KHO BẠC NHÀ NƯỚC
SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI T NHÍ
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Khi lựa chọn hình thức sổ này nghĩa là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh viêc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp đều được ghi vào sổ kế toán tổng hợp theo trình tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó.
Hệ thống sổ kế toán của đơn vị được phân thành hai loại: sổ thẻ chi tiết và sổ tổng hợp. Sổ tổng hợp gồm: sổ cái tài khoản. Sổ thẻ chi tiết được phân theo đối tượng (tài khoản).
Các đơn vị áp dụng phần mềm kế toán có nhiều ưu điểm hơn so với cách ghi sổ thủ công. Tuy nhiên khi lựa chọn hình thức kế toán cụ thể áp dụng trong kế toán máy, các dữ liệu trên sổ kế toán không phản ánh được mối quan hệ kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. Vì vậy khi kế toán hạch toán nhầm giá trị khi đó muốn xem, sửa chữa bút toán, kế toán phải kiểm tra lại ở bước hạch toán ban đầu. Kết thúc kỳ kế toán, để phục vụ cho công tác lưu giữ, kế toán phải
tiến hành sao lưu dữ liệu thành file với các đầu sổ như đã trình bày trên. Như vậy sau nhiều năm để kiểm tra lại dữ liệu, kế toán gặp nhiều khó khăn khi đối chiếu, tìm số liệu trên nhiều đầu sổ khác nhau.
Việc áp dụng kế toán máy chỉ thực sự phát huy hết tác dụng khi nhân viên kế toán có trình độ kế toán nhất định để đảm bảo mức độ chuẩn xác ngay từ khâu hạch toán ban đầu.
2.3.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu thuộc Kho bạc Nhà nước được áp dụng theo mẫu báo cáo theo Chế độ kế toán áp dụng cho cá cơ quan hành chính đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ tài chính tại Quyết định số 2345/QĐ-BTC ngày 11/7/2007, bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước và báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo này dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.
Như vậy hệ thống báo cáo kế toán áp dụng trong các đơn vị này gồm: + Danh mục báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán:
++ Báo cáo thu - Chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh (mẫu B03TC) là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong một kỳ kế toán. Báo cáo được lập hàng năm. Khác với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh quy định theo Chuẩn mực kế toán số 21, báo cáo thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị sự nghiệp có thu ngoài các chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh, nghĩa vụ nộp thuế TNDN còn phản ánh tình hình trích lập và sử dụng quỹ theo chế độ hiện hành.
++ Thuyết minh báo cáo tài chính(mẫu B06-TC) là một bộ phận hợp thành báo cáo tài chính của đơn vị được lập để giải thích và bổ sung thông tin về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản, tình hình chấp hành các kỷ luật tài chính về thu, chi Ngân sách nhà nước trong năm mà các Báo cáo tài chính khác không thể trình bày rõ, chi tiết được.
Thuyết minh báo cáo tài chính trình bày khái quát về lao động, quỹ lương, tình hình thực hiện nhiệm vụ cơ bản thường xuyên của đơn vị, tình hình kinh phí chưa quyết toán, tình hình nợ, tình hình sử dụng các quỹ và phân tích đánh giá những nguyên nhân các biến động phát sinh không bình thường trong hoạt động của đơn vị, nêu ra các kiến nghị xử lý với cơ quan cấp trên.
Ngoài việc phải trình bầy đầy đủ các chỉ tiêu theo nội dung đã quy định trong thuyết minh báo cáo tài chính, đơn vị có thể thuyết minh thêm những nội dung về sử dụng khinh phí, quản lý và sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị.
So với Thuyết minh báo cáo tài chính quy định theo Chuẩn mực kế toán 21, thuyết minh báo cáo tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu được rút gọn rất nhiều, những thông tin trên báo cáo gồm: tình hình lao động, quỹ lương; tổng tài sản; tình hình trích lập và sử dụng các quỹ; tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và cấp trên. Như vậy báo cáo này được lập chủ yếu cung cấp thông tin quản lý cho nhà nước, một số chỉ tiêu cung cấp thông tin cho đơn vị và một số đối tượng bên ngoài khác không được thể hiện như: các tuyên bố về việc tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam; Giải trình về cơ sở đánh giá và chính sách kế toán được áp dụng; Thông tin bổ sung cho các khoản mục được trình bày trong mỗi báo cáo tài chính theo thứ tự trình bày mỗi khoản mục hàng dọc và mỗi báo cáo tài chính; Trình bày những biến động trong nguồn vốn chủ sở hữu; Những thông tin khác, gồm: những khoản nợ tiềm tàng, những khoản cam kết và những thông tin tài chính khác và những thông tin phi tài chính.
++ Bảng cân đối tài khoản(mẫu B01-TC): Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành, bảng cân đối tài khoản là một báo cáo tài chính tổng hợp. Thực chất đây chỉ là báo cáo tổng hợp, phản ánh tổng quát số hiện có đầu kỳ, tăng, giảm trong kỳ và số cuối kỳ về kinh phí và sử dụng kinh phí, tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản, kết quả hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Bảng cân đối tài khoản chính là bảng tổng hợp rút gọn của sổ cái tài khoản.
Theo chuẩn mực kế toán số 21, bảng cân đối tài khoản không phải là báo cáo tài chính mà chỉ là bảng tổng hợp trước khi lập báo cáo tài chính. Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp không bắt buộc các đơn vị lập bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên Bảng cân đối kế toán được lập thêm để phục vụ công tác quản lý tổng hợp tài sản, nguồn vốn của đơn vị bởi những thông tin trên bảng cân đối tài khoản và Thuyết minh báo cáo tài chính chỉ phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý của bảng cân đối kế toán.
++Tổng hợp tình hình khinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng(mẫu B02-TC) là báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình tiếp nhận và sử dụng các nguồn khinh phí hiện có ở đơn vị (bao gồm các khoản thu và phần kinh phí thuộc ngân sách cấp) và số thực chi cho từng hoạt động theo từng nguồn khinh phí đề nghị quyết toán.
++ Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ (Mẫu B04-TC) là báo cáo Tài chính tổng hợp phản ánh tổng quát số hiện có, tình hình tăng, giảm từng loại TSCĐ ở đơn vị. Báo cáo này được lập theo năm.
+ Ngoài các báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán nêu trên các đơn vị sự nghiệp thuộc Kho bạc Nhà nước còn lập thêm một số báo cáo mang tính chất báo cáo Kế toán quản trị như: Báo cáo phân phối khinh phí tăng thu tiết kiệm chi, Cáo cáo tình hình tài chính đơn vị… Đây là những báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị tại đơn vị, dùng để phản ánh tổng quát tình hình phân phối
khinh phí tăng ttu, tiết kiệm chi, tình hình thu, chi tài chính của đơn vị. Tuy nhiên những báo cáo này được lập theo năm, vì vậy yếu tố quản trị còn thấp mang tính hình thức, tại các đơn vị sự nghiệp thuộc Kho bạc Nhà nước chưa thực sự chú trọng đến loại báo cáo này.
Kỳ hạn lập báo cáo tài chính:
Các đơn vị được hỗ trợ từ ngân sách nhà nước: báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán năm sau khi được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung số liệu trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật thời hạn nộp cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan thống kê chậm nhất là vào cuối ngày 1/10 năm sau.