II. Thực tế cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty cơ khí ơtơ
3. Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:
2.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty:
Định kỳ vào 1/1 hàng năm, công ty tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế kiểm kê. Biên bản kiểm kê vật tư được thiết kế sau
Biểu 2.24: Biên bản kiểm kê vật tƣ:
(Trích) Từ 0h ngày 1-1-2002 Các thành viên tham gia kiểm kê: - Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Bà Vũ Bích Việt - kế tốn vật tư
- Ơng Nguyễn Mạnh Huỳnh - Phịng điều hành sản xuất. Kết quả kiểm kê:
Kho 1: nguyên vật liệu chính
Số
dđ Tên VL ĐVT hạch toán đơn giá
Số lƣợng Định mức hao hụt Chênh lệch sổ sách, thực tế Sổ sách Thực tế % Số lƣợng lƣợng Số Thành tiền 1 Tôn d4 m 4.500 2150 2150 0,005 10,75 0 0 2 Tôn 10 ly Kg 8.500 1456 1455 0,005 7,28 -1 -8.500 3 Tôn 3 ly m 4.500 2.728 2.728 0,005 13,64 0 0 e4 Thép 26,6 m 12.000 4.800 4.800 0,005 24 0 0 Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu, thủ kho vào các thẻ kho theo số danh điểm nguyên vật liệu được kiểm kê; đồng thời kế toán vật tư xử lý đối với các chênh lệch
-Trường hợp phát hiện thiếu hụt nguyên vật liệu so với sổ sách:
+Nếu hao hụt trong định mức thì được coi là 1 khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, khoản được tính vào chi phí tháng 1 -2002
Nợ TK 642.6 : 8500
Có TK 152: 1x 8500= 8500
+Nếu hao hụt ngồi định mức thì coi như một phiếu xuất vật tư thì cần xác định nguyên nhân và xử lý:
1.Nếu chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 1381
Có TK 152
2.Nếu do nhân viên trong Công ty lấy cắp thì trừ lương. Nợ TK 334 : chi tiết cho từng nhân viên
Có TK 152
Căn cứ vào số liệu báo cáo kế tài sản tốn của Cơng ty trong hai năm 2000-2001 ta có thể phân tích các chỉ tiêu trên theo bảng dưới đây.(Biểu 2.25)
Biểu 2.25. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Cơng ty cơ khí ơ tơ 1-5.
Đơn vị tính: 1000đ
TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch +(-) %
1 Tổng doanh thu 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 2 Doanh thu thuần 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229
3 Lợi nhuận thuần 669.039 1.409.386 +740.341 2,106
4 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 3.139.829 6.214.625 +3.074.796 1,979 5 Giá trị NVL tồn cuối kỳ 6.214.625 11.113.997 +4.899.372 1,788 6 Giá trị NVL bình quân 4.677.277 8.664.311 +3.987.034 1,852 7 Giá trị NVL xuất trong kỳ 27.398.541 62.232.750 +34.834.209 2,271 8 Sức sản xuất của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 9 Số vòng quay của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202
10 Sức sinh lời của
NVL 0,143 0,163 +0,02 1,139
11 Hệ số quay kho
của NVL 5,858 7,183 +1,325 1,226
12 Kỳ luân chuyển
13 Hệ số
đảm nhiệm 0,104 0,086 -0,018 0,8269
Dựa vào bảng chỉ tiêu trên ta thấy:
* Sức sản xuất của NVL năm 2001 là 11,62, năm 2000 là 9,66. Như vậy
sức sản xuất của NVL năm 2001 tăng 20,2% tức là tăng 1,96. Điều đó có nghĩa 1 đồng NVL ở năm 2001 sẽ tạo thêm được 1,96 đồnh doanh thu so với năm 2000.Để có được như vậy là do doanh thu năm 2001 tăng gấp 2,229 lần so v ới năm 2000tức là tăng 55.509.810.000đ giá trị nguyên vật liệu bình quân năm 2001 tăng 1,852 lần tức là tăng 3.987.034.000đ và mức tăng về giá trị tuyệt đối của doanh thu cao hơn mức tăng tuyệt đối của giá trị NVL bình quân.
Doanh thu của Cơng ty tăng lên nhanh là do có thế mạnh về sản phẩm phục vụ cho xây dựng như trạm trộn, may nghiền sỏi đá ... các sản phẩm này có uy tín trên thị trường, đồng thời nhu cầu về các sản phẩm này lại tăng do đòi hỏi về xây dựng nhà cửa, xí nghiệp, đường giao thơng và đặc biệt là từ khi có luật đầu tư nước ngồi vào Việt Nam.
* Sức sinh lời của NVL: Năm 2001 đã tăng so với năm 2000 là 0,02 tức
là tăng 1,139lần. Tức là năm 2001 từ một đồng nguyên vật liệu sẽ tạo thêm được 0,02 đồng lợi nhuận so năm 2000. Điều này có được là do lọi nhuận thuần năm 2001 tăng 2,106 lần tức là tăng thêm 740.341.000đ và tăng cao hơn mức tăng về NVL bình qn. Như vậy Cơng ty đã sử dụng NVL có hiệu quả , hợp lý và tiết kiệm hơn .
* Số vòng quay của NVL:năm 2001 đã tăng so với năm 2000 là 1,96 tức là
tăng 1,202 lần. Như vậy tốc độ quay của NVL tăng, tránh được tình trạng ứ đọng vốn.
Hệ số quay kho của NVL: năm 2001 là 7,183 vòng, năm 2000 là 5,858 lần do đó số vịng quay kho của NVL năm 2001 đã tăng 1,325 vịng/năm. Do đó lượng vật tư lưu chuyển qua kho tăng nhanh. Nguyên nhân la do mặc dù giá trị
NVL tồn kho năm 2001 có tăng so với năm 2000, tăng 3.987.034.000đ nhưng do giá trị NVL xuất dùng trong năm 2001 tăng so với năm 2000 là 34.834.209.000đ tức tăng 2,271. Vì thế mặc dù dự trử lớn hơn song hệ số quay kho vẫn tăng. Điều đó thể hiện hiệu quả sử dụng NVL càng cao. Theo kết quả tính tốn trên cho thấy bốn chỉ tiêu trên năm 2001 đều tăng so với năm 2000 điều đó chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL có tăng đáng kể.
* Hệ thống đảm nhiệm của NVL: Năm 2001 là 0,086 và giảm so với năm
2000 là 0,018. Nguyên nhân là do NVL bình quân tăng lên nhưng mức tăng tuyệt đối của NVL thấp hơn so với doanh thu thuần, Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL là tốt.
* Hệ số kỳ luân chuyển của NVL: Thời gian một vòng luân chuyển NVL ở
năm 2001 là 30,981 ngày, trong khi năm 2000 là 37,27 ngày. Như vậy 1 vòng quay ở năm 2001 đã giảm đi 6,289 ngày so với năm 2000. Nguyên nhân do số vòng quay của NVL đã tăng lên 1,96 vòng tức là tăng 1,202 lần.
Hai chỉ tiêu này năm 2001 thấp hơn năm 2000. Chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL đã tăng lên.
Có thể nói để sử dụng hiệu quả NVL như trên là do Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao NVL đúng hơn thế tình hình bảo quản , tình hình dự trử bảo quản NVL ở Cơng ty là khác tốt, vì thế dẫn đến hiệu quả sử dụng NVL năm 2001 cao hơn năm 2000, tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm , tăng sức cạnh tranh trên thị trường và nâng cao lợi nhuận cho Công ty.
CHƢƠNG III
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC
HẠCH TOÁN NVL VỚI VIỆC TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NVL TẠI CƠNG TY CƠ KHÍ Ơ TƠ 1-5
I.ĐÁNH GIÁ CHUNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL VỚI VIỆC TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NVL CƠNG TY CƠ KHÍ Ơ TƠ 1-5:
Cũng như các doanh nghiệp nhà nước khácm Công ty cơ khí ơ tơ 1-5 gặp rất nhiều khó khăn khi chuyển sang cơ chế thị trường. Nhưng với sự năng động tìm tịi nghiên cứu của lãnh đạo Cơng ty cũng như nỗ lực của tồn thể cán bộ công nhân trong Công ty, Cơng ty đã có những bước chuyển mới với những thành tựu hết sức to lớn. Một trong những bước chuyển đó là những cải tiến trong kế tốn tài chính. Có thể thấy điều đó qua các mặt sau.
1.Những ƣu điểm trong hạch tốn NVL tại Cơng ty
Thứ nhất về hệ thống chứng từ tài khoản, Công ty đã tổ chức hệ thống
chứng từ và vận dụng tài khoản kế toán tương đối đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ được lập, kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản của Công ty phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế, việc sắp xếp phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty tương đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Thứ hai về hình thức sổ kế tốn: Cơng ty đã sử dụng hình thức Sổ nhật
ký chứng từ để hạch tốn. Đây là hình thức ghi sổ kế tốn phù hợp với một Công ty lớn, các sổ sách nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ , sổ chi tiết.. được thực hiện tương đối đầy đủm, ghi chép cẩn thận rõ ràng có hệ thống, hạch tốn tương đối chính xác theo đúng chế độ của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành.
Thứ ba về hạch tốn NVL: cơng tác hạch tốn nói chung và cơng tác
hạch tốn NVL nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của Cơng , đáp ứng được yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra. Đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính các chỉ tiêu giữa kế các bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê kho đảm bảo tính cần đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo chính xác các thơng tin về tình hình biến động NVL. Nhân viên thơng kê phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xưỡng, xí nghiệp, phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời.
Hơn nữa phương pháp tính giá xuất NVL theo giá hạch tốn rất phù hợp với tình hình xuất- nhập NVL của Cơng ty, và phù hợp với phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư. Bởi vì để đáp ứng phương pháp sổ số dư thì cần phải tính gia theo hệ số giá.
Thứ tƣ là hệ thống định mức tiêu hao NVL: Công ty đã xây dựng hệ
thống định mức tiêu hao NVL cho mỗi loại sản phẩm cũng như từng chi tiết của sản phẩm tương đối chính xác, khoa học. Thơng qua hệ thống này giúp cho quá trình thu mua, bảo quản dự trử và sử dụng NVL hợp lý, nâng cao hiệu quả sử dụng NVL.
Thứ năm Công ty đã xây dựng kế hoạch thu mua hàng tháng. Với khối
lượng vật liệu sử dụng lớn với nhiều chủng loại khác nhau nhưng bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời , đầy đủ cho nhu cầu sản xuất. Phòng ĐHSX là nơi tổ chức trực tiếp việc thu mua và nhập kho vật liệu. Cán bộ của phịng ln làm tốt nhiệm vụ của mình từ việc tìm nguồn hàng đến việc cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu cho sản xuất.
Thứ sáu là việc tổ chức kiểm tra chất lượng vật liệu, thành phẩm khi
nhập kho nguyên vật liệu về tới Công ty chưa được nhập kho luôn mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của phòng KCS, phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm
nghiệm về mặt số lượng, chất lượng thông số kỹ thuật số, chung loại quy cách. Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại. Sau khi kiểm tra xong lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và đóng dấu vào hố đơn mua hàng. Vì thế chất lượng của vật tư ln được bảo đảm , từ đó khi đem vào sử dụng sẽ tránh được vật tư hư hỏng hoặc gây gián đoạn trong quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng đầu ra và nhằm giảm chi phí giá thành.
Bên cạnh những ưu điểm trên, hạch toán NVL ở Cơng ty cịn có những hạn chế nhất định địi hỏi cần tiếp tục tìm ra các giải pháp nhằm hồn thiện.
2.Những hạn chế trong công tác hạch toán NVL
Thứ nhất là tổ chức bộ máy kế tốn chưa hợp lý. Đó là sự kiêm nhiệm
trong việc hạch toán các phần hành; và việc lập phiếu xuất kho vật tư chưa hợp lý.
Thứ hai về việc xây dựng sổ danh điểm còn chưa khoa học.
Thứ ba là việc mở sổ chi tiết thanh toán với người bán chưa phù hợp. Thứ tƣ là thiếu phiếu giao nhận chứng từ (hạch toán chi tiết vật liệu)
Thứ năm là việc không sử dụng TK 151-hàng mua đi đường.
Thứ sáu là việc chưa đưa phần mềm kế toán vào sử dụng.
II.MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TOÁN NVL VỚI VIỆC TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NVL TẠI CƠNG TY CƠ KHÍ Ơ TƠ 1-5.
Ý kiến thứ nhất, về bộ máy kế tốn của cơng ty:
Mặc dù bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung nhưng việc tổ chức, phân cơng các phần hành cho từng kế tốn viên là chưa hợp lý.
Kế toán vật tư kiêm nhiệm thủ quỹ: Phần hành NVL với các nghiệp vụ
xuất nhập vật tư rất nhiều với khoản 700 loại vật tư khác nhau với số lượng chứng từ rất lớn, trong khi đó việc tính thành tiền đối với các chứng từ nhập- xuất vẫn làm bằng thủ công, khối lượng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối
tượng sử dụng, phải phản ánh vào nhiều sổ sách. Một số chứng từ xuất-nhập vật liệu mặc dù đã phát sinh ở tháng trước nhưng tháng này vẫn chưa phản ánh vào các sổ sách kế toán dẫn đến chi phí chưa chính xác. Trong khi đó các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt diễn ra rất thường xuyên và đặc biệt đối với nghiệp vụ thủ tiền từ bán hàng do giá bán rất lớn nên việc tìm kiếm tiền bạc cũng mất rất nhiều thời gian. Với những đặc điểm đó cơng tác hạch tốn NVL ở Cơng ty ln hồn thành rất chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế tốn tổng hợp và lên báo cáo vì vậy theo em Công ty nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn như : phần hành NVL do một người phụ trách, còn thủ quỹ là người khác. Có như thế cơng việc kế toán NVL sẽ đảm bảo đúng thời gian,.nâng cao hiệu quả cơng việc và tính chĩnh xác chi phí kinh doanh trong kỳ.
-Bộ phận viết phiếu xuất vật tư : như phần thủ tục chứng từ nhập vật tư đã
nêu, bộ phận viết phiếu xuất vật tư do một kế tốn phụ trách. Do đó, mặc dù phiếu xuất về vật tư đó đã có nhưng khi xuống kho có thể khơng cịn hoặc khơng đủ cung cấp cho các phân xưỡng. Hơn thế, phiếu xuất vật tư được lập thành hai liên. Liên 1 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó đem lên phong kế toán. Liên 2 giao cho người lĩnh vật tư. Như vậy mặc dù phòng ĐHSX thu mua, nhập kho NVL trong kỳ nhưng lại không nắm rõ số lượng tồn từng loại NVL trong từng ngày. Chính sự khơng liên hệ chặt chẽ giữa ba phong kế toán, ĐHSX, kho sẽ gây ra sự ứ đọng NVL hoặc gián đoạn sản xuất do thiếu NVL. Vì vậy theo em Công ty nên để phịng ĐHSX lập phiếu xuất vật tư. Bởi vì phịng điều hành sản xuất với nhiệm vụ cung ứng các loại NVL căn cức vào kế hoạch sản xuất vào định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào số lượng đã xuất của từng loại vật liệu phịng ĐHSX sẽ tính ra số lượng tồn của từng ngày từ đó dựa vào nhu cầu định mức sẽ lập phiếu xuất. Khi đó phiếu xuất này sẽ được lĩnh đầy đủ các loại vật tư do phòng ĐHSX đã xác đúng số lượng cịn lại của từng NVL. Hơn nữa thơng thường nếu nếu NVL nào đó tồn q ít, hoặc bằng 0 thì nhân viên phụ trách phịng ĐHSX để từ đó có biện pháp đề nghị thủ trưởng đơn vị cấp thêm kinh
phí để mua thêm NVL đáp ứng nhu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho nên được lập thành 3 liên. Một liên lưu ỏ phong ĐHSX để ghi sổ và được cộng dồn hành ngày cho những NVL nào thường xuyên sử dụng. Một liên gửi cho thủ kho để ghi sổ sách sau đó đưa lên phịng kế tốn để tính thành tiền và ghi sổ. Một liên giao cho người lĩnh vật tư để theo sử dụng vật tư ở từng phân xưởng xí nghiệp. Có như vậy sẽ cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tăng hiệu quả lao động.
Ý kiến thứ hai về hạch toán chi tiết NVL:
*Xây dựng hệ thống danh điểm NVL
Hệ thống danh điểm NVL còn rất đơn giản, chưa khoa học và việc kiểm