3.1. Phõn tớch hệ thống
3.1.1 Tổng quan về hệ thống
Cỏc thụng tin đầu ra và cỏc thụng tin đầu vào:
Chƣơng trỡnh phải đảm bảo đƣa đƣợc cỏc thụng tin đầu ra nhƣ sau: - Thẻ Tài sản cố định.
- Bỏo cỏo tài sản cố định.
- Thụng tin về tài sản đƣợc sửa chữa, thụng tin về tài sản đó thanh lý, thụng tin về tài sản bảo hành.
- Bỏo cỏo tổng hợp, bỏo cỏo tài chớnh. - Danh mục cỏc tài sản thụi tớnh khấu hao.
Để đƣa ra đƣợc cỏc thụng tin đú, chƣơng trỡnh cần cỏc thụng tin đầu vào nhƣ sau:
- Hoỏ đơn mua Tài sản cố định. - Cỏc chứng từ kờ toỏn liờn quan.
- Thụng tin về bộ phận sử dụng, thụng tin về phõn nhúm tài sản. - Lý do tăng, giảm tài sản.
- Danh mục tài sản cố định, danh mục khấu hao tài sản cố định… - Chứng từ và sổ Tài sản cố định đó đƣợc kiểm kờ và tớnh khấu hao… Một số mẫu thụng tin đầu ra nhƣ sau:
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CễNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN Mẫu số S23-DN
PHẦN MỀM ASIA (Ban hành theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số:…….. Ngày …. thỏng…năm ….
Căn cứ vào biờn bản giao nhận tài sản cố định số … ngày…thỏng…năm… Tờn, mó ký hiệu, quy cỏch (cấp hạng) tài sản cố định:……….
Số hiệu TSCĐ:…… Nƣớc sản xuất:…… Năm sản xuất:…….
Bộ phận quản lý, sử dụng:…. Năm đƣa vào sử dụng:……..
Đỡnh chỉ sử dụng TSCĐ ngày…thỏng…năm…. Lý do đỡnh chỉ:…………….
Số hiệu chứng
từ
Nguyờn giỏ TSCĐ Giỏ trị hao mũn TSCĐ Ngày, thỏng, năm Diễn giải Nguyờn giỏ Năm Khấu hao phỏt sinh Giỏ trị cũn lại Ngày…thỏng …năm….
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
NGƢỜI LẬP KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CễNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN Mẫu số S23-DN
PHẦN MỀM ASIA (Ban hành theo Quyết định
số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
BÁO CÁO CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số:……..
Ngày …. thỏng…năm …. STT:……
Mó tài sản:…. Tờn tài sản:…… Ngày khấu hao:……
Bộ phận quản lý, sử dụng:…. Năm đƣa vào sử dụng:……..
Nguyờn giỏ Khấu hao Giỏ trị cũn lại
Đầ u kỳ PS tăn g PS giả m Cuố i kỳ Đầ u kỳ PS tăn g PS giả m Cuố i kỳ Đầ u kỳ PS tăn g PS giả m Cuố i kỳ Ngày…thỏng …năm….
NGƢỜI LẬP KẾ TOÁN TRƢỞNG GIÁM ĐỐC
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tổng quan về chƣơng trỡnh:
Chƣơng trỡnh quản lý Tài sản cố định đƣợc xõy dựng nhằm quản lý TSCĐ trong cụng ty và thực hiện quản lý theo đỳng tiờu chuẩn của Nhà nƣớc và của Bộ tài chớnh cũng nhƣ thoả món yờu cầu của lónh đạo và ngƣời sử dụng.
Chƣơng trỡnh cú cỏc danh mục từ điển cho phộp ngƣời sử dụng theo dừi đến từng chi tiết liờn quan đến TSCĐ của họ nhƣ: danh mục nguồn vốn, danh mục nhà cung cấp, danh mục bộ phận sử dụng …
Chƣơng trỡnh quản lý cho phộp cập nhật TSCĐ cũng nhƣ theo dừi những thay đổi liờn quan đến tài sản nhƣ nguyờn giỏ, khấu hao luỹ kế, khấu hao trong kỳ, giỏ trị cũn lại, giỏ trị thanh lý …
Do cụng ty luụn cần những bỏo cỏo trớch rỳt theo những tiờu chuẩn khỏc nhau phục vụ cho quỏ trỡnh quản lý và phõn bổ khấu hao vào chi phớ kinh doanh trong kỳ nờn chƣơng trỡnh cũn cú thể tỡm kiếm và xuất ra cỏc bỏo cỏo theo nhúm tài sản, mó tài sản, tờn tài sản, tờn nguồn vốn …
Chƣơng trỡnh tự động tớnh đƣợc khấu hao luỹ kế đến bất kỳ một thời gian cụ thể do từng ngƣời dựng nhập vào, tớnh khấu hao từng thời kỳ, từng năm hạch toỏn, từng nhúm tài sản … cho biết giỏ trị cũn lại, giỏ trị khấu hao của tài sản, theo bất cứ thời điểm nào, theo từng quớ, năm hạch toỏn.
Nguyờn giỏ cú thể thay đổi nhiều lần do cỏc nguyờn nhõn: - Đỏnh giỏ lại tài sản cố định theo qui định của phỏp luật. - Nõng cấp tài sản cố định.
- Thỏo gỡ một hoặc một số bộ phận của tài sản cố định.
Mỗi lần thay đổi nguyờn giỏ hay thời gian sử dụng thỡ sẽ ảnh hƣởng đến khấu hao luỹ kế, giỏ trị cũn lại, thời gian sử dụng cũn lại và cụng việc quản lý tài sản nhƣ tài sản nào đang sử dụng, tài sản nào đó thanh lý, tài sản nào đó khấu hao hết hay đó tạm ngừng sử dụng. Bắt buộc kế toỏn viờn phảI tớnh toỏn mức khõu hao, đƣa ra khấu hao luỹ kế mới, giỏ trị cũn lại mới …Đƣa ra cỏc bỏo cỏo cần thiết cho việc quản lý của ngƣời sử dụng.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nguyờn giỏ của TSCĐ
Giỏ trị cũn lại trờn sổ
kế toỏn của TSCĐ Số khấu hao luỹ kế của TSCĐ
= -
Đặc biệt chƣơng trỡnh cú thể lập và xuất ra cỏc bỏo cỏo danh mục liờn quan đến tài sản, bỏo cỏo cho tất cả cỏc tài sản, tài sản đang tớnh khấu hao, từng nhúm tài sản, tài sản thanh lý … theo yờu cầu của lónh đạo và ngƣời sử dụng.