3.4. Thực trạng cụng tỏc hạch toỏn kế toỏnTSCĐ tại Cụng ty CP Nhõn Bỡnh
3.4.3 Tổ chức cụng tỏc kế toỏnTSCĐ tại Cụng ty CP Nhõn Bỡnh năm 2013
1. Kế toỏn tăng TSCĐ
Khi trong Cụng ty diễn ra nghiệp vụ tăng TSCĐ, kế toỏn phải tập hợp đầy đủ cỏc chứng từ cú liờn quan đến việc tăng TSCĐ đú để lập thành một bộ hồ sơ theo dừi về TSCĐ tăng thờm. TSCĐ cú thể tăng thờm do nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau nờn chứng từ cần tập hợp ở mỗi trường hợp sẽ khỏc nhau. Một số chứng từ điển hỡnh là:
- Quyết định đầu tư mới TSCĐ của hội đồng quản trị. - Quyết định nhận vốn gúp bằng TSCĐ
- Biờn bản đỏnh giỏ TSCĐ - Hợp đồng kinh tế
- Hợp đồng thi cụng xõy dựng cụng trỡnh - Biờn bản nghiệm thu, bàn giao TSCĐ - Húa đơn
- Biờn bản thanh lý hợp đồng - Biờn bản giao nhận TSCĐ
- Cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan...
a. Tổ chức chứng từ trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm
Quy trỡnh chung
Bước 1- Khi cú nhu cầu sử dụng TSCĐ, phụ trỏch của bộ phận cần sử dụng
TSCĐ lập tờ trỡnh chuyển lờn phũng quản lý vật tư. Sau khi phũng quản lý vật tư kiểm tra, đối chiếu sự cần thiết và phự hợp của việc trang bị TSCĐ thỡ sẽ cho ý kiến cụ thể, nếu chấp thuận thỡ sẽ chuyển tờ trỡnh tới lónh đạo cụng ty. Chủ tịch hội đồng quản trị hoặcTổng giỏm đốc cụng ty là người đưa ra “quyết định đầu tư TSCĐ”
Bước 2 - Với những TSCĐ cú giỏ trị lớn, phũng quản lý vật tư sẽ triển khai
Bước 3 - Phũng quản lý vật tư sẽ liờn hệ với đơn vị trỳng thầu để ký kết “hợp đồng kinh tế” cung cấp tài sản.
Bước 4 - Sau khi việc trang bị TSCĐ hoàn thành, phũng quản lý vật tư, bộ phận
sử dụng TSCĐ sẽ kiểm tra, nghiệm thu và cựng với đại diện đơn vị cung cấp TSCĐ, sau đú hai bờn tiến hành lập "Biờn bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐ ", mỗi TSCĐ lập một biờn bản, nếu cú nhiều TSCĐ bàn giao một thời điểm cú thể lập chung, nhưng phải photo cho từng TSCĐ một bản để làm hồ sơ TSCĐ. Sau đú hai bờn tiến hành thanh lý hợp đồng.
Bước 5 - Tất cả những chứng từ trờn sẽ được tập hợp về phũng tài chớnh kế toỏn để lập hồ sơ cho từng tài sản. Kế toỏn TSCĐ căn cứ vào hồ sơ trờn làm thủ tục thanh toỏn cho đơn vị cung cấp đỳng thời hạn quy định.
- Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toỏn xỏc định khối lượng ghi TSCĐ và đỏnh số hiệu cho TSCĐ, sau đú mở thẻ TSCĐ cho từng TSCĐ.Thẻ TSCĐ lập thành hai bản. Bản chớnh để tại phũng kế toỏn để theo dừi. Bản sao thỡ bộ phận sử dụng TSCĐ giữ. Sau khi lập xong, thẻ TSCĐ được đăng ký vào sổ TSCĐ. Sổ TSCĐ lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển, cho từng đơn vị sử dụng mỗi nơi một quyển.
Tuy nhiờn đối với những TSCĐ cú giỏ trị khụng quỏ lớn, để đảm bảo tớnh kịp thời, một số bước sẽ được bỏ qua. ( như đấu thầu, làm hợp đồng kinh tế...)
Nghiệp vụ thực tế trong quý IV năm 2013
Vớ dụ : Do mỏy Lurung Ingersoll Rand SD 115 đó được chuyển về chi nhỏnh, nhận thấy sự cần thiết của loại mỏy này trong cụng tỏc thi cụng cụng trỡnh tại Hà Nội, phũng kỹ thuật thi cụng đó gửi tờ trỡnh lờn phũng quản trị vật tư đề nghị mua mỏy lu rung mới. Tờ trỡnh đó nhận được sự chấp thuận của phũng quản trị vật tư và được sự phờ duyệt của giỏm đốc cụng ty.
Căn cứ vào tờ trỡnh của đội thi cụng, giỏm đốc cụng ty ra quyết định đầu tư mới TSCĐ. Sau khi chọn được nhà cung cấp TSCĐ, Cụng ty tiến hành thủ tục mua sắm TSCĐ mới.
Hồ sơ đầu tư TSCĐ gồm cỏc chứng từ sau: - Tờ trỡnh của phũng kỹ thuật thi cụng
- Quyết định của Tổng Giỏm đốc Cụng ty CP Nhõn Bỡnh - Hợp đồng kinh tế số
- Húa đơn giỏ trị gia tăng số - Biờn bản thanh lý hợp đồng số
- Cỏc biờn bản kiểm tra tiếp nhận trước khi lắp đặt và chạy thử - Phiếu nhập kho
- Biờn bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao cụng trỡnh để đưa vào sử dụng. ũ cỏc
Căn cứ vào cỏc chứng từ, sổ sỏch trờn, kế toỏn tiến hành định khoản: Nợ TK 211 900.000.000
Nợ TK 133 90.000.000 Cú TK 3311 990.000.000
Từ cỏc chứng từ, sổ sỏch chi tiết liờn quan, cuối quý kế toỏn lập chứng từ ghi sổ. Từ cỏc chứng từ ghi sổ, kế toỏn vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan.
Dưới đõy luận văn chỉ đưa ra một số chứng từ chủ yếu trong bộ hồ sơ mua TSCĐ này.
CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH Tầng 8 tũa nhà HH Sụng Đà, Trần Phỳ, Hà Đụng
Số: 119/QĐ-NB
Biểu mẫu 3.1
Cệ̃NG HềA XÃ Hệ̃I CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do - Hạnh phỳc
Hà Nội, ngày 03 thỏng 11 năm 2013
QUYẾT ĐỊNH
V/v: Đầu tư tài sản
- Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp và cỏc văn bản hướng dẫn thi hành; - Căn cứ vào điều lệ tổ chức và hoạt động Cụng ty cổ phần Nhõn Bỡnh; - Căn cứ chức năng, thẩm quyền của Tổng giỏm đốc
- Căn cứ vào tỡnh hỡnh SXKD và nhu cầu thực tế tại phũng tổ chức hành chớnh.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Đầu tư 01 mỏy Lu rung dựng cho hoạt động thi cụng cụng trỡnh của
cụng ty CP Nhõn Bỡnh
Điều 2: Tài sản đầu tư bằng Nguồn vốn kinh doanh tại Cụng ty cổ phần Nhõn
Bỡnh
Điều 3: Giao Trưởng phũng quản lý vật tư chủ động tỡm nguồn hàng để đầu tư. Lập thủ tục mua bỏn và tăng tài sản theo quy định của nhà nước.
Điều 4: Ban Tổng giỏm đốc, Trưởng phũng tài chớnh kế toỏn, Trưởng phũng
quản lý vật tư, Trưởng phũng tổ chức hành chớnh và cỏc phũng chức năng trong cụng ty căn cứ quyết định thi hành.
Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC
- Như điều 4
CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH Tầng 8 tũa nhà HH Sụng Đà, Trần Phỳ, Hà Đụng
Biểu mẫu 3.2
Cệ̃NG HềA XÃ Hệ̃I CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do - Hạnh phỳc
Hà Nội, ngày 03 thỏng 11 năm 2013
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số : 2311/HĐKT/2013
-Căn cứ Luật Dõn sự số 33/2005/QH11 của Quốc hội nước Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam thụng qua ngày 14/06/2005 tại kỳ họp thứ 7 của Quốc hội khúa XI.
-Căn cứ vào Luật thương mại số 36/2005/QH11 của Quốc hội nước Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam thụng qua ngày 14/06/2005 tại kỳ họp thứ 7 của Quốc hội khúa XI.
-Căn cứ vào nhu cầu của hai bờn.
Hụm nay, ngày 23 thỏng 11 năm 2013 tại Cụng ty cổ phần Nhõn Bỡnh ; chỳng tụi gồm cú:
1. ĐẠI DIỆN BấN A: CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH (Bờn mua)
Đại diện : ễng Nguyễn Văn Rạng - Chức vụ: Giỏm đốc (Giấy ủy quyền số 120/UQ-NB ngày 10/8/2013 của chủ tịch HĐQT cụng ty CP Nhõn Bỡnh).
Địa chỉ : Tầng 8, toà nhà Sụng Đà, Đ. Trần Phỳ, Văn Quỏn, Hà Đụng, Hà Nội.
Tài khoản : 4801 0000 232 042 – Ngõn hàng TMCP Đầu tư và phỏt triển Việt Nam – chi nhỏnh Nam Định.
Điện thoại : 04.33120038 Fax:04.33120046 Mó số thuế : 0700194350
2. ĐẠI DIỆN BấN B: (Bờn bỏn)
ễng : Đỗ Đỡnh Hiệp
Địa chỉ : Thụn Hội, xúm Hoa Lam, xó Song Lóng, huyện Vũ Thư, tỉnh Thỏi Bớnh.
Điện thoại : 01676815823
Tài khoản : 47110000661190 tại Ngõn hàng TMCP Đầu tư và Phỏt triển Việt Nam – Chi nhỏnh Thỏi Bỡnh.
Sau khi bàn bạc thoả thuận hai bờn nhất trớ cựng nhau ký kết hợp đồng với nội dung sau:
Điều 1: Giỏ cả và chất lượng hàng húa.
1.1. Bờn A đồng ý mua và bờn B đồng ý bỏn 01 Mỏy lu rung với chi tiết như sau:
TT Loại mỏy ĐVT Đơn giỏ Thành tiền(đồng)
1 Mỏy lu rung Sakai SV512D Một bỏnh sắt trơn, 2 bỏnh lốp
Mỏy đó qua sử dụng.
Chiếc 900.000.000 900.000.000
Tổng cộng 900.000.000đ
Bằng chữ: Chớn trăm triệu đồng chẵn./ (Giỏ trờn chưa bao gồm thuế VAT)
Điều 2: Giao hàng và thanh toỏn 2.1. Giao hàng:
- Địa điểm giao hàng: giao tại bói của bờn B.
- Thời gian giao hàng: giao hàng khi bờn B cú nhu cầu. - Bờn B cú trỏch nhiệm hướng dẫn vận hành cho bờn A.
- Hàng húa được xe là giao xong khi bờn A và bờn B ký kết biờn bản bàn giao và nghiệm thu toàn bộ thiết bị.
- Bờn A chỉ nhận thiết bị khi:
+ Cỏc bộ phận: bản thủy lực, bỏnh, trục, mỏy (động cơ), dẫn hướng,hệ thống điều khiển, hện thống điện hoạt động tốt, đảm bảo vận hành.
+ Tổng trọng lượng mỏy: khoảng 10 tấn. + Trọng lượng khi rung: Đạt từ 25-30 tấn.
2.2. Thanh toỏn:
- Bờn A tạm ứng cho bờn B 30% giỏ trị hợp đồng ngay sau khi ký hợp đồng.
- Bờn A thanh toỏn cho bờn B đến 100% giỏ trị hợp đồng ngay khi nhận được thiết bị.
- Phương tiện thanh toỏn: Tiền mặt hoặc chuyển khoỏn.
Điều 3. Trỏch nhiệm của cỏc bờn.
3.1. Trỏch nhiệm của bờn A
- Thanh toỏn đỳng theo điều 2 của hợp đồng.
- Phối hợp cựng đại diện bờn B nghiệm thu, kiểm tra chất lượng mỏy khi nhận bàn giao.
- Cử người tiếp nhận kỹ thuật vận hành và sử dụng mỏy từ phớa bờn B bàn giao.
- Làm thủ tục và chịu chi phớ chuyển quyền sở hữu với cơ quan chức năng. - Phương tiện và chi phớ vận chuyển do bờn B đảm nhiệm
3.2. Trỏch nhiệm của bờn B
- Mỏy l phải đảm bảo cỏc thụng số kỹ thuật cho mỏy hoat động bỡnh thường trước khi giao hàng. Trường hợp giao hàng khụng đỳng chất lượng, chủng loại theo hợp đồng, bờn A cú quyền khụng nhận hàng và đơn phương chấm dứt hợp đồng mà khụng phải bồi thường thiệt hại cho bờn B, đồng thời bờn B phải hoàn trả lại khoản tạm ứng mà bờn A đó chuyển.
- Bảo dưỡng mỏy trước khi bàn giao cho bờn A. - Cung cấp húa đơn cho bờn A kốm theo mỏy.
- Cử người bàn giao và hướng dẫn vận hành cho bờn A.
- Phối hợp với bờn A trong việc hoàn thiện thủ tục chuyển quyền sở hữu mỏy.
Điều 4: Điều khoản chung
- Hai bờn cam kết thực hiện nghiờm chỉnh cỏc điều khoản của hợp đồng. Nếu
cú vướng mắc phỏt sinh, cỏc bờn phải kịp thời thụng bỏo cho nhau bằng văn bản và tớch cực bàn bạc giải quyết, bổ sung bằng phụ lục hợp đồng. Trường hợp hai bờn khụng giải quyết được thỡ tranh chấp sẽ được giải quyết theo quy định của phỏp luật tại tũa ỏn nơi bờn khởi kiện cú trụ sở chớnh.
- Hợp đồng cú hiệu lực kể từ ngày ký.
- Hợp đồng được lập thành 04 bản cú giỏ trị phỏp lý như nhau, mỗi bờn giữ 02 bản.
CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH Tầng 8 tũa nhà HH Sụng Đà, Trần Phỳ, Hà Đụng
Số: 176/BB-NB
Biểu mẫu 3.3 Cệ̃NG HềA XÃ Hệ̃I CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do - Hạnh phỳc
Hà Nội, ngày 24 thỏng 11 năm 2013
BIấN BẢN BÀN GIAO, NGHIỆM THU MÁY MểC THIẾT BỊ (Kốm theo hợp đồng số 2311/HĐMB/2013)
Hụm nay, ngày 24/11/2013, tại Cụng ty CP Nhõn Bỡnh, chỳng tụi gồm:
1/ ĐẠI DIỆN BấN A: CễNG TY CỔ PHẦN NHÂN BèNH (Bờn mua)
Đại diện : ễng Nguyễn Văn Rạng - Chức vụ: Giỏm đốc Địa chỉ : Tầng 8, toà nhà Sụng Đà, Đ. Trần Phỳ, Văn Quỏn, Hà Đụng, Hà Nội.
Tài khoản : 4801 0000 232 042 – Ngõn hàng Đầu tư và phỏt triển tỉnh Nam Định.
Điện thoại : 04.33120038 Fax:04.33120046 Mó số thuế : 0700194350
2/ ĐẠI DIỆN BấN B: (Bờn bỏn)
ễng : Đỗ Đỡnh Hiệp Số CMND: 151093125
Địa chỉ : Thụn Hội, xúm Hoa Lam, xó Song Lóng, huyện Vũ Thư, tỉnh Thỏi Bớnh.
Điện thoại : 01676815823
Tài khoản : 47110000661190 tại Ngõn hàng TMCP Đầu tư và Phỏt triển Việt Nam – Chi nhỏnh Thỏi Bỡnh.
Hai bờn đó tiến hành bàn giao và nghiệm thu mỏy lu rung Sakai SV512D đó qua sử dụng cho bờn A với cỏc nội dung sau:
Thụng số kỹ thuật mỏy:
- Số mỏy : 2174/2200, RJ38105*U330636N* - Số khung: VSV 18D-21015
Tại thời điểm bàn giao mỏy hoạt động bỡnh thường, đó được bờn A nghiệm thu, chấp nhận
Bờn B cú trỏch nhiệm bảo hành hàng húa cho bờn A theo đỳng tinh thần điều 4 của hợp đồng đó ký.
Biờn bản được lập thành 02 bản, mỗi bờn giữ 01 bản để làm cơ sở thực hiện.
Biểu mẫu 3.4
HểA ĐƠN (GTGT)
(Liờn 2: Giao người mua) Ngày 24 thỏng 11 năm 2013 Mẫu số: 02GTGT3/001 Ký kiệu: 10AA/12P Số: 0095785 Đơn vị bỏn hàng: Đỗ Đỡnh Hiệp Mó số thuế:
Địa chỉ: Thụn Hội, xúm Hoa Lam, xó Song Lóng, huyện Vũ Thư, tỉnh Thỏi Bỡnh
Số tài khoản: 47110000661190 tại NH TMCP Đầu tư và phỏt triển VN – chi nhỏnh Thỏi Bỡnh Điện thoại: 01676 815 823
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Thị Minh Phương Đơn vị: Cụng ty CP Nhõn Bỡnh
Địa chỉ: Tầng 8, tũa nhà Sụng Đà, Trần Phỳ, Hà Đụng
Số tài khoản: 48010000142042 tại NH TMCP Đầu tư và phỏt triển VN – chi nhỏnh NĐ Hỡnh thức thanh toỏn: TM MST: 0700194350
TT Tờn hàng húa , dịch vụ ĐVT
(đ)
Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Mỏy lu rung Sakai SV 512D (Một bỏnh trơn, 2 bỏnh lốp. Mỏy đó qua
sử dụng)
Chiếc 01 900.000.000 900.000.000
Cộng tiền hàng 900.000.000
Thuế suất GTGT: (10%) Tiền thuế GTGT: 90.000.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 990.000.000
Số tiền viết bẳng chữ: Chớn trăm chin mươi triệu đồng chẵn./
Người mua hàng Người bỏn hàng Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Đó ký) (Đó ký) (Đó ký) (Đó ký)
Cụng ty CP Nhõn Bỡnh
Tầng 8, tũa nhà Sụng Đà, Trần Phỳ, Hà Đụng
Biểu mẫu 3.5
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số 1975 (Liờn: 1) Nợ:………..
Ngày 30 thỏng 11 năm 2013
Cú:………. Họ tờn người giao hàng: Trần Văn Mạnh
Theo cỏc hoỏ đơn: số 0095785 ngày 24/11/2013 Của Cụng ty Cổ phần Nhõn Bỡnh
Theo biờn bản nghiệm thu thiết bị mới đầu tư đưa vào sử dụng ngày 24/11/2013 Nhập tại kho Đ/C Thanh
Tờn, quy cỏch vật tư Mó số ĐVT
Số lượng
Đơn giỏ Thành tiền
Theo CT
Thực nhập
1. Mỏy lu rung Sakai SV512D TS0050 Chiế
c 1 1 900.000.000 900.000.000 Cộng tiền hàng: 900.000.000
Thuế suất GTGT: 90.000.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 990.000.000 Số tiền bằng chữ: Chớn trăm chin mươi triệu đồng chẵn./
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu mẫu 3.6 Cụng ty CP Nhõn Bỡnh Mẫu số: S23-DN
Tầng 8, Tũa nhà HH Sụng Đà, Hà Đụng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
THẺ TÀI SẢN
Số: TS0050
Ngày 30 thỏng 11 năm 2013 lập thẻ
Căn cứ vào biờn bản giao nhận TSCĐ số ngày 30 thỏng 11 năm 2013 Tờn, ký mó hiệu, quy cỏch TSCĐ: Mỏy lu rung Sakai SV512D
Số hiệu TSCĐ: TS0050
Nước sản xuất ( xõy dựng ): Nhật Bản Năm sản xuất: 2010
Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội TC số 11 Năm đưa vào sử dụng: 2013 Cụng suất ( diện tớch thiết kế):
Đỡnh chỉ sử dụng TSCĐ
Lý do đỡnh chỉ................................. Số hiệu
chứng từ
Nguyờn giỏ tài sản cố định Giỏ trị hao mũn TSCĐ Ngày, thỏng,
năm Diễn giải Nguyờn giỏ Năm
Giỏ trị hao mũn
Cộng dồn 30/11/2013 Mua mỏy lu rung 900.000.000 2013
DỤNG CỤ PHỤ TÙNG KẩM THEO S TT Tờn, quy cỏch, dụng cụ, phụ tựng Đơn vị tớnh Số lượng Giỏ trị
Ghi giảm TSCĐ chứng từ số.....................ngày.........thỏng........năm....... Lý do giảm.................................................................................................
Ngày 30 thỏng 11 năm 2013
Biểu mẫu 3.7 CễNG TY CP NHÂN BèNH Cệ̃NG HềA XÃ Hệ̃I CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Tầng 8 tũa nhà HH Sụng Đàm,Hà Đụng Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc
Nam Định, ngày 30 thỏng 11 năm 2013
BIấN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
Hụm nay, ngày 30 thỏng 11 năm 2013 tại văn phũng Cụng ty CP Nhõn Bỡnh Chỳng tụi gồm cú: