Tên biểu mẫu / Hồ sơ Số hiệu Thời gian lưu
Kế hoạch tuyển dụng BM01/QI03/04 2 năm Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM02/QI03/04 2 năm
Đơn dự tuyển BM03/QI03/04 Theo hồ sơ ứng viên Danh sách ứng viên dự BM04/QI03/04 2 năm
Phiếu phỏng vấn tuyển dụng BM05/QI03/04 Theo hồ sơ ứng viên
Thư cảm ơn BM06/QI03/04 Gửi đi
Thẻ cơng nhân viên BM07/QI03/04 Phát cho nhân viên Giới thiệu thành viên mới BM08/QI03/04 Niêm yết Phiếu nhận xét thử việc BM09/QI03/04 Theo hồ sơ nhân viên Phiếu đánh giá sau học việc BM10/QI03/04 Theo hồ sơ nhân viên
Hồ sơ ứng viên 1 năm
(Nguồn: Bộ phận tuyển dụng – Phịng nhân sự)
3.1.5. Vấn đề bố trí nhân viên
Các bước để bố trí nhân viên
Bước 1: Phân tích cơng việc
Việc đầu tiên mà những người đại diện Cơng ty đứng ra tuyển chọn nhân viên phải làm là phân tích cơng việc, chức danh. Với mỗi cơng việc, mỗi vị trí sẽ cĩ những cách thức thu thập thơng tin khác nhau.
• Thu thập các thơng cơ bản cĩ sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của Cơng ty và các bộ phận cơ cấu
• Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thơng tin cơng việc, tùy theo mỗi vị trí và yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thơng tin mà chọn các phương pháp thu thập như: quan sát, bảng câu hỏi…
• Việc phân tích rõ cơng việc sẽ giúp cơng ty tránh sai lầm chọn nhầm người và bố trí người khơng phù hợp: Phân tích rõ cơng việc đĩ là gì? Chức danh ra sao? Yêu cầu các kỹ năng nào? Trình độ ra sao?
Bước 2: Xây dựng bản mơ tả cơng việc
Sau khi phân tích xong cơng việc, Cơng ty xây dựng bản mơ tả cơng việc cho hầu hết các chức danh trong cơng ty như sau:
Nhận diện cơng việc: Tên cơng việc, chức danh; mã số; cấp bậc; nhân viên thực hiện; người phê duyệt bản mơ tả cơng việc; lãnh đạo trực và gián tiếp; cán bộ dưới quyền; mức lương.
Mục đích cơng việc: lý do tồn tại cơng việc Tĩm tắt cơng việc: thực chất là làm gì
Các mối quan hệ cần cĩ để thực hiện cơng việc
Chức năng, trách nhiệm trong cơng việc: liệt kê từng chức năng, nhiệm vụ chính
Quyền hạn của người thực hiện: giới hạn, phạm vi quyền hành liên quan Điều kiện làm việc: làm thêm, rủi ro, tiếng ồn, máy mĩc dụng cụ cần cĩ để thực hiện cơng việc…
Số người làm việc: đối với từng cơng việc
Tiêu chuẩn mà người thực hiện cần đạt được: hệ thống các chỉ tiêu phản ánh số lượng, chất lượng của sự hồn thành cơng việc.
Ví dụ:
Vị trí tuyển dụng: Kế tốn ngân hàng Ngành/nghề: Kế tốn-Kiểm tốn
Chức vụ: Nhân viên
Địa điểm làm việc: TP. HCM Số lượng cần tuyển: 01
Mức lương khởi điểm: Thỏa Thuận
Mơ tả cơng việc: - Cơng việc liên quan đến kế tốn ngân hàng. - Chấp nhận đi cơng tác bên ngồi thường xuyên ( TPHCM)
Quyền lợi được hưởng: - Được hưởng đầy đủ những quyền lợi theo Luật Lao Động quy định
- Ngồi ra cịn được những chế độ chính sách của cơng ty Số năm kinh nghiệm: 1 năm
Yêu cầu Trình độ Đại học
Yêu cầu khác - Làm việc giờ hành chánh - Chỉ tuyển NỮ
Bước 3: Bố trí cơng việc
Từ bản mơ tả cơng việc đã được xây dựng như trên thì chuyên viên/nhân viên tuyển dụng sẽ lựa chọn người phù hợp với vị trí cơng việc đang cần tuyển. Qua cuộc phỏng vấn trong quá trình tuyển dụng để hiểu thêm về tính cách cũng như khả năng, trình độ của ứng viên và đặc biệt dựa vào bản mơ tả cơng việc để chọn ra người phù hợp nhất cĩ thể đảm nhiệm tốt cơng việc được giao.
Khi được nhận vào làm việc trong doanh nghiệp, đối với cán bộ cơng nhân viên cấp cao hoặc là nhân viên khối văn phịng mới vào sẽ được giới thiệu với người phụ trách và các đồng nghiệp khác. Doanh nghiệp sẽ thực hiện hình thức hướng dẫn về cơng việc và giới thiệu về doanh nghiệp cho nhân viên nhằm kích thích nhân viên mới lịng tự hào về doanh nghiệp và giúp họ mau chĩng làm quen với cơng việc. Giới thiệu nhân viên mới cho các cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty được biết và cho nhân viên mới hội nhập vào Cơng ty nhanh hơn và thân thiện với mơi trường và văn hĩa của Cơng ty.
Đối với lao động phổ thơng: Chuyên viên/ nhân viên tuyển dụng sẽ nĩi rõ các chế độ, chính sách cũng như nội quy của cơng ty cho nhân viên biết, hướng dẫn về cơng việc và gửi về bộ phận hoặc nhà máy đang cần vị trí cơng viêc để văn phịng nhà máy tiếp nhận và hướng dẫn cơng việc cụ thể theo bản mơ tả cơng việc, gửi hồ sơ đến văn phịng Nhà máy và bắt đầu làm việc.
Mỗi cơng nhân viên được vào làm việc tại Cơng ty đều phải hồn tất thủ tục hồ sơ cũng như hồn tất cơng việc tuyển dụng để mỗi cơng nhân viên cĩ thể nhận việc và nhận lương như: hồn tất đầy đủ bộ Hồ sơ, Mã số thuế thu nhập cá nhân, số Tài khoản ATM của Vietcombank và đăng kí sử dụng các loại thơng tin nội bộ được trao đổi qua điện thoại của Cơng ty.
3.1.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác tuyển dụng và bố trí nhân viên tại Cơng ty Tập đồn Thái Tuấn viên tại Cơng ty Tập đồn Thái Tuấn
3.1.6.1. Yếu tố bên ngồi Sự phát triển kinh tế Sự phát triển kinh tế
Trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn khĩ khăn, hàng loạt doanh nghiệp ngừng hoạt động sản xuất kinh doanh, điều này cũng gây khơng ít khĩ khăn cho các doanh nghiệp khác nĩi chung và cho Thái Tuấn nĩi riêng. Nhất là trong cơng tác tuyển dụng, khi nền kinh tế suy thối thì tỉ lệ thất nghiệp sẽ tăng lên giúp cơng ty cĩ thêm nhiều sự lựa chọn hơn, nhưng Bộ phận tuyển dụng phải tốn thêm chi phí, thời gian để sàng lọc và chọn được ứng viên phù hợp nhất với vị trí cơng việc.
Thị trường lao động
Dân số Việt Nam đang trong giai đoạn cơ cấu dân số trẻ. Theo số liệu của Tổng cục Thống kê thì hiện nay Việt Nam cĩ 51398.4 nghìn lao động từ 15 tuổi trở lên, trong đĩ nam chiếm 51.5% và nữ chiếm 48.5%. Như vậy, Việt Nam cĩ một lực lượng lao động rất dồi dào. Tuy nhiên nguồn nhân lực nước ta phần lớn là chưa qua đào tạo về chuyên mơn hoặc đã qua đào tạo nhưng kỹ năng làm việc cịn kém chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế. Đặc biệt là đối
với những người lao động từ tỉnh lẻ, thành phố khác lên làm việc. Do đĩ, việc lựa chọn những ứng viên thích hợp vào vị trí cần trong cơng ty gặp rất nhiều khĩ khăn, điều này cĩ ảnh hưởng rất lớn đến cơng tác tuyển dụng và chất lượng cơng việc.
Đối thủ cạnh tranh
Hiện nay dệt may là một ngành đang phát triển nên cĩ rất nhiều cơng ty thành lập trong lĩnh vực này. Cũng chính vì thế mà sự cạnh tranh của các cơng ty ngày càng gay gắt hơn. Thêm vào đĩ, các đối thủ cịn sử dụng nhiều cách khác nhau để thu hút người lao động như: tăng lương, thêm các khoản phụ cấp, cĩ những ưu đãi riêng đối với người lao động ở các tỉnh, thành phố khác… Để thu hút được người lao động thì cơng ty cần đa dạng hĩa các nguồn tuyển dụng và cĩ những ưu đãi riêng cho người lao động.
Chính sách quản lý của Chính phủ
Luật Lao động và các Bộ Luật cĩ liên quan, chính sách về tiền lương, tiền cơng, chính sách Bảo hiểm, sự hợp tác kinh tế với nước ngồi cĩ ảnh hưởng rất nhiều đến cơng tác tuyển dụng của Cơng ty.
3.1.6.2. Yếu tố bên trong
Uy tín và thương hiệu của cơng ty
Sau 19 năm thành lập, Cơng ty Cổ phần Tập đồn Thái Tuấn đã tạo cho mình một hình ảnh, một thương hiệu đi vào lịng của mọi người. Uy tín và hình ảnh của cơng ty cĩ ảnh hưởng rất lớn đến cơng tác tuyển dụng của cơng ty. Những hình ảnh này giúp thu hút ứng viên trong và ngồi thành phố đến với cơng ty. Theo số liệu thống kê thì năm 2011 cĩ gần 2.000 hồ sơ ứng tuyển nhưng cơng ty chỉ tuyển 291 ứng viên.
Văn hĩa cơng ty
Với văn hĩa mở, mơi trường làm việc lành mạnh, dân chủ, tơn trọng ý kiến của nhân viên. Tất cả các nhân viên trong cơng ty luơn cởi mở, nhiệt tình
chia sẻ và cĩ trách nhiệm cao trong cơng việc. Chính điều này cũng tạo nên giá trị bền vững và quan trọng để thu hút ứng viên.
Chính sách phát triển nhân sự
Đây là vấn đề được quan tâm nhiều hơn, nhất là việc ổn định và phát triển nguồn nhân lực. Để thực hiện được mục tiêu này thì cơng ty khơng ngừng trau dồi thêm cho nhân viên về các vấn đề chuyên mơn bằng cách cử đi học thêm các lớp nghiệp vụ… Tuy nhiên, với trình độ chủ yếu là phổ thơng – dưới phổ thơng nên thường cĩ sự biến động diễn ra trước và sau tết. Tỉ lệ cơng nhân nghỉ việc sau tết và tỉ lệ ứng viên nộp hồ sơ trong thời gian này cĩ sự tăng lên đột biến. Đây cũng là vấn đề mà cơng ty cần cĩ hướng giải quyết nhằm ổn định hơn nguồn nhân lực.
Lương, thưởng và các chế độ khác
Thái Tuấn là cơng ty cĩ chế độ lương, thưởng rất rõ ràng và cơng khai. Hệ thống lương của cơng ty được chia theo các ngạch và các bậc với nhiều mức lương khác nhau ứng với từng vị trí cơng việc khác nhau. Nhân viên trong cơng ty được hưởng đầy đủ các chế độ theo quy định của Nhà nước, ngồi ra cơng ty cịn cĩ những khoản phụ cấp khác như: phụ cấp tiền nhà trọ cho cơng nhân từ tỉnh lên trong 4 tháng đầu, hỗ trợ tìm nhà trọ gần cơng ty, phụ cấp tuyển dụng cho nhân viên trong Cơng ty…
3.1.7. Đánh giá cơng tác tuyển dụng và bố trí nhân viên 3.1.7.1. Số lượng hồ sơ dự tuyển/lần đăng tuyển cĩ phí 3.1.7.1. Số lượng hồ sơ dự tuyển/lần đăng tuyển cĩ phí
Cơng ty đo lường bằng số lượng hồ sơ dự tuyển của đợt thơng báo.
Tuy nhiên, xu hướng hiện nay hồ sơ “rác” cĩ chiều hướng tăng lên rất nhiều (hồ sơ khơng đạt chuẩn), đặc biệt là những hồ sơ dự tuyển qua Internet (vì khơng tốn kém chi phí nên dễ phát tán).
Mục tiêu của Cơng ty trong 3 năm tới:
Chỉ sốSố lượng hồ sơ dự tuyển/lần đăng tuyển cĩ phí hiện nay là : 30 hồ sơ / lần
Năm 2013: đạt 35 hồ sơ / lần Năm 2014: đạt 40 hồ sơ / lần Năm 2015: đạt 44 hồ sơ / lần
3.1.7.2. Tỉ lệ ứng viên đạt yêu cầu sau thời gian thử việc
Thường đạt 85%/tổng số người tuyển.
Việc áp dụng bài kiểm tra tính cách / thái độ (như DISC, MBTI, profileXT, …) chưa được sử dụng đại trà, chủ yếu vẫn bằng kinh nghiệm nhận định của NV tuyển dụng là chính.
Mục tiêu trong 3 năm tới của Cơng ty
Năm 2013: 90% Năm 2014: 93% Năm 2015: 95%
3.1.7.3. Chi phí tuyển dụng / nhân viên tân tuyển
Chi phí tuyển dụng hiện chỉ thống kê các chi phí trực tiếp (đăng quảng cáo, phí giới thiệu ứng viên cho trung tâm).
Chi phí gián tiếp khá lớn chưa được tính: tiền lương trả cho thời gian phỏng vấn các vịng của Nv tuyển dụng / người quản lý trực tiếp việc sàng lọc hồ sơ mới chỉ do người tuyển dụng thực hiện (xong khơng phải là người sử dụng sau này).
Nếu tính cả chi phí trực tiếp và gián tiếp, chi phí tuyển dụng 1 NV bình qn là 1,2 triệu / người.
Mục tiêu trong 3 năm tới
Năm 2014: đạt 0,95 triệu /người Năm 2015: đạt 0,90 triệu /người
(Lưu ý: chi phí đăng tuyển và chi phí tiền lương luơn cĩ xu hướng tăng theo thời gian, do vậy việc giữ cố định chi phí tuyển dụng trên 1 nhân viên cũng được xem là đã cĩ hiệu quả).
3.1.7.4. Sự biến động lao động qua các năm của Cơng ty Bảng 3.5: Biến động lao động qua các năm 2010 – 2012 Bảng 3.5: Biến động lao động qua các năm 2010 – 2012
Đơn vị tính: người Năm 2010 2011 2012 Tuyển vào 472 489 291 Nghỉ việc 124 174 94 Tỷ lệ tuyển (%) 31.28 31.07 18.75 Tỷ lệ nghỉ việc (%) 8.22 11.05 6.06
(Nguồn: Bộ phận tuyển dụng – Phịng nhân sự)
Qua số liệu bảng 3.1 trên, ta thấy nguồn nhân lực của Cơng ty tương đối ổn định và giảm nhẹ năm 2012. Theo bảng 3.1, ta cĩ thể thấy được tỉ lệ tuyển vào Cơng ty càng tăng lên nhưng tỷ lệ nghỉ việc trên số tuyển/ năm lại biến động qua các năm như sau: Năm 2010: Cơng ty tuyển 427 người thì cĩ 124 người nghỉ việc tương ứng chiếm 8.22%, Năm 2011: số người tuyển vào Cơng ty tăng lên 17 người so với năm 2010 và số người nghỉ là 174 người chiếm tỷ lệ tăng lên con số 11.05%, Năm 2012: Số người tuyển vào Cơng ty là 291 người, nhưng tỷ lệ nghỉ việc giảm xuống cịn 94 người nghỉ, điều này chứng tỏ rằng sự biến động tuyển dụng của Cơng ty ngày càng ổn định hơn.
Điều này cho thấy Cơng ty đã xây dựng được cho mình một quy trình tuyển dụng hiệu quả, phù hợp với tình hình phát triển của Cơng ty và cơng tác tuyển dụng ngày càng được hồn thiện hơn.
3.1.7.5. Đánh giá về quy trình tuyển dụng
Hiện nay Thái Tuấn đã xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng bài bản, đảm bảo tính nhất quán trong cơng tác tuyển dụng và được đánh giá chuẩn ISO 9100/2000. Với quy trình chi tiết giúp cho Bộ phận tuyển dụng dễ dàng thực hiện cơng việc của mình.
Cơng ty cĩ đầy đủ những biểu mẫu thống nhất áp dụng chung cho tồn hệ thống và cho từng giai đoạn khác nhau trong quá trình tuyển dụng. Điều này giúp cho việc nghiên cứu, lưu trữ thơng tin ứng viên và quản lý hồ sơ được thực hiện dễ dàng, khoa học và tiết kiệm được thời gian.
Tuy nhiên, với quy trình này thì thời gian tuyển dụng kéo dài, ảnh hưởng đến tâm lý của ứng viên khi tham gia dự tuyển. Hơn nữa, ứng viên khơng thể biết chính xác mức lương họ thực nhận cơng ty do chính sách lương khơng thể cơng bố cơng khai trên thơng báo tuyển dụng (trừ một số vị trí cần dùng mức lương để thu hút ứng viên) chính điều này cũng làm cho ứng viên cân nhắc khi muốn ứng tuyển vào cơng ty.
3.1.7.6. Đánh giá nhu cầu tuyển dụng
Cơng ty thực hiện việc xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng theo hàng quý. Điều này giúp cơng ty xác định lại số lượng nhân sự cần tuyển trong thời gian sắp tới giúp cơng tác tuyển dụng thuận tiện và nhanh chĩng hơn. Tuy nhiên, cĩ những khoảng thời gian mà nhân sự trong Cơng ty khơng biến động nhiều thì việc xác định này sẽ gây tốn kém thời gian và nhân lực.
3.1.7.7. Đánh giá nguồn tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng nội bộ
Số lượng ứng viên nộp đơn tham gia vào đợt tuyển dụng của cơng ty rất ít, hầu như là khơng cĩ. Khi cĩ nhu cầu tuyển dụng cho các vị trí trong phịng ban thì do các cấp quản lý phịng ban đĩ trực tiếp chỉ định người vào thay vị trí cịn khuyết trong đơn vị mình, sau đĩ thơng báo cho Phịng Nhân sự để xem xét và làm thủ tục thuyên chuyển theo quy định.
Điều này giúp Bộ phận tuyển dụng và cơng ty tiết kiệm được chi phí tuyển dụng mà hiệu quả tuyển dụng lại được nâng cao. Hơn nữa, cơng việc trong bộ phận đĩ khơng bị gián đoạn hoặc trễ nải do thiếu nhân sự và người mới đảm nhận vị trí này sẽ khơng bị bỡ ngỡ vì đã làm trong cơng ty được một thời gian. Tuy nhiên, việc trực tiếp chỉ định này dễ gây tâm lý bè phái, thiên vị trong bộ phận đĩ và điều này cĩ thể gây mất đồn kết dẫn đến kết quả làm