CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.2. Nội dung kế toán bán hàng
1.2.2. Kế toán bán hàng theo chế độ kế toán hiện hành (QĐ 15/2006/QĐ-BTC)
1.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Tùy theo phương thức, hình thức bán hàng mà kế tốn nghiệp vụ bán hàng sử dụng các chứng từ kế tốn sau:
- Các loại hóa đơn: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thơng thường; Bảng
thanh tốn hàng đại lý, ký gửi; Hóa đơn thuê kho, bãi, th bốc dỡ hàng hóa trong q trình bán hàng, Hóa đơn cước vận chuyển, …
- Chứng từ xuất kho: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, PXK. - Hợp đồng kinh tế với khách hàng.
- Thẻ quầy hàng, Bảng kê bán lẻ hàng hóa, giấy nộp tiền, báo cáo bán hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày…
- Các biên bản: biên bản thừa thiếu hàng hóa, biên bản giảm giá hàng hóa, biên bản hàng bán bị trả lại…
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh tốn, ủy nhiệm thu, giấy báo Có của Ngân hàng, bản sao kê của Ngân hàng…).
1.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động SXKD từ các giao dịch, các nghiệp vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngồi giá bán
Kết cấu tài khoản 511 như sau:
Nợ Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có - Thuế XK, thuế TTĐB, của số hàng tiêu thụ
- Thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp tính thuế GTGT theo pương pháp trực tiếp - DTBH bị trả lại kết chuyển cuối kỳ - CKTM kết chuyển cuối kỳ
-GGHB kết chuyển cuối kỳ
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911
DTBH&CCDV thực tế phát sinh trong kỳ
Tài khoản 511 khơng có số dư cuối kỳ và được chia thành 6 tài khoản chi tiết” - TK5111 “Doanh thu bán hàng hóa”
- TK5112 “Doanh thu bán thành phẩm” - TK5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” - TK5114: “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”
- TK 5117 “ Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư” - TK 5118 “Doanh thu khác”
Tài khoản giảm trừ doanh thu
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phát sinh trong quá trình bán hàng, theo quy định cuối kỳ được giảm trừ khỏi doanh thu thực tế. Tài khoản này gồm:
- Tài khoản 521 “Chiết khấu thanh toán” - Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” - Tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán”
Riêng tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp hai:TK 5211 “Chiết khấu hàng hóa”; TK 5212 “chiết khấu thành phẩm”; TK 5213 “chiết khấu dịch vụ”
Kết cấu tài khoản giảm trừ doanh thu
Nợ Tài khoản giảm trừ doanh thu (521;531;532) Có
Giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ phát
sinh trong kỳ sang TK 511 để xác định doanh thu thuần
Tài khoản giảm trừ doanh thu khơng có số dư cuối kỳ
Tài khoản 632 “giá vốn hàng bán”
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư; giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (Đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ. Ngồi ra, tài khoản này cịn dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư
Kết cấu của tài khoản 632 như sau:
Nợ Tài khoản 632 “giá vốn hàng bán” Có - Giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ
- Số chênh lệch trích lập dự phịng giảm giá HTK năm nay cao hơn năm trước - Trị giá hàng hao hụt mất mát sau khi trừ phần cá nhân bồi thường
- kết chuyển trị giá vốn sản phẩm đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả - hồn nhập chênh lệch dự phịng giảm giá HTK năm nay thấp hơn năm trước - trị giá vốn hàng hóa tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại
Tài khoản này khơng có só dư cuối kỳ
Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do bán chịu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ và tình hình thanh tốn các khoản phải thu của khách hàng. Ngồi ra TK131 cịn được sử dụng để phản ánh số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng
Nợ Tài khoản 131 “phải thu khách hàng” Có
- Số tiền phải thu của khách hàng về việc bán chịu hàng hóa sản phẩm trong kỳ; - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng
Dư nợ: số tiền còn phải thu của khách hàng
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm trừ tiền hàng cho khách sau khi đã xác định tiêu thụ (GGHB, CKTM…)
Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể.
Ngoài ra, Cơng ty cịn một số tài khoản được sử dụng trong bán hàng hóa như: TK 157, TK 331, TK 133, TK 333…..
1.2.2.3. Trình tự kế tốn bán hàng
1.2.2.3.1.Khi chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu
- Khi xuất kho: căn cứ vào PNK, kế toán ghi tăng hàng gửi bán, đồng thời ghi giảm hàng hóa
- Với mua bán chuyển thẳng: căn cứ vào hóa đơn GTGT của nhà cung cấp và phiếu gửi hàng đi bán, kế tốn ghi tăng giá trị chưa có thuế của hàng vận chuyển thẳng, tăng thuế đầu vào (nếu có), ghi giảm tiền mặt, tiền gửi….
- Nếu có bao bì đi kèm với hàng gửi bán tính giá riêng thì ghi tăng phải thu khác và ghi giảm bao bì
1.2.2.3.2.Khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu
Với trả ngay
- Đối với sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư, dịch vụ, kế toán doanh thu ghi tăng DTBH&CCDV, tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp đồng thời ghi tăng tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
Với trả chậm, trả góp:
- Khi giao hàng cho khách, Kế toán doanh thu ghi nhận giá bán trả ngay chưa có thuế GTGT. Kế tốn ghi tăng DTBH&CCDV, tăng thuế GTGT phải nộp, tăng doanh thu chưa thực hiện (phần lãi chả chậm trả góp), đồng thời tăng phải thu khách hàng, tăng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (số tiền thỏa thuận trả lần đầu)
- Định kỳ thu nợ của khách hàng, kế toán ghi tăng tiền mặt, tiền gửi và ghi giảm phải thu khách hàng. Đồng thời ghi nhận lãi trả góp từng kỳ vào doanh thu tài chính, kế tốn ghi tăng doanh thu tài chính và ghi giảm doanh thu chưa thực hiện
Với bán đại lý: khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán ghi tăng DTBH&CCDV, thuế
GTGT đầu ra (nếu có), đồng thời ghi tăng tiền mặt, tiền gửi, hoa hồng đại lý phải trả, thuế hoa hồng đại lý
giá vốn
Giao tay ba: căn cứ vào hóa đơn GTGT của nhà cung cấp và phiếu gửi hàng
đi bán, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán chưa có thuế của hàng vận chuyển thẳng, tăng thuế đầu vào (nếu có) ghi giảm, tiền mặt, tiền gửi….
Xuất kho gửi bán:căn cứ vào PXK, hợp đồng kinh tế, lệnh xuất kho…., kế
toán ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi giảm hàng hóa
Hàng đã gửi bán, căn cứ vào PXK, bảng kê bán lẻ…. hàng hóa được xác định
là tiêu thụ, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi giảm hàng gửi bán
1.2.2.3.3.các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu gồm: Chiết khấu thương mại (CKTM), giảm giá hàng bán (GGHB), hàng bán bị trả lại (HBTL)
Trước khi ghi nhận doanh thu
Kế toán doanh thu ghi tăng DTBH&CCDV (phần thu về sau khi đã trừ đi phần giảm trừ doanh thu), ghi tăng thuế GTGT phải nộp (phần thuế phải nộp đã được trừ đi phần giảm trừ doanh thu), và ghi tăng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng (tổng số tiền khi trừ đi phần giảm trừ doanh thu)
Đồng thời, kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán và ghi giảm hàng hóa theo thực tế hàng xuất kho. Riêng với hàng bán bị trả lại giá vốn hàng bán tăng và hàng hóa giảm bằng trị giá hàng hóa khi trừ đi phần hàng bị trả lại
Sau khi ghi nhận doanh thu
Đối với chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Hàng hoá đã bán phải
CKTM, GGHB, kế toán ghi tăng doanh thu CKTM, hoặc GGHB (chưa thuế), tăng thuế GTGT của hàng bán đó và ghi giảm tiền mặt, tiền gửi… bằng giá trị thanh tốn của số hàng hóa đó
Đối với hàng bán bị trả lại
- Đối với sản phẩm, hàng hóa bị trả lại, kế tốn ghi tăng hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT), tăng thuế GTGT phải nộp (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại), đồng thời ghi giảm tiền mặt, tiền gửi ....bằng giá trị thanh tốn của số hàng hóa đó
- Nếu đơn vị chuyển số hàng bị trả lại về nhập kho thì kế tốn ghi tăng hàng hóa, giảm giá vốn hàng bán (giá vốn của số hàng bị trả lại). Nếu hàng bị trả lại chưa gửi về đơn vị, kế tốn ghi tăng hàng hóa gửi đi bán và ghi giảm giá vốn hàng bán
Cuối kỳ, kết chuyển GGHB, CKTM và hàng bán bị trả lại sang tài khoản
DTBH&CCDV để xác định doanh thu thuần
(trích giáo trình kế tốn tài chính chương 8 trang 305 và giáo trình kế tốn tài chính DNTM trang 40-43 trường Đại học Thương Mại)
1.2.2.3.4. Chi phí phát sinh trong q trình bán
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phiếu chi hoặc giấy báo nợ
Nếu doanh nghiệp chịu, kế toán ghi tăng chi phí bán hàng (chưa có thuế),
tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi giảm tiền mặt, tiền gửi…(giá thanh toán)
Nếu bên mua chịu nhưng doanh nghiệp trả hộ, kế toán ghi tăng phải thu
khác, giảm tiền mặt, tiền gửi….(tổng giá thanh tốn có thuế GTGT)
(trích giáo trình kế tốn tài chính DNTM trang 41 trường Đại học Thương Mại)
1.2.2.3.5.Bảo hành sản phẩm
Trường hợp doanh nghiệp khơng có bộ phận bản hành độc lập
- Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Kế tốn ghi tăng chi phí NVL trực tiếp, nhân cơng trực tiếp và sản xuất chung, ghi giảm tài khoản liên quan
Cuối kỳ tập hợp chi phí bảo hành, kế tốn ghi tăng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, giảm chi phí NVL trực tiếp, nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung
Nếu doanh nghiệp khơng có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành sản phẩm, kế tốn ghi tăng chi phi bán hàng, ghi giảm chi phí sản cuất kinh doanh dở dang
Nếu doanh nghiệp có trích trước chi phí bảo hành sản phẩm thì hàng tháng khi trích trước kế tốn đã ghi tăng chi phí bán hàng (TK 6415), tăng chi phí phải trả (TK 335 chi tiết chi phí bảo hành). Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành vào chi phí dở dang cuối kỳ
- Hết thời hạn bảo hành
Nếu chi phí bảo hành trích trước lớn hơn chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế tốn ghi giảm chi phí phải trả và giảm chi phí bán hàng (chi tiết chi phí bảo hành)
Nếu chi phí bảo hành trích trước nhỏ hơn chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế tốn ghi tăng chi phí phải trả và tăng chi phí bán hàng (chi tiết chi phí bảo hành)
Trong trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập
- Tại bộ phận bảo hành
Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Kế tốn ghi tăng chi phí NVL trực tiếp, nhân cơng trực tiếp và sản xuất chung, ghi giảm tài khoản liên quan
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh, kế tốn ghi tăng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, giảm chi phí NVL trực tiếp, nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất chung
Khi cơng việc sửa chữa bảo hành hoàn thành, bàn giao cho khách hàng, kế toán kết chuyển giá thành thực tế trong kỳ, ghi tăng giá vốn hàng bán và giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Phản ánh doanh thu của bộ phận bảo hành, kế toán ghi tăng tiền mặt, tiền gửi, phải thu nội bộ, đồng thời ghi giảm doanh thu nội bộ và thuế GTGT phải nộp
- Tại bộ phận có sản phẩm, hàng hóa phải bảo hành
Khi phát sinh số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp khơng trích trước chi phí bảo hành hàng hóa. Kế tốn ghi tăng chi phí bán hàng , tăng thuế GTGT được khấu trừ,đồng thời ghi giảm tiền mặt, tiền gửi, phải thu nội bộ…
Nếu doanh nghiệp trích trước chi phí bảo hành hàng hóa thì hàng tháng kế tốn ghi tăng chi phí bán hàng, đồng thời ghi tăng chi phí phải trả (chi tiết chi phí bảo hành).
Xác định số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành của doanh nghiệp, kế tốn ghi giảm chi phí phải trả, đồng thời ghi giảm tiền mặt, tiền gửi, phải trả nội bộ
(trích giáo trình kế tốn tài chính DNTM trang 98-99 trường Đại học Thương Mại)
1.2.2.3.6.Dự phòng
Dự phịng phải thu khó địi (TK 139)
Cuối niên độ kế tốn hoặc cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là khơng chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó địi), kế tốn tính, xác định số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập hoặc hồn nhập.
Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần phải trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi hiện có, doanh nghiệp lập thêm dự phịng nợ phải thu khó địi bằng khoản chênh lệch, kế tốn ghi tăng dự phịng phải thu khó địi, đồng
Nếu số dự phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi địi hiện có, doanh nghiệp hồn nhập dự phịng nợ phải thu khó địi bằng khoản chênh lệch, kế tốn ghi giảm chi phí dự phịng phải thu khó địi, đồng thời ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Khi thu hồi các khoản phải thu khó địi, ghi tăng tiền mặt, tiền gửi, đồng thời giảm phải thu khách hàng, phải thu khác....
Với các khoản nợ khó địi khơng thể thu hồi được, doanh nghiệp quyết định xóa nợ kế tốn ghi tăng dự phịng phải thu khó địi (Nếu đã lập dự phịng), tăng chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng), ghi giảm phải thu của khách hàng, phải thu khác. Đồng thời ghi tăng Nợ khó địi đã xử lý (Tài khoản ngồi Bảng Cân đối kế tốn).
Đối với những khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xố nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, kế toán ghi tăng tiền mặt, tiền gửi..., và tăng thu nhập khác. Đồng thời ghi giảm Nợ khó địi đã xử lý
(trích giáo trình kế tốn tài chính trang 49-50 trường Đại học Thương Mại)
Dự phòng hàng tồn kho
Cuối kỳ niên độ kế toán căn cứ vào số lượng, khả năng giảm giá của từng HTK để xác định mức trích lập dự phịng tính vào chi phí. Kế tốn ghi tăng giá vốn hàng bán, tăng dự phòng giảm giá HTK.
Cuối niên độ kế tốn sau, tiếp tục tính tốn mức cần lập dự phịng giảm giá HTK cho năm tiếp theo. Sau đó so sánh với số dự phịng đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước
- Nếu khoản dự phòng phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phịng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập bổ sung, kế tốn ghi tăng vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho), tăng dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Nếu khoản dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn khoản dự phịng đã lập ở cuối năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hồn nhập, kế tốn ghi giảm dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
1.2.2.4. Sổ kế toán
Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính doanh nghiệp quy định doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế