III. Hạch toán nguyên vật liệu:
4. Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
4.1. Hình thức sổ kế tốn nhật ký chung (NKC)
*Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thường áp dụng cho các doanh
nghiệp có số lượng nghiệp vụ diễn ra khơng nhiều, sử dụng ít tài khoản.
* Hình thức này gồm có các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái TK 152
- Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu
- Bảng phân bố nguyên vật liệu.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào sổ cái TK 152. Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng) Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế tốn, báo cáo tài chính.
Từ chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu vào thể lên kế toán chi tiết nguyên vật liệu, theo danh điểm nguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiét nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152.
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn NVL theo hình thức NKC:
Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, sử dụng ít sổ, có thể dùng
máy tính.
Nhược điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do có thể ghi vào nhiều loại sổ khác
nhau. 4.2. Hình thức sổ kế tốn nhật ký - sổ cái (NK - SC) Sổ(thẻ) kế toán chi tiết VL Bảng tổng hợp chi tiết NVL Bảng phân bổ NVL Chứng từ gốc. -Hoá đơn -Phiếu nhập kho
-Phiếu xuất kho
Nhật kí chung Nhật kí mua hàng Sổ cái TK 152 BCĐTK Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu Ghi chú:
* Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lượng nghiệp vụ
diến ra ít, và sử dụng ít TK, trình độ nhân viên kế tốn khơng cao.
* Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Theo hình thức này, kế tốn chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ NK - SC. Sổ nàygồm có 2 phần:
- Phần nhật ký: Ghi chứng từ, diễn giải, ngày tháng ghi sổ, số tiền phát sinh
- Phần sổ cái: Ghi thành nhiều cột, mỗi cột ghi sổ cái 1 tài khoản.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế tốn kiểm tra tình hợp pháp của các nghiệp vụ và đồng thời ghi vào NK - SC theo nội dung nghiệp vụ.
Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản: Tổng số tiền ở
phần nhật ký =
Tổng số tiền phát sinh nợ của tất cả các tài khoản =
Tổng số tiền phát sinh có của tất cả các tài khoản Ngồi ra, kế tốn cịn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế tốn chi tiết vật liệu.Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ trình tự kế tốn ngun vật liệu theo hình thức NK - SC. Chứng từ gốc:
-Hố đơn
-Phiếu nhập, xuất kho
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Sổ (thẻ) kế
toán chi tiết
NK-Sổ Cái (Phần TK 152)
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu
Ưu điểm: Dễ làm, trình độ kế tốn viên khơng cần cao, cần ít nhân viên kế
toán.
Nhược: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế nên sổ NH - SC được thiết kế cồng kềnh.
4.3. Hình thức sổ chứng từ - ghi sổ (CTGS)
* Theo hình thức này, sổ sách kế toán được sử dụng bao gồm:
- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ - Bảng phân bố nguyên vật liệu.
- Sổ (thẻ - kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu vào chứng từ ghi sổ, bảng phân bố nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ, vào sổ cái TK 152. Cuối tháng từ sổ cái TK 152 vào Bảng CĐTK và báo cáo kế toán. Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ với bảng CĐTK.
Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau.
SĐ 1.7: Khái qt trình tự kế tốn nguyên vật liệu theo hình thức sổ CTGS: Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết VL Bảng phân bổ NVL Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối kế toán Bảng tổng hợp chi tiết VL Sổ cái TK 152 Sổ đăng ký CTGS
Ưu điểm: Dễ, đơn giản
Nhược điểm: -Kiểm tra, đối chiếu khó
-Chun mơn hố các phần hành chưa cao.
4.4. Hình thức sổ Nhật ký chứng từ (NKCT)
* Các loại sổ để áp dụng hình thức sổ NKCT
- Nhật ký chứng từ, bảng kê số 3, bảng phân bổ NVL - Sổ cái TK 152, sổ thẻ kế tốn chi tiết vật liệu
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, định kỳ căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu và các công ty khác vào các bảng chi tiết TK 331, và vào NKCT số 5, số 10, số 1,2, bảng kê số , bảng phân bố số 2, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Cuối kỳ, từ bảng kê số 3 vào bảng phân bổ số 2 từ bảng phân bổ số 2 vào bảng kê số 4,5,6. Từ các bảng kê này vào NKCT số 7, sổ cái TK 152, báo cáo kế toán. Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số liệu bảng này vào bác cáo kế tốn.
Trình tự ghi sổ theo hình thức này được biển diễn bằng sơ đồ sau
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự kế tốn ngun vật liệu theo hình thức sổ NKCT: Chứng từ gốc Thẻ kế toán chi tiết VL NKCT liên quan số 1,2,5,10.. Bảng phân bổ số 2 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng tổng hợp chi tiết VL Bảng kê số 3 Báo cáo KT Sổ cái TK 152 Bảng phân bổ số 4,5,6
Ưu điểm: Chun mơn hố cao, tránh bị trùng lặp số liệu, quy trách nhiệm
cho từng người
Nhược: Số lượng sổ sách lớn, cần nhiều nhân viên kế tốn với trình độ
chyyên môn cao làm chỷ yếu bằng thủ công không phát huy được vai trị của máy vi tính.
Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mơ lớn, số
lượng kế tốn viên nhiều trình độ chun mơn cao.
Trên đây là bốn hình thức sổ kế tốn hạch tốn tổng hợp nguyên vật liệu. Tuỳ theo đặc điểm, tùy điều kiện cũng như trình độ kế tốn của kế tốn viên mà áp dụng một hình thức phù hợp.
IV. LIÊN HỆ VỚI KẾ TOÁN QUỐC TẾ VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU .
1. Chuẩn mực kế toán quốc tế về hạch toán nguyên vật liệu (IAS - 2)
Trong vài năm trở lại đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế và sự cấp thiết của quản lý, nước ta đã và đang vận dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế vào hệ thống kế toán Việt Nam nhằm hồn thiện hơn nữa hệ thống kế tốn Việt Nam - một trong những cơng cụ quản lý có hiệu quả của nền kinh tế.
Trong phần này em xin trình bày một số nội dung trong chuẩn mực kế tốn quốc tế về ngun vật liệu và có so sánh với kế tốn Việt Nam.
1.1 Phương pháp tính giá nhập kho nguyên vật liệu:
Theo IAS - 2, giá nguyên vật liệu nhập kho gồm các yếu tố sau: - Tổng chi phí thu mua
- Chi phí chế biến Trong đó:
* Tổng chi phí mua bao gồm:
- Giá mua ghi trên hoá đơn
- Các chi phí phụ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu như: + Thuế nhập khẩu và các thứ thuế khác
+ Chi phí vận chuyển bốc dỡ…
- Chiết khấu.
- Ngồi ra cịn tính cả phần lỗ hối đoái trong trường hợp là đơn vị tiền tệ kế toán đột xuất bị giảm trầm trọngh so với mua nguyên vật liệu bằng ngoại tệ cùng thời điểm.
*Chi phí chế biến: Giống như sản xuất sản phẩm, một số nguyên vật liệu
phải qua công đoạn chế biến để ngun vật liệu đó đạt đúng tiêu chuẩn. Vì thế một số yếu tố chi phí chế biến đó được tính vào tổng giá phí như: chi phí nhân cơng chế biến, chi phí khấu hao, chi phí xăng dầu…
1.2. Các phương pháp tính giá xuất kho:
Đối với nguyên vật liệu đồng nhất thì giá xuất gồm tồn bộ các giá phí đích thực của nó.
Đối với ngun vật liệu khơng đồng nhất thì giá xuất có thể sử dụng một trong hai phương pháp:
- Phương pháp nhập trước - xuất trước
- Phương pháp bình quân gia quyền(bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập)
Ngồi ra cơng thức thay thế có thể cho phép sử dụng phương pháp nhập sau - xuất trước.
1.3. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:
Trong trường hợp giá thị trường của nguyên vật liệu cùng loại thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán của ngun vật liệu đó thì doanh nghiệp cần phải lập dự phịng giảm giá theo nguyên tắc thận trọng ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm.
1.4. Một số đặc điểm giữa chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán Việt Nam về hạch toán nguyên vật liệu: Nam về hạch toán nguyên vật liệu:
Ta có thể thấy được mối quan hệ giữa kế toán quốc tế với kế toán Việt Nam về hạch tốn ngun vật liệu thơng qua so sánh dưới đây:
Hệ thống kế toán Việt Nam * Tính giá xuất nguyên vật liệu:
- Phương pháp NT - XT - Phương pháp NS - XT
- Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp hệ số giá
- Phương pháp thực tế đích danh
* VL phát hiện thiếu khi kiểm kê
- Ghi Nợ TK 138 (8) Nợ TK 334
Có TK 152
Chuẩn mực kế tốn quốc tế:
- Phương pháp LIFO - Phương pháp FIFO - Phương pháp gia quyền
- Phương pháp thực tế đích danh. …
Tuy nhiên ưu tiên phương pháp FIFO, phương pháp bình quân gia quyền.
- Được đưa vào tài khoản lỗ
* Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
- Cuối kỳ, giá thị trường nguyên vật liệu thấp hơn so với giá ghi trên sổ kế tốn của ngun vật liệu đó thì có thể lập dự phịng cho khoản chênh lệch này.
- Dự phòng giảm giá được trích lập vào cuối niên độ kế tốn và trước khi lập báo cáo tài chính.
Cuối niên độ, căn cứ vào mức chênh lệch, ghi: Nợ TK 6426
Có TK 159: Dự phịng giảm giá nguyên vật liệu
Sang năm sau hồn nhập dự phịng.
Nợ TK 159. Hồn nhập dự phịng.
Có TK 721.
- Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu là cần thiết theo nguyên tắc thận trọng.
- Khoản dự phòng này phải lập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm khi đó giá trị nguyên vật liệu
Như vậy, có thể nói hạch tốn ngun vật liệu về cơ bản phù hợp với chuẩn mực kế tốn quốc tế đưa ra. Do đó, kế tốn Việt Nam cũng có nhiều điểm giống như kế tốn các nước khác. Tuy nhiên vẫn cịn có sự khác nhau do việc
áp dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế vào hạch tốn kế tốn ở mỗi nước cịn phụ thuộc nhiều vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của từng nước.
2. Đặc điểm hạch toán nguyên vật liệu ở Pháp
Theo kế tốn Pháp thì giá mua ngun vật liệu là tổng số tiền ghi trên hoá đơn trừ đi các khoản giảm giá, (trong hoá đơn). Giá mua không bao gồm các khoản thuế phải trả. Nếu giảm giá, bớt giá ngồi hố đơn sẽ được hạch toán vào tài khoản giảm giá, bớt giá nhận được bên mua, cuối tháng sẽ được kết chuyển vào tài khoản chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Các khoản chiết khấu được hưởng được trừ thẳng trên hoá đơn để trả người bán nhưng các khoản chiết khấu này sau khi tính giá trị thương mại ròng nhân với phần trăm được hưởng chiết khấu sẽ ra số chiết khấu được hưởng (số chiết khấu này bao gồm một phần TVA). Khoản này được coi như thu nhập tài chính.
- Các khoản phụ phí đi mua được phản ánh vào TK mua hàng.
- Toàn bộ số tiền mua nguyen vật liệu được tính hết vào chi phí kinh doanh trongkỳ. Cuối kỳ kiểm kê nguyên vật liệu, xác định chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu để tính ra chi phí sử dụng nguyên vật liệu thực tế trong kỳ.
Giá trị thực tế NVL xuất trongkỳ = Giá trị thực tế NVL nhập trongkỳ + Giá trị thực tế NVL tồn đầu kỳ - Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ Như vậy, kế toán Pháp đã áp dụng phương pháp KKĐK để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. hạch toán nguyên vật liệu ở Pháp cụ thể như sau:
- Trong kỳ, khi mua nguyên vật liệu, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán, kinh tế ghi:
Nợ TK 601: Giá trị nguyên vật liệu mua Nợ TK 4456 :TVA trả hộ nhà nước
Có TK 530: Trả bằng tiền mặt
Có TK 401: Chưa thanh tốn cho người bán.
- Cuối kỳ kết chuyển nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ:
Nợ TK 6031: Kết chuyển chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu. Có TK 31: ngun vật liệu tồn đầu kì
và Nợ TK 31 Có TK 6031
- Trên cơ sở đó, kế tốn tính ra giá trị nguyên vật liệu xuất trong kỳ theo công thức trênvà xử lý số chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu.
+ Nếu tồn đầu kỳ> Tồn cuối kỳ: Nợ TK 128: TK xác định kết quả
Có TK 6031 chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu
+ Nếu tồn đầu kỳ < tồn cuối kỳ: Nợ TK 6031 Có TK 128
Như vậy, sự khác nhau giữa kế toán nguyên vật liệu ở Việt Nam và ở Pháp:
- Kế toán Pháp sử dụng TK nguyên vật liệu nhiều hơn: thêm tài khoản xác định chênh lệch
- Nguyên vật liệu xuất dùng khơng được chi tiết theo từng khoản mục chi phí riêng.
- Chỉ áp dụng phương pháp KKĐK
- Thực hiện việc xử lý chênh lệch tồn đầu kỳ vào cuối kỳ vào TK xác định kết quả.
CHƢƠNG II
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HẠCH TỐN NGUN VẬT LIỆU VỚI VIỆC TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CƠNG TY CƠ KHÍ Ơ TƠ 1 -5
I. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ẢNH HƢỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY.
1. Q trình hình thành và phát triển Cơng ty cơ khí ơ tơ 1 -5:
Cơng ty cơ khí ơ tơ 1 -5 thuộc tổng cơng ty cơ khí GTVT - Bộ GTVT được thành lập ngày 1-5 -1956.
Tên giao dịch Auto Mobile Mechanical Company 1-5:
Trụ sở chính: Km 15 - QL13- Khối 7A - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội. Tiền thân của công ty là nhà máy sửa chữa ôtô 1 -5 được hình thành trên cơ sở 4 xưởng cơ khí: Avia, GK - 115, GK - 125, Yên Ninh, đặt tại số 18 phố Phan Chu Trinh - Hà Nội với nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô…. Vào những năm đầu tiên khi mới thành lập, máy móc thiết bị của nhà máy cịn đơn sơ, số lượng cơng nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ công, tổ chức nhà máy theo chế độ tự cung tự cấp, khơng hạch tốn kinh tế. Mặc dù thế, nhưng cơng ty vẫn hồn thành các nhiệm vụ mà nhà nước giao và không ngừng lớn mạnh, được nhà nước tặng thưởng nhiều huân huy chương cao quý. Và vinh dự nhất đối với nhà máy là đã chế tạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và được diễu hành vào đúng ngày Quốc Khánh 2 -9 - 1959.
Nhưng từ 5 - 1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhà máy 19 - 5 ở Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ. Tại đây, nhà máy gặp rất