I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY DU LỊCH VIỆT NA M HÀ NỘ 1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Du lịch Việt Nam Hà
3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty.
3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty.
Cơng ty du lịch Việt nam - Hà nội là một Cơng ty Lữ hành Quốc tế có trụ sở tại Hà Nội và có chi nhánh tại Thành phố HCM và Thành phố Huế. Kế tốn là cơng cụ quan trọng để quản lý kế tốn tài chính của Cơng ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty được tổ chức theo hình thức tổ chức cơng tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Tồn bộ cơng tác kế tốn, cơng tác tài chính và cơng tác thống kê được tập trung ở phịng kế tốn tài vụ của Cơng ty.
Cịn 2 chi nhánh được phịng kế tốn giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành cơng việc hạch tốn như: ghi chép các chi tiêu cần thống kê, ghi chép một số nghiệp vụ cụ thể được giao hoặc ghi chép phân hành kế toán chi tiết phát sinh ở đơn vị mình.
Trong cơng ty, Phịng kế tốn tài chính là một phịng rất quan trọng với chức năng quản lý về tài chính, phịng tài chính kế tốn đã góp phần khơng nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch hàng năm của Cơng ty, có thể nói phịng tài chính kế toán là nơi ghi chép thu thập tổng hợp các thơng tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của Cơng ty một cách chính xác, đẩy đủ, kịp thời để hỗ trợ động lực cho ban lãnh đạo của Công ty trong việc đưa ra các quyết định quản lý .
Phịng kế tốn của Cơng ty du lịch Viết Nam - Hà Nội gồm 11 thành viên, trong đó có 5 nam, 10 đại học, mối người đều có chức năng riêng.
Kế toán trưởng là người giúp giám đốc cơng ty tổ chức thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê, tài chính ở cơng ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm sốt tồn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp. Kế tốn trường chịu sự chỉ đạo trực tiệp của giám đốc.
Kế tốn trưởng có nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn của công ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức kinh doanh và yêu cầu quản lý của cơng ty. Kế tốn trưởng thường kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép, tính tốn ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ. Kế toán trưởng là người lập các báo cáo tài chính hàng năm.
Kế tốn tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng trong việc thực hiện cơng tác kế tốn như: việc thực hiện tổng hợp các kết quả của từng bộ phận để vào sổ tổng hợp và lên các báo cáo cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán.
Kế toán phụ trách phần cơng nợ quốc tế: có trách nhiệm theo dõi tồn bộ công nợ mà các hãng nước ngồi đang nợ cơng ty, hàng quỹ lập nhật biên doanh thu và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Kế tốn phụ trách phần cơng nợ địa phương: có nhiệm vụ tập hợp các
công nợ của khách hàng, khách sạn, nhà hàng...
Kế tốn thanh tốn đồn: Theo dõi các khoản thuê (xe, hướng dẫn viên), khoản chi trong một chương trình Tour mang về thanh tốn, xem xét chương trình, chứng từ, hố đơn có hợp lý hay khơng sau đó tập hợp lại cho phịng kế tốn thanh tốn hồn tạm ứng.
Kế tốn quỹ: có nhiệm vụ viết phiếu Thu, Chi để hàng tháng lên Nhật
biên tiền mặt (Nhật biên thu, chi tiền mặt trong quý).
Thủ quỹ: Theo dõi quỹ, tránh xảy ra việc mất mát, đồng thời phản ánh kịp thời dòng tiền ra vào trong từng ngày và từng tháng theo quy định thông qua việc ghi chép sổ quỹ. Cuối kỳ hoặc cuối niên độ, thủ quỹ phải báo cáo với kế toán trưởng và kế tốn tổng hợp về tình hình tồn quỹ để kế tốn tổng hợp đối chiếu số liệu với các phần hành liên quan, qua đó kế tốn trưỏng cũng biết được lượng tiền mặt hiện cịn để có quyết định phù hợp.
Kế toán ngân hàng: Theo dõi khoản tiền qua ngân hàng, nếu có khoản chi nào thơng qua ngân hàng thì kế tốn ngân hàng có trách nhiệm phải làm đủ các thủ tục, chứng từ theo yêu cầu.
Kế toán TSCĐ+Khâu bán vé máy bay: Theo dõi tình hình tăng giảm
TSCĐ, trích khấu hao và lập bảng tổng hợp khấu hao. Ngồi ra cịn phụ trách tập hợp tồn bộ phiếu bán vé máy bay.
Kế toán thống kê+Khâu đổi tiền: có nhiệm vụ lập các bảng biểu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp và còn chịu trách nhiệm về vấn đề đổi tiền (trước khi thu tiền phải đổi thành Việt nam đồng).
Các nhân viên trong phịng kế tốn phần lớn là nhân viên có trình độ đại học phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty. Xuất phát từ nhu cầu thực tế của Công ty, từ u cầu và trình độ quản lý của Cơng ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo sơ đồ sau:
3.2. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế tốn của Cơng ty.
Do đặc thù của ngành du lịch, Cơng ty du lịch Việt nam - Hà nội, ngồi các bộ phận của Công ty, Cơng ty cịn mở thêm 2 chi nhánh ở TP HCM và TP Huế vì thế để có thể hạch tốn và phản ánh được tồn bộ các hoạt động của cơng ty. Tại các trung tâm công ty đã sử dụng hình thức sổ nhật biên. cuối tháng các trung tâm sẽ hình thành các bảng kê chi tiết từ các nhật biên theo dõi hàng ngày. Bảng kê sẽ được chuyển về Công ty để tiếp tục công việc tiếp theo. Tại Cơng ty đã sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để hạch tốn. Để đảm bảo cơng tác đối chiếu và so sánh kế toán cần sử dụng đến các sổ kế toán như: Sổ chi tiết các tài khoản, sổ TSCĐ, Sổ chi tiết thanh tốn với khách hàng...
Ta có thể thấy trình tự hạch tốn chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh theo hình thức chứng từ ghi sổ tại cơng ty theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 14: SƠ ĐỒ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ gốc
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối quý
Tài khoản kế toán sử dụng.
Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, tài khoản này được mở chi tiết như sau:
- 1541 Kinh doanh lữ hành quốc tế. - 1542 Kinh doanh vận chuyển.
- 1543 Kinh doanh nội địa và nước ngoài.
Tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ, tài khoản này được mở chi tiết như sau:
- 51131 Kinh doanh lữ hành quốc tế. - 51132 Kinh doanh vận chuyển.
- 51133 Kinh doanh nội địa và nước ngoài. - 51134 Kinh doanh đại lý bán vé máy bay.
Sổ chi tiết nhật biên TK 1541,1542,1543,642, 51131,51132,51133, 911... Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 1541, 1542, 1543, 642, 51131, 51132, 51133, 51134, 911...
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tài khoản này được dùng để tập hợp chi phí kinh doanh dịch vụ trong Cơng ty gồm:
- Lương và các khoản trích theo lương của cơng nhân viên. - Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí tiếp khách, hội nghị
- Chi phí và dịch vụ chuyển tiền của ngân hàng - Chi phí thơng tin - quảng cáo
- Chi phí điện, nước, điện thoại Và những chi phí khác.
Tài khoản 1368 - phải thu nội bộ khác. - 13681 - Chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh. - 13682 - Chi nhánh ở TP Huế.