2.2.2.4.2 .Dịch vụ sau bán
3.1. Các kết luận về kế toán bán mặt hàng phụ tùng và thiết bị phụ trợ xe có
3.1.1.4. Trình tự ghi nhận
Cơng ty tuân thủ theo dung quy định của chuẩn kế toán ghi nhận doanh thu số 14 “Doanh thu và Thu nhập khác”, chuẩn mực kế tốn số 2 “ Hàng tồn kho” khi tính giá vốn của hàng hóa , dịch vụ cơng ty.
3.1.1.5. Sổ kế tốn
Hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá theo nội dung kinh tế do đó làm giảm khối lượng cơng việc ghi chép hàng ngày, thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính và nâng cao trình độ chun mơn hố trong việc hạch tốn kế tốn. Hệ thống sổ sách của cơng ty tương đối đầy đủ, phù hợp theo yêu cầu hiện hành và sổ sách được đối chiếu, kiểm tra thường xuyên. Phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh một cách trung thực. Mọi hoạt động nhập xuất đều được phản ánh đầy đủ trên sổ sách kế toán theo quy định.
Ngồi ra, cơng ty cịn sử dụng phần mềm kế tốn trên máy vi tính để giảm bớt việc ghi chép, khối lượng cơng việc cho nhân viên kế tốn, hơn nữa để dàng cho việc kiểm tra đối chiếu, quản lý và cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý.
3.1.1.6. Cơng tác quản lý hàng hóa
Cơng ty kinh doanh nhiều mặt hàng nên có quy định ký hiệu mã số cụ thể đối với từng mặt hàng. Tạo điều kiện đơn giản hóa việc theo dõi quản lý cũng như đảm đảo thống nhất giữa nhân viên kế toán và nhân viên bán hàng trong việc ghi chép chứng từ sổ sách mã hàng được thống nhất cách ghi.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm mà Cơng ty đã đạt được trong kế tốn bán hàng vẫn còn những tồn tại cần có sự thay đổi hồn thiện nhằm phát huy hết vai trị của mình,
giúp Cơng ty nâng cao hiệu quả kinh doanh và có hướng đi hợp lý hơn nữa trong tương lai.
3.1.2.1. Ghi nhận, hạch tốn doanh thu và chính sách bán hàng
Doanh thu hàng khuyến mại
Theo quyết định 15/2006/QĐ–BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính quy định cách hạch tốn doanh thu hàng khuyến mại như sau:
Lập hóa đơn GTGT và giá trị trên hóa đơn là giá của sản phẩm, hàng hóa cùng loại hoặc tương đương cùng thời điểm phát sinh hoạt động này
Nợ TK 641, 642: ghi tăng chi phí tương ứng Có TK 512 (5121): doanh thu theo giá bán Có TK 333 (33311): thuế GTGT phải nộp
Tuy nhiên, trong việc hạch toán doanh thu của một số hàng hoá, sản phẩm, sử dụng nội bộ, chào hàng, khuyến mại cơng ty vẫn hạch tốn tổng hợp vào doanh thu bán hàng hoá, mà chưa phản ánh trên các tài khoản chi tiết, việc hạch toán này chưa phù hợp với việc ghi nhận doanh thu theo quy định của chuẩn mực hiện hành.
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán (TK 5211, TK 5213)
Mặc dù là một công ty kinh doanh thương mại nhưng công ty không sử dụng tài khoản giảm giá hàng bán mà giảm trực tiếp vào giá bán hàng hóa tùy theo mối quan hệ với khách hàng, để cho tiện hạch toán, giảm bớt cơng việc kế tốn. Nhưng như vậy là không hợp lý, sẽ không thể hiện đúng bản chất của việc giảm giá hàng bán, không thể hiện được tác dụng của việc giảm giá, khơng khuyến khích được khách hàng vì khách hàng khơng thấy rõ được các khoản mình được ưu tiên, miễn giảm.
Chính sách bán hàng được lưu hành kín trong nội bộ mà khơng được cơng khai trên chính sách bán hàng của cơng ty. Chính sách được áp dụng từng đối tượng , nhưng với những khách hàng quen cơng ty thì các chính sách sẽ thay đổi tùy thuộc vào thương lượng của hai bên, do đó việc hạch tốn của kế tốn sẽ rất gặp nhiều khó khăn nếu khơng được báo trước
Nếu xuất hiện giảm giá hàng bán, nhiều trường hợp công ty nhận nợ khách hàng, đợt mua hàng sau của cơng ty với khách hàng đó sẽ được trừ khoản giảm trừ đó sẽ khiến cho kế tốn sẽ bị động trong q trình xử lý nghiệp vụ của mình do cịn phải phụ thuộc vào khách hàng về các thủ tục chứng từ theo quy định.
3.1.2.2. Lập dự phòng
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159)
Theo thống kê, hiện tại trong kho của công ty và hai cửa hàng còn tồn hơn 70 triệu đồng bao gồm: lốp xe tải cao su Dongben 870kg (nhập năm 2012), nhớt xe hơi (nhập 2011), ắc quy Đồng Nai SS2001 (nhập năm 2012)… cần lập dự phịng giảm giá do tình trạng lỗi thời của sản phẩm làm giá sản phẩm thấp hơi giá gốc
Tuy nhiên, mặc dù kinh doanh mặt hàng có giá lên xuống thất thường nhưng cơng ty khơng sử dụng tài khoản dự phịng giảm giá hàng bán khơng trích lập dự phịng này. Cơng ty khơng lập dự phịng giảm giá sẽ dẫn đến khả năng rủi ro cao cho các mặt hàng tồn kho vì các mặt hàng này giảm giá sẽ làm cho HTK của công ty giảm giá trị nếu vẫn ghi nhận như khi mua về thì sẽ khơng phản ánh đúng giá trị tài sản của công ty, sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Và làm ảnh hưởng đến việc phân tích các chỉ số của công ty kéo theo là ảnh hưởng đến chiến lược phát triển của cơng ty
Dự phịng phải thu khó địi (TK 139)
Cơng ty vẫn chưa lập dự phịng phải thu khó địi. Trong q trình tiêu thụ sản phẩm, phát sinh quan hệ thanh toán với khách hàng, có nhiều khách hàng thanh tốn đúng hợp đồng, nhưng cũng có những khoản nợ mà khách hàng khó có khả năng thanh tốn. Đặc biệt ở Cơng ty, do phần lớn sản phẩm được bán buôn nên việc trả chậm diễn ra rất phổ biến, nhưng Cơng ty khơng tiến hành trích lập dự phịng phải thu khó địi để phịng những tổn thất về tài chính có thể xảy ra khi có những biến động về nợ phải thu trong Công ty
3.1.2.3. Về sổ sách kế tốn
Hình thức Chứng từ ghi sổ có đặc điểm tách riêng việc ghi sổ theo thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái, nên việc ghi chép nhiều. Bên cạnh đó, có rất nhiều nhiệm vụ kế tốn phát sinh, nên nhiều khi việc kiểm tra, đối chiếu cịn chậm chễ, phát hiện những sai sót muộn.
Ngồi ra, cơng ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nhưng việc lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cịn chậm chễ, do đó mà có thể dẫn đến tình trạng khơng quản lý được chứng từ ghi sổ và việc kiểm tra số liệu kế toán giữa Chứng từ ghi sổ và Bảng cân đối tài khoản diễn ra khá muộn, dẫn đến phát hiện các sai sót muộn.
3.1.2.4. Với bán lẻ hàng hóa
Trình tự ghi nhận, ln chuyển chứng từ của cửa hàng tại đơn vị rất mất thời gian Mọi chứng từ ngày hôm trước được quản lý của hàng, kế toán của hàng thu thập được và gửi xuống công ty vào ngày hôm sau. Thời gian mở cửa hàng là 8h-21h, nên trên thực tế kế toán hay quản lý của hàng sẽ gửi bảng kê bán hàng hàng ngày, kế tốn cơng ty sẽ tập hợp và lập hóa đơn vào ngày hơm sau. Do đó thời gian phát sinh nghiệp vụ không khớp với thời điểm ghi nhận doanh thu
Theo điều 6 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ có quy định giá trị hàng hóa bán ra mà khơng cần lập hóa đơn bán hàng dưới 200.000đ. Tuy nhiên ở các cửa hàng, thông thường nhân viên bán hàng khơng lập hóa đơn GTGT trừ khi khách hàng yêu cầu
3.1.2.5. Nhân sự công ty
Do công ty hoạt động với quy mô nhỏ nên vấn đề nhận sự luôn là vấn đề cấp bách khi mà Cơng ty ln lấy tiêu chí tiếc kiệm đi đầu nên một kế tốn trong cơng ty có thể kiêm nhiệm nhiều hạng mục như: Kế tốn kho vào thời điểm nóng “mùa kinh doanh” sẽ kiêm ln thủ kho
3.2. Một số ý kiến đề xuất, kiến nghị về kế toán bán hàng phụ tùng và thiết bị phụ trợ xe ơ tơ và xe có động cơ tại cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Bản Việt
Qua tìm hiểu thực trạng kế tốn kết quả kinh doanh tại công ty Cổ phần Xây dựng Bản Việt em nhận thấy về cơ bản việc thực hiện cơng tác hạch tốn tiến hành kịp thời, chính xác tuân thủ theo quy định của BTC, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành. Song , hiện nay cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng nói riêng cịn thụ động, hầu như mới chỉ dừng lại ở mức ghi chép, cung cấp thơng tin sẵn có mà chưa có sự tác động thực sự tới q trình cung cấp, tiêu thụ hàng hố. Trước những yêu cầu ngày càng cao của thị trường, để phục vụ tốt hơn mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, công việc của người làm kế tốn cịn phải biết phân tích, đánh giá các số liệu, các báo cáo kế tốn, thơng qua đó để có những ý kiến đề xuất giúp nhà quản trị có thể đưa ra được các quyết định, các giải pháp thích hợp và đúng đắn nhất. Vì vậy hồn thiện kế tốn là bước khơng thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán bán hàng
Hồn thiện kế tốn bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn quá trình bán hàng, phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu hàng bán, tình hình thanh tốn với người mua… từ đó có thể tránh được những tổn thất trong kinh doanh, đẩy nhanh khả năng thu hồi vốn và khả năng luân chuyển vốn, là cơ sở quan trọng đánh giá và xác định chính xác hiệu quả kinh doanh của đơn vị
3.2.1. Giải pháp 1: “Hoàn thiện hệ thống tài khoản doanh thu và chính sách bán hàng”
Lý do: doanh thu của một số mặt hàng sử dụng nội bộ, khuyến mại… cơng ty
vẫn hạch tốn chung vào doanh thu bán hàng mà chưa chi tiết cho từng khoản mục doanh thu
Bên cạnh đó, các chính sách bán hàng của doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở việc lưu hành nội bộ mà chưa được lưu hành rộng rãi trên thị trường bán hàng. Như vậy, khả năng thu hút người mua, tăng doanh thu sẽ bị cản trở một phần
Giải pháp
Đối với hạch toán các mặt hàng tiêu dùng nội bộ, khuyến mại,…
Công ty cần phải tạo thêm một số tài khoản chuyên sử dụng cho các hoạt động vì mục đích kinh doanh như TK 512 để theo dõi chi tiết. Bên cạnh đó cơng ty có thể mở thêm tài khoản chi tiết TK 5113 - Doanh thu sử dụng nội bộ để tách bạch rõ ràng, hạch tốn một cách chi tiết và chính xác khi phản ánh các khoản doanh thu này theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đã quy định.
Ngoài những chiến lược, kế hoạch kinh doanh của cơng ty để góp phần nâng cao doanh thu, tăng sức cạnh tranh trên thị trường theo em công ty nên chú trọng đến chính sách bán hàng để kích thích tiêu thụ hàng hố, thu hút khách hàng cụ thể
Đối với các chính sách bán hàng
Thực hiện các chính sách chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán. Công ty nên sử dụng chính sách chiết khấu, giảm giá trên từng đối tượng khách hàng cụ thể để theo dõi chính xác các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu hàng bán để cơng ty có thể thu hút được khách hàng. Vì khi hạch tốn độc lập những khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán thì khách hàng sẽ nhận thấy rõ hơn được quyền lợi của họ được hưởng như
thế nào từ đó có thể khuyến khích được khách hàng mua hàng của công ty. Theo ý
“Chiết khấu thương mại” cụ thể với từng đối tượng khách hàng, công khai các chính sách đó trên mơi trường kinh doanh của doanh nghiệp như:
- Nên có chế độ ưu tiên cả về giá cả và hình thức thanh tốn đối với những khách hàng truyền thống, tin vậy và mua với số lượng lớn.
- Nên cho khách hàng hưởng phần trăm chiết khấu khi mua nhiều, thanh tốn ngay. Nhưng phải có những quy định rõ ràng: mua với số lượng tối thiểu là bao nhiêu mới được hưởng chiết khấu.
- Trong trường hợp hàng hóa bị những lỗi như thế nào, tùy thuộc vào ngun nhân và tỷ lệ hàng hóa bị lỗi mà Cơng ty đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc “Giảm giá hàng bán”, tránh tình trạng khách hàng và Cơng ty có sự hiểu lầm, khơng tốt cho quan hệ thương mại
3.2.2. Giải pháp 2: “trích lập dự phịng”
Lý do: việc trích lập các khoản dự phịng trong kinh doanh là rất quan trọng và
việc phát sinh các sự cố và khoản nợ thu hồi chậm hay khó địi là khơng thể tránh khỏi, tuy nhiên tại cơng ty trên thực tế khơng có trích lập các khoản dự phịng. Vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế tốn, ngồi việc phải theo dõi tình hình biến động của thị trường và theo dõi cơng nợ khách hàng, kế tốn cần trích lập khoản dự phịng vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Giải pháp:
Đối với dự phòng hàng tồn kho
Dự phòng HTK chỉ được lập vào cuối niên độ kế tốn, trước khi lập BCTC. Khi lập dự phịng GG HTK phải tính cho từng thứ hàng hóa tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá hàng thường xuyên, có thể xảy ra trong niên độ, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho để xác định khoản giảm giá HTK cho niên độ kế toán tiếp theo
Ta theo dõi trên TK riêng biệt TK 159 để tính chi tiết từng khoản giảm giá cho từng niên độ. Cuối kỳ kế tốn năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được hàng tồn kho nhưng nhỏ hơn giá gốc thì lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập ở kỳ kế tốn này lớn hơn số dự phịng đó trích lập năm trước, kế tốn lập dự phịng bổ sung phần chênh lệch vào giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632-Giá vốn hàng bán (Chi tiết cho từng loại hàng hóa) Có TK 159- Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Nếu số dự phịng cần trích lập ở lỳ kế tốn này nhỏ hơn số dự phịng đó trích lập kỳ kế tốn trước thì hồn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán số chênh lệch nhỏ hơn:
Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán
Đối với dự phịng phải thu khó địi (theo dõi trên tài khoản 139)
+ Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là
khơng chắc chắn thu được, kế tốn tính, xác định số dự phịng nợ phải thu khó địi trích lập hoặc hồn nhập. Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập lớn hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước, thì Cơng ty phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch lớn hơn, bút toán ghi sổ:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139: Dự phịng phải thu khó địi
+ Nếu số dự phịng cần trích lập ở kỳ kế tốn này thấp hơn số dự phịng phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, thì Cơng ty phải hồn nhập phần chênh lệch, ghi giảm chi phí:
Nợ TK 139: Dự phịng phải thu khó địi
Có TK 642: Chi phí quản lý DN (hồn nhập dự phịng phải thu khó địi) + Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được, được phép xố nợ. Việc xóa nợ các khoản phải thu khó địi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các khoản nợ phải thu khó địi, kế tốn hạch tốn: