và dịch vụ trực tuyến ICOMMERCE VIỆT NAM.
2.1.1 Một số thông tin về công ty cổ phần thương mại và dịch vụ trực
tuyến ICOMMERCE VIỆT NAM:
Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Thương mại và dịch vụ trực tuyến ICOMMERCE VIỆT NAM
Tên giao dịch quốc tế: ICOMMERCE Vietnam online services and trading joint stock co
Số điện thoại 0973219995
Địa chỉ: Số nhà 39, ngõ 223, Đường Đại Mỗ - Phường Đại Mỗ - Quận Nam Từ Liêm - Hà Nội.
Người đại diện theo
pháp luật: Hoàng Tuần Long
Ngày hoạt động 03/10/2016
Mã số thuế 0107585009
Vốn điểu lệ 1000000000
Nơi đăng ký quân lý
thuế Chi cục thuế quận Nam Từ Liêm
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Sau khi tách ra từ Tổng công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ chuyển phát nhanh PLANET COURIER SERVICE(PCS), ngày 03/10/2016 Icommerce Việt Nam hoạt động như 1 đơn vị kinh doanh độc lập có liên kết với Tổng cơng ty PCS, với đội ngũ lãnh đạo sáng suốt có tầm nhìn chiến lược và đội ngũ nhân viên có năng lực, nhiệt huyết thì Icommerce Việt Nam đã nhanh chóng trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển phát nhanh. Cùng với Tổng công ty PCS, doanh nghiệp đã cung cấp cho thị trưởng trong và ngoài nước dịch vụ đáng tin cậy, nhah gọn, hiệu quả mang lại sự hài lòng cho người tiêu dùng và các đối tác.
2.1.3 Đặc trưng ngành nghề của công ty
Công ty CP Thương mại và dịch vụ trực tuyến ICOMMERCE VIỆT NAM là 1 trong những công ty đi đầu trong việc cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế -nội địa, logistic, kho bãi, phân phối hàng
Các lĩnh vực chủ yếu:
Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế Dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước Dịch vụ Ecommerce
Dịch vụ kho vận Dịch vụ hậu cần
Dịch vụ Thông quan xuất –nhập khẩu Dịch vụ phân phối hàng hóa nhập khẩu
Trong đó dịch vụ thơng quan xuất nhập khẩu vẫn là dịch vụ cốt lõi của doanh nghiệp
* Lĩnh vực chuyển phát nhanh quốc tế:
Với việc liên kết chặt chẽ với Tổng công ty PCS nằm trong hệ thống SKYNET- công ty hàng đầu trong lĩnh vực chuyển phát nhanh và vận chuyển hàng hóa quốc tế, đứng thứ 5 trên thế giới với hơn 1000 văn phòng tại 209 quốc gia và vùng lãnh thổ
Đại lý cho nhiều hãng chuyển phát nhanh như DHL, FedEx ,SMS, TNT 5 lợi ích khi sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp:
Thời gian vận chuyển nhanh chóng, lịch bay đều đặn, cam kết đúng lịch trình
Giá thành cạnh tranh, tiết kiệm chi phí Đảm bảo về chất lượng dịch vụ
Phục vụ chuyên nghiệp tận tâm, đảm bảo tối đa quyền lợi của khách hàng
Lĩnh vực chuyển phát nhanh nội địa:
Với mạng lưới phủ sóng khắp các thành phố và khu cơng nghiệp trên toàn quốc, cung cấp dịch vụ phát hàng và thu tiền COD cho tất cả các đối tượng:
Dịch vụ B2B và B2C trên toàn lãnh thổ Việt Nam
Người gửi hàng (người bán) là các cá nhân tổ chức và người nhận (người mua) la các cá nhân hay tổ chức
Ngồi ra doanh nghiệp cịn cung cấp dịch vụ phát hàng và thu tiền người nhận (Collecting on delivery).
Dịch vụ vận chuyển hàng thương mại điện tử:
Các nước có văn phịng đại diện tại nước ngồi và vận chuyển trực tiếp là: Nhật Bản, Hongkong, Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan, Đức, Anh, Pháp, Tây Ban Nha
Dịch vụ ủy thác nhập khẩu:
Cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa từ quốc tế về Việt Nam và từ Việt Nam đi các nước
Dịch vụ mua hộ hàng:
Dịch vụ mua hộ hàng Quốc tế có nguồn gốc xuất xứ từ Mỹ, Nhật, Anh, Đức, Hàn Quốc, Trung Quốc, Pháp…đất nước của những tiêu chuẩn, quy định nghiêm ngặt về chất lượng sản phẩm và về lưu hành hàng hóa
Dịch vụ kinh doanh thương mại:
Doanh nghiệp khơng ngừng phát triển, mở rộng thị trường và các dịch vụ kinh doanh thương mại khác:
Dầu gội, dầu xả Hachi
Tã bỉm Cooing Hàn Quốc
Dầu ăn Mỹ, Nhật
Dịch vụ chuyển phát thư Bơng Sen Vàng:
Chương trình bơng sen vàng của Vietnam Airlines hay còn được biết đến với cái tên Golden Lotus Plus (GLP) là chương trình khuyến khích và chiêu đãi những khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ của Vietnam Airlines với nhiều ưu đãi đặc sắc khi hành khách tham gia các chuyến bay.
Chương trình được giới thiệu đến khách hàng vào năm 2002 và được xem là một hình ảnh nhận diện thương hiệu của Vietnam Airlines, đánh dấu bước khởi đầu trong việc định hướng toàn diện về thương hiệu của hãng hàng không này và đã gặt hái được nhiều thành công đáng kể trên thế giới.
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyển phát thẻ hội viên BSV tới các hội viên của hãng hàng khơng quốc gia Việt Nam trên tồn thế giới với nhiều ưu điểm vượt trội.
Dịch vụ thông quan nhập khẩu hộ:
Là dịch vụ chủ yếu của doanh nghiệp, thông quan xuất nhập khẩu hộ là loại hình kinh doanh mới với mục đích giúp đỡ các doanh nghiệp có hàng hóa xuất nhập khẩu tuy nhiên lại chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Thủ tục Hải quan đối với mỗi mặt hàng xuất khẩu hay nhập khẩu có những đặc thù riêng biệt và khơng thể áp dụng giống nhau hết ở các quốc gia. Đối với một lô hàng, nếu việc chuẩn bị chứng từ không cẩn thận và thiếu chính xác cũng như có bất kỳ sự sai sót trong q trình lên tờ khai cũng sẽ thể dẫn đến sự chậm trễ thậm chí là đình trệ việc giao nhận hàng hóa tại cảng, gây phát sinh chi phí lớn đồng thời làm trì hỗn đến cả dây chuyền sản xuất của cả một nhà máy hay một hệ thống phân phối của một tập đồn. Do đó, thủ tục thơng quan hàng hóa chính xác, nhanh chóng và hiệu quả có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong quá trình sản xuất và lưu thơng hàng hóa. Với kinh nghiệm cùng với những am hiểu về nghiệp vụ hải quan thì doanh nghiệp dễ dàng cung cấp cho các đối tác dịch vụ thông quan nhanh và tiện lợi, đáp ứng kịp thời về thời gian cũng như tính cẩn trọng trong q trình làm thủ tục thơng quan cho các hàng hóa
Thị trường tiêu thụ và vị thế cạnh tranh: * Thị trường nước ngoài
Với việc liên kết với Tổng cơng ty PCS thì thị trường nước ngồi với doanh nghiệp Icommerce Việt Nam rất đa dạng phong phú. Cùng với sự hội nhập của Việt Nam trên thị trường quốc tế càng góp phần ngày càng mở rộng thị trường ngồi nước của doanh nghiệp một cách đáng kể
* Vị thế của công ty:
Là một doanh nghiệp thành lập chưa lâu nhưng với kinh nghiệm, thị trường khoa học cơng nghệ sẵn có của Tổng cơng ty PCS đã khiến cho doanh nghiệp trở thành 1 trong những đầu tàu trong lĩnh vực chuyển phát nhanh trong và ngoài nước, logistic và các dịch vụ thương mại khác. Với những giải thưởng đã đạt được trong những năm hoạt động đã khẳng định được vị thế của một doanh nghiệp đi đầu của ngành chuyển phát nhanh- đang trở thành nhu cầu thiết yếu của thị trường trong thời kỳ cơng nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước như hiện nay.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức và quản lý công ty:
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Quản lý trung tâm
- Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động văn phòng
- Đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chịu trách nhiệm tuyển dụng
- Kiểm sốt các quy trình của tồn bộ các bộ phận. Cập nhật sửa đổi cần thiết.
- Kiểm soát sát sao hoạt động của toàn bộ các bộ phận. Đảm bảo đội ngũ nhân viên luôn chỉn chu, chuyên nghiệp, dịch vụ cho khách hàng luôn đảm bảo tốt nhất.
- Phân công, bàn giao và đôn đốc công việc của các bộ phận
- Theo dõi xử lý các tình huống phát sinh
- Định kỳ hàng tháng kiểm tra tồn bộ giấy tờ hồ sơ cơng ty, điều chỉnh sai sót ngay khi phát hiện
- Kiểm tra ký duyệt đề nghị thanh toán lễ tân gửi lên
- Theo dõi các báo cáo định kỳ của các bộ phận
- Kiểm tra chấm cơng trước khi gửi kế tốn lên bảng lương
- Báo cáo tình hình hoạt động cho Ban lãnh đạo cơng ty
- Đề xuất các ý kiến liên quan đến nhân sự, dịch vụ để Ban lãnh đạo công ty xem xét phê duyệt
- Thực hiện các công việc do Ban lãnh đạo công ty phân cơng chỉ đạo
Bộ phận lễ tân
- Tiếp đón khách đến văn phịng
- Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm, nhập sổ theo dõi và bàn giao cho bên liên quan
- Tiếp nhận và xử lý order của khách hàng
- Quản lý lịch sử dụng phòng họp, sắp xếp các trang thiết bị trong phịng họp ln sẵn sàng để sử dụng.
- Tiếp nhận ý kiến, phàn nàn của khách hàng, báo cáo Quản lý để xử lý
- Chuẩn bị và gửi thông báo tới khách hàng (lịch nghỉ ngày lễ…)
- Cập nhật theo dõi Bảng thông tin khách hàng
- Cập nhật theo dõi Bảng thông tin nhà cung cấp
- Chuẩn bị theo dõi bản chào dịch vụ, đảm bảo số lượng tồn
- Lưu trữ quản lý hồ sơ
- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm
- Cuối tháng tập hợp dịch vụ phát sinh của khách hàng,
- Hàng tháng lập Đề nghị thanh tốn phí dịch vụ của khách hàng, Gửi hóa đơn, u cầu thanh toán và kết hợp kế toán theo dõi thanh toán của khách hàng
- Quản lý các thiết bị văn phịng ln trong trạng thái hoạt động tốt. Trường hợp phát sinh hỏng hóc liên hệ Quản lý tài sản để sửa chữa. Định kỳ liên hệ nhà cung cấp bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các trang thiết bị theo yêu cầu
- Quản lý giám sát vệ sinh khu vực văn phòng, yêu cầu tạp vụ xử lý ngay khi phát hiện các vấn đề không đảm bảo vệ sinh
- Thực hiện các đơn hàng và hợp đồng mua bán theo yêu cầu của Quản lý
- Hỗ trợ các công việc khu vực Café theo phân công của quản lý
- Kết hợp các bộ phận khác để xử lý các tình huống xảy ra đảm bảo xử lý nhanh gọn không gây ảnh hương tới khách hàng
- Lên kế hoạch và chuẩn bị các sự kiện cho khách hàng
- Làm các báo cáo theo yêu cầu của Quản lý
- Các công việc theo phân cơng của quản lý
Phịng hành chính
- Là bộ phận thừa hành để thực hiện cơng tác quản trị hành chính, quản trị nhân sự, thanh tra, bảo vệ pháp chế, thi đua, tuyên truyền. Làm trung tâm thông tin giữa các phòng, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo đến nơi cần thiết một cách kịp thời, chính xác. Quản lý tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, văn phịng phẩm theo phân cấp.
- Thực hiện công tác quản trị nhân sự trong tồn cơng ty, tiếp nhận tồn bộ hồ sơ người lao động để cung cấp thơng tin cho giám đốc sử dụng, bố trí lao động, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động trong cơng ty.
Phịng tài chính kế tốn
- Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành cơng tác kinh tế tài chính và hạch tốn kế tốn, xúc tiến huy động tài chính và quản lý cơng tác đầu tư tài chính. Thực hiện và theo dõi cơng tác kế tốn tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ, chính sách đối với người lao động trong cơng ty. Thanh tốn, quyết tốn các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh và chi phí đầu các dự án theo quy định.
Bộ phận kinh doanh
- Tiếp nhận và xử lý phàn nàn khách hàng
- Chăm sóc khách hàng, tìm hiểu nhu cầu và ý kiến của khách hàng để phát triển các gói dịch vụ
- Đề xuất các chương trình ưu đãi, khuyến mại thu hút khách hàng
- Điều phối phân cơng và kiểm sốt các bộ phận triển khai các sự kiện cho khách hàng
* Tình hình chung về cơng tác kế tốn tại Cơng ty dịch vụ và thương mại trực tuyến ICOMMERCE VIỆT NAM.
Chức năng và nhiệm vụ bộ máy kế tốn của cơng ty
- Bộ phận kế toán của công ty dịch vụ và thương mại trực tuyến ICOMMERCE VIỆT NAM có chức năng theo dõi kiểm tra, giám sát, đánh giá về tình hình tài chính của cơng ty, tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nộp báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các cơ quan quản lý.
- Làm cơng tác kế tốn từ việc lập chứng từ, ghi vào sổ kế toán, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán và lập báo cáo kế toán theo yêu cầu.
- Cùng với các bộ phận chức năng khác soạn thảo và hoạch định kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính cho hoạt động của cơng ty.
- Thông qua các tài liệu ghi chép, kế tốn tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình tư vấn, bảo tồn vốn. Tính tốn chi phí và giá vốn của dịch vụ, hiệu quả sản xuất kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, với cấp trên và cơng tác thanh tốn khác.
Hình thức tổ chức cơng tác kế hoạch tại công ty dịch vụ và thương mại trực tuyến ICOMMERCE VIỆT NAM
- Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn của cơng ty. Ở các bộ phận khác không tổ chức kế tốn riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý
sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phịng kế tốn của cơng ty để xử lý và tiến hành cơng tác kế tốn.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Chức năng và vai trị của từng bộ phận
- Kế tốn trưởng: Giúp giám đốc cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn, chỉ đạo hạch tốn trong tồn cơng ty theo chế độ kế tốn của nhà nước và quy chế quản lý của cơng ty. Định kỳ lập báo cáo tài chính kế tốn, tổ chức sử dụng vốn và cơng tác thu hồi vốn.
- Kế tốn tổng hợp:
+ Có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, tiến hành vào sổ kế toán nhật ký chung, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết theo từng đối tượng.
+ Lập phiếu thu, phiếu chi theo lệnh, quản lý quỹ tiền mặt, tính tốn phân bổ chính xác quỹ tiền mặt, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng liên quan. Thanh toán tiền lương đầy đủ, kịp thời cho cán bộ công nhân viên, theo dõi tình hình cơng nợ đối với các khoản vay dài hạn, ngắn hạn, và các khoản nợ khác của công ty và các bên liên quan.
+ Tổ chức sử dụng và phân bổ khấu hao TSCĐ và CCDC cho các đối tượng sử dụng có liên quan.
- Kế tốn thuế: Theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, các khoản phải nộp, các khoản thuế được hoàn lại.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi quản lý quỹ tiền mặt, kịp thời báo cáo tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt