6- Sổ chi tiết TK13 1 Theo dõi, phản ánh chi tiết tình hình thanh tốn vớ
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 15/12/2004 Số: 54
Họ tên ngƣời nhận hàng: Anh Nguyễn Tiến Đồng Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Stt Tên sản phẩm, dịch vụ Đ.vị tính Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
01 Bu lông mạ nhung M27x100 bộ 656 18.760 12.306.560
Cộng 12.306.560
Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu, ba trăm linh sáu ngàn, năm trăm sáu mươi đồng.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng vào bảng kê doanh thu bán hàng, là căn cứ ghi vào cột có TK511 và Nhật ký chứng từ số 08. Trên cơ sở sổ chi tiết thành phẩm và phiếu xuất kho, kế toán phản ánh trị giá vốn xuất sản phẩm bán theo định khoản sau:
(2) Nợ TK632 12.306.560.
Có TK155 12.306.560.
Nhƣ vậy, để theo dõi doanh thu của cùng một hoạt động bán hàng, kế toán phải phản ánh đồng thời trên cả bảng kê chi tiết doanh thu và báo cáo bán hàng chi tiết. Bên cạnh đó, việc phản ánh này cịn kéo dài thời gian so sánh đối chiếu số liệu trên các sổ. Bởi nhìn vào báo cáo bán hàng chi tiết ngƣời ta có thể biết đƣợc số lƣợng, giá cả, doanh thu của sản phẩm bán nhƣng lại không biết khách hàng là ai, đã thanh toán hay chƣa. Ngƣợc lại, khi nhìn vào bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng sẽ thấy đƣợc doanh thu, khách hàng là ai, đã thanh toán hay chƣa nhƣng lại không biết ngay đƣợc số lƣợng sản phẩm bán cũng nhƣ giá cả của nó.
Bảng số 1: BẢNG KÊ CHI TIẾT TK511 - DOANH THU BÁN HÀNG
Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004.
Đơn vị tính: Đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải TK
nợ TK có SPS VL SPHH Đơn vị KH
1/10/04 0087195 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 1.006.880 Bu lông mạ tinh M26x60 Công ty XNK xây dựng Vimeco
1/10/04 0087196 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 15.025.536 Bu lông mạ tinh M24x65 Công ty XNK xây dựng Vimeco
... ... ... ... ... ... ... ...
15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% 111 511 12.608.320 Bu lông mạ nhung 27x100 Công ty xây lắp điện 1 16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% 131 511 8.262.800 Bu lông mạ nhung M26x60 Công ty xây lắp điện 1
3.902.872 Bu lông mạ nhung M26x65 ...
... ... ... ... ... … … …
Bảng số 2: BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT TK511 - DOANH THU BÁN HÀNG
Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004.
Đơn vị tính: Đồng
Ngày Chứng từ Diễn giải Tên VLSPHH Đ.vị
tính
Số lƣợng
bán Giá bán Doanh số
... ... ... ... ... ... ... ...
15/12/04 0082554 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lơng mạ nhung M27x100 bộ 656 19.220 12.608.320
16/12/04 0082555 HĐBH có thuế GTGT 5% Bu lông mạ nhung M26 x 60 bộ 728 11.350 8.262.800
Bu lông mạ nhung M26 x 65 bộ 328 11.899 3.902.872
... ... ... ... … …
Bảng số 3 SỔ CHI TIẾT THÀNH PHẨM Từ ngày 01/10/2004 đến 31/12/2004 Nhóm thành phẩm: Bu lơng mạ nhung Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng Chứng từ
Diễn giải Quy cách sản phẩm Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số dƣ đầu kỳ 129.115 275.254.375 SPS trong kỳ 13/10 02 Nhập M6 x 20 154 823 1.046 1.157.138 13.296 11.338.388 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15/12 54 Xuất M27x100 632 18.760 656 12.306.560 10.296 13.236.888 16/12 55 Xuất M24x60 632 10.255 728 7.465.640 Xuất M24x65 632 10.750 328 3.526.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 172.348 359.509.537 189.275 400.316.675 112.188 234.447.273
HOÁ ĐƠN GTGT
Ngày 16 tháng 12 năm 2004
Số: 0082555 Đơn vị bán hàng: Nhà máy quy chế Từ Sơn.
Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn - Từ Sơn - Bắc Ninh. Điện thoại: 0241 831.912 Số TK:
Mã số: 0100100671-005
Họ tên ngƣời mua hàng: NGUYỄN TIẾN ĐỒNG. Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Địa chỉ: 18 Lý Văn Phúc - Đống Đa - Hà Nội. Số TK:
Mã số thuế: 0100906101-001.
Hình thức thanh tốn: Trả sau 20 ngày.
Stt Tên hàng hố, dịch vụ Đ.vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền 01 Bu lông mạ nhungM24x60 bộ 728 11.350 8.262.800 02 Bu lông mạ nhungM24x65 bộ 328 11.899 3.092.872
Cộng tiền hàng 12.165.672
Tiền thuế GTGT 5% 608.284
Tổng cộng tiền thanh toán 12.773.956
Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu, bảy trăm bảy ba ngàn, chín trăm sáu
năm đồng.
NHÀ MÁY QUY CHẾ TỪ SƠN
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 16/12/2004 Số: 55
Họ tên ngƣời nhận hàng: Anh Nguyễn Tiến Đồng Đơn vị: Công ty xây lắp điện 1.
Stt Tên sản phẩm, dịch vụ Đ.vị tính Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền
01 Bu lông mạ nhung M26x60 bộ 728 10.255 7.465.640 02 Bu lông mạ nhung M26x65 bộ 328 10.750 3.526.000
Cộng 10.991.640
Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu, chín trăm chín mốt ngàn, sáu trăm bốn mươi đồng.
* Đối với bán hàng theo hình thức trả chậm.
Theo hình thức này, sau khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh tốn thì sản phẩm xuất bán đƣợc coi là bán hàng. Việc thanh toán sẽ đƣợc thực hiện căn cứ vào những điều khoản thoả thuận, hợp đồng kinh tế ký kết giữa khách hàng và doanh nghiệp, thời điểm thanh toán đƣợc giới hạn trong một thời gian nhất định có thể là sang tháng hoặc khi lấy lô hàng tiếp theo.
Bán sản phẩm theo hình thức này, nhà máy sẽ bán đƣợc nhiều hơn so với hình thức thu tiền ngay, đồng thời lại phù hợp với điều kiện của phần lớn các khách hàng góp phần đẩy mạnh bán hàng. Tuy nhiên nhà máy cần phải chú trọng công tác quản lý các khoản nợ phải thu tránh tình trạng nợ quá nhiều gây ứ đọng vốn.
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi báo cáo bán hàng chi tiết và bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng, đồng thời mở thêm sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua TK131 theo định khoản sau:
Nợ TK131 - Tổng giá thanh toán.
Có TK511-Doanh thu bán hàng trả ngay(không bao gồm thuế GTGT).
Có TK3331(1) - Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán theo định khoản sau:
Nợ TK632 - Giá vốn hàng bán.
Có TK155 - Trị giá thành phẩm xuất.
Khi khách hàng thanh toán nợ, căn cứ vào phiếu thu tiền hoặc giấy báo có của ngân hàng, kế tốn phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với khách hàng theo định khoản sau:
Nợ TK111, 112 - Số tiền khách hàng thanh toán. Có TK131 - Ghi giảm số phải thu ngƣờimua.
Và ghi vào bảng kê số 1 và số 2.
Ví dụ: Ngày 16/12/2004, Nhà máy quy chế Từ Sơn xuất bán cho anh Nguyễn Tiến Đồng - Cơng ty xây lắp điện 1, hố đơn GTGT số 0082555.
Trị giá xuất kho: 10.991.640.
Trị giá lơ hàng (chƣa có thuế GTGT): 12.165.672
Thuế GTGT 5% 608.284
Tổng giá thanh toán 12.773.956
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0082555 ngày 16/12/2004, kế toán ghi. Nợ TK131 12.773.956
Có TK511 12.165.672 Có TK33311 608.284
Và căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán phản ánh giá vốn hàng bán theo định khoản.
Nợ TK632 10.991.640
Có TK155 10.991.640
Đồng thời mở thêm sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua TK131 (xem bảng số 4). Sổ này đƣợc mở chi tiết theo từng khách hàng để theo dõi tình hình thanh tốn giữa khách hàng với nhà máy. Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua của nhà máy đƣợc ghi nhƣ sau:
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT đối với khách hàng chƣa thanh toán ngay, kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua, mỗi hoá đơn ghi trên một dòng và phản ánh số còn phải thu vào cột phát sinh nợ.
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng hoặc phiếu thu, kế tốn ghi vào cột phát sinh có.
+ Căn cứ để ghi vào dòng số dƣ đầu kỳ là số dƣ cuối kỳ trên sổ chi tiết thanh tốn với ngƣời mua của cùng khách hàng đó ở kỳ trƣớc.
+ Số liệu ghi vào dịng số dƣ cuối kỳ đƣợc tính nhƣ sau: Nếu dƣ đầu kỳ là dƣ nợ thì DCK = Dđk + PSnợ - PScó. Nếu dƣ đầu kỳ là dƣ có thì DCK = Dđk - PSnợ + PScó.
Ví dụ: Xem xét sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua nhƣ sau:
Bảng số 4: Sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua.
Tài khoản 131.
Tên khách hàng: Công ty xây lắp điện 1. Từ ngày 01/10 đến ngày 31/12/2004. N,T ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dƣ Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1. Số dƣ đầu kỳ 228.507.202 2. Số phát sinh trong kỳ ...
0082555 16/12 A.Đồng mua bu lông 511 12.165.672
333 608.284
PT114 17/12 A.Đồng nộp tiền mặt 25.000.000
... ... ... ... … ... ... ... ...
Cộng SPS 37.172.462 25.000.000
3. Số dƣ cuối kỳ 240.679.664
Cuối tháng, căn cứ vào dòng tổng cộng của sổ chi tiết phải thu khách hàng, kế toán lập bảng kê 11 "Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng - 131".
Số liệu trên bảng kê 11 đƣợc ghi chép vào nhật ký chứng từ số 8 "Bảng kê chi tiết TK511 - doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ", phần ghi có TK511.
Nhƣ vậy, đồng thời với việc hạch toán doanh thu, kế toán thực hiện phản ánh công nợ phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua nhằm theo dõi một cách chặt chẽ tình hình thanh tốn của khách hàng, giúp cho việc thanh toán nợ của khách hàng đƣợc diễn ra nhanh gọn, chính xác.