá/nhận xét học việc/thử việc để gia hạn học việc hoặc chấm dứt học việc/thử việc đối với ứng viên đĩ.
(8) Ký kết hợp đồng lao động
Nếu các đơn vị đánh giá ứng viên đạt yêu cầu sau thời gian học việc hoặc thử việc thì Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành các thủ tục ký kết hợp đồng lao động theo đúng quy định của Luật lao động và của cơng ty.
(9) Lưu hồ sơ