CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.3.1 Các giải pháp từ phía Cơng ty cổ phầ nô tô An Hưng
4.3.1.1 Hồn thiện các nghiệp vụ.
Sau khi kí kết hợp đồng nhập khẩu, cơng việc tiếp theo của Công ty là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thỏa thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà cịn nâng cao uy tín của cơng ty đối với khách hàng, tạo điều kiện để khách hàng thực hiện nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.
Để cơng ty hoạt động theo đúng nghĩa những mục tiêu và phương hướng đề ra một cách có hiệu quả thì địi hỏi Cơng ty phải có những biện pháp thích hợp. Cơng ty cần thực hiện tốt các công việc sau:
Về việc mở L/C: Để cho cẩn thận và an tồn thì trước khi mở L/C Công ty nên mở trước một L/C mẫu để Fax cho bên đối tác đối chiếu L/C với hợp đồng. Nếu đồng ý các điều khoản trong L/C thì Cơng ty tiến hành mở L/C. Nếu nhà cung ứng
cảm thấy chưa phù hợp thì cần báo ngay cho Cơng ty để khắc phục những chỗ chưa phù hợp rồi sau đó mới mở L/C.
Trong q trình mở L/C thì Cơng ty khơng nên mở quá sớm cũng không nên mở q muộn.
Đơi khi có những lúc bên đối tác nước ngồi lại yêu cầu công ty mở L/C tại ngân hàng mà cơng ty khơng có tài khoản. Khi này cơng ty cần phải có chính sách mềm dẻo để thương lượng với đối tác chuyển sang mở tại ngân hàng mà cơng ty có tài khoản. Cịn nếu đối tác khơng chấp nhận thì cơng ty phải thoả thuận với ngân hàng đó để cơng ty có thể vay vốn của họ thơng qua việc trình bày cho họ bản phương hướng kinh doanh và hứa sẽ trả cho họ số tiền và cả lãi vay đúng thời hạn.
Cần chủ động và linh hoạt trong vấn đề thuê phương tiện vận tải vận chuyển hàng nhập khẩu.
Đây có thể là điểm yếu chung của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam nói chung và của An Hưng nói riêng. Do các cán bộ nghiệp vụ chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa tinh thơng các điều kiện cho thuê tàu nên Công ty thường ký hợp đồng theo giá CIF. Do vậy, để khắc phục hạn chế này, Cơng ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công việc này của Công ty thơng qua các hình thức đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
Thủ tục hải quan: Công ty phải khai báo chi tiết về hàng hóa lên tờ khai hải quan bao gồm các nội dung: tên hàng, phẩm chất số lượng, ký mã hiệu hoặc mã số, khối lượng, đơn giá...và nộp các chững từ có liên quan như: vận đơn, hóa đơn thương mại, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê khai hàng hóa... Và bộ chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Do vậy, để giảm bớt những rắc rối có thể xảy ra trong khâu này, Công ty cần lưu ý những điểm sau đây:
- Lập hồ sơ đúng với quy định hải quan về số lượng, số loại chững từ cần thiết. - Kê khai nội dung trên chững từ phải đúng, cần tham khảo cách viết đúng, tránh tình trạng kê khai nhầm lẫn dẫn tới không ăn khớp với các chứng từ hoặc khơng giống với tình trạng thực tế hàng hóa.
- Cần phải có người chun trách trong khâu tính thuế nếu khơng sẽ dẫn đến khai nhầm thuế làm mất thời gian tính lại.
Khi cơng ty nhận được thơng báo hàng đến thì cơng ty cần phải sắp xếp các công việc chuẩn bị nhận hàng cho chính xác, đầy đủ và kịp thời như:
- Trong việc uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hố thì cơng ty cần phải cung cấp cho cơ quan ga cảng những thông tin chính xác về chuyến hàng của cơng ty cụ thể như: Ngày đến, tên hàng, số lượng, tên con tàu... để tránh những nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra bởi vì trong một ngày thì có rất nhiều tàu cập cảng.
- Cán bộ đi làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh mất thời gian, đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ giao hàng trong khi làm thủ tục thơng quan cho hàng hố.
- Khi nhận chứng từ của bên nước ngồi thì cần đối chiếu chứng từ mua hàng phải phù hợp với chứng từ mà hai bên đã nhận.
- Trong quá trình tiếp nhận hàng cơng ty phải thường xun giám sát hàng hố về mặt chất lượng cũng như số lượng.
Kiểm tra hàng hóa.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng. Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành cơng việc kiểm tra đó. Mục đích của q trình kiểm tra hàng hố nhập khẩu là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua và là cơ sở khiếu nại. Nội dung cần kiểm tra là:
- Kiểm tra về số lượng: Số lượng hàng thiếu, số lượng hàng đổ vỡ và nguyên nhân.
- Kiểm tra về chất lượng.
- Kiểm tra về chủng loại, kích thước, màu sắc, nhãn hiệu, quy cách. - Kiểm tra sù suy giảm về chất lượng, mức độ suy giảm, nguyên nhân.
Khi nhận hàng hố nếu có sai sót về số lượng và chất lượng thì cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải, đại diện của người bán kịp thời làm thủ tục khiếu nại.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Tranh chấp là điều mà cả 2 bên đều không muốn xảy ra bởi vì nó khơng chỉ gây tốn kém về thời gian, tiền bạc mà còn ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa 2 bên. Muốn kinh doanh nhập khẩu an tồn và tránh tranh chấp xảy ra thì trước khi ký hợp đồng hoặc soạn thảo hợp đồng công ty nên tham khảo ý kiến của công ty tư vấn luật và cá công ty dịch thuật. Các công ty này sẽ
chỉ ra những chỗ chưa được rõ ràng trong ngôn ngữ của hợp đồng và sửa lại theo đúng ý đồ của hai bên làm hợp đồng mà vẫn đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho cả hai bên.
4.3.1.2 Đào tạo và nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương cho các cán bộ côngnhân viên. nhân viên.
Trong cơ chế thị trường, để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao thì vai trị của con người càng trở nên quan trọng. Còn đối với hoạt động kinh doanh quốc tế với những thay đổi liên tục các tập quán, các thông lệ quốc tế, các điều khoản giao dịch....đã khiến vai trị của con người trở thành vị trí trung tâm và quan trọng bậc nhất đối với mọi doanh nghiệp. Do đó, yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ ngày càng cao. Sự thành công của công ty ở hiện tại cũng như sau này phụ thuộc rất lớn vào họ. Vì vậy, Cơng ty cần có một chiến lược về con người cho phù hợp để thu hút được nhiều cán bộ có năng lực làm việc. Cơng ty cần có những biện pháp sau:
Có chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên về nghiệp vụ, kiến thức hiểu biết về chính sách, pháp luật có liên quan đến hoạt động nhập khẩu.
Tạo động lực làm việc: đây là cơng việc hết sức quan trọng. Địi hỏi người lãnh đạo phải nắm bắt và hiểu rõ mục đích, nguyên nhân làm việc của từng cá nhân vì mỗi cá nhân thì có động cơ làm việc và hiệu quả cơng việc là khác nhau.
Tạo môi trường làm việc tốt: Công ty cần tạo điều kiện làm việc thuận lợi, tạo khơng khí phấn khởi, thoải mái tại cơ quan. Tạo ra bầu khơng khí dân chủ, tương trợ, thân ái và hợp tác trong cơ quan.
Trả lương xứng đáng với công sức lao động của từng người. Đây là yếu tố rất quan trọng để tạo nên động cơ làm việc của từng cá nhân. Mức lương cao, thưởng đúng người đúng việc thì sẽ thu hút và tạo ra sự hứng thú, say mê trong công việc, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn.