II. Thực tế cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty cơ khí ơtơ
3. Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:
3.1. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu
a. Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng ĐHSX lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật tư về, bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi đã đối chiếu hoá đơn mua hàng. Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trưởng phịng kế tốn và phịng KCS. Sau đó phịng ĐKSX căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòng ban: Một liên lưu ở phòng ĐHSX, một liên giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vào thẻ kho, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán vật liệu xuống lấy phiếu nhập cùng thẻ kho để tính giá và đối chiếu. Một liên đính kèm với hố đơn của người bán. Hàng ngày (định kỳ), kế toán thanh toánvới người bán hàng và sổ chi tiết thanh tốn với người bán (bên có TK 331), cuối tháng vào NKCT số 5.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư ghi số lượng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu.. và cùng người giao hàng kí vào 2 bản.
Nguyên vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư và an toàn trong bảo quản, cháy nổ.
Biểu 2.2.
Mẫu số 01GTKT-3LL
HOÁ ĐƠN GTGT GT: 199 - B
Liên 2( giao cho KH) No: 011246 Ngày 4-3-2002
Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vật tư Đơng Anh Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội
Điện thoại Mã số
Họ tên người mua: Ơng Huỳnh
Đơn vị: Cơng ty cơ khí ơtơ 1 -5 Số tài khoản Hình thức thanh toán: Trả chậm
Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - HN Mã số thuế:0100104073-1
STT Tên VT, hàng hoá ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép ống 26,6 m 250 11.200đ 2.800.000 2 Tôn 3 ly m 6000 4.500đ 27.000.000 3 Tôn 10 ly chịu nhiệt kg 300 8,450đ 2.535.000
Cộng 32.335.000
Thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.615.750
Tổng số tiền thanh toán 33.950.750
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu chín trăm năm mươi nghìn bảy trăm năm mươi đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Đối với ngun vật liệu nhập khẩu từ nước ngồi thì có hố đơn sau: Biểu 2.3: Huyndai Corporation Ltd. Seul, Hàn Quốc. HỐ ĐƠN Hợp đồng số: New 2KY053/Ref.000218/AMC 1-5. Hố đơn số: 2002 EX 0326
Đơn vị: Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5 Ngày 12 - 3- 2002
Vận chuyển từ Seul, Hàn Quốc đến Việt Nam
Stt Tên VT Số
lƣợng ĐVT Đơn giá (USD)
Thành tiền VNĐ 1 Sơn 189 Kg 189 9 1.701 Kg 25.719.120 2 Nước làm mát 163 Kg 9,5 1.548,5 23.413.320 Thuế nhập khẩu 3% 97,485 1.473.973 Tổng giá trị: 3346,985 50.606.413
Công ty Huyndai Công ty AMC 1-5
Kí Kí
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, phòng ĐHSX căn cứ vào HĐ GTGT lập phiếu nhập kho (chỉ ghi số lượng).
Biểu 2.4 Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ Mẫu số 05 - VT Ngày 6 - 3 - 2002 QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Đơn vị: Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5
Căn cứ vào hoá đơn số 011246 ngày 4 - 3 - 2002 của xí nghiệp Vật tư Đơng Anh. Biên bản kiểm nghiệm gồm:
1. Ông Nguyễn Duy Mạnh - Phòng ĐHSX - trưởng ban. 2. Ơng Nguyễn Quang - Phịng KCS - Uỷ viên
3. Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
Tên VT ĐVT thức KK Phƣơng lƣợng Số dtừ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lƣợng thực tế kn Số lƣợng đúng phẩm chất Số lƣợng sai phẩm chất 1.Thép ống 26,6 m đo 250 250 250 0 2.Tôn 3 ly m đo 6000 6000 6000 0 3.Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg cân 300 300 300 0
Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách, phẩm chất.
Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên
Biểu 2.5 Mẫu số 91 - VT
Công ty cơ khí ơtơ 1-5 QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Số 270
Phiếu nhập kho
Ngày 6 - 3- 2002. Họ tên người giao:Ông Huỳnh. Địa chỉ: Phòng ĐHSX Theo biên bản kiểm nghiệm VTsố 22/3 của phịng KCS. Nhập tại kho 1 (NVL chính).
Stt Tên VT ĐVT
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền Ghi chú thực
nhập Chứng từ
1 Thép ống 26,6 M 250 250
2 Tôn 3 ly M 600 6000
3 Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg 300 300
Phụ trách Kế toán trưởng Người giao Thủ kho Thủ trưởng đơnvị cung tiêu
b. Đối với nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, và định mức tiêu hao ngun vật liệu của phịng thiết kế máy cơng trình và thiết kế ơtơ, thống kê phân xưởng lên phịng kế tốn đề nghị bộ phận viết phiếu xuất vật tư. Bộ phận này lập phiếu xuất thành 2 liên. Liên 1: đưa cho người lĩnh vật tư để xuống kho vật tư, liên này phải có chữ ký của bộ phận viết phiếu xuất và chữ kí của kế tốn trưởng. Liên 2 phải có chữ kí của lĩnh vật tư, liên này gửi xuống đơn vị nhận vật tư. Sau khi nhận vật tư người lĩnh vật tư sẽ đưa cho thủ kho liên 1 và ghi vào thẻ kho số thực nhập. Liên này phải có chữ kí của người nhận vật tư và thủ kho. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra và nhận phiếu xuất kho.
Biểu 2.6 Phiếu xuất kho Số 277. Ngày 4 - 3 -2002
Họ tên người nhận: Trạm trộn 91. Đơn vị: Cơ khí. Lý do xuất: làm móng thép .
Xuất tại kho: 1
Stt Tên VT Đvt Yêu cầu Số lƣợng Thực xuất Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Tôn 3 ly m 1200 1200
Phụ trách cung tiêu KTT Bxuất phiếu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng
Kí Kí Kí Kí Kí Kí
Trường hợp vật liệukém phẩm chất không đảm bảo chất lượng sản phẩm, theo lệnh của giám đốc, phòng kinh tế thị trường thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng làm 3 liên. Cơng ty kiểm trra ký duyệt thanh tốn rồi đưa liên 2 cho khách hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất vật tư giao cho khách hàng và cùng khách hàng kí vào liên 3. Liên 1 lưu ở phịng Kt - TT, liên 3. Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế tốn vật tư tính thành tiền và ghi sổ.
Biểu 2.7 HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 3 (ghi sổ) Đơn vị bán hàng: Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5 Địa chỉ: TTĐA - HN
Điện thoại: Mã số thuế: 0100704073 - 1 Họ tên người mua: Trần Hùng
Địa chỉ: Công ty TNHH Đơng Hà Hình thức thanh tốn: Tiền mặt.
Stt Tên hàng,
VT Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép 27 M 9 9.000 81.000
Cộng tiền hàng 81.000
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuê GTGT 4.050 Tổng giá thanh toán 85.050 Bằng chữ: Tám mươi lăm ngàn không trăm năm mươi đồng chẵn Người mua hàng KTT Thủ trưởng Thủ kho Kí Kí Kí Kí
2.2. Hạch tốn chi tiết ngun vật liệu tại Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5
Do đặc điểm đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thường xuyên nên công ty lập sổ danh điểm nguyên vật liệu theo cách phân loại theo cơng dụng và vai trị của ngun vật liệu. Tuy nhiên lập sổ như thế còn nhiều hạn chế, chưa khoa học.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu, Kho 1 (NVL chính)
Số thẻ Tên vật liệu 1 Tôn d4 2 Tôn 10 ly 3 Tôn 3 ly 4 Thép 26,6 …
Công ty sử dụng phương pháp giá hạch toán và hạch tốn chi tiết theo hình thức sổ số dư
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Cơng ty cơ khí ơtơ 1-5
Sổ số dư được lập theo cách phân loại nguyên vật liệu (từng kho).
Ở kho: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu, thủ kho đánh số danh điểm vào thẻ kho. Thẻ kho được lập từ đầu năm và được đánh số thứ tự theo sổ danh điểm nguyên vật liệu. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày. Thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán và cuối tháng vào sổ số dư. Trên thẻ kho còn ghi giá hạch toán cho từng loại vật liệu.
Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Bảng tổng hợp N-X-T Bảng kế toán tổng hợp
Ghi chú Ghi trong tháng
Ghi cuối tháng
Biểu 2.8 Thẻ kho
Lập ngày 1-1-2002 Tên nhãn hiệu, quy cách VT: Tôn 3 ly
Đơn vị tính: Kg Giá hạch tốn:4500đ/kg Tờ thẻ số 3
Ngày N-X chứng từ Ntháng Diễn giải Số lƣợng Xác nhận của KT 3 hiệu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tháng 3-2002 3.000
270 6-3 Xí nghiệp VT Đơng Anh 6000 9000 277 4-3 Trạm trộn 91-cơ khí 1.200 7.800 379 8-3 Trạm trộn 84-cơ khí 1.700 6.100 315 18,3 Công ty CPTM Hà Anh 2000 8.100
Ở phịng kế tốn: Định kỳ 5 hoặc 7 ngày nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu, kế toán vật tư định khoản, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với phiếu nhập - xuất vật liệu, và tính giá cho từng phiếu nhập - xuất - theo giá hạch toán, ghi vào bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu (biểu 2.9).Cuối tháng tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến. Từ bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu vào bảng tổng hợp N - X - Tồn (biểu 2.10) và đối chiếu với sổ tổng hợp về vật liệu
Biểu 2.11: Trích sổ số dƣ: Năm 2002, Kho 1 Số DĐ NVL Tên VT ĐVT Đơn giá hạch toán Dƣ tháng 1 Số dƣ cuối tháng 2 Số dƣ cuối tháng 3 SL ST SL ST SL ST 1 Tôn d4 m 4.500 1.700 7.650.000 688 3.096.000 2 Tôn 10 ly Kg 8.500 1500 12.750.000 1.400 11.900.000 3 Tôn 3 ly m 4500 3000 13.500.000 4450 20.025.000 Cộng 33.900.000 35.021.000
2.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
2.3.1. Tổ chức TK
- TK 152: Nguyên vật liệu phản ánh theo giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK này không được mở chi tiết.
- TK 331: Phải trả người bán.
- Và các TK 111, 112, 133, 621, 627, 335, 642…
2.3.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
Cùng với hạch toán chi tiết nguyên vật liệu thì kế tốn cũng tiến hành hạch tốn tổng hợp ngun vật liệu. Đây là cơng việc quan trọng và cần thiết bởi vì qua đây kế tốn mới có thể phản ánh được giá đích thực của vật liệu. Hạch tốn tổng hợp nguyên vật liệu được ghi theo trình tự sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn ngun vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ.
* Trường hợp nguyên vật liệu tăng do mua sắm nhập kho với hình thức trả chậm nguyên vật liệu:
Chứng từ gốc:
- Hoá đơn BH (hoá đơn GTGT) - Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 3 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCTsố 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính NKCT số 5 Sổ chi tiết TK 331 (Nợ, Có) NKCTsố 1,2,10…
Ví dụ: Ngày 4-3-2002 mua tơn 3 ly của xí nghiệp vật tư Đông Anh trị giá 27.000.000 thuế GTGT 5% 1.350.000đ. Căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu số 011246, phiếu nhập kho số 270, biên bản kiểm nghiệm vật tư số 22/3. kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 (quyển ghi Có TK 331)
Nợ TK 152: 27.000.000 Nợ TK 133: 1.350.000 Có TK 133: 28.350.000
*Trường hợp tăng do nhập khẩu nguyên vật liệu:
Ví dụ: Ngày 12 - 3- 2002, nhập khẩu nước làm mát trị giá 548,5USD, thuế nhập khẩu 46,455USD, tỷ giá hối đoái 1 USD = 15,120 đồng. Căn cứ vào hoá đơn mua vật tư số 2002EXO0326 biên bản kiểm nghiệm vật tư, và phiếu nhập kho số 410, kế toán ghi vào sổ chi tiết có TK 331 định khoản
Nợ TK 152: 24.115.680
Có TK 3333 702.340
Có TK 331 23.413.320
Căn cứ vào các hoá đơn, trong tháng kế toán sẽ phản ánh trên sổ chi tiết thanh tốn với người bán (ghi Có TK 331).
Cơ sở số liệu: Từ phiếu nhập kho,hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư Cách ghi:
+ Căn cứ vào phiếu nhập, hoá đơn kế toán ghi cột số thứ tự, ngày tháng, số hiệu hoá đơn, số phiếu nhập.
+ Cột nội dung: Ghi tên đơn vị.
+ Cột TK đối ứng: Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK khác, đối với nguyên vật liệu, CCDC cột giá hạch toán được ghi sau khi kế tốn vật tư tính thành tiền. Sau đó tính tổng Có TK 331 (theo giá thực tế mua).
Biểu 2.12: Trích sổ chi tiết thanh tốn với ngƣời bán (ghi Có TK 331) Tháng 3/2002 Stt Hố đơn Tên đơn vị Phiếu nhập Ghi có TK 331, ghi nợ các TK khác Cộng có TK 331 Nt Số hiệu Nt Số hiệu TK 152 133 … HT TT 1 4-3 011246 XN vật tư Đông Anh 63 270 27.000.000 27.000.000 1.350.000 28.350.000 2 12-3 2002EXO326 Công ty Huyndai- hiệu quả 203 410 23.436.000 2.345.320 23.413.320 3 13-3 185060 XN vật tư Đông Anh 721 29.650.000 28.760.000 1.438.000 30.198.000 Cộng
Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào các chứng từ thanh toán với các hình thức thanh tốn, kế toán ghi vào các cột đối ứng tài khoản cho phù hợp.
- Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Nợ TK 331:
Có TK 111: - Nếu thanh toán bằng TGNH
Nợ TK 331
Có TK 112 (chi tiết theo từng ngân hàng) - Nếu thanh toán bằng tiền vay:
Nợ TK 331 Có TK 311
Ví dụ: - Theo phiếu chi số 21 ngày 10-3-2002, chi trả cho xí nghiệp vật tư Đông Anh số tiền 18.350.000đ
- Theo giấy báo nợ của NH công thương số A05042002 về việc trả tiền mua vật tư cho công ty Huyndai.
Kế toán thanh toán người bán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán (ghi Nợ TK 331).
Cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự Cột 2: Ghi chứng từ Cột 3: Ghi tên đơnvị
Cột 4: Ghi số hiệu TK đối ứng Cột 5: Ghi phát sinh Nợ
Cột 8 : Ghi chú: Ghi loại vật tư mua.
Biểu 2.1.3: Sổ chi tiết tài khoản 331 (ghi Nợ TK 331) T3-2002.
Stt Chứng từ Tên đơn vị TK đối ứng PS Nợ PS có Số dƣ Ghi chú NT Shiệu Nợ Có 1 10-3 21 Xí nghiệp VTĐA 111 18.350.000 Tôn 3 ly
2 14-3 A05042002 Cty Huyndai 112.1 23.413.320 Nước làm mát 3 21-3 63 XN vật tư ĐA 111 10.000.000 Tôn 3 ly
Cộng 51.763.320
Cuối tháng căn cứ vào NKCT cuối tháng trước, sổ chi tiết TK 331 (ghi có TK 331) và sổ chi tiết TK 331 (ghi Nợ TK 331) để ghi vào NKCT số 5 tháng này.
Cơ sở số liệu và phương pháp ghi:
- Đưa toàn bộ số liệu của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết TK 331 (ghi có TK 331) đưa vào NKCT số 5
- Số dư cuối tháng: căn cứ vào số dư đầu tháng, phát sinh có TK 331, phát sinh Nợ TK 331 để tính số dư cuối tháng của từng người mua.
NKCT số 5 sẽ được trình bày ở Biểu 2.14.
* Trường hợp nguyên vật liệu mua bằng tiền tạm ứng: Tạm ứng lương, tạm ứng cơng tác phí, mua hàng và khi tạm ứng thường dùng bằng tiền mặt
Khi người mua vật liệu viết đơn đề nghị tạm ứng phải ghi rõ mua vật liệu gì, bao nhiêu, trưởng phòng ĐHSX xem xét và ký duyệt để chuyển lên phịng kế tốn trưởng ký duyệt rồi viết phiếu chi, kế toán tạm ứng ghi vào sổ chi tiết tạm ứng TK 141.
Khi nguyên vật liệu nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nhận vật tư, phiếu nhập kho, kế toán tạm ứng ghi vào sổ chi tiết TK 141. Cuối kỳ sẽ đưa vào NKCT số 10 (TK 141). theo giá thực tế, phần giá hạch toán sau khi kế tốn vật tư tính thành tiền sẽ ghi sau.
Ví dụ: Ngày 5-3-2002, mua thép ống 26,6 với trị giá 18.880.000đ, thuế GTGT 5% 944.000đ đã trả bằng tiền tạm ứng. Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho số 750, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán ghi:
Nợ TK 152 18.880.000 Nợ TK 133: 944.000 Có TK 141: 19.824.000 Biểu 2.15: Trích sổ chi tiết TK 141 Tháng 3 - 2002 stt C.từ