3.4. Thực trạng cụng tỏc hạch toỏn kế toỏnTSCĐ tại Cụng ty CP Nhõn Bỡnh
3.4.2.3. Đặc điểm và phõn loại TSCĐ tại Cụng ty CP Nhõn Bỡnh
1. Đặc điểm TSCĐ Cụng ty CP Nhõn Bỡnh.
Cụng ty cổ phần Nhõn Bỡnh hoạt động chớnh trờn lĩnh vực xõy lắp. Do vậy nhu cầu sử dụng TSCĐ tại cụng ty khỏ lớn. Biến động về TSCĐ của cụng ty diễn ra thường xuyờn và phức tạp.
Bờn cạnh đú, Do bộ mỏy tổ chức của cụng ty cũn bao gồm nhiều chi nhỏnh trực thuộc, và thực hiện thi cụng cỏc cụng trỡnh phõn tỏn trờn nhiều địa bàn. Để phục vụ tốt cho việc thi cụng cỏc cụng trỡnh, cỏc loại mỏy múc trang thiết bị luụn được điều động đến tận chõn cụng trỡnh.Vỡ võy khả năng quản lý tập trung TSCĐ là rất khú khăn. Mặt khỏc, hoạt động xõy lắp thường được tiến hành ngoài trời, chịu ảnh hưởng của điều kiện thiờn nhiờn, ảnh hưởng rất lớn đến việc quản lý TSCĐ, TSCĐ dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng đến tiến độ thi cụng
Do những đặc điểm trờn đũi hỏi cụng ty phải cú biện phỏp quản lý chặt chẽ đảm bảo đỏp ứng yờu cầu sử dụng của doanh nghiệp, đồng thời nõng cao được hiệu quả sử dụng TSCĐ của doanh nghiệp.
2. Phõn loại TSCĐ tại Cụng ty CP Nhõn Bỡnh.
Tại Cụng ty TSCĐ được phõn loại theo 2 cỏch: theo hỡnh thỏi biểu hiện và theo nguồn hỡnh thành
Phõn loại theo hỡnh thỏi biểu hiện thành TSCĐ hữu hỡnh và TSCĐ vụ hỡnh
- TSCĐ hữu hỡnh của cụng ty bao gồm nhiều loại khỏc nhau cựng tham gia vào quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh. Để cú thể quản lý tốt TSCĐ HH đũi hỏi cụng ty phải thực hiện phõn loại một cỏch hợp lý.
TSCĐ hữu hỡnh của cụng ty được phõn loại thanh cỏc nhúm sau: - Nhà cửa, vật kiến trỳc
- Mỏy múc thiờt bị
- Phương tiện vận tải truyền dẫn - Thiết bị, dụng cụ quản lý
Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giỏ trị TSCĐ của cụng ty là mỏy múc thiết bị xõy dựng phục vụ cho hoạt động thi cụng, xõy lắp cỏc khu đụ thị, cỏc cụng trỡnh... và trụ sở làm việc của cụng ty, cỏc xớ nghiệp...
- TSCĐ vụ hỡnh của cụng ty chỉ bao gồm quyền sử dụng đất tại Hà Nội. Quyền sử dụng đất vụ thời hạn nờn khụng được tớnh khấu hao
Tỡnh hỡnh TSCĐ của cụng ty ngày 31/12/2013 được phõn loại theo hỡnh thỏi biểu hiện như bảng 3.1 dưới đõy:
Bảng 3.1. Bảng phõn loại TSCĐ theo hỡnh thỏi biểu hiện tại ngày 31/12/2013
Tài sản Nguyờn giỏ Giỏ trị cũn lại
Nhà cửa vật kiến trỳc 5.317.837.964 4.928.561.693 Mỏy múc, thiết bị 13.931.472.070 11.327.038.092 Phương tiện vận tải, truyền dấn 12.410.726.205 7.895.486.339
Thiết bị dụng cụ quản lý 228.585.182 118.778.447 Quyền sử dụng đất 418.298.640 418.298.640
Tổng giỏ trị TSCĐ 32.306.920.061 24.688.163.211
Phõn loại TSCĐ theo nguồn hỡnh thành
TSCĐ trong cụng ty được hỡnh thành hoàn toàn từ nguồn vố tự bổ sung. TSCĐ được phõn loại theo nguồn hỡnh thành như bảng 3.2 sau đõy:
eBảng 3.2. Bảng phõn loại TSCĐ theo nguồn hỡnh thành tại ngày 31/12/2013
Nguồn hỡnh thành Nguyờn giỏ Giỏ trị cũn lại
Nguồn vốn ngõn sỏch 0 0 Nguồn vốn tự bổ sung 32.306.920.061 24.688.163.211 Vốn tớn dụng 0 0 Nguồn vốn khỏc 0 0 Tổng giỏ trị TSCĐ 32.306.920.061 24.688.163.211 3.4.2.4. Cụng tỏc quản lý và sử dụng TSCĐ tại cụng ty
Mỗi TSCĐ trước khi đưa vào sử dụng phải được xỏc định nguyờn giỏ đỳng đắn theo như những hướng dẫn tại thụng tư số 45/2013/TT- BTC của Bộ Tài chớnh. Đõy là bước đầu quan trọng để cụng ty hạch toỏn chớnh xỏc TSCĐ theo đỳng giỏ trị của nú. Sau đú mỗi TSCĐ đều được quản lý theo cỏc bộ hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ kế toỏn. TSCĐ được theo dừi ngay chớnh tại bộ phận sử dụng và tại phũng kế toỏn.TSCĐ
khi cú sự điều chuyển trong nội bộ đều cú biờn bản giao nhận rừ ràng. Để sản xuất tốt hơn, cụng ty luụn kịp thời tu bổ, sửa chữa những tài sản đó xuống cấp.
Hàng năm cụng ty thực hiện kiểm kờ TSCĐ vào cuối năm để nắm rừ tỡnh hỡnh thực tế của cỏc TSCĐ và cú cỏc biện phỏp xử lý phự hợp.
Để thuận tiện cho cụng tỏc quản lý TSCĐ một cỏch cú hệ thống và khoa học, đồng thời giỳp cho cụng tỏc kế toỏn chi tiết được thực hiện dễ dàng hơn, cụng ty thực hiện đỏnh số TSCĐ của cụng ty theo số tự nhiờn.
Vớ dụ: Mỏy thả rồng – TS0001
Mỏy đào thủy lực Komatsu – TS0002 ……….
Văn phũng 8A HN – TS0025
3.4.3 Tổ chức cụng tỏc kế toỏn TSCĐ tại Cụng ty CP Nhõn Bỡnh năm 20131. Kế toỏn tăng TSCĐ 1. Kế toỏn tăng TSCĐ
Khi trong Cụng ty diễn ra nghiệp vụ tăng TSCĐ, kế toỏn phải tập hợp đầy đủ cỏc chứng từ cú liờn quan đến việc tăng TSCĐ đú để lập thành một bộ hồ sơ theo dừi về TSCĐ tăng thờm. TSCĐ cú thể tăng thờm do nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau nờn chứng từ cần tập hợp ở mỗi trường hợp sẽ khỏc nhau. Một số chứng từ điển hỡnh là:
- Quyết định đầu tư mới TSCĐ của hội đồng quản trị. - Quyết định nhận vốn gúp bằng TSCĐ
- Biờn bản đỏnh giỏ TSCĐ - Hợp đồng kinh tế
- Hợp đồng thi cụng xõy dựng cụng trỡnh - Biờn bản nghiệm thu, bàn giao TSCĐ - Húa đơn
- Biờn bản thanh lý hợp đồng - Biờn bản giao nhận TSCĐ
- Cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan...
a. Tổ chức chứng từ trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm
Quy trỡnh chung
Bước 1- Khi cú nhu cầu sử dụng TSCĐ, phụ trỏch của bộ phận cần sử dụng
TSCĐ lập tờ trỡnh chuyển lờn phũng quản lý vật tư. Sau khi phũng quản lý vật tư kiểm tra, đối chiếu sự cần thiết và phự hợp của việc trang bị TSCĐ thỡ sẽ cho ý kiến cụ thể, nếu chấp thuận thỡ sẽ chuyển tờ trỡnh tới lónh đạo cụng ty. Chủ tịch hội đồng quản trị hoặcTổng giỏm đốc cụng ty là người đưa ra “quyết định đầu tư TSCĐ”
Bước 2 - Với những TSCĐ cú giỏ trị lớn, phũng quản lý vật tư sẽ triển khai
Bước 3 - Phũng quản lý vật tư sẽ liờn hệ với đơn vị trỳng thầu để ký kết “hợp đồng kinh tế” cung cấp tài sản.
Bước 4 - Sau khi việc trang bị TSCĐ hoàn thành, phũng quản lý vật tư, bộ phận
sử dụng TSCĐ sẽ kiểm tra, nghiệm thu và cựng với đại diện đơn vị cung cấp TSCĐ, sau đú hai bờn tiến hành lập "Biờn bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐ ", mỗi TSCĐ lập một biờn bản, nếu cú nhiều TSCĐ bàn giao một thời điểm cú thể lập chung, nhưng phải photo cho từng TSCĐ một bản để làm hồ sơ TSCĐ. Sau đú hai bờn tiến hành thanh lý hợp đồng.
Bước 5 - Tất cả những chứng từ trờn sẽ được tập hợp về phũng tài chớnh kế toỏn để lập hồ sơ cho từng tài sản. Kế toỏn TSCĐ căn cứ vào hồ sơ trờn làm thủ tục thanh toỏn cho đơn vị cung cấp đỳng thời hạn quy định.
- Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toỏn xỏc định khối lượng ghi TSCĐ và đỏnh số hiệu cho TSCĐ, sau đú mở thẻ TSCĐ cho từng TSCĐ.Thẻ TSCĐ lập thành hai bản. Bản chớnh để tại phũng kế toỏn để theo dừi. Bản sao thỡ bộ phận sử dụng TSCĐ giữ. Sau khi lập xong, thẻ TSCĐ được đăng ký vào sổ TSCĐ. Sổ TSCĐ lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển, cho từng đơn vị sử dụng mỗi nơi một quyển.
Tuy nhiờn đối với những TSCĐ cú giỏ trị khụng quỏ lớn, để đảm bảo tớnh kịp thời, một số bước sẽ được bỏ qua. ( như đấu thầu, làm hợp đồng kinh tế...)
Nghiệp vụ thực tế trong quý IV năm 2013
Vớ dụ : Do mỏy Lurung Ingersoll Rand SD 115 đó được chuyển về chi nhỏnh, nhận thấy sự cần thiết của loại mỏy này trong cụng tỏc thi cụng cụng trỡnh tại Hà Nội, phũng kỹ thuật thi cụng đó gửi tờ trỡnh lờn phũng quản trị vật tư đề nghị mua mỏy lu rung mới. Tờ trỡnh đó nhận được sự chấp thuận của phũng quản trị vật tư và được sự phờ duyệt của giỏm đốc cụng ty.
Căn cứ vào tờ trỡnh của đội thi cụng, giỏm đốc cụng ty ra quyết định đầu tư mới TSCĐ. Sau khi chọn được nhà cung cấp TSCĐ, Cụng ty tiến hành thủ tục mua sắm TSCĐ mới.
Hồ sơ đầu tư TSCĐ gồm cỏc chứng từ sau: - Tờ trỡnh của phũng kỹ thuật thi cụng
- Quyết định của Tổng Giỏm đốc Cụng ty CP Nhõn Bỡnh - Hợp đồng kinh tế số
- Húa đơn giỏ trị gia tăng số - Biờn bản thanh lý hợp đồng số
- Cỏc biờn bản kiểm tra tiếp nhận trước khi lắp đặt và chạy thử - Phiếu nhập kho
- Biờn bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao cụng trỡnh để đưa vào sử dụng. ũ cỏc
Căn cứ vào cỏc chứng từ, sổ sỏch trờn, kế toỏn tiến hành định khoản: Nợ TK 211 900.000.000
Nợ TK 133 90.000.000 Cú TK 3311 990.000.000
Từ cỏc chứng từ, sổ sỏch chi tiết liờn quan, cuối quý kế toỏn lập chứng từ ghi sổ. Từ cỏc chứng từ ghi sổ, kế toỏn vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan.
Dưới đõy luận văn chỉ đưa ra một số chứng từ chủ yếu trong bộ hồ sơ mua TSCĐ này.
CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH Tầng 8 tũa nhà HH Sụng Đà, Trần Phỳ, Hà Đụng
Số: 119/QĐ-NB
Biểu mẫu 3.1
Cệ̃NG HềA XÃ Hệ̃I CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do - Hạnh phỳc
Hà Nội, ngày 03 thỏng 11 năm 2013
QUYẾT ĐỊNH
V/v: Đầu tư tài sản
- Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp và cỏc văn bản hướng dẫn thi hành; - Căn cứ vào điều lệ tổ chức và hoạt động Cụng ty cổ phần Nhõn Bỡnh; - Căn cứ chức năng, thẩm quyền của Tổng giỏm đốc
- Căn cứ vào tỡnh hỡnh SXKD và nhu cầu thực tế tại phũng tổ chức hành chớnh.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Đầu tư 01 mỏy Lu rung dựng cho hoạt động thi cụng cụng trỡnh của
cụng ty CP Nhõn Bỡnh
Điều 2: Tài sản đầu tư bằng Nguồn vốn kinh doanh tại Cụng ty cổ phần Nhõn
Bỡnh
Điều 3: Giao Trưởng phũng quản lý vật tư chủ động tỡm nguồn hàng để đầu tư. Lập thủ tục mua bỏn và tăng tài sản theo quy định của nhà nước.
Điều 4: Ban Tổng giỏm đốc, Trưởng phũng tài chớnh kế toỏn, Trưởng phũng
quản lý vật tư, Trưởng phũng tổ chức hành chớnh và cỏc phũng chức năng trong cụng ty căn cứ quyết định thi hành.
Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC
- Như điều 4
CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH Tầng 8 tũa nhà HH Sụng Đà, Trần Phỳ, Hà Đụng
Biểu mẫu 3.2
Cệ̃NG HềA XÃ Hệ̃I CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do - Hạnh phỳc
Hà Nội, ngày 03 thỏng 11 năm 2013
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số : 2311/HĐKT/2013
-Căn cứ Luật Dõn sự số 33/2005/QH11 của Quốc hội nước Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam thụng qua ngày 14/06/2005 tại kỳ họp thứ 7 của Quốc hội khúa XI.
-Căn cứ vào Luật thương mại số 36/2005/QH11 của Quốc hội nước Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam thụng qua ngày 14/06/2005 tại kỳ họp thứ 7 của Quốc hội khúa XI.
-Căn cứ vào nhu cầu của hai bờn.
Hụm nay, ngày 23 thỏng 11 năm 2013 tại Cụng ty cổ phần Nhõn Bỡnh ; chỳng tụi gồm cú:
1. ĐẠI DIỆN BấN A: CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH (Bờn mua)
Đại diện : ễng Nguyễn Văn Rạng - Chức vụ: Giỏm đốc (Giấy ủy quyền số 120/UQ-NB ngày 10/8/2013 của chủ tịch HĐQT cụng ty CP Nhõn Bỡnh).
Địa chỉ : Tầng 8, toà nhà Sụng Đà, Đ. Trần Phỳ, Văn Quỏn, Hà Đụng, Hà Nội.
Tài khoản : 4801 0000 232 042 – Ngõn hàng TMCP Đầu tư và phỏt triển Việt Nam – chi nhỏnh Nam Định.
Điện thoại : 04.33120038 Fax:04.33120046 Mó số thuế : 0700194350
2. ĐẠI DIỆN BấN B: (Bờn bỏn)
ễng : Đỗ Đỡnh Hiệp
Địa chỉ : Thụn Hội, xúm Hoa Lam, xó Song Lóng, huyện Vũ Thư, tỉnh Thỏi Bớnh.
Điện thoại : 01676815823
Tài khoản : 47110000661190 tại Ngõn hàng TMCP Đầu tư và Phỏt triển Việt Nam – Chi nhỏnh Thỏi Bỡnh.
Sau khi bàn bạc thoả thuận hai bờn nhất trớ cựng nhau ký kết hợp đồng với nội dung sau:
Điều 1: Giỏ cả và chất lượng hàng húa.
1.1. Bờn A đồng ý mua và bờn B đồng ý bỏn 01 Mỏy lu rung với chi tiết như sau:
TT Loại mỏy ĐVT Đơn giỏ Thành tiền(đồng)
1 Mỏy lu rung Sakai SV512D Một bỏnh sắt trơn, 2 bỏnh lốp
Mỏy đó qua sử dụng.
Chiếc 900.000.000 900.000.000
Tổng cộng 900.000.000đ
Bằng chữ: Chớn trăm triệu đồng chẵn./ (Giỏ trờn chưa bao gồm thuế VAT)
Điều 2: Giao hàng và thanh toỏn 2.1. Giao hàng:
- Địa điểm giao hàng: giao tại bói của bờn B.
- Thời gian giao hàng: giao hàng khi bờn B cú nhu cầu. - Bờn B cú trỏch nhiệm hướng dẫn vận hành cho bờn A.
- Hàng húa được xe là giao xong khi bờn A và bờn B ký kết biờn bản bàn giao và nghiệm thu toàn bộ thiết bị.
- Bờn A chỉ nhận thiết bị khi:
+ Cỏc bộ phận: bản thủy lực, bỏnh, trục, mỏy (động cơ), dẫn hướng,hệ thống điều khiển, hện thống điện hoạt động tốt, đảm bảo vận hành.
+ Tổng trọng lượng mỏy: khoảng 10 tấn. + Trọng lượng khi rung: Đạt từ 25-30 tấn.
2.2. Thanh toỏn:
- Bờn A tạm ứng cho bờn B 30% giỏ trị hợp đồng ngay sau khi ký hợp đồng.
- Bờn A thanh toỏn cho bờn B đến 100% giỏ trị hợp đồng ngay khi nhận được thiết bị.
- Phương tiện thanh toỏn: Tiền mặt hoặc chuyển khoỏn.
Điều 3. Trỏch nhiệm của cỏc bờn.
3.1. Trỏch nhiệm của bờn A
- Thanh toỏn đỳng theo điều 2 của hợp đồng.
- Phối hợp cựng đại diện bờn B nghiệm thu, kiểm tra chất lượng mỏy khi nhận bàn giao.
- Cử người tiếp nhận kỹ thuật vận hành và sử dụng mỏy từ phớa bờn B bàn giao.
- Làm thủ tục và chịu chi phớ chuyển quyền sở hữu với cơ quan chức năng. - Phương tiện và chi phớ vận chuyển do bờn B đảm nhiệm
3.2. Trỏch nhiệm của bờn B
- Mỏy l phải đảm bảo cỏc thụng số kỹ thuật cho mỏy hoat động bỡnh thường trước khi giao hàng. Trường hợp giao hàng khụng đỳng chất lượng, chủng loại theo hợp đồng, bờn A cú quyền khụng nhận hàng và đơn phương chấm dứt hợp đồng mà khụng phải bồi thường thiệt hại cho bờn B, đồng thời bờn B phải hoàn trả lại khoản tạm ứng mà bờn A đó chuyển.
- Bảo dưỡng mỏy trước khi bàn giao cho bờn A. - Cung cấp húa đơn cho bờn A kốm theo mỏy.
- Cử người bàn giao và hướng dẫn vận hành cho bờn A.
- Phối hợp với bờn A trong việc hoàn thiện thủ tục chuyển quyền sở hữu mỏy.
Điều 4: Điều khoản chung
- Hai bờn cam kết thực hiện nghiờm chỉnh cỏc điều khoản của hợp đồng. Nếu
cú vướng mắc phỏt sinh, cỏc bờn phải kịp thời thụng bỏo cho nhau bằng văn bản và tớch cực bàn bạc giải quyết, bổ sung bằng phụ lục hợp đồng. Trường hợp hai bờn khụng giải quyết được thỡ tranh chấp sẽ được giải quyết theo quy định của phỏp luật tại tũa ỏn nơi bờn khởi kiện cú trụ sở chớnh.
- Hợp đồng cú hiệu lực kể từ ngày ký.
- Hợp đồng được lập thành 04 bản cú giỏ trị phỏp lý như nhau, mỗi bờn giữ 02 bản.
CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH Tầng 8 tũa nhà HH Sụng Đà, Trần Phỳ, Hà Đụng
Số: 176/BB-NB
Biểu mẫu 3.3 Cệ̃NG HềA XÃ Hệ̃I CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do - Hạnh phỳc
Hà Nội, ngày 24 thỏng 11 năm 2013
BIấN BẢN BÀN GIAO, NGHIỆM THU MÁY MểC THIẾT BỊ (Kốm theo hợp đồng số 2311/HĐMB/2013)
Hụm nay, ngày 24/11/2013, tại Cụng ty CP Nhõn Bỡnh, chỳng tụi gồm:
1/ ĐẠI DIỆN BấN A: CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH (Bờn mua)
Đại diện : ễng Nguyễn Văn Rạng - Chức vụ: Giỏm đốc