: Một trăm năm mƣơi nghỡn đồng
RAU QUẢ NễNG SẢN VIỆT NAM
3.1.2 Nội dung hoàn thiện kế toỏn hoạt động xuấtkhẩu hàng húa
Hoàn thiện kế toỏn hoạt động xuất khẩu hàng húa thực chất là việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn đƣợc thực hiện một cỏch nhịp nhàng, nhanh chúng, chớnh xỏc, kịp thời, thụng suốt và giản tiện. Việc hoàn thiện phải đảm bảo cho cụng tỏc kế toỏn phự hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh phự hợp với khả năng, trỡnh độ của đội ngũ cỏn bộ nhõn viờn kế toỏn cũng nhƣ điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp nhằm đạt đƣợc hiệu quả kinh tế với chi phớ thấp nhất.
Hoàn thiện kế toỏn hoạt động xuất khẩu hàng húa đƣợc tiến hành trờn những nội dung cơ bản sau:
Hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn ban đầu
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn do BTC ban hành để hạch toỏn cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Hoàn thiện hệ thống sổ sỏch kế toỏn.
Hoàn thiện hệ thống biểu mẫu bỏo cỏo tài chớnh.
a Hoàn thiện cụng tỏc hạch toỏn ban đầu.
Hạch toỏn ban đầu là việc ghi chộp, phản ỏnh và giỏm đốc toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong hoạt động của doanh nghiệp làm cơ sở cho hạch toỏn tổng hợp và hạch toỏn chi tiết.
Hạch toỏn ban đầu là cụng việc khởi đầu của toàn bộ cụng việc ghi chộp kế toỏn nhƣng nú lại khụng do cỏn bộ kế toỏn trực tiếp thực hiện mà cụng việc này chủ yếu do cỏn bộ nghiệp vụ, cỏn bộ quản lý ở cỏc bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện theo hƣớng dẫn của phũng kế toỏn. Vỡ vậy phũng kế toỏn cần
phõn cụng cụ thể cho cỏc cỏn bộ kế toỏn chịu trỏch nhiệm hƣớng dẫn, kiểm tra hạch toỏn ban đầu ở cỏc bộ phận trong doanh nghiờp: thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu và luõn chuyển chứng từ ban đầu kịp thời để đảm bảo việc ghi sổ kế toỏn.
Yờu cầu của việc lập chứng từ ban đầu và hạch toỏn ban đầu là phản ỏnh trung thực nội dung kinh tế tài chớnh đó phỏt sinh và hồn thành chớnh xỏc về cỏc chỉ tiờu số lƣợng, giỏ trị mà nghiệp vụ đú tỏc động đến tài sản của doanh nghiệp. Tớnh trung thực và chớnh xỏc của hạch toỏn ban đầu cú ý nghĩa quyết định đối với tớnh trung thực và chớnh xỏc của toàn bộ tài liệu kế toỏn trong doanh nghiệp.
Để tổ chức hợp lý hạch toỏn ban đầu cần phải: Hoàn thiện về bản chứng từ
Chứng từ kế toỏn là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh và thực sự hoàn thành. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh ngay từ đầu đó đƣợc phản ỏnh trờn một bản chứng từ, nú là căn cứ là cơ sở phỏp lý đầu tiờn để ghi sổ kế toỏn. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả cỏc chỉ tiờu đặc trƣng cho nghiệp vụ kinh tế đú về nội dung nghiệp vụ, quy mụ, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ. Do vậy vấn đề cơ bản để hoàn thiện chứng từ là:
Cỏc chỉ tiờu chứng từ cần rừ ràng, số phỏt sinh của cỏc nghiệp vụ kinh tế cần ghi cụ thể, chớnh xỏc trong chứng từ. Đơn giản húa biểu mẫu chứng từ thuận tiện cho việc ghi chộp và phự hợp với thực tế hiện nay.
Chứng từ đƣợc lập cần đảm bảo tớnh phỏp lý, đảm bảo đỳng thời gian và địa điểm phỏt sinh cỏc nghiờp vụ kinh tế. Số lƣợng chứng từ ớt nhƣng đảm bảo phản ỏnh đƣợc thụng tin một cỏch đầy đủ nhất.
Tổ chức chỉ đạo hƣớng dẫn thực hiện chế độ ghi chộp ban đầu cho từng bộ phận trong đơn vị giỳp họ cú thể ghi chộp chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Mục đớch của việc hoàn thiện là đảm bảo cho cỏc chỉ tiờu ghi trờn chứng từ đƣợc rừ ràng, chớnh xỏc. Nhƣ vậy chứng từ sau khi đƣợc hồn thiện phải thỏa món yờu cầu tớnh nguyờn tắc biểu hiện hài hũa giữa hai mặt:
Gọn, dễ lƣu chuyển, dễ sử dụng cho mỏy tớnh.
Rừ ràng: tức diễn đạt rừ ràng, chuẩn xỏc nội dung nghiệp vụ kinh tế và xỏc định chớnh xỏc cỏc bờn tham gia chịu trỏch nhiệm liờn đới. Sau khi hỡnh thành chứng từ ban đầu kế toỏn cần xỏc định rừ trỏch nhiệm của những ngƣời lập chứng từ, trỏch nhiệm thu nhận, kiểm tra chứng từ, thời hạn lập.
Hoàn thiện quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ
Chứng từ kế toỏn phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh gõy ra sự biến động tài sản ở thời gian và địa điểm khỏc nhau, nú là vật mang thụng tin. Do đú để phục vụ cụng tỏc kế toỏn và cung cấp thụng tin phục vụ quản lý chứng từ sau khi lập phải đƣợc tập trung về bộ phận kế toỏn để xử lý, luõn chuyển một cỏch khoa học.
Luõn chuyển chứng từ là quỏ trỡnh chuyển giao, sử dụng chứng từ, từ khi lập đến khi đƣa vào lƣu trữ bảo quản. Tựy thuộc vào yờu cầu quản lý của từng loại nghiệp vụ mà chứng từ kế toỏn đƣợc giao cho cỏc bộ phõn cú liờn quan. Quỏ trỡnh xử lý, luõn chuyển chứng từ phải đảm bảo cung cấp thụng tin kịp thời, trỏnh trựng lắp, chồng cheo. Do đú hồn thiện lũn chuyển chứng từ là việc xỏc định đƣờng vận động của chứng từ sao cho giảm tới mức thấp nhất việc ghi chộp sổ kế toỏn mà lƣợng thụng tin vẫn đầy đủ, đảm bảo cho quản lý, tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Tựy từng doanh nghiệp cụ thể với quy mụ và chức năng nhiệm vụ khỏc nhau mà đƣờng vận động cụ thể của chứng từ cũng khỏc nhau. Đặc biệt với hoạt động xuất khẩu hàng húa số lƣợng chứng từ nhiều, lập ở cỏc thời gian và địa điểm khỏc nhau, ngụn ngữ sử dụng khỏc nhau. Do vậy yờu cầu đặt ra là phải quản lý chặt chẽ về số lƣợng, tớnh hợp phỏp của chứng từ vỡ nú khụng chỉ là cơ sở để ghi chộp sổ sỏch kế toỏn mà cũn là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thanh toỏn với nhà nƣớc, với cỏc đối tỏc của doanh nghiệp.
b. Hoàn thiện việc võn dụng hệ thống tài khoản kế toỏn do Bộ tài chớnh ban hanh cho phự hợp với doanh nghiệp.
Trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp thƣờng xuyờn biến động do tỏc động của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đƣợc thụng tin và kiểm tra đƣợc nhờ chứng từ kế toỏn. Tuy nhiờn do đặc điểm cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh gồm nhiều loại cú nội dung kinh tế khỏc nhau, phỏt sinh ở nhiều địa điểm khỏc nhau do đú thụng tin thu thập đƣợc rất phõn tỏn, khụng cú hệ thống. Mà yờu cầu quản lý lại rất cần những thụng tin tổng hợp về từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Mặt khỏc mỗi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh thƣờng phản ỏnh quan hệ giữa cỏc mặt, cỏc tài sản, nguồn vốn mà chứng từ kế toỏn chỉ sao chụp nguyờn vẹn nghiệp vụ kinh tế.Tự nú khụng phản ỏnh đƣợc cỏc mối quan hệ giữa cỏc đối tƣợng kế toỏn khi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Chớnh vỡ vậy mà BTC đó ban hành một hệ thống tài khoản yờu cầu cỏc doanh nghiệp ỏp dụng dựa trờn tài khoản đú cho phự hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mỡnh.
Hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp hiện nay đƣợc ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/0995 của Bộ trƣởng BTC bổ sung thờm một số tài khoản theo thụng tƣ số 10/TT/CĐKT để sử dụng cho cỏc doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Hệ thống tài khoản này bao gồm 74 tài khoản kế toỏn trong bảng đƣợc chia thành 9 loại đƣợc đỏnh số hiệu từ 111 đến 911 và 9 tài khoản kế toỏn ngoài bảng đƣợc đỏnh số từ 001 đến 009. Tài khoản cấp I và tài khoản cấp II do BTC hoặc ngành chủ quản ban hành. Cỏc doanh nghiệp căn cứ vào yờu cầu quản lý để mở cỏc tài khoản cấp III và cấp IV… nhằm phản ỏnh chi tiết cỏc chỉ tiờu cần quản lý phục vụ cho việc cung cấp thụng tin.
Đơn vị phải căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mỡnh và hệ thống tài khoản thống nhất của ngành để xỏc định danh mục tài khoản kế toỏn tổng hợp, cỏc tài khoản cấp II cần sử dụng để phản ỏnh toàn bộ
hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra cần xỏc định cỏc tài khoản kế toỏn chi tiết phải mở nhằm phục vụ yờu cầu quản lý.
c Hoàn thiện hệ thống sổ sỏch kế toỏn.
Sổ kế toỏn đƣợc sử dụng để tập hợp xử lý cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh hệ thống húa tỡnh hỡnh và sự vận động của đối tƣợng kế toỏn. Thụng tin về cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trờn cỏc chứng từ kế toỏn đƣợc phõn loại, tập hợp trờn cỏc sổ kế toỏn theo những tiờu thức nhất định. Cuối kỳ số liệu trờn cỏc sổ kế toỏn đƣợc tổng hợp theo những chỉ tiờu kinh tế cần thiết để phản ỏnh trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức kế toỏn là hệ thống tổ chức sổ kế toỏn bao gồm số lƣợng sổ, kết cấu cỏc loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa cỏc loại sổ kế toỏn để ghi chộp, hệ thống húa và tổng hợp số liệu kế toỏn từ cỏc chứng từ gốc nhằm cung cấp cỏc chỉ tiờu cần thiết cho việc lập bỏo cỏo tài chớnh theo một trỡnh tự và phƣơng phỏp nhất định. Hiện nay việc thực hiện chế độ sổ kế toỏn vẫn cũn tồn tại nhiều vấn đề nhƣ cụng tỏc ghi sổ cũn rờm rà, phức tạp, ghi trựng lặp nhiều, mở và ghi sổ kế toỏn khụng đỳng với nguyờn tắc và phƣơng phỏp kế toỏn dẫn đến số liệu kế toỏn nhiều khi khụng đầy đủ, chớnh xỏc và trung thực. Do vậy cần thiết phải khụng ngừng hoàn thiện cụng tỏc ghi sổ kế toỏn. Tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toỏn là cụng việc quan trọng và cần thiết.
Phƣơng phỏp hoàn thiện hệ thống sổ kế toỏn:
Phải xõy dựng và ỏp dụng một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho cụng việc ghi chộp, giảm tới mức thấp nhất cụng việc ghi chộp của kế toỏn nhƣng vẫn đảm bảo cung cấp đủ thụng tin, chớnh xỏc về tất cả cỏc mặt, đỏp ứng tốt yờu cầu quản lý.
Phải căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong đơn vị cũng nhƣ yờu cầu theo dừi chi tiết của từng tài khoản mà mở thờm cỏc sổ chi tiết theo dừi cho chặt chẽ.
Ghi chộp sổ phải kịp thời toàn bộ cỏc chứng từ phỏt sinh trong ngày theo đỳng nguyờn tắc và chế độ kế toỏn nhằm đảm bảo cho chất lƣợng cỏc chỉ tiờu trờn bỏo cỏo tài chớnh.
Hiện nay cỏc doanh nghiệp đều sử dụng một trong năm hỡnh thức sau: Hỡnh thức Nhật ký sổ cỏi
Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ Hỡnh thức Nhật ký chứng từ Hỡnh thức Nhật ký chung. Hỡnh thức Kế toỏn mỏy
d Lựa chọn hỡnh thức kế toỏn cho phự hợp
Cỏc doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lựa chọn hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn hợp lý để xõy dựng mụ hỡnh bộ mỏy kế toỏn phự hợp với đặc điểm kinh doanh của mỡnh. Hiện nay cỏc doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu thƣờng ỏp dụng 1 trong 3 hỡnh thức:
Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn tập trung Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn phõn tỏn
Hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn nửa tập trung nửa phõn tỏn.