Để tạo Slide mới vào bài trình chiếu, chúng ta thao tác như sau:
Trên thanh Ribbon, chúng ta vào thẻ Home, nhóm Slide,
chọn lệnh New Slide. Tại đây sẽ hiển thị một danh sách các kiểu
1. Chọn vị trí cần lưu
2. Tên tập tin
3. Định dạng tập tin
Hình 5.15. Tạo slide mới slide mới
bố cục mẫu cho trang Slide. Chúng ta nhấp chuột chọn một kiểu bố cục từ danh sách thả xuống, Slide mới sẽ được chèn vào bài trình chiếu theo kiểu bố cục vừa chọn.
Thay đổi bố cục cho Slide
Thông thường, Slide sau khi tạo xong sẽ có bố cục theo kiểu được chọn. Tuy nhiên chúng ta có thể thay đổi bố cục cho Slide bằng cách vào thẻ Home, nhóm Slides, lệnh Layout và
chọn mẫu có sẵn từ danh sách xổ xuống để thay đổi bố cục cho Slide.
Nhân bản một hay nhiều Slide
Trong q trình soạn thảo bài thuyết trình, sẽ có những Slide giống nhau, mà chúng ta muốn nhân bản. Để làm điều này, chúng ta thao tác như sau:
Bước 1: Chọn các Slide trong thẻ Slides muốn sao chép nằm bên trái cửa sổ chương trình PowerPoint.
Bước 2: Chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau: Cách 1: Nhấp phải chuột chọn tại vùng chọn rồi chọn lệnh
Duplicate Slide từ danh sách xổ xuống.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl-D
Cách 3: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Home, nhóm Slide, lệnh New Slide/ Duplicate Selected Slides.
Hình 5.19. Nhân bản slide
Thay đổi vị trí Slide
Để thay đổi vị trí các Slide trong bài thuyết trình, chúng ta nhấn giữ chuột trái tại Slide trong thẻ Slides nằm bên trái cửa sổ chương trình mà chúng ta muốn thay đổi vị trí, sau đó kéo Slide về vị trí mong muốn và thả chuột.
Hình 5.2 Thay đổi bố cục slide Hình 5.3 Thêm mới slide Hình 5.16. Thay đổi bố cục slide Hình 5.17 Thêm mới slide Hình 5.18. Thay đổi vị trí silde
Ngồi ra chúng ta có thể thao tác như sau:
Bước 1: Chọn một hoặc nhiều Slide cần thay đổi vị trí trong khung Slide. Bước 2: Di chuyển Slide được chọn vào bộ nhớ tạm. Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Cut. Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Cut từ danh sách xổ xuống.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X
Bước 3: Chọn vị trí muốn dánSlide từ bộ nhớ tạm vào bài thuyết trình. Sau đó, chúng ta thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Paste.
Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Paste từ danh sách xổ xuống.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Xóa Slide
Để xóa Slide, chúng ta chọn Slide cần xóa rồi nhấn phím Delete trên bàn phím, hoặc nhấn chuột phải lên Slide cần
xóa trong hộp Slide rồi chọn Delete Slide.
Sao chép Slide
Bước 1: Chọn một hoặc nhiều Slide cần sao chép trong khung Slide.
Bước 2: Sao chép Slide vào bộ nhớ tạm. Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Copy.
Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Copy từ danh sách xổ xuống.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
Bước 3: Chọn vị trí muốn dánSlide từ bộ nhớ tạm vào bài thuyết trình. Sau đó, chúng ta thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Paste.
Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Paste từ danh sách xổ xuống.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.
Hình 5.20. Xóa slide slide
Ẩn các Slide
Chức năng này cho phép ẩn Slide trong chế độ trình chiếu nhưng khơng xóa hẳn Slide đó khỏi bản trình chiếu hiện hành. Để thực hiện điều này, chúng ta chọn một hoặc nhiều slide muốn ẩn, sau đó click phải chuột trên Slide được chọn rồi chọn lệnh Hide Slide hoặc vào thẻ Slide Show, nhóm Set Up, chọn lệnh Hide Slide.
Hình 5.21. Ẩn slide
Slide Master
Slide Master là slide nằm ở vị trí đầu tiên, chứa thơng tin về mẫu định dạng, bố cục thiết kế của các trang slide bao gồm nền slide, màu sắc, các hiệu ứng, kích thước và vị trí hộp văn bản. Khi sử dụng slide master chúng ta có thể thay đổi tồn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài trình chiếu rất nhanh chóng. Việc sử dụng tốt Slide Master giúp tạo ra một bản trình chiếu có tính nhất qn cao về mặt định dạng, giảm kích thước tệp tin trình chiếu.
Để mở chế độ hiệu chỉnh Slide master, chúng ta vào thẻ View, nhóm Master
Views, lệnh Slide Master. Do các hiệu chỉnh và thay đổi trong slide master ảnh hưởng
đến tồn bộ bài trình chiếu nên chúng ta chỉ thực hiện các hiệu chỉnh và thay đổi trong chế độ màn hình Slide Master. Định dạng các thuộc tính của Slide Master giống như định dạng một Slide thơng thường.
Hình 5.22. Mở silde master
Hình 5.23. Giao diện slide master
Sau khi hiệu chỉnh xong phải tắt chế độ soạn thảo Slide Master, quay về chế độ soạn slide bằng cách bấm nút Close Master View.
3.1. Tạo và định dạng văn bản
Nhập văn bản
Trong PowerPoint, văn bản được đặt trong các hộp văn bản (TextBox) hoặc hộp nội dung (Placeholder). Tại đây, chúng ta có thể áp dụng các định dạng cho văn bản như: định dạng ký tự đậm, nghiêng, gạch dưới, tạo các mục số hoặc dấu hoa thị (Bullets and Numbering),... bằng cách dùng cách lệnh trong nhóm
Home/ Font và Home/ Paragraph tương tự
như trong chương trình Microsoft Word.
Khi chúng ta tạo Slide vào bài trình chiếu, trong Slide sẽ xuất hiện các hộp văn bản theo bố cục chúng ta đã chọn. Nếu chúng ta muốn thêm hộp văn bản của riêng mình, chúng ta vào thẻ Insert, nhóm Text và chọn lệnh TextBox. Sau đó, chúng ta nhấn giữ chuột để vẽ Text Box lên Slide.
Hình 5.25. Chèn thêm hộp textbox
Định dạng văn bản
Chúng ta có thể áp dụng các định dạng cho văn bản trong PowerPoint tương tự như Word như định dạng ký tự (Font, Size, Font style, …), canh lề cho đoạn văn bản (trái, giữa, phải), tạo các mục số hoặc dấu hoa
thị (Bullets and Numbering), …
Tạo thụt dòng cho các mục trong văn bản Để tạo thụt dòn cho các mục trong văn bản, chúng ta chỉ cần nhấn phím Tab trên bàn phím. Mỗi
lần nhấn phím Tab, dịng sẽ thụt vào 1 cấp. Nếu muốn giảm cấp độ thụt dòng, chúng ta nhấn tổ hợp phím Shift + Tab trên bàn phím.
Định dạng phơng
Hình 5.4 Màn hình nhập liệu Hình 5.24. Màn hình nhập liệu
PowerPoint cung cấp một loạt các phông chữ được xây dựng trước cho chúng ta lựa chọn. Tùy thuộc vào mục đích của bài mà chúng ta có thể chọn một phông chữ phù hợp. Thông thường, phông chữ mặc định trong Powerpoint 2010 là Calibri. Để thay đổi phông
chữ cho văn bản, chúng ta thao tác như sau: Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng phơng. Nếu chúng ta chọn tồn bộ hộp văn bản hay văn bản trong khối, thì những thay đổi này sẽ áp dụng cho toàn bộ khu vực chọn. Nếu chúng ta chọn một đoạn văn bản riêng biệt, thì thay đổi này chỉ áp
dụng cho phần
chúng ta chọn.
Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Font, chúng ta chọn vào hình tam giác hướng xuống để hiển thị danh sách các phông. Một
danh sách các phông chữ được hiển thị, lúc này chúng ta có thể chọn phơng chữ phù hợp với bài trình chiếu mà chúng ta muốn.
Thay đổi cỡ chữ
Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng lại cỡ chữ.
Bước 2: Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau:
Cách 1: Trong thẻ Home, nhóm Font,
chúng ta chọn vào hình tam giác hướng xuống để hiển thị danh sách các cỡ chữ. Một danh sách các phông chữ được hiển thị, lúc này chúng ta có thể chọn phong chữ phù hợp với bài trình chiếu mà chúng ta muốn.
Cách 2: Chúng ta chọn thẻ Home, nhóm Font:
Hình 5.5 Định dạng font chữ
+ Lệnh Increase Font Size để tăng kích thước chữ. + Lệnh Decrease Font Size để giảm kích thước chữ.
Mỗi lần chọn lệnh là kích thước chữ sẽ tăng hoặc giảm đi 1 đơn vị. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím:
+ Ctrl + ]: tăng kích thước chữ lên một đơn vị. + Ctrl + [: giảm kích thước chữ xuống 1 đơn vị.
Thay đổi màu chữ
Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng lại màu chữ.
Bước 2: Tại bước này, chúng ta có thể thực hiện theo các cách như sau: Cách 1: Trong thẻ Home, nhóm Font, tại lệnh Font Color, chúng ta chọn vào hình tam giác hướng xuống để hiển thị danh sách các màu cho chữ. Sau đó, chúng ta chọn màu chữ phù hợp.
Cách 2: Nhấn chuột phải tại vùng văn bản chúng ta chọn, rồi chọn lệnh Font Color và chọn chữ phù hợp.
Hình 5.28. Hộp màu nền
Canh chỉnh văn bản
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn canh chỉnh.
Bước 2: Trong thẻ Home > nhóm Paragraph>Sau đó chúng ta chọn các chế độ căn lề. Có các chế độ căn lề như sau:
Align Left để canh lề trái.
Align Right để canh lề phải.
Center để canh giữa hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + E.
Justify để canh đều hai bên.
3.2. Danh sách
Thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong văn bản
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi khoảng cách giữa các dịng. Bước 2: Trong thẻ Home >Nhóm Paragraph > nhấn nút Line Spacing. Bước 3: Chọn khoảng cách chúng ta muốn.
Hình 5.29. Hộp khoảng cách giữa các hàng văn bản
Lưu ý: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách
này khơng có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, chúng ta hãy chọn Line Spacing Options và nhập vào khoảng cách mà chúng ta muốn.
Các kiểu khoảng cách dòng mà PowerPoint 2010 hỗ trợ đó là:
Single (dịng đơn): Tùy chọn này hỗ trợ font
lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà chúng ta đang sử dụng.
1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng
đơn.
Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn. At least: Lựa chọn này xác lập khoảng
cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng.
Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ khơng điều chỉnh nếu sau đó
chúng ta tăng hoặc giảm cỡ chữ.
Chọn khoảng
Hình 5.30. Hộp định dạng đoạn văn bản văn bản
Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng
đơn mà chúng ta chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn.
Co dãn văn bản theo chiều ngang
Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn co dãn.
Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Font, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font.
Bước 3: Nhấn chọn thẻ Advanced > chọn thẻ Character Spacing, tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà chúng ta muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại nó sẽ được thu lại.
3.3. Định dạng Bullets and Numbering
Định dạng này cho phép chúng ta đánh thứ tự tự động và tổ chức văn bản với các số, các dấu gạch đầu dịng.
Danh sách Bullet có các dấu chấn trịn, gạch ngang, …. Danh sách các Number có các số.
Danh sách các Multilevel List là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách.
Tạo định dạng
Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn, chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản chúng ta muốn tạo một thứ tự tự động.
Bước 2: Trên thẻ Home >NhómParagraph.
Nếu chúng ta muốn đánh thứ tự bằng các ký hiệu đầu
dịng thì chúng ta chọn nút Bullets , sau đó chúng ta
chọn ký hiệu muốn đánh thứ tự.
Nếu chúng ta muốn đánh thứ tự bằng các ký tự số thì
chúng ta chọn nút Numbering , sau đó chúng ta chọn
mẫu muốn đánh thứ tự.
Nếu chúng ta muốn sự phối hợp giữa các số và các
chữ cái thì chúng ta chọn nút lệnh Multilevel List Hình 5.6 Hộp tạo thứ tự tự động Hình 5.31. Định dạng đoạn văn kéo giãn chữ hoặc thu lại
Hình 5.32. Hộp tạo thứ tự tự động thứ tự tự động
Tùy chỉnh định dạng
Các ký hiệu đầu dòng và số có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering, cụ thể như sau:
Bước 1: Chọn đoạn văn bản có thứ tự tự động cần thay đổi hoặc đặt con trỏ text lên một dòng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet.
Bước 2: Nhấp phải chuột trên đoạn vừa chọn, rồi chọn mục Bulleted, Numbered hoặc sử dụng thẻ Home, nhóm Paragrap. Sau đó chúng ta chọn một Bullet hay Numbering khác.
Bảng
4.1. Tạo bảng
Để tạo một bảng trong Slide, chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ tại Slide chúng tachúng ta muốn chèn bảng biểu. Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Insert,
nhóm Tables, lệnh Tables. Chúng ta có thể tạo một bảng theo một trong các cách sau:
Cách 1: Rê chuột để đánh dấu số dòng và cột trên hộp hướng dẫn.
Cách 2: Chọn mục Insert Table và nhập số dòng và cột cho bảng cần tạo.
4.2. Định
dạng đường viền cho
bảng
Tạo đường viền và màu nền cho bảng ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn bảng cần tạo đường viền, lúc này trên thanh Ribbon sẽ hiển thị thêm thẻ Design Nhập số cột Nhập số hàng Hình 5.8 Hộp chèn bảng có sẵn số dịng và cột Hình 5.7 Chèn bảng với số cột và dòng tự nhập từ bàn phím Hình 5.34. Hộp chèn bảng có sẵn số dịng và cột Hình 5.33. Chèn bảng với số cột và dịng tự nhập từ bàn phím
Bước 2: Chọn thẻ Design, nhóm Table Styles. Tại đây chúng ta có thể chọn các kiểu mẫu bảng có sẵn. Nếu khơng, chúng ta chọn lệnh Borders để tạo đường viền cho bảng và lệnh Sharding để tạo màu nền.
Hình 5.35. Định dạng cho bảng biểu
4.3. Hiệu chỉnh cấu trúc bảng biểu
Chèn dòng và cột
Để chèn thêm dòng và cột mới vào bảng biểu, chúng ta thực hiện như sau: Bước 1: Chọn vị trí trong bảng mà chúng ta muốn chèn dòng hoặc cột mới. Bước 2: Tại thẻ Layout, nhóm Rows & Columns. Tại Nhóm này có 4 nút lệnh về chèn dịng và cột như sau:
: Chèn dòng mới nằm trên dòng được chọn. : Chèn dòng mới nằm dưới dòng được chọn. : Chèn cột mới nằm bên trái cột được chọn. : Chèn cột mới nằm bên phải cột được chọn. Xóa bảng, xóa dịng, xóa cột
Để xóa bảng, xóa dịng hoặc xóa, chúng ta thực hiện các bước như sau: Bước 1: Chọn vị trí trong bảng mà chúng ta muốn xóa.
Bước 2: Trên thanh Ribbon, chúng ta chọn thẻ Layout, nhóm Rows &
Columns, lệnh Delete. Tại nút lệnh này, có các mục như sau:
: Xóa ơ được chọn. : Xóa cột được chọn. : Xóa dịng được chọn. : Xóa bảng.
Trộn ô (Merge Cells)
Để trộn nhiều ô nằm kề nhau thành một ô, cần thực hiên theo các cách:
Cách 1:
Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà chúng ta muốn trộn.
Bước 2: Thẻ Layout → Nhóm Merge → Chọn nút lệnh Merge Cells.
Cách 2:
Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà chúng ta muốn trộn.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào vùng ô chúng ta vừa chọn, một danh sách các thao tác hiện ra, chúng ta chọn
Merge Cells.
Tách ô (Split Cell)
Để tách một ô thành nhiều, chúng ta cần thực hiện các bước như sau: Bước 1: Chọn ô mà chúng ta muốn
tách.
Bước 2: Chọn thẻ Layout, nhóm
Merge, lệnh Split Cells hoặc nhấn chuột phải lên ô muốn tách rồi chọn Split Cells.
Bước 3: Hộp thoại Split Cells hiển thị ra, chúng ta chọn số cột và số dòng mà chúng ta muốn tách.
Thay đổi độ lớn của các ô
Bước 1: Click chuột vào 1 ô bất kỳ trong bảng
Bước 2: Chúng ta chọn thẻ Layout /nhóm Cell Size. Trong nhóm Cell Size
gồm các chức năng sau: - AutoFit:
+ AutoFit Contents: Kích thước các ô