II. THỰC TRẠNG HẠCH TỐN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ TẠI CÔNG TY DU LỊCH VIỆT
1. Hạch tốn chi phí tại Cơng ty Du lịch Việt Nam Hà nội.
1.1. Hạch toán chi phí trực tiếp.
Chi phí trực tiếp tại Cơng ty bao gồm tồn bộ các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện và hoàn thành các dịch vụ của Cơng ty. Các khoản chi phí này thường được định mức cho từng loại dịch vụ cụ thể.
Để tập hợp các chi phí trực tiếp phát sinh, kế tốn Cơng ty sử dụng tài khoản: TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Tài khoản 154 được mở chi tiết cho từng lĩnh vực hoạt động và được chia thành các tiểu khoản có nội dung sau:
- TK 1541 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế. - TK 1542 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh vận chuyển.
- TK 1543 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và nước ngoài.
+ TK 1541: Tài khoản này được sử dụng để tập hợp tồn bộ các chi phí trực tiếp liên quan khâu đón khách ở sân bay, bến cơng..., tổ chức phục vụ theo yêu cầu của khách. Do việc bán các Tour cho khách được thực hiện theo phương thức chọn gói nên các chi phí này bao gồm: chi phí th đặt phịng khách sạn, mua vé thắng cảnh, th cơng tác viên, chi phí cho các hoạt động vui chơi, giải trí...
+ TK 1542: Tài khoản này sẽ theo dõi và tập hợp tồn bộ các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động vận chuyển, bao gồm: Chi phí mua nhiên liệu xăng, dầu, sửa chữa, chi phí th xe ngồi...
+ TK 1543: Việc tập hợp chi phí cho tài khoản này cũng tương tự như TK 1541. Tuy nhiên tài khoản này chỉ theo dõi các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và du lịch nước ngoài (phục vụ khách du lịch người Việt Nam).
1.1.1. Hạch tốn chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành.
Đối với hoạt động kinh doanh lữ hành, do công ty thực hiện bán theo phương thức trọn gói nên chi phí trực tiếp bao gồm rất nhiều khoản mục, thậm chí cịn gồm cả sản phẩm của các bộ phận khác trong Công ty như: Bộ phận vận chuyển, đại ý vé máy bay... Do vậy, việc hạch tốn chi phí trực tiếp bộ phận này được phân thành các trường hợp sau:
+ Trước khi tổ chức đồn đi, Cơng ty tạm ứng tiền trước cho hướng dẫn viên nhằm phục vụ cho các chi tiêu cần thiết phải thanh tốn ngay, khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 141 Tổng số tiền tạm ứng cho hướng dẫn viên trong công ty. Nợ TK 1388 Tổng số tiền tạm ứng cho các công tác viên của cơng ty.
Có TK 111,112 Tạm ứng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Sau khi hoàn thành chuyến đi kế tốn tập hợp các chi phí trực tiểp trong chuyến đi để ghi sổ theo bút tốn:
Nợ TK 154 (1541,1543) Chi phí trực tiếp của hoạt động lữ hành. Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào.
Có TK 141,1388 Trừ vào số tiền đã tạm ứng trước.
Có TK 111,112 Đã trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331 Chưa trả tiền cho người bán.
Có TK 51132 Doanh thu dịch vụ vận chuyển của cơng ty. Có TK 138 Vé máy bay nhận từ đại lý.
+ Đối với các chuyến đi do các chi nhánh của cơng ty thực hiện thì cuối q chi nhánh tập hợp số liệu gửi cho cơng ty, khi đó kế tốn ghi:
Nợ TK 154 (1541,1543) Tổng chi phí trực tiếp của chi nhánh trong quý. Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào.
Sau khi hợp đồng mua bán được thoả thuận, hướng dẫn viên (người được giao nhiệm vụ tiếp đón khách) làm giấy xin tạm ứng để sử dụng cho một số các dịch vụ mua ngoài phục vụ du khách trong chuyến đi (cần thiết phải thanh toán ngay) và gửi giấy này đến phịng kế tốn xin ký duyệt.
Đơn vị: Công ty DLVN - NH. Mẫu số: 03 -TT
Địa chỉ: 30A LTK - HN. Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 03 tháng 01 năm 2001 Số: 01425. Kính gửi: Phịng tài chính- kế tốn.
Tên tôi là: Dương Xuân Tráng. Địa chỉ: Phòng hướng dẫn.
Đề nghị Cho tạm ứng số tiền: 6.500.000 đ (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Đưa khách đi tham quan Hạ Long. Thời hạn thanh toán: Ngày 12 tháng 01 năm 2001
Thủ trƣờng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ngƣời đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên)
Kế toán lập phiếu chi, ký nhận sau khi tiến hành duyệt chi. Trên cơ sở phiếu chi thủ quỹ xuất tiền tạm ứng và ghi số quỹ.
Đơn vị: Công ty DLVN - HN. Địa chỉ: 30A LTK - HN.
Mẫu số: 02- TT
Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995
của Bộ tài chính
Quyển số: .................. Số: ..................
PHIẾU CHI Nợ: 141
Ngày 05 tháng 01 năm 2001 Có: 111 Họ, tên người nhận tiền: Dương Xuân Tráng.
Địa chỉ: Phòng hướng dẫn. Lý do chi: Tạm ứng.
Số tiền: 6.500.000 đ (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo 01 Chứng từ gốc. Thủ trƣờng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Ngày 06 tháng 01 năm 2001
Ngƣời nhận tiền
(Ký, họ tên)
Sau khi hoàn thành một Tour du lịch cho khách, hướng dẫn viên tập hợp các chứng từ, hố đơn, bản kê chi phí trong chuyến đi để nộp lại cho phịng kế tốn.