(Nguồn: Phịng Nhân sự - Cơng ty Cổ phần Tập Đồn Thái Tuấn)
Kế hoạch tuyển dụng(1)
Nhu cầu tuyển dụng (2)
Kiểm tra định biên/ Nhu cầu (3)
Xét duyệt (4)
Thực hiện tuyển dụng (5)
Tiếp nhận thử việc/ học việc (6)
Ký kết hợp đồng lao động (8)
Lưu hồ sơ (9)
Khơng đạt
3.1.4.2. Quy trình tuyển dụng (1) Lập kế hoạch tuyển dụng (1) Lập kế hoạch tuyển dụng
Để lập kế hoạch tuyển dụng số lượng người chính xác là cả một q trình phân tích những biến động nhân sự qua một năm hay một quý. Sự biến động nhân sự của quý trước là nên tảng để bộ phận tuyển dụng làm cơ sở dự báo những lượng lao động cụ thể đáp ứng đúng lúc và kịp thời nhu cầu của từng đơn vị quý sau. Quá trình lập kế hoạch là bước khởi đầu quan trọng trong tồn bộ quy trình tìm kiếm nguồn lực đầu vào, cũng như hiệu quả cơng việc của cả một đơn vị.
Lập kế hoạch 1 quý/ lần theo từng nhĩm chức danh tương đồng nhau (Ví dụ: Cơng nhân gác bơng, mắc hồ ghép, in biên, … được gom thành chức danh Nam cơng nhân phục vụ sản xuất; Cơng nhân cone-se suốt, Cơng nhân may mộc, … gom thành chức danh Nữ cơng nhân phục vụ sản xuất)
Kế hoạch tuyển dụng được lập từ ngày 15 đến 25 của tháng cuối quý trước . Cơ sở lập kế hoạch theo quý dựa trên những thơng tin sau:
Tỉ lệ biến động nhân sự trong cùng kỳ năm trước. Dự báo biến động trong năm hiện hành. Nhu cầu tăng thêm nhân sự của các đơn vị trong quý tới.
Trách nhiệm thực hiện: Chuyên viên/ nhân viên nhân sự lập phiếu Kế hoạch tuyển dụng BM01/QI03/04 (Xem Phụ lục 1)
Xét duyệt kế hoạch tuyển dụng: kế hoạch này được xem xét bởi Giám Đốc Nhân Sự.
(2) Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trách nhiệm xác định nhu cầu nhân sự
Ban Tổng Giám Đốc đưa ra nhu cầu tuyển dụng cấp Giám đốc, Trợ lý, Chuyên viên trực thuộc Ban Tổng Giám Đốc theo kế hoạch phát triển của Cơng ty.
Giám Đốc các đơn vị căn cứ vào sự thiếu hụt lao động tại đơn vị theo định biên nhân sự đã được duyệt hoặc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, đề
xuất bổ sung nhân sự để: thay thế nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển cơng tác khác, bù đắp vào sự thiếu hụt lao động do nhu cầu sản xuất kinh doanh và bổ sung nhân sự mới đảm trách việc chuyên mơn.
Trình tự lập yêu cầu tuyển dụng nhân sự
Đối với nhu cầu tuyển dụng cơng nhân viên cấp đơn vị: do Giám Đốc đơn vị lập Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM02/QI03/04 (xem Phụ lục 2) gửi về Phịng Nhân sự. Đối với nhu cầu tuyển dụng Cán bộ quản lý cấp đơn vị, Trợ lý, Chuyên viên trực thuộc Ban Tổng Giám Đốc: do Phịng Nhân sự thiết lập phiếu yêu cầu.
(3) Kiểm tra định biên / nhu cầu nhân sự
Bộ phận tuyển dụng kiểm tra Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM02/QI03/04 (xem phụ lục 2) của các đơn vị:
Nếu xác định nhu cầu nhân sự là khơng hợp lý: Giám Đốc Nhân sự ghi ý kiến trực tiếp vào phiếu yêu cầu nhân sự của đơn vị và trình Ban Tổng Giám Đốc thơng qua.
Nếu xác định nhu cầu nhân sự là hợp lý: Phịng Nhân sự sẽ tiến hành rà sốt nguồn lực nội bộ, chọn giải pháp tối ưu nhất để trình Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt theo 1 trong 3 hướng: bố trí kiêm việc, điều động nội bộ hoặc tuyển dụng bổ sung.
(4) Xét duyệt nhu cầu tuyển dụng
Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM02/QI03/04 (Xem Phụ lục 2) sẽ được Ban Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt trên cơ sở xem xét tính hợp lý và đề xuất của Phịng Nhân sự.
Nếu phiếu đạt thì Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành tuyển dụng theo yêu cầu của đơn vị.
Nếu khơng đạt thì Ban Tổng Giám đốc cĩ thơng tin phản hồi về đơn vị yêu cầu được biết về việc dừng yêu cầu hoặc lập Phiếu yêu cầu mới.
(5) Thực hiện tuyển dụng Thơng báo tuyển dụng
Tùy theo chức danh cần tuyển mà Bộ phận tuyển dụng sẽ chọn những kênh tuyển dụng khác nhau như sau:
Đăng báo tuyển dụng, thơng tin nội bộ, đặt hàng tuyển dụng với Trung tâm tư vấn nguồn nhân lực hoặc Trung tâm giới thiệu việc làm và các nguồn thơng tin tuyển dụng khác.
Tiếp nhận hồ sơ ứng viên
Tiếp nhận hồ sơ ứng viên: bao gồm các hồ sơ mới nộp và xem xét từ các hồsơ dựtrữ trước đây.Nhân viên nhân sự cho mã số từng bộ hồ sơ cá nhân: xxxx - yyyy (xxxx: số thứ tự hồ sơ nộp trong năm, yyyy: năm nhận hồ sơ).Lập danh sách ứng viên dự tuyển theo biểu mẫu BM04/QI03/04 (xem Phụ lục 4) để dễ dàng theo dõi ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng.
Sơ tuyển các hồ sơ triển vọng
Căn cứ hồ sơ ứng viên mới nộp và hồ sơ dự trữ , chuyên viên / NV nhân sự xem xét lựa chọn bước đầu các ứng viên phù hợp với điều kiện tuyển dụng của Cơng ty để mời phỏng vấn. Những hồ sơ đạt được ghi mã ký hiệu “Đ” hoặc những hồ sơ khơng đạt ghi mã ký hiệu “KĐ” lên trang đầu hồ sơ.
Đối với những hồ sơ khơng đạt: gởi thư cảm ơn BM06/QI03/04 (xem Phụ lục 6); hồ sơ đạt: sắp xếp phỏng vấn.
Phỏng vấn / Thi tuyển
Cấp độ phỏng vấn: được phân cấp tuỳ theo vị trí tuyển dụng như sau: Cán bộ quản lý cấp Đơn vị, Trợ lý, Chuyên viên trực thuộc Ban Tổng Giám Đốc do Hội Đồng Tuyển dụng Cơng ty ( Ban Tổng Giám Đốc, Trợ lý Ban Tổng Giám Đốc, Giám Đốc Nhân sự và Cán bộ phỏng vấn chuyên mơn được chỉ định (nếu cĩ)) phỏng vấn trực tiếp.
Các đối tượng khác : do Phịng Nhân sự, Đơn vị cĩ nhu cầu và Cán bộ phỏng vấn chuyên mơn khác được chỉ định (nếu cĩ) trực tiếp phỏng vấn.
Nội dung phỏng vấn / thi tuyển, thang điểm: người chịu trách nhiệm phỏng vấn ở từng cấp độ soạn thảo trước nội dung và hình thức phỏng vấn/ thi tuyển, đăng ký về Phịng Nhân sự trình Ban Tổng Giám Đốc thơng qua trước khi xúc tiến tuyển dụng.
Tiến hành phỏng vấn sẽ được ghi vào Phiếu phỏng vấn tuyển dụng theo biểu mẫu BM05/QI03/04 (xem Phụ lục 5). Sau đĩ đơn vị tuyển sẽ chuyển hồ sơ ứng viên trúng tuyển và kết quả phỏng vấn tuyển dụng cho cấp trên cĩ thẩm quyền phê duyệt. Nếu ứng viên đĩ được phê duyệt thì Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành xác minh lý lịch nhân viên (khi cần thiết); yêu cầu bổ túc hồ sơ đầy đủ theo quy định và trao đổi với ứng viên ngày chính thức nhận việc.
Xử lý các hồ sơ
Nhân viên phụ trách tuyển dụng xử lý hồ sơ. Đối với các hồ sơ khơng đạt thì chuyên viên/nhân viên phụ trách sẽ gửi thư cảm ơn qua email hoặc bưu điện hoặc điện thoại và trả hồ sơ nếu ứng viên đến nhận lại. Cịn đối với các hồ sơ dự phịng (nếu cĩ) thì chuyên viên/nhân viên tuyển dụng sẽ thơng tin đến ứng viên và lưu hồ sơ dự phịng.
(6) Tiếp nhận thử việc / học việc Hồn tất hồ sơ, thủ tục
Chuyên viên/nhân viên tuyển dụng sẽ lập hợp đồng học việc hoặc hợp đồng thử việc theo quy định của cơng ty cho ứng viên trúng tuyển.
Hợp đồng học việc sẽ được ký kết theo từng chu kỳ, tối đa là 03 tháng và cĩ thể được gia hạn.
Hợp đồng thử việc thì được thực hiện đúng quy định của pháp luật lao động, cụ thể như sau: thử việc khơng quá 30 ngày đối với cơng việc cĩ trình độ từ trung cấp trở xuống và khơng quá 60 ngày đối với cơng việc cĩ trình độ từ cao đẳng trở lên.
Khi ứng viên đến nhận việc, Bộ phận tuyển dụng cĩ trách nhiệm trao đổi với ứng viên và thực hiện một số vấn đề sau đây:
Mức lương và các điều kiện làm việc sẽ theo quy định của cơng ty, nhưng trong một số trường hợp đặc biệt thì các điều kiện này sẽ do Ban Tổng Giám đốc quyết định.
Chuyển mơ tả cơng việc, thẻ cơng nhân viên theo biểu mẫu BM07/QI03/04 (xem Phụ lục 7) và nội quy cơng ty đến cho nhân viên thử việc/học việc.
Chuyển giao nhân sự cho đơn vị.
Giới thiệu thành viên mới qua mail (ngoại trừ cơng nhân trực tiếp sản xuất) theo biểu mẫu BM08/QI03/04 (xem Phụ lục 8).
Theo dõi, nhận xét, đánh giá sau học việc hoặc thử việc.
Trước khi hết hạn thử việc hoặc học việc 5 ngày, phịng Nhân sự sẽ chuyển Phiếu đánh giá sau học việc theo biểu mẫuBM10/QI03/04 (xem Phụ lục 10) hoặc Phiếu nhận xét thử việc theo biểu mẫu BM09/QI03/04 (xem Phụ lục 9) về đơn vị để tiến hành thực hiện đánh giá, ghi nhận kết quả và đề xuất các nội dung cĩ liên quan. Trường hợp đặc biệt, nếu xét thấy ứng viên đĩ cĩ khả năng đáp ứng đầy đủ được cơng việc theo yêu cầu, đơn vị sẽ chủ động tiến hành đánh giá sau học việc hoặc nhận xét thử việc trước thời hạn.
(7) Đánh giá sau thử việc / học việc
Căn cứ vào phiếu nhận xét đánh giá sau học việc hoặc phiếu nhận xét thử việc của các đơn vị, Cơng ty sẽ quyết định theo các hướng sau:
Nếu ứng viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơng việc thì Bộ phận tuyển dụng sẽ trình lãnh đạo để duyệt tuyển dụng chính thức.
Ngược lại, Bộ phận tuyển dụng sẽ căn cứ theo Phiếu đánh giá/nhận xét học việc/thử việc để gia hạn học việc hoặc chấm dứt học việc/thử việc đối với ứng viên đĩ.
(8) Ký kết hợp đồng lao động
Nếu các đơn vị đánh giá ứng viên đạt yêu cầu sau thời gian học việc hoặc thử việc thì Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành các thủ tục ký kết hợp đồng lao động theo đúng quy định của Luật lao động và của cơng ty.
(9) Lưu hồ sơ
Bảng 3.4: Lưu hồ sơ của các nhân viên
Tên biểu mẫu / Hồ sơ Số hiệu Thời gian lưu
Kế hoạch tuyển dụng BM01/QI03/04 2 năm Phiếu yêu cầu tuyển dụng BM02/QI03/04 2 năm
Đơn dự tuyển BM03/QI03/04 Theo hồ sơ ứng viên Danh sách ứng viên dự BM04/QI03/04 2 năm
Phiếu phỏng vấn tuyển dụng BM05/QI03/04 Theo hồ sơ ứng viên
Thư cảm ơn BM06/QI03/04 Gửi đi
Thẻ cơng nhân viên BM07/QI03/04 Phát cho nhân viên Giới thiệu thành viên mới BM08/QI03/04 Niêm yết Phiếu nhận xét thử việc BM09/QI03/04 Theo hồ sơ nhân viên Phiếu đánh giá sau học việc BM10/QI03/04 Theo hồ sơ nhân viên
Hồ sơ ứng viên 1 năm
(Nguồn: Bộ phận tuyển dụng – Phịng nhân sự)
3.1.5. Vấn đề bố trí nhân viên
Các bước để bố trí nhân viên
Bước 1: Phân tích cơng việc
Việc đầu tiên mà những người đại diện Cơng ty đứng ra tuyển chọn nhân viên phải làm là phân tích cơng việc, chức danh. Với mỗi cơng việc, mỗi vị trí sẽ cĩ những cách thức thu thập thơng tin khác nhau.
• Thu thập các thơng cơ bản cĩ sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của Cơng ty và các bộ phận cơ cấu
• Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thơng tin cơng việc, tùy theo mỗi vị trí và yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thơng tin mà chọn các phương pháp thu thập như: quan sát, bảng câu hỏi…
• Việc phân tích rõ cơng việc sẽ giúp cơng ty tránh sai lầm chọn nhầm người và bố trí người khơng phù hợp: Phân tích rõ cơng việc đĩ là gì? Chức danh ra sao? Yêu cầu các kỹ năng nào? Trình độ ra sao?
Bước 2: Xây dựng bản mơ tả cơng việc
Sau khi phân tích xong cơng việc, Cơng ty xây dựng bản mơ tả cơng việc cho hầu hết các chức danh trong cơng ty như sau:
Nhận diện cơng việc: Tên cơng việc, chức danh; mã số; cấp bậc; nhân viên thực hiện; người phê duyệt bản mơ tả cơng việc; lãnh đạo trực và gián tiếp; cán bộ dưới quyền; mức lương.
Mục đích cơng việc: lý do tồn tại cơng việc Tĩm tắt cơng việc: thực chất là làm gì
Các mối quan hệ cần cĩ để thực hiện cơng việc
Chức năng, trách nhiệm trong cơng việc: liệt kê từng chức năng, nhiệm vụ chính
Quyền hạn của người thực hiện: giới hạn, phạm vi quyền hành liên quan Điều kiện làm việc: làm thêm, rủi ro, tiếng ồn, máy mĩc dụng cụ cần cĩ để thực hiện cơng việc…
Số người làm việc: đối với từng cơng việc
Tiêu chuẩn mà người thực hiện cần đạt được: hệ thống các chỉ tiêu phản ánh số lượng, chất lượng của sự hồn thành cơng việc.
Ví dụ:
Vị trí tuyển dụng: Kế tốn ngân hàng Ngành/nghề: Kế tốn-Kiểm tốn
Chức vụ: Nhân viên
Địa điểm làm việc: TP. HCM Số lượng cần tuyển: 01
Mức lương khởi điểm: Thỏa Thuận
Mơ tả cơng việc: - Cơng việc liên quan đến kế tốn ngân hàng. - Chấp nhận đi cơng tác bên ngồi thường xuyên ( TPHCM)
Quyền lợi được hưởng: - Được hưởng đầy đủ những quyền lợi theo Luật Lao Động quy định
- Ngồi ra cịn được những chế độ chính sách của cơng ty Số năm kinh nghiệm: 1 năm
Yêu cầu Trình độ Đại học
Yêu cầu khác - Làm việc giờ hành chánh - Chỉ tuyển NỮ
Bước 3: Bố trí cơng việc
Từ bản mơ tả cơng việc đã được xây dựng như trên thì chuyên viên/nhân viên tuyển dụng sẽ lựa chọn người phù hợp với vị trí cơng việc đang cần tuyển. Qua cuộc phỏng vấn trong q trình tuyển dụng để hiểu thêm về tính cách cũng như khả năng, trình độ của ứng viên và đặc biệt dựa vào bản mơ tả cơng việc để chọn ra người phù hợp nhất cĩ thể đảm nhiệm tốt cơng việc được giao.
Khi được nhận vào làm việc trong doanh nghiệp, đối với cán bộ cơng nhân viên cấp cao hoặc là nhân viên khối văn phịng mới vào sẽ được giới thiệu với người phụ trách và các đồng nghiệp khác. Doanh nghiệp sẽ thực hiện hình thức hướng dẫn về cơng việc và giới thiệu về doanh nghiệp cho nhân viên nhằm kích thích nhân viên mới lịng tự hào về doanh nghiệp và giúp họ mau chĩng làm quen với cơng việc. Giới thiệu nhân viên mới cho các cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty được biết và cho nhân viên mới hội nhập vào Cơng ty nhanh hơn và thân thiện với mơi trường và văn hĩa của Cơng ty.
Đối với lao động phổ thơng: Chuyên viên/ nhân viên tuyển dụng sẽ nĩi rõ các chế độ, chính sách cũng như nội quy của cơng ty cho nhân viên biết, hướng dẫn về cơng việc và gửi về bộ phận hoặc nhà máy đang cần vị trí cơng viêc để văn phịng nhà máy tiếp nhận và hướng dẫn cơng việc cụ thể theo bản mơ tả cơng việc, gửi hồ sơ đến văn phịng Nhà máy và bắt đầu làm việc.
Mỗi cơng nhân viên được vào làm việc tại Cơng ty đều phải hồn tất thủ tục hồ sơ cũng như hồn tất cơng việc tuyển dụng để mỗi cơng nhân viên cĩ thể nhận việc và nhận lương như: hồn tất đầy đủ bộ Hồ sơ, Mã số thuế thu nhập cá nhân, số Tài khoản ATM của Vietcombank và đăng kí sử dụng các loại thơng tin nội bộ được trao đổi qua điện thoại của Cơng ty.
3.1.6. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác tuyển dụng và bố trí nhân viên tại Cơng ty Tập đồn Thái Tuấn viên tại Cơng ty Tập đồn Thái Tuấn
3.1.6.1. Yếu tố bên ngồi Sự phát triển kinh tế Sự phát triển kinh tế
Trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn khĩ khăn, hàng loạt doanh nghiệp ngừng hoạt động sản xuất kinh doanh, điều này cũng gây khơng ít khĩ khăn cho các doanh nghiệp khác nĩi chung và cho Thái Tuấn nĩi riêng. Nhất là trong cơng tác tuyển dụng, khi nền kinh tế suy thối thì tỉ lệ thất nghiệp sẽ tăng lên giúp cơng ty cĩ thêm nhiều sự lựa chọn hơn, nhưng Bộ phận tuyển dụng phải tốn thêm chi phí, thời gian để sàng lọc và chọn được ứng viên phù hợp nhất với vị trí cơng việc.
Thị trường lao động
Dân số Việt Nam đang trong giai đoạn cơ cấu dân số trẻ. Theo số liệu của Tổng cục Thống kê thì hiện nay Việt Nam cĩ 51398.4 nghìn lao động từ 15 tuổi trở lên, trong đĩ nam chiếm 51.5% và nữ chiếm 48.5%. Như vậy, Việt