2.1. Khái niệm
Kỹ thuật nghiệp vụ hành chính được hiểu là những kỹ năng làm việc, là những biện pháp có tính cơng nghệ mà những người quản lý hành chính có thể vận dụng một cách linh hoạt trong q trình điều hành bộ máy hành chính để giải quyết những việc có liên quan đến vấn đề về hành chính (1).
2.2. Những yếu tố cơ bản liên quan đến kỹ thuật nghiệp vụ hành chính
- Máy móc, phương tiện làm việc của cơ quan.
- Kỹ thuật thu thập, bảo quản và xử lý các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý như: thông tin dự báo, thông tin hiện tại, thông tin quá khứ. Thơng tin phải đảm bảo tính trung thực, khách quan, chính xác, kịp thời và nhanh chóng.
- Kỹ thuật trình bày văn bản nhanh hơn, thuận tiện hơn.
- Kỹ thuật tổ chức công việc trong công sở: đảm bảo cho sự phân cơng, bố trí hợp lý đối với các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan để phát huy thế mạnh của từng người.
- Kỹ thuật kiểm tra, điều hành công việc của cấp dưới. Đối với công tác quản trị gồm có: hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra.
2.3. Kỹ thuật tổ chức cơng việc trong cơ quan hành chính nhà nước
Cơng sở là nơi làm việc của các cơ quan hành chính sự nghiệp, là các cơ quan trong quá trình hoạt động không trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất cụ thể, nếu thiếu thì bộ máy hành chính khơng hoạt động, gây ngưng trệ sản xuất, hoạt động quản lý xã hội.
Các doanh nghiệp, xí nghiệp là nơi trực tiếp sản xuất ra của cải vật chất, do đó vấn đề tổ chức lao động trong các cơng sở và các doanh nghiệp, xí nghiệp có những điểm khác nhau. Trong cơng sở, cán bộ làm việc được chia làm các ngạch bậc khác nhau; còn trong các doanh nghiệp, xí nghiệp ngồi bộ phận quản lý hành chính, cịn lại là người sản xuất được chia theo trình độ tay nghề.
Dù lao động ở công sở hay doanh nghiệp, xí nghiệp thì tinh thần, thái độ, phong cách, tác phong làm việc, mối quan hệ giữa cán bộ lãnh đạo và nhân viên có tầm quan trọng đặc biệt.
Các kế hoạch, phương tiện, cơng cụ làm việc của cơ quan cũng góp phần quan trọng. Có kế hoạch chuẩn xác, phương tiện, công cụ đầy đủ sẽ nâng cao hiệu quả, năng suất lao động.
2.3.2. Phương pháp tổ chức cơng việc của các cơ quan hành chính nhà nước
Các tiêu chí để phân cơng nhiệm vụ trong cơ quan: dựa theo địa vị pháp lý của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan để phân công nhiệm vụ; dựa theo khối lượng công việc để phân công nhiệm vụ; dựa theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan để phân công nhiệm vụ.
Xây dựng kế hoạch thời gian, trong kế hoạch này có thể có kế hoạch tháng, quý, sáu tháng, một năm.
Xây dựng quy chế làm việc của cơ quan, trong quy chế làm việc cần lưu ý một số điểm sau: xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận cũng như từng cán bộ, công chức trong cơ quan; mối quan hệ các phòng, ban trong cơ quan, giữa người lãnh đạo với nhân viên, giữa các công chức với nhau trong thực thi chế độ công vụ được giao.
Tổ chức các cuộc họp: mỗi cuộc họp đều phải thực hiện theo một yêu cầu, một nội dung nhất định; thành phần dự các cuộc họp không giống nhau; thời gian tiến hành cuộc họp cũng khộng giống nhau, tuỳ theo tình hình cụ thể của cơ quan.
2.3.3. Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
Hoạt động hành chính thực chất là việc phân tích, xử lý các thơng tin khác nhau để đưa ra những quyết định hành chính kịp thời. Do đó việc thu thập đầy đủ các nguồn thơng tin khác nhau có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý hành chính. Khi phân tích, xử lý thơng tin, cần chú ý phân biệt rạch rịi giữa những thơng tin chính thức và những thơng tin mang tính dư luận.
2.3.4. Quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước
Mục đích: quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước thực chất là quản lý cơng việc của cơ quan vì văn bản là sự thể hiện kết quả làm việc của cán bộ, công chức cũng như các bộ phận khác nhau của cơ quan. Quản lý văn bản nhằm đảm bảo bí mật của cơ quan nói riêng và của nhà nước nói chung vì các thơng tin trong văn bản nói lên hoạt động của cơ quan.
Nguyên tắc quản lý văn bản trong các cơ quan: là tập trung thống nhất, theo giá trị của các tài liệu, theo thời gian hình thành các tài liệu.
Tổ chức quản lý văn bản được thực hiện ở hai khâu. Ở khâu văn thư: làm nhiệm vụ quản lý hiện hành các tài liệu văn kiện được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Ở khâu lưu trữ: đối với những tài liệu sau khi đã giải quyết xong được lập hồ sơ và chuyển vào lưu trữ cơ quan quản lý.
TÓM TẮT CHƯƠNG 4
Chương 4 cung cấp cho người học một số kiến thức cơ bản về khái niệm quyết định hành chính, kỹ thuật nghiệp vụ hành chính; quy trình ban hành và tổ chức thực hiện quyết định hành chính, các yếu tố cơ bản liên quan đến kỹ thuật nghiệp vụ hành chính.
Câu hỏi 1. Trình bày khái niệm và tính chất của quyết định hành chính. Câu hỏi 2. Có mấy cách phân loại quyết định hành chính?
Câu hỏi 3. Phân tích tính hợp pháp và hợp lý của quyết định hành chính.
Liên hệ thực tế.
Câu hỏi 4. Trình bày quy trình ban hành và tổ chức thực hiện quyết định
hành chính.
Câu hỏi 5. Thế nào là kỹ thuật nghiệp vụ hành chính? Phân tích phương
pháp tổ chức công việc và quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước. Liên hệ thực tế.
Bài tập thực hành 1: Xây dựng sơ đồ tư duy quy trình ban hành và tổ
chức thực hiện quyết định hành chính.
Bài tập thực hành 2: Phân tích tính hợp pháp và hợp lý của quyết định
hành chính. Liên hệ thực tế.
GỢI Ý ĐÁP ÁN BÀI TẬP
Bài tập thực hành 1: Học sinh vẽ sơ đồ tư duy quy trình ban hành và tổ
chức thực hiện quyết định hành chính.
Bài tập thực hành 2: Tính hợp pháp và hợp lý của quyết định hành
chính. Liên hệ thực tế. - Tính hợp pháp
+ Phù hợp với mục đích và nội dung của luật, khơng trái với hiến pháp, luật, pháp lệnh và các quy định của cơ quan nhà nước cấp trên.
+ Được ban hành trong thẩm quyền của chủ thể ra quyết định quản lý. + Phải bảo đảm trình tự, thủ tục, hình thức theo luật định.
- Tính hợp lý
- Xuất phát từ yêu cầu khách quan của việc thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nước, tuyệt đối khơng được xuất phát từ ý muốn chủ quan của chủ thể ra quyết định.
+ Phải có tính dự báo, bảo đảm ngơn ngữ, văn phong, cách trình bày phải rõ ràng, ngắn ngọn, dễ hiểu, thuật ngữ pháp lí chính xác, khơng đa nghĩa.
+ Phải có tính khả thi, có nghĩa là phải có cơ sở, điều kiện để thực hiện quyết định trên thực tế.
CHƯƠNG 5: KIỂM SỐT NỀN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚCVÀ VẤN ĐỀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH VÀ VẤN ĐỀ CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
Mã chương: 51014004 - 05 GIỚI THIỆU
Kiểm sốt đối với hoạt động hành chính nhà nước và cải cách hành chính là hoạt động đặc biệt của nhà nước và xã hội nhằm tăng cường tính hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước; thiết lập trật tự trong quản lý, bảo vệ các quyền tự do, lợi ích hợp pháp của cơng dân, lợi ích của nhà nước và xã hội.
MỤC TIÊU
Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:
- Trình bày được các hoạt động kiểm sốt đối với hành chính nhà nước, sự cần thiết phải cải cách hành chính; phân tích được vấn đề cải cách hành chính ở nước ta.
- Nhận diện được các hoạt động kiểm sốt đối với nền hành chính nhà nước, vẽ được sơ đồ tư duy về chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 - 2030.
- Tích cực tham gia vào hoạt động kiểm sốt đối với nền hành chính nhà nước, lên án các hành vi tiêu cực trong xã hội.
NỘI DUNG