KHO BẠC NHÀ NƯỚC
3.2.3. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước:
nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước:
* Chứng từ kế toán
- Quy định bằng văn bản hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc. Trong đó phân biệt giữa các biểu mẫu bắt buộc của nhà nước, các biểu mẫu kế toán bắt buộc sử dụng trong luân chuyển nội bộ và các biểu mẫu kế toán hướng dẫn.
Việc quy định rõ hệ thống biểu mẫu chứng từ trên giúp cho việc vận dụng chứng từ kế toán thống nhất trong toàn đơn vị, tại đơn vị trung tâm cũng như tại đơn vị trực thuộc.
- Xây dựng nội quy về chứng từ kế toán, tiêu chuẩn hợp lệ của chứng từ. Những người liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhất thiết phải là người có hiểu biết về kế toán. Mặt khác, họ cũng không hiểu hết được tác dụng, cách thức cung cấp thông tin khi tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị. Việc xây dựng nội quy về chứng từ kế toán tại đơn vị giúp cho những
người làm và những người không làm công tác kế toán thuận tiện hơn khi thực hiện các thủ tục kế toán.
Việc xây dựng tiêu chuẩn hợp lệ của chứng từ kế toán sẽ giúp nhà quản lý xác định trách nhiệm của người liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Với các đơn vị có hoạt động đặc thù việc xây dựng nội quy chứng từ với hướng dẫn được cụ thể gồm:
+ Các biểu mẫu chứng từ chuyên dùng của đơn vị; + Cách tính các chỉ tiêu trên chứng từ chuyên dùng;
+ Trách nhiệm hành chính, chế độ thưởng phạt.. đối với từng người, bộ phận trong thực hiện nội quy;
+ Xây dựng các chương trình huấn luyện đặc thù khi cần thiết….
- Xây dựng cụ thể kế hoạch luân chuyển chứng từ tại đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc (nếu có), giữa các đơn vị trong nội bộ. Từ đó gắn trách nhiệm cá nhân ở mỗi khâu trong chu trình luân chuyển chứng từ, tránh được tình trạng vừa thừa nhưng vẫn thiếu các bước trong quá trình luân chuyển.
+ Tại đơn vị không có đơn vị trực thuộc: việc xây dựng kế hoạch luân chuyển trên sẽ giúp nhân viên bộ phận kế toán, thủ trưởng đơn vị thấy được mức độ trách nhiệm, quyền hạn của mình tại mỗi khâu. Tránh được tình trạng nhầm lẫn giữa bước phê duyệt sự phát sinh của nghiệp vụ kế toán với bước phê duyệt sau khi nghiệp vụ phát sinh.
+ Tại đơn vị có đơn vị trực thuộc: kế hoạch luân chuyển chứng từ chi tiết sẽ giúp bộ máy kế toán hoạt động minh bạch, rõ ràng và có hiệu quả hơn. Có kế hoạch luân chuyển nội bộ sẽ loại bỏ được các bước trùng lặp trong khâu kiểm tra, rà soát tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toán từ đó chuyển nhân lực kế toán sang các bước công việc khác hiệu quả hơn.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ chỉ được thực hiện khi có sự chuyên môn hóa từng phần hành kế toán, khi đã xác định rõ đối tượng thực hiện các bước luân chuyển.
++ Luân chuyển chứng từ tại các đơn vị trung tâm và các đơn vị trực thuộc: kế toán xác định mức độ phát sinh của nghiệp vụ thuộc phần hành nào sẽ xây dựng kế hoạch luân chuyển chi tiết cho phần hành đó. Đó là các phần hành bán hàng, cung cấp dịch vụ; phần hành thanh toán phát sinh hàng ngày. Nội dung kế hoạch luân chuyển được chi tiết cho từng bước công việc từ khâu lập, kiểm tra, nhậm máy và lưu trữ chứng từ. Tại mỗi bước cần xác định rõ đối tượng thực hiện, phải chi tiết hơn nội dung các bước công việc và trách nhiệm của người thực hiện; xác định đối tượng kiểm tra, giám sát các chứng từ; đối tượng thực hiện, cách thức, thời hạn ghi sổ kế toán và cuối cùng là tổ chức lưu trữ chứng từ tại đâu, ai là người chịu trách nhiệm lưu trữ… Cùng với việc quy định rõ nội dung thực hiện, kế toán phải xây dựng các chế tài thưởng, phạt đi kèm khi thực hiện kế hoạch luân chuyển trên.
++ Luân chuyển chứng từ nội bộ giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc: quy định rõ đơn vị trực thuộc có trách nhiệm lập chứng từ luân chuyển nội bộ, cách thức, thời hạn chuyển chứng từ cho đơn vị kế toán trung tâm. Đồng thời quy định vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của người tổng hợp số liệu tại đơn vị kế toán trực thuộc. Ràng buộc trách nhiệm của người tổng hợp tại đơn vị trực thuộc bằng chế độ khen thưởng, kỷ luật riêng.
- Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán là bước cuối cùng trong toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ. Việc lưu trữ này là bắt buộc với tất cả các đơn vị kế toán. Đây được hiểu là lưu trữ tài liệu chứng minh sự tồn tại của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có thể coi đó là bằng chứng kế toán trung thực nhất của đơn vị. Bởi tầm quan trọng của công tác lưu trữ chứng từ kế toán cộng với cách hạch toán chưa đủ, chưa đúng, các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước cần phân loại chứng từ theo thời gian lưu: lưu 5 năm, 10 năm hay vĩnh viễn. Cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế toán để từ đó xác định mức độ lưu trữ của từng loại chứng từ.
- Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước phải nghiêm túc thực hiện quy định lập sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị theo quy định của Bộ Tài chính.
* Hệ thống tài khoản kế toán
- Cho phép hạch toán tài sản cố định và hao mòn tài sản cố định hữu hình đối với các tài sản hình thành từ vốn ngân sách nhà nước như áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Đồng thời xây dựng cơ chế hạch toán để xác định mức độ góp vốn của Bộ như một nhà đầu tư dài hạn tại đơn vị. Khi đó kết quả hoạt động sự nghiệp, sản xuất kinh doanh của các đơn vị sự nghiệp có thu sẽ được phản ánh trung thực, chính xác hơn. Cách hạch toán như sau:
+ TSCĐ tiếp nhận do được cấp trên cấp kinh phí hoạt động bằng TSCĐ, TSCĐ này dự kiến chủ yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, căn cứ vào quyết định cấp phát kinh phí và biên bản bàn giao TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh (chi tiết cho nhà nước)
+ Khi nhận được TSCĐ đã qua sử dụng do cấp trên cấp về sử dụng ngay, căn cứ quyết định, biên bản bàn giao TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình: nguyên giá
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ: giá trị hao mòn Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh: giá trị còn lại + Điều chuyển TSCĐ trong nội bộ đơn vị
++ Đơn vị điều chuyển, căn cứ biên bản bàn giao, kế toán ghi: Nợ TK 342 - phải thu nội bộ: giá trị còn lại
Nợ TK 214 - hao mòn TSCĐ: giá trị hao mòn Có TK 211 - TSCĐ hữu hình: nguyên giá
++ Đơn vị nhận điều chuyển, căn cứ biên bản bàn giao tài sản, kế toán ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình: nguyên giá
Có TK 214 - hao mòn TSCĐ: giá trị hao mòn Có TK 342 - thanh toán nội bộ: giá trị còn lại
- Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước nên có những hướng dẫn cụ thể về các thủ tục xin cấp giấy chứng nhận thuê hoặc giao đất cho các đơn vị sự nghiệp có thu để giá trị tài sản vô hình là quyền sử dụng đất được phản ánh trên hệ thống sổ kế toán của đơn vị, thuận lợi cho công tác sau này.
- Xem xét sự cần thiết của việc tách riêng mối quan hệ nội bộ thành kinh phí và thanh toán hộ giữa các đơn vị để các đơn vị thuận tiện trong việc sử dụng các công cụ phân tích tài chính.
- Nên chăng xây dựng hệ thống tài khoản kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu gần hơn với hệ thống tài khoản của doanh nghiệp để thống nhất trong việc lập báo cáo tài chính, phản ánh đúng, trung thực kết quả hoạt động sự nghiệp, sản xuất kinh doanh của đơn vị để làm các thủ tục liên doanh, liên kết, huy động vốn đầu tư.
- Để đảm bảo tính thống nhất giữa số tiền phản ánh trên chứng từ kế toán với số tiền ghi chép trên sổ kế toán, việc quy đổi ngoại tệ phải theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng, gọi chung là tỷ giá thực tế. Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế với tỷ giá ghi sổ kế toán được phản ánh qua tài khoản 413 - chênh lệch tỷ giá hối đoái. Việc tính giá ngoại tệ xuất thực hiện theo một trong bốn phương pháp: nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, bình quân gia quyền hoặc thực tế đích danh.
Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến hoạt động ngoại tệ được thực hiện như sau:
++ Nhận kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp bằng ngoại tê, kế toán quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 153….: tỷ giá thực tế Có TK 461: tỷ giá thực tế
++ Khi xuất ngoại tệ bán để thu về Việt Nam đồng, ghi: Nợ TK 111, 112: tỷ giá thực tế
Nợ TK 413: chênh lệch tỷ giá ghi sổ < tỷ giá thực tế Có TK 111: tỷ giá ghi sổ TK 111
Có TK 112: tỷ giá ghi sổ TK 112
Có TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ > tỷ giá thực tế
++ Nhận kinh phí dự án bằng ngoại tệ nhập quỹ, chuyển vào tài khoản, mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ hoặc chi trực tiếp, kế toán quy đổi ngoại tệ ra đồng ngân hàng Việt Nam theo tỷ giá thực tế.
Nợ TK 111, 112, 152, 153…: tỷ giá thực tế Có TK 462: tỷ giá thực tế
+ Mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài bằng ngoại tệ bằng nguồn kinh phí dự án viện trợ dùng cho hoạt động dự án
++ Trường hợp thanh toán ngay số tiền mua vật tư, dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ ghi:
Nợ TK 152, 153, 211, 662…: tỷ giá thực tế
Nợ TK 413: chênh lệch tỷ giá ghi sổ > tỷ giá thực tế Có TK 111: tỷ giá ghi sổ TK 111
Có TK 112: tỷ giá ghi sổ TK 112
Có TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ < tỷ giá thực tế
++ Trường hợp thanh toán số tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ ghi:
Nợ TK 152, 153, 211, 662…: tỷ giá thực tế
Nợ TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ giá thực tế Có TK 331: tỷ giá thực tế
++ Khi xuất ngoại tệ trả nợ, ghi: Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ TK 331
Nợ TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331 < tỷ giá ghi sổ TK 111, 112
Có TK 111: tỷ giá ghi sổ TK 111 Có TK 112: tỷ giá ghi số TK 112
Có TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331 > tỷ giá ghi sổ TK 111, 112
Các trường hợp trên, nếu mua TSCĐ đồng thời ghi: Nợ TK 662: số tiền nguyên giá TSCĐ
Có TK 466: số tiền nguyên giá TSCĐ
+ Mua vật tư, dụng cụ, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ mua ngoài bằng ngoại tệ dùng cho hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án bằng nguồn kinh phí ngân sấch nhà nước
++ Trường hợp thanh toán ngay số tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ ghi:
Nợ TK 152, 153, 211, 661, 662: tỷ giá thực tế
Nợ TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 111, 112 < tỷ giá thực tế Có TK 111: tỷ giá ghi sổ TK 111
Có TK 112: tỷ giá ghi sổ TK 112
Có TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 111, 112 < tỷ giá thực tế
++ Trường hợp chưa thanh toán số tiền mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, TSCĐ, dịch vụ ghi:
Nợ TK 152, 153, 211, 661, 662: tỷ giá thực tế Có TK 331: tỷ giá thực tế
++ Khi xuất ngoại tệ trả nợ, ghi: Nợ TK 331: tỷ giá ghi sổ TK 331
Nợ TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331< tỷ giá ghi sổ TK 111, 112
Có TK 111: tỷ giá ghi sổ TK 111 Có TK 112: tỷ giá ghi sổ TK 112
Có TK 413: số chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ TK 331 > tỷ giá ghi sổ TK 111, 112
Các trường hợp trên nếu mua TSCĐ dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, hoạt động sự nghiệp, đồng thời ghi:
Nợ TK 661, 662: số tiền nguyên giá TSCĐ Có TK 466: số tiền nguyên giá TSCĐ
+ Kế toán xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái cuối kỳ của hoạt động sự nghiệp, hoạt động dự án
++ Kết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 661, 662
Có TK 413
++ Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái ghi: Nợ TK 413
Có TK 661, 662
- Trên cơ sở hướng dẫn chế độ kế toán hiện hành, kế toán trưởng trung tâm xây dựng hệ thống tài khoản, cách thức hạch toán áp dụng thống nhất trong toàn đơn vị. Hệ thống tài khoản gồm tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Tài khoản tổng hợp được xây dựng theo hệ thống tài khoản quy định của Bộ Tài chính. Xuất phát từ yêu cầu đẩy mạnh công tác quản lý nguồn thu,
có thể xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết như tài khoản 311 - thanh toán với khách hàng, tài khoản 531 - doanh thu cung cấp dịch vụ chi tiết cho từng hoạt động: doanh thu dịch vụ đào tạo, doanh thu các dịch vụ cho thuê định giá bất động sản, động sản, xác định giá trị doanh nghiệp, tư vấn tài chính, doanh thu từ hoạt động quảng cáo, doanh thu phát hành…
- Xây dựng cách hạch toán thống nhất trong đơn vị, nghiêm cấm cách hạch toán tắt, không vận dụng đủ các tài khoản như đã nêu tại quy định. Có thể xây dựng cách hạch toán chi tiết cho từng phần hành kế toán. Với phần hành kế toán chung, áp dụng cách hạch toán theo hướng dẫn tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC; Quyết định 2345/QĐ-BTC các phần hành kế toán đặc trưng cho hoạt động của đơn vị được xây dựng theo đặc điểm, yêu cầu quản lý của đơn vị. Như hạch toán các khoản thanh toán với khách hàng phải được chi tiết cho từng đối tượng, kế toán có thể đánh mã khách hàng để dễ kiểm tra, theo dõi; hạch toán các khoản thanh toán bằng tiền trong nội bộ được chi tiết theo nội dung như chi thường xuyên, chi bất thường. Trong chi thường xuyên được chia thành chi tiền lương và các khoản có tính chất lương, chi cộng tác viên, chi mua hàng hoá dịch vụ bên ngoài, chi công tác phí…
- Đồng thời quy định rõ cách hạch toán nội bộ, tránh trùng lặp tài khoản khi phản ánh cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tổ chức tập huấn, hướng dẫn về các nội dung xây dựng trên cho các đơn vị trực thuộc để đảm bảo tính hiệu quả trong các giải pháp hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán tại các đơn vị này.
- Để xây dựng hệ thống tài khoản, cách thức hạch toán phù hợp, kế toán đơn vị có thể tham khảo học tập cách tổ chức ở các đơn vị hoạt động trong cùng ngành nghề, lĩnh vực trong Bộ Tài chính.
- Thay đổi quan điểm, cách thức ghi nhận doanh thu bán hàng theo hướng dẫn của chế độ, theo tiêu chuẩn kế toán Việt Nam. Khi hạch toán công