(Nguồn: Phịng Nhân sự - Cơng ty Cổ phần Tập Đồn Thái Tuấn)
Chức năng của phịng Nhân sự
Thực hiện việc tuyển dụng nhân sự Quản lý nhân sự
Quản lý cơ chế tiền lương và các chính sách đãi ngộ nhân sự
Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo và phát triển Nguồn nhân lực của Cơng ty Cổ phần Tập đồn Thái Tuấn
Trưởng Bộ Phận Tuyển Trưởng Bộ Phận Trưởng Bộ Phận Chế Độ Chính Sách Chuyên Viên Tổng Hợp Chuyên Viên/Nhân Viên Chuyên Viên/Nhân Chuyên Viên/Nhân Nhân Viên Chế Độ Chính Sách
Nhiệm vụ của phịng Nhân sự Tuyển dụng nhân sự
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự hàng quý, văn cứ vào việc hoạt động sản xuất của Cơng ty, nhu cầu nhân sự của cùng kỳ năm trước, sự biến động nhân sự năm hiện tại.
Tổ chức tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch, nhu cầu phát sinh (nếu cĩ). Lập báo cáo về tình hình tuyển dụng theo tuấn, tháng, quý, năm.
Xây dựng và quản lý hệ thống ngân hàng đề thi cho việc tuyển dụng và bổ nhiệm.
Xây dựng và quản lý hệ thống chức danh.
Đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời ứng viên phù hợp cho các phịng ban cĩ nhu cầu tuyển dụng.
Quản lý nhân sự
Quản lý các vấn đề nhân sự liên quan đến luật lao động, hợp đồng lao động, nghỉ phép.
Quản lý cơng tác bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển cán bộ, cơng nhân viên tồn Thái Tuấn.
Quản lý các thay đổi về thu nhập, vị trí cơng tác của nhân viên. Quản lý sinh viên thực tập.
Quản lý, theo dõi nhân sự dự trữ.
Xây dựng và quản lý hệ thống đánh giá,quản lý cơng việc nhân viên. Tham gia giải quyết tranh chấp lao động.
Lập báo cáo lao động định kỳ theo quy định của Pháp luật. Quản lý hồ sơ ứng viên.
Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực
Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho Cơng ty Lập giải pháp và thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực
Hằng năm, đánh giá việc thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và điều chỉnh phù hợp với thực tế.
Định biên nhân sự.
Xây dựng đội ngũ nhân sự thừa kế.
Đánh giá hiệu quả đào tạo, đánh giá nhân viên sau đào tạo.
Quản lý cơ chế tiền lương và các chính sách đãi ngộ nhân sự
Xây dựng các chính sách, chế độ nhân sự cho nhân viên Cơng ty.
Thực hiện các chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và các chế độ khác cho nhân viên do Cơng ty quy định.
Tính lương cho nhân viên Cơng ty, định kỳ chi trả lương cho nhân viên, thường kỳ chi trả tiền lương của Cơng ty được chia làm 2 đợt: ngày 1 và 15 trong tháng.
Xây dựng, hồn thiện hệ thống định mức, đơn giá tiền lương, cách thức chi trả lương cho nhân viên.
Theo dõi tình hình hoạt động, thực hiện cơng việc của nhân viên Cơng ty, theo dõi bảng chấm cơng của nhân viên để tính tốn lương cho phù hợp.
Báo cáo định kỳ cho Giám đốc nhân sự về việc chi trả lương, cung cấp số liệu cho nhân viên kế tốn, nhân viên tính thuế cĩ liên quan.
Chức năng khác
Xây dựng, hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy định liên quan đến cơng tác tuyển dụng của phịng.
Thiết lập và tổ chức vận hành các quy trình tác nghiệp của phịng.
Tham gia thực hiện phần cơng việc trong các quy trình cĩ liên quan đến phịng ban.
Lập bảng phân cơng cho các nhân sự để thực hiện các nhiệm vụ trên. Tổ chức lưu trữ các hồ sơ, tài liệu phát sinh.
3.1.2. Phân tích cơ cấu, trình độ nhân lực của cơng ty từnhững năm
2010 -2012
3.1.2.1. Cơ cấu lao động theo giới từ năm 2010 - 2012
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động theo giới tính từ 2010-2012
Đơn vị tính: Người 2010 2011 2012 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Nam 592 39.23 643 40.85 640 41.24 Nữ 917 60.77 931 59.15 912 58.76 Tổng 1509 100 1574 100 1552 100
(Nguồn: Bộ phận tuyển dụng – Phịng nhân sự)
Qua bảng 3.2 trên, ta thấy số lượng lao động cả nam lẫn nữ đều tăng, chỉ cĩ năm 2012 số lao động giảm nhẹ, trong đĩsự chênh lệch giữa tỉ lệ nam và nữ khơng đáng kể và giảm qua từng năm. Cụ thể là: vào năm 2010: lao động nam chiếm 39,23%, cịn lao động nữ là 60,77%; đến năm 2011: lao động nam tăng lên 40.85%, cịn lao động nữ giảm cịn 59.15% và năm 2012 sự chênh lệch này được giảm xuống nữa khi nam chiếm 41.24% và nữ chỉ cịn 58.76%.
Sở dĩ cĩ sự chênh lệch đĩ là vì: Cơng ty Thái Tuấn hoạt động trong lĩnh vực dệt may mà thợ dệt, thợ may thì nữ chiếm đại đa số do đặc thù cơng việc như cần sự tỉ mỉ và khéo léo nên điều này phù hợp với lao động nữ hơn là lao động nam. Vì vậy, lao động nữ chiếm chủ yếu trong 2 nhà máy dệt và phân xưởng may, cịn lao động nam thì chủ yếu trong nhà máy nhuộm. Do nữ giới chiếm đa số nên hàng năm Cơng ty gặp khĩ khăn trong việc tìm nguồn lực thay thế khi người lao động nghỉ thai sản, lập gia đình… và đặc biệt làgiải quyết các mối quan hệ phát sinh trong tổ chức.
3.1.2.2. Cơ cấu lao động theo chuyên mơn từ năm 2010 – 2012
Bảng 3.2: Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên mơn năm 2010 – 2012
Đơn vị tính: người 2009 2010 2011 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Trên ĐH - ĐH 186 12.33 180 11.44 162 10.44 Cao đẳng 86 5.70 94 5.97 100 6.44 Trung cấp 163 10.80 176 11.18 172 11.08 Phổ thơng - dưới phổ thơng 1074 71.17 1124 71.41 1118 72.04 Tổng 1509 100 1574 100 1552 100
(Nguồn: Bộ phận tuyển dụng - Phịng Nhân sự)
Qua số liệu bảng 2.5, ta thấy rằng lực lượng lao động của Thái Tuấn cĩ trình độ phổ thơng – dưới phổ thơng chiếm tỉ lệ cao (hơn 70%) qua các năm và cĩ chiều hướng gia tăng, từ 71.17% năm 2010 lên 71.41% năm 2011 và tăng lên 72.04% năm 2012. Điều này cũng dễ dàng giải thích được do Thái Tuấn là cơng ty sản xuất nên cơng nhân làm việc trong 2 nhà máy dệt và trong nhà máy nhuộm khơng cần trình độ cao mà chủ yếu là cần sức khỏe. Các trình độ cịn lại chủ yếu là khối nghiệp vụ và văn phịng, giữ các chức cao trong Cơng ty, lượng lao động này chiếm khoảng 30% và tỉ lệ này cĩ xu hướng giảm trong thời gian 2010 - 2012.
Với lực lượng lao động cĩ trình độ phổ thơng – dưới phổ thơng cao sẽ gây khơng ít khĩ khăn trong việc đào tạo và giữ chân người lao động. Vì cần nhiều thời gian để đào tạo nhằm nâng cao trình độ, tay nghề cao cho người lao động. Ngồi ra, do nhận thức khơng cao nên họ sẵn sàng bỏ Thái Tuấn để sang làm việc cho các cơng ty khác khi họ thấy mức lương bên kia cao hơn. Điều này cũng gây khĩ khăn cho cơng tác tuyển dụng cũng như phát triển nguồn nhân lực cho Cơng ty.
3.1.2.3. Cơ cấu lao động theo độ tuổi từ năm 2010 - 2012
Bảng 3.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi năm 2010 – 2012
Đơn vị tính: Người 2010 2011 2012 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) 41 2.71 47 2.99 53 3.41 Từ 40 đến <50 170 11.27 201 12.77 221 14.24 Từ 30 đến <40 512 33.93 510 32.40 511 32.93 <30 786 52.08 816 51.84 767 49.42 Tổng 1509 100 1574 100 1552 100
(Nguồn: Bộ phận tuyển dụng - Phịng Nhân sự)
Qua bảng 2.6 ta thấy, trong cơ cấu lao động thì lực lượng lao động dưới 30 tuổi chiếm tỉ lệ cao (khoảng 50%) và cĩ xu hướng giảm qua các năm, năm 2010 là 52.08%, năm 2011 giảm cịn 51.84% và 2012 giảm xuống cịn 49.42% điều này chứng tỏ rằng Thái Tuấn sở hữu một lực lượng lao động trẻ.
Đây vừa là điều kiện thuận lợi vừa là thách thức cho cơng ty. Với lực lượng lao động trẻ chính là nguồn lao động đầy nhiệt huyết và cĩ khả năng học hỏi nhanh, cĩ thể giúp Cơng ty phát triển những lĩnh vực mới. Tuy nhiên, tâm lý những người trẻ thường thích nhảy việc, khơng ổn định nên cũng gây khĩ khăn cho Cơng ty nhất là phịng nhân sự trong việc tuyển dụng người thay thế và ổn định phát triển nguồn nhân lực. Đối với độ tuổi lớn hơn 30, thì chủ yếu là cán bộ quản lý cấp trung và cấp cao – những vị trí này thường địi hỏi những người giàu kinh nghiệm.
3.1.3. Các nguồn tuyển dụng Nguồn lực nội bộ Nguồn lực nội bộ
Tìm kiếm những ứng viên từ nguồn thơng tin nội bộ trong Cơng ty: Nhân viên trong cơng ty tự ứng tuyển vào vị trí đăng tuyển hay nguồn ứng viên được giới thiệu vào cơng ty từ các cán bộ cơng nhân viên đang làm việc tại cơng ty. Trong những năm qua, Thái Tuấn đã và đang thực hiện các chính sách thưởng tiền mặt trực tiếp cho cán bộ cơng nhân viên làm việc tại cơng ty theo từng thời điểm, vị trí và nhu cầu mỗi cơng việc.
Thơng báo dán trong cơng ty tại các bảng tuyển dụng: căn tin, các bảng thơng tin chung của hệ thống Showroom, nhà máy, đơn vị.
Thuận lợi: Ứng viên đã quen với văn hĩa Cơng ty, nhanh chĩng thích nghi với điều kiện làm việc mới. Ứng viên được thử thách về lịng trung thành, kỹ năng và tính cách. Kích thích động lực làm việc trong Cơng ty. Khơng tốn phí tuyển dụng.
Khĩ khăn: Thiếu tính sáng tạo do quá quen với phương thức hiện nay. Bất hợp tác với những người vốn là đồng nghiệp cũ. Tạo mội trường làm việc tiêu cực nếu quy trình và tiêu chí tuyển chọn khơng hợp lý.
Nguồn lực từ bên ngồi
Tìm kiếm hồ sơ ứng viên và đăng thơng tin tuyển dụng: đăng tin tức thơng báo trên các website như: vietnamworks.com, vieclam.24h.com,…và đăng trên báo như: Báo Thanh niên, mua bán,…
Đặt hàng tuyển dụng với các trung tâm tư vấn nguồn nhân lực hoặc Trung tâm giới thiệu việc làm. Với phong cách làm việc cĩ uy tín và chuyên nghiệp, Thái Tuấn đã xây dựng được mối quan hệ với các Trung tâm giới thiêu việc làm trên tồn quốc nên tạo được nguồn ứng viên cho Cơng ty khá đa dạng và phong phú hơn.
Các nguồn thơng tin tuyển dụng khác: Gửi thơng tin tuyển dụng đến bộ phận hỗ trợ sinh viên. Ngồi ra, Thái Tuấn cịn liên kết với các trường nghề
để đào tạo các học viên nhằm chuẩn bị đội ngũ đầu vào chất lượng, chuyên mơn cao đáp ứng yêu cầu của các phịng ban trong Cơng ty một cách kịp thời và phù hợp.
Thuận lợi:Ứng viên mang phương thức, quan điểm mới để thúc đẩy tính sáng tạo. Làm việc khách quan để tạo sự thay đổi.Tạo điều kiện học tập cái mới và chuyển biến tổ chức.
Thách thức:Khĩ khăn trong việc thu hút ứng viên. Hịa hợp với đội ngũ theo chiều hường tích cực. Đánh giá ý chí, trung thực, tinh thần và trách nhiệm. Giữ chân, ý chí phần đấu của ứng viên, kiểm sốt chi phí tuyển dụng.
3.1.4. Quy trình tuyển dụng 3.1.4.1. Lưu đồ tuyển dụng 3.1.4.1. Lưu đồ tuyển dụng