Để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty nên Công ty tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán, các cửa hàng đại lý của Cơng ty hoạch tốn báo sổ là nơi tập hợp các chứng từ gốc lập bảng kê định kỳ gửi về phịng kế tốn để kiểm tra và hoạch toán.
+ Kế toán trƣởng :
- Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về cơng tác kế tốn tài chính tồn Cơng ty.
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành cơng tác kế tốn, tổ chức hƣớng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ của Nhà nƣớc.
- Bảo vệ và giao kế hoạch tài chính cho các bộ phận.
- Tham gia khskết và kiểm tra các hợp đồng kinh tế tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh doanh
+ Phó phịng kế tốn : Thay thế kế toán trƣởng điều hành kế toán tài chính khi kế tốn trƣởng đi vắng.
+ Kế tốn tổng hợp :
+ Tổng hợp tồn bộ quyết toán tổng hợp nhận ký chứng từ sổ cái bảng tổng kết tài sản.
- Kế toán TSCĐ kiểm kê TSCĐ
- Kế toán các khoản tạm ứng và công nợ khác, theo dõi tăng giảm các qũy.
+ Kế tốn tiền mặt : Có nhiệm vụ kế tốn tiền lƣơng, thƣởng, BHXH, CPCĐ, văn thƣ phịng, thủ quỹ, kiểm tốn cơng cụ lao động.
+ Kế toán bán hàng : Viết hoá đơn bán hàng kiểm kê hàng hoá thanh toán với ngƣời mua lập báo cáo tiêu thụ và xác định thuế phải nộp.
+ Kế toán ngân hàng : Theo dõi thu chi tiền gửi ngân hàng các khoản vay ngân hàng, mở thƣ L/C thanh toán với ngƣời bán trong và ngoài nƣớc theo dõi cơng nợ nội bộ Cơng ty về hàng hố và chuyển tiền bán hàng.
+ Kế tốn tài chính :
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm
- Trực tiếp phụ trách cơng tác kế tốn đầu tƣ XDCB
- Chịu trách nhiệm thanh toán và theo dõi tăng giảm vốn và các khoản hoạt động tài chính của Cơng ty.
Sơ đồ 9 : Bộ máy kế tốn
Kế tốn trưởng Phó phịng kế toán Kế toán bán hàng Kế toán thươn g mại Kế toán tổng hợp Kế toán tiền GNH Kế toán tài chính
2. Chế độ kế tốn.
+ Niên độ kế toán : từ ngày 1/1/2001 đến ngày 31/12/2001 + Đơn vị tiền tệ đƣợc sử dụng trong ghi chép : VNĐ
- Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ theo giá thực tế giữa đồng Việt Nam và các đồng tiền khác của Ngân hàng ngoại thƣơng Việt Nam cơng bố tại thời điểm đó.
* Phƣơng pháp kế tốn TSCĐ.
Ngun tắc đánh giá TSCĐ theo giá phí
Phƣơng pháp khấu hao căn cứ vào nguyên giá và chế độ khấu hao Nhà nƣớc quy định trích khấu hao bình quân hàng năm.
* Phƣơng pháp xác định giá vốn : Nguyên tắc xác định giá vốn theo giá mua hàng hoá thực tế do giá mua luôn thay đổi trên thị trƣờng nên Công ty dùng giá hoạch toán (GHT) để xác định giá vốn cuối kỳ điều chỉnh chênh lệch.
* Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho.
Nguyên tắc đánh giá theo giá mua thực tế của hàng hoá, phƣơng pháp xác định giá trị tồn kho cuối kỳ do giá vốn hàng hố nhập ln ln thay đổi theo ngoại tệ, bảo hiểm, thuế nhập khẩu và giá cả hàng hố thay đổi trên thị trƣờng nên Cơng ty xây dựng tỷ giá hoạch toán thay đổi trên thị trƣờng nên Cơng ty xây dựng tỷ giá hoạch tốn để hoạch toán cuối kỳ quyết toán khoản chênh lệch giữa giá hoạch toán và giá vốn hàng nhập phân bổ cho từng hàng hoá tiêu thụ và giá vốn hàng nhập tồn kho. Giá trị tồn kho cuối kỳ đƣợc điều chỉnh giữa TK hàng tồn kho và tài khoản chênh lệch giá hàng hoá trên bằng CĐTS phƣơng pháp hoạch toán hàng tồn kho là phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
+ Phƣơng pháp tính tốn các khoản dự phịng tình hình trích lập và hàn nhập dự phịng thực hiện theo đúng thơng tƣ số 64/TC/TCDN ngày 15/7/1997 của Bộ tài chính.
+ Hoạch tốn thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ mức thuế xuất đối với hàng hoá dịch vụ. Đối với tốt khả hàng hoá kinh doanh dịch vụ bán ra là 10% trên giá bán chƣa thuế.
- Đối với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu là 0%. + Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Cơng ty là hình thức nhật ký chứng từ đây là hình thức kế tốn tƣơng đối phù hợp bởi vì Cơng ty kinh doanh tƣơng đối lớn. Các cửa hàng ở xa nhau nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều.
Đặc điểm của hình thức này mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại vào nhật ký chứng từ cuối tháng căn cứ vào số liệu chứng từ nhận ký chứng từ ghi vào sổ cái.
Trên thực tế Cơng ty có cải tiến một chút cho phù hợp với việc dùng máy vi tính - hình thức tổ chức sổ kế tốn gần giống với hình thức nhậtký chứng từ chƣơng trình kế tốn đƣợc lập trình áp dụng riêng cho Cơng ty kế toán viên chỉ việc vào số liệu cho các chứng từ ban đầu các khâu còn lại máy sẽ tự động làm nốt cho đến khi ra đƣợc các báo cáo cuối cùng.
Sơ đồ 10 : Sơ đồ hoạch tốn theo hình thức nhật ký - chứng từ
Chứng từ gốc - Hoá đơn GTGT
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho liên vận chuyển - Báo cáo bán hàng đại lý
- Báo cáo bán lẻ Bảng kê số 1, 5, 8, 10, 11 (Các TK 111, 156, 157, 641, 131) Bảng kê tổng hợp công nợ
Sổ chi tiết tài khoản 641, 131, 531, 532
- Nhật ký chứng từ số 8 - Nhật ký chứng từ số 10