I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến hạch toán
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tạ
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
Phịng kế tốn - tài vụ của cơng ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế tốn, thống kê, cung cấp các thơng tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Phịng kế tốn gồm có 9 người dưới sự lãnh đạo của 1 kế tốn trưởng và phó phịng kế tốn. Ngồi ra cịn có 4 nhân viên thống kê phân xưởng tương ứng với một phân xưởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thơng tin từng phân xưởng, xí nghiệp cho kế tốn trưởng. Bốn nhân viên phịng này ngoài sự quản lý của kế tốn trưởng cịn có sự quản lý của phân xưởng, và các xí nghiệp.
Trong phịng kế tốn, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế tốn nhưng sự phân cơng này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thơng tin kế tốn.
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phịng kế tốn như sau:
* Kế toán trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn: Có nhiệm vụ phụ trách
chung mọi hoạt động của phịng cũng như phân xưởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn của cơng ty,chỉ đạo thực hiện phương thức hạch tốn; tạo vốn cho cơng ty, tham mưu về tình hình tài
chính, thơng tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty.
Định kỳ, kế tốn trưởng phải dựa trên các thơng tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thơng tin về tình hình tài chính của công ty như ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu tư, các nhà cung cấp…
* Phó phịng kế tốn kiêm kế tốn tổng hợp:
Có nhiệm vụ tổng hợp các thơng tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối, lập báo cáo cuối kỳ. Phó phịng kế tốn phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Cuối tháng phó phịng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số dư tài khoản và sổ cái các tài khoản. Hàng quý lập báo cáo tài chính.
Đối với kế tốn tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế tốn thanh tốn và bảng trìn vốn vay.
* Kế toán vật tư kiêm thủ quỹ:
-Định kỳ kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3. Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2.
Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập - xuất vật liệu, CCDC đối chiến với thẻ kho.
- Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của cơng ty, kiểm nhận lượng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt. Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với người bán lập.
Kiểm tra các hố đơn mà phịng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5. Định kỳ, kế toán thanh tốn với người bán lập báo cáo tập hợp tồn bộ thúê GTGT đầu vào để kế toán doanh thu lên báo cáo thuế.
* Bộ phận phiếu xuất vật tư:
Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật đã được phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu vật tư của các phân xưởng, xí nghiệp, bộ phận này viết phiếu vật tư theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, xí nghiệp.
* Kế tốn ngân hàng kiêm kế toán tiền lương.
- Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh tốn khác của cơng với ngân hàng, lập bảng kê số 2, NKCT số 2.
- Tính tốnvà thanh tốn lương cho tồn bộ CBCNV. Kế tốn lương có liên hêh chặt chẽ với phòng TC - LĐ về các vấn đề liên quan đến hệ số lương, BHXH, BHYT, KPCĐ.
* Kế toán TSCĐ và XDCB:
- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB.
* Kế toán thanh toán tạm ứng:
Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh tốn tạm ứng của CBCNV trong cơng ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng.
* Kế tốn doanh thu, thu hồi cơng nợ và thuế.
Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu. Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ
Lập báo cáo thuế theo định kỳ.
* Bốn nhân viên thống kê:
Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu với nhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm.
Ngoài ra trong phịng kế tốn cũng được trang bị thêm một số máy tính để phục vụ cho cơng tác kế tốn.
Bộ máy kế tốn của cơng ty được khái quát bằng sơ đồ 2.2