KHO BẠC NHÀ NƯỚC
2.3.1.Nội dung tổ chức công tác kế toán
2.3.1.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước áp dụng theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 và và Quyết đinh số 2345/QĐ-BTC ngày 11/7/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Theo đó chứng từ kế toán gồm bốn chỉ tiêu: - Chỉ tiêu lao động tiền lương
- Chỉ tiêu vật tư - Chỉ tiêu tiền tệ - Chỉ tiêu tài sản cố định Hệ thống chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc - Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
Thông thường tại các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước, chứng từ kế toán được phân loại theo một trong hai tiêu thức:
- Theo địa điểm lập chứng từ gồm: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài. Chứng từ bên trong chủ yếu là các chứng từ thuộc hệ thống chứng từ hướng dẫn phục vụ cho mục đích quản lý nội bộ. Chứng từ bên ngoài là những chứng từ bắt buộc.
- Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ gồm chứng từ về tiền mặt, về vật tư, tiêu thụ hàng hoá, thanh toán với ngân hàng… Tại các đơn vị này nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu là các nghiệp vụ liên quan đến tiền, hoạt động kinh doanh dịch vụ phần lớn chỉ được ghi nhận khi khách hàng đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán.
Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước được thành lập, tổ chức hoạt động xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của ngành, và theo các lĩnh vực khác nhau nhưng với quy mô sự nghiệp có thu chưa lớn, chưa phát sinh các nghiệp vụ kinh tế đặc thù ngoài những hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và Quyết định 2345/QĐ-BTC áp dụng một số mẫu chứng từ kế toán đặc thù của của cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ tài chính.
Tuy nhiên để phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc, các đơn vị này còn vận dụng có sáng tạo các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn của Bộ Tài chính. Cụ thể:
- Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp: hàng tháng đơn vị thực hiện tạm trích trả trước thu nhập tăng thêm cho nhân viên nên Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp được gộp từ Bảng thanh toán tiền lương theo mẫu số C02a- HD, Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm theo mẫu số C83-HD và Bảng thanh toán phụ cấp theo mẫu số C05-HD;
- Không lập Bảng kê trích nộp các khoản theo lương theo mẫu số C11- HD mà chỉ tính trích trừ vào lương, tính vào chi phí căn cứ trên Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp hàng tháng.
- Không lập riêng Bảng kê thanh toán công tác phí theo mẫu số C12- HD mà đã được thể hiện chi tiết trên Giấy đi đường theo mẫu số C06-HD.
- Do đặc thù hoạt động của đơn vị thường xuyên phải đi công tác các tỉnh. Để quản lý phương tiện, nguyên, nhiên liệu tiêu hao khi đi công tác, đơn vị xây dựng Giấy đăng ký xe ô tô.
- Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, đơn vị không lập Bảng kê mua hàng theo mẫu C24-HD mà sử dụng Giấy đề nghị mua hàng, hay tờ trình mua hàng.
- Biên bản giao nhận thiết bị mới hay điều chuyển chỉ đơn thuần là giấy bàn giao kỹ thuật của tài sản giữa bên giao và bên nhận, đôi khi không thể hiện giá trị bằng tiền của tài sản.
* Luân chuyển chứng từ kế toán
- Đơn vị không có đơn vị trực thuộc(Tạp chí Quản lý ngân quỹ Quốc gia) Sau khi được thủ trưởng đơn vị đồng ý về mặt chủ trương, chứng từ gốc sau khi phát sinh được tập hợp chuyển đến bộ phận kế toán, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, thông tin trên chứng từ gốc, lập chứng từ nội bộ sau đó chuyển thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
- Đơn vị có đơn vị trực thuộc(Trường Nghiệp vụ Kho bạc )
* Tại các đơn vị kế toán trung tâm: quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ tương tự như đã trình bầy bên trên.
* Tại các đơn vị trực thuộc, khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh người được phân công theo dõi kiểm tra và lập chứng từ kế toán theo quy định, trình thủ trưởng đơn vị trực thuộc ký duyệt tạm thời. Cuối tháng tất cả chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng được tập hợp chuyển về bộ phận kế toán trung tâm để hạch toán. Kế toán trưởng trung tâm kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra mức độ chấp hành về quy chế quản lý tài chính tại đơn vị trực thuộc, chỉ đạo nhân viên kế toán trong phòng lập chứng từ tổng hợp, hướng dẫn định khoản trên chứng từ kế toán sau đó trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Các chứng từ kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh, được định khoản ngay khi lập chứng từ và được nhập vào phần mềm kế toán và đưa vào lưu trữ.
Như vậy quy định chế độ hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc cho các đơn vị trực thuộc thực chất chỉ là sự phụ thuộc về mặt cơ chế, chính sách, quy định tài chính được phép áp dụng còn về cách hạch toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ đã được các đơn vị trực thuộc thực hiện trước đó. Cơ sở tài chính áp dụng cho các đơn vị trực thuộc được thủ trưởng đơn vị quy định cụ thể tại Quy chế chi tiêu nội bộ. Những nghiệp vụ kinh tế phát sinh bất thường không quy định trong quy chế, Kế toán trưởng trung tâm, kế toán trưởng hoặc
người phụ trách tại các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm báo cáo, trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt bằng văn bản. Trường hợp các đơn vị trực thuộc không tuân thủ quy định trên thì mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh không được công nhận, trung tâm không thực hiện quyết toán đối với những trường hợp này khi đó sẽ quy trách nhiệm cá nhân để bồi thường.
2.3.1.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước nhằm:
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thoả mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị.
- Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động.
- Đáp ứng yêu cầu thông tin bằng các phương tiện tính toán và thoả mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý nhà nước.
Hệ thống tài khoản áp dụng trong các đơn vị này được lập căn cứ vào đặc trưng cơ bản về phạm vi hạch toán. Với hệ thống tài khoản theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước chủ yếu sử dụng hệ thống tài khoản tổng hợp và một vài đối tượng kế toán có thêm hệ thống tài khoản chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý.
Các tài khoản tổng hợp là căn cứ chủ yếu để lập Bảng cân đối kế toán của đơn vị vì bảng báo cáo này được lập để cung cấp tình hình tổng quát chung về nhiều mặt của đơn vị như tổng tài sản, tổng nguồn vốn, nợ phải thu,
nợ phải trả... để từ đó đơn vị có thể phân tích, dự báo một số chỉ số chỉ tiêu kinh tế phục vụ cho công tác quản trị của mình. Tài khoản tổng hợp tập hợp nhiều loại tài sản, đối tượng có phạm vi sử dụng hoặc nội dung giống nhau.
Ngược lại các tài khoản chi tiết chính là các tài khoản phân tích phân chia đối tượng hạch toán thành nhiều bộ phận nhỏ để phản ánh. Tài khoản chi tiết phục vụ cho quản lý kinh tế, quản lý nghiệp vụ. Không có những tài khoản chi tiết sẽ không có đủ căn cứ để lập kế hoạch, đánh giá tình hình công tác được sâu sắc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Do tính chất quản lý nhà nước còn chi phối nhiều trong các đơn vị này nên hệ thống tài khoản chủ yếu là những tài khoản tổng hợp phục vụ cho mục đích báo cáo cấp trên. Tài khoản chi tiết thường chỉ được sử dụng trong quản lý tài sản cố định. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu, chi sự nghiệp chưa được chi tiết theo từng đối tượng do vậy hệ thống tài khoản phản ánh các nghiệp vụ này không được chi tiết cụ thể.
Với quan niệm tổ chức hạch toán tài khoản tại các đơn vị này chỉ đơn thuần là sự theo dõi, phục vụ cho mục đích quản lý của nhà nước nên hệ thống tài khoản không thể hiện tính đa dạng, nhiều mặt của đối tượng kế toán. Mỗi đối tượng kế toán chỉ được “đóng đinh” trên một tài khoản tổng hợp mà không có phân hệ tài khoản khác nhau để phản ánh những đối tượng có nhiều loại nhu cầu thông tin khác nhau.
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh dịch vụ đơn giản, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phức tạp nên các đơn vị này không hình thành hệ thống tài khoản điều chỉnh cho các loại tài khoản cơ bản quy định.
- Trong khi để phục vụ cho mục đích quản lý tài sản cố định tại đơn vị, hệ thống tài khoản phản ánh tài sản cố định được chi tiết cho từng loại tài sản nhưng tài khoản 153 - công cụ dụng cụ chưa được lập đúng quy định.
Các đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước ngoài các tài sản cố định hàng năm đơn vị còn nhận được nhiều công cụ dụng cụ như bàn ghế, thiết bị văn phòng… do Kho bạc Nhà nước cấp hoặc từ nguồn vốn hoạt động kinh doanh dịch vụ. Tuy nhiên khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với những tài sản có giá trị dưới 10 triệu kế toán phản ánh thẳng vào tài khoản chi phí, không qua tài khoản 153. Do vậy khi có đợt kiểm kê tài sản tại đơn vị, kế toán chủ yếu thực hiện kiểm kê thực tế, không thực hiện được sự đối chiếu phát hiện thừa thiếu tài sản với sổ kế toán nên tài khoản 412 - chênh lệch đánh giá lại tài sản không phát sinh.
2.3.1.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức kế toán áp dụng tại các đơn vị này:
Sử dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp, lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ. Quy trình hạch toán trên hệ thống sổ kế toán được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN