2.6. Phõn tớch thiết kế hệ thống thụng tin
2.6.2 Cỏc phương phỏp thu thập thụng tin
2.6.2.1 Phương phỏp phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiờn cứu tài liệu là hai cụng cụ thu thập thụng tin đắc lực nhất dựng cho hầu hết cỏc dự ỏn phỏt triển hệ thống thụng tin. Phỏng vấn cho phộp thu đƣợc những xử lý theo cỏch khỏc với mụ tả trong tài liệu, gặp đƣợc những ngƣời chịu trỏch nhiệm trờn thực tế, số ngƣời này cú thể khụng đƣợc ghi trờn văn bản tổ chức, thu đƣợc những nội dung cơ bản khỏi quỏt về hệ thống mà nội dung đú khú cú thể nắm bắt đƣợc khi tài liệu quỏ nhiều. Đặc biệt là mục tiờu của tổ chức.
Phỏng vấn thƣờng đƣợc thực hiện theo cỏc bƣớc sau: Chuẩn bị phỏng vấn
- Lập danh sỏch những ngƣời sẽ đƣợc phỏng vấn và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lƣợng và loại cỏn bộ để phỏng vấn theo cỏch thức từ trờn xuống (TOP-DOWN).
- Cần biết một số thụng tin về ngƣời đƣợc phỏng vấn (trỏch nhiệm, thỏi độ, tuổi đời…).
- Lập đề cƣơng nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu (bảng dưới).
- Xỏc định cỏch thức phỏng vấn (phi cấu trỳc hay cú cấu trỳc).
- Gửi trƣớc những vấn đề yờu cầu (thụng tin vào/ra, lƣu trữ, mẫu biểu, xử lý…).
- Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sỏng, thời gian từ 90 phỳt đến 2 giờ).
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
ĐỀ CƢƠNG VÀ CÂU HỎI PHỎNG VẤN
Người phỏng vấn: Mó số người được phỏng vấn: Họ tờn người được phỏng vấn: Chức vụ, chức danh: Nơi phỏng vấn: Thời gian: Ngày thỏng:…………………. Giờ: Mục tiờu:
Dữ liệu cần thu thập: kiến thức cơ bản, kinh nghiệm và quan điểm
của ngƣời đƣợc phỏng vấn. Lịch trỡnh: Thời gian: Giới thiệu 1 phỳt Sơ lƣợc về phỏng vấn 2 phỳt Cỏc vấn đề cần bao quỏt 2 phỳt Cõu hỏi vấn đề 1 5 phỳt Cõu hỏi vấn đề 2 6 phỳt ……………….. Cõu hỏi n 7 phỳt Tổng hợp cỏc ý kiến chớnh 3 phỳt Cõu hỏi từ ngƣời đƣợc phỏng vấn 5 phỳt
í kiến bổ sung 3 phỳt
Kết thỳc 2 phỳt
Tiến hành phỏng vấn
- Nhúm phỏng vấn gồm 2 ngƣời: ngƣời phỏng vấn chớnh, dẫn dắt phỏng vấn, lƣợc ghi trờn giấy mẫu. Cỏn bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm rừ ý.
- Đến đỳng giờ, thỏi độ lịch sự, tinh thần khỏch quan, khụng đƣợc tạo ra cảm giỏc “thanh tra”.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Nhẫn nại, chăm chỳ nghe, mềm dẻo và cởi mở. Cú thể dựng mỏy ghi õm nhƣng phải đƣợc sự cho phộp của ngƣời đƣợc phỏng vấn. - Tổng hợp kết quả phỏng vấn: đõy là khõu rất quan trọng của phỏng
vấn. Nú thƣờng đƣợc thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 tiếng:
Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mụ tả về nhiệm vụ xử lý, vị trớ cụng tỏc thực hiện xử lý, tần suất và khối lƣợng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý. Tổng hợp cỏc thụng tin thu đƣợc, kết hợp với thụng tin từ cỏc
cuộc phỏng vấn khỏc để phỏt hiện những điều bất hợp lý cần đƣợc làm rừ…
2.6.2.2 Nghiờn cứu tài liệu
Phƣơng phỏp nghiờn cứu tài liệu cho phộp nghiờn cứu một cỏch tỉ mỉ và chớnh xỏc về nhiều khớa cạnh của tổ chức nhƣ: lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của tổ chức, tỡnh trạng tài chớnh, cỏc tiờu chuẩn và định mức, cấu trỳc thứ bậc, vai trũ và nhiệm vụ của cỏc thành viờn, nội dung và hỡnh dạng của cỏc thụng tin vào/ra. Thụng tin trờn giấy tờ phản ỏnh quỏ khứ, hiện tại và tƣơng lai của tổ chức.
Cần nghiờn cứu kỹ cỏc văn bản sau:
- Cỏc văn bản về thủ tục và quy trỡnh làm việc của cỏ nhõn hoặc một nhúm cụng tỏc.
- Cỏc phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
- Cỏc loại bỏo cỏo, bảng biểu do hệ thống thụng tin hiện cú sinh ra.
2.6.2.3 Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thụng tin từ một số lƣợng lớn cỏc đối tƣợng và trờn một phạm vi địa lý rộng thỡ dựng tới phiếu điều tra. Yờu cầu cỏc cõu hỏi
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
trờn phiếu điều tra phải rừ ràng, cựng hiểu nhƣ nhau. Phiếu ghi theo cỏch thức dễ tổng hợp.
Cú thể chọn đối tƣợng gửi phiếu điều tra theo một số cỏch thức cơ bản sau:
- Chọn những đối tƣợng cú thiện chớ, tớch cực trả lời. - Chọn nhúm ngẫu nhiờn trờn danh sỏch.
- Chọn mẫu cú mục đớch. Chẳng hạn chỉ chọn những đối tƣợng thoả món một điều kiện nào đú, nhƣ đối tƣợng phải cú từ 1 năm kinh nghiệm trở lờn...
- Phõn thành cỏc nhúm (lónh đạo, quản lý, ngƣời sử dụng, phục vụ...) rồi chọn ngẫu nhiờn từ cỏc nhúm đú.
Phiếu điều tra thƣờng đƣợc thiết kế trờn giấy, tuy nhiờn cũng cú thể dựng qua điện thoại, đĩa từ, màn hỡnh nối mạng, trang Web động ... Phiếu điều tra cần phải đƣợc phỏt thử sau đú hiệu chỉnh lại nội dung và hỡnh thức cõu hỏi. Trờn phiếu điều tra nờn chứa chủ yếu là cõu hỏi đúng (Closed Ended) và cú một số cõu hỏi mở (Opened Ended). Để đảm bảo tỷ lệ phiếu
thu về cao và cú chất lƣợng, ngƣời gửi phiếu phải là cấp trờn của cỏc đối tƣợng nhận phiếu.
2.6.2.4 Quan sỏt
Khi phõn tớch muốn nhỡn thấy những gỡ khụng thể hiện trờn tài liệu hoặc qua phỏng vấn nhƣ tài liệu để đõu, đƣa cho ai, cú sắp xờp hoặc khụng sắp xếp, lƣu trữ cú khoỏ hoặc khụng cú khoỏ ...
Đụi khi phƣơng phỏp này gặp khú khăn vỡ ngƣời bị quan sỏt khụng thể hiện thỏi độ bỡnh thƣờng giống nhƣ mọi ngày thƣờng, mà cú thỏi độ đề phũng.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp